新媒體在醫(yī)院檔案管理中的作用

文/南京中醫(yī)藥大學(xué)附屬南京醫(yī)院（南京市第二醫(yī)院） 李萍

隨著近年醫(yī)療改革各項工作的不斷深入開展以及新興科學(xué)技術(shù)的出現(xiàn)，醫(yī)院在融合信息技術(shù)、發(fā)展新媒體方面取得了一定的成效。近年來，伴隨新媒體技術(shù)的快速發(fā)展，醫(yī)院的檔案管理工作也逐步朝著利用新媒體技術(shù)進(jìn)行管理的方向發(fā)展，因此，在醫(yī)院檔案管理工作中，新媒體的價值不容忽視。

一、新媒體技術(shù)的概述

信息時代，相對于報紙、雜志、廣播、電視等傳統(tǒng)媒體，以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、移動技術(shù)、無線通信網(wǎng)、智能手機等為載體形成的新興媒體技術(shù)，簡稱為新媒體。具體來說，微博、微信公眾號、網(wǎng)絡(luò)短視頻、數(shù)字電視等，以文、圖、聲、像的媒介形式，立體地向受眾展示、傳播信息。同時，新媒體不受時間、空間、容量的限制，傳播速度更快，還能夠與受眾進(jìn)行互動交流與分享?？傊?，新媒體具有交互性與即時性、海量性與共享性、多媒體與超文本、個性化與社群化等的特征。在當(dāng)下醫(yī)院的媒體傳播、活動營銷、內(nèi)部管理等方面具有鮮明、突出的功能優(yōu)勢。

新媒體技術(shù)的手段：1.運用微信公眾號。利用便利的互聯(lián)網(wǎng)和通信技術(shù)，關(guān)注單位微信公眾號，了解醫(yī)院檔案室檔案信息、全宗指南、利用方式、服務(wù)內(nèi)容等，從而讓更多的人了解檔案，提高醫(yī)院檔案的利用率，使保存的檔案價值達(dá)到最優(yōu)化。2.通過辦公自動化系統(tǒng)方式進(jìn)行檔案查閱。以我院綜合檔案室為例，對一些不涉密的檔案，如上級來文、合同、發(fā)文等，全文掃描，通過辦公系統(tǒng)進(jìn)行傳輸，縮短檔案的查閱時間，提升檔案的利用率。改變過去傳統(tǒng)檔案被動服務(wù)的狀態(tài)， 檔案服務(wù)方式呈現(xiàn)多樣化，充分發(fā)揮檔案的利用價值。

二、醫(yī)院管理中運用新媒體的必要性

現(xiàn)階段，人們對醫(yī)院醫(yī)療水平、管理水平的關(guān)注度持續(xù)上升，大眾更希望借助微博、微信等新媒體手段、形式，更好地了解醫(yī)務(wù)人員的工作、自己病情的發(fā)展等信息。過去，患者想對某個醫(yī)院醫(yī)療、管理、病情進(jìn)行了解，主要是通過報紙、電視的宣傳或者依賴口碑相傳來了解。如果這家醫(yī)院的宣傳能力不夠先進(jìn)，媒介傳播方式過于落后，醫(yī)院發(fā)言人制度也不夠合理，容易引發(fā)人們的厭煩情緒，且滯后性較強，這對醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)水平和管理水平都有一定的負(fù)面影響。新媒體的應(yīng)用能夠最大限度地緩解這種不足，通過新媒體技術(shù)手段可以第一時間發(fā)布醫(yī)院的相關(guān)信息，從宣傳教育、大眾科普、交流互動各方面入手，更好地開展醫(yī)院的信息傳播、內(nèi)外部管理等各種活動。

目前，醫(yī)院管理工作已經(jīng)變得日益復(fù)雜和多元化，很多的醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)工作，需要依靠科學(xué)、高效的制度或者先進(jìn)的技術(shù)來保障。2015年以來，微博、微信的功能更加強大，應(yīng)用人群和領(lǐng)域更加廣泛，許多醫(yī)院開始著手利用微博、微信等新媒體手段進(jìn)行醫(yī)院管理工作。通過多年的實踐表明，新媒體給醫(yī)院的各項管理工作帶來了新的活力，尤其是醫(yī)生與醫(yī)生之間、醫(yī)生與患者之間、醫(yī)護(hù)服務(wù)人員與患者之間、醫(yī)院管理人員與患者之間等，都發(fā)揮了大量的信息交流、科普輔助作用。

三、醫(yī)院檔案管理中運用新媒體的作用體現(xiàn)

應(yīng)用新媒體手段，不僅提高了醫(yī)院管理、對外宣傳、輿論處理等的效率與水平，也對醫(yī)院的檔案管理產(chǎn)生了巨大作用。

（一）新媒體技術(shù)為檔案工作提供了硬件和技術(shù)支撐?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”是時代的潮流，“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”也是未來檔案工作的重心和方向。電子化、數(shù)字化、信息化作為檔案管理的考核點之一，檔案數(shù)字化將為檔案的利用提供更多的便利和可能。目前醫(yī)療機構(gòu)基本都實現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)無紙化辦公，手機與電腦同步進(jìn)行，為新媒體技術(shù)在檔案工作中的利用提供了硬件保障和技術(shù)支持。同時，辦公自動化系統(tǒng)的廣泛運用也為檔案利用提供了較多的途徑和方式。

（二）新媒體技術(shù)加快了醫(yī)院內(nèi)外部的信息交流和資源共享。檔案管理有了共享平臺，加強了各個部門之間的交流與溝通，實現(xiàn)了在資源上的共享，使得醫(yī)院的工作效率有了較大的提升。信息時代，隨著社會的不斷發(fā)展及醫(yī)療技術(shù)的不斷進(jìn)步，能夠被治愈及提高治療效果的疾病在不斷增多，隨之而來的醫(yī)療檔案也在成倍增加，這就給醫(yī)院檔案管理工作提出了更高的要求。如果把新媒體應(yīng)用到檔案管理工作中，會有效提升檔案管理水平。同時，在新媒體技術(shù)的幫助下，醫(yī)院可以將相關(guān)的檔案管理工作逐步進(jìn)行規(guī)范管理，在不斷提高管理意識的基礎(chǔ)上逐步增強管理者管理水平，從而提升醫(yī)院的整體管理水平。

（三）新媒體技術(shù)提高了醫(yī)院在患者住院期間的檔案管理效能。新媒體的應(yīng)用，使得患者在住院期間的相關(guān)醫(yī)療記錄得到及時、準(zhǔn)確、完整的記錄，方便病歷的查閱，提升了處理速度，患者的滿意程度也在不斷增加，為醫(yī)院在患者心中樹立良好的形象打下了堅實的基礎(chǔ)。

目前醫(yī)院的競爭，已不再單純是醫(yī)療技術(shù)水平的競爭，醫(yī)患關(guān)系是否和諧、服務(wù)質(zhì)量是否滿意已成為患者更多考慮與選擇的因素，而檔案管理是否采用新媒體進(jìn)行信息化處理，能否及時實現(xiàn)資源共享，在整個醫(yī)院醫(yī)療水平的高低上起著重要的作用。部分醫(yī)院將新媒體應(yīng)用至檔案管理工作中，能夠及時并準(zhǔn)確地為醫(yī)務(wù)人員提供相關(guān)的參考信息，加上有效的管理措施的實施，間接提升了醫(yī)院的醫(yī)療水平。因此，新媒體的應(yīng)用輔之于行之有效的管理措施，對于檔案管理工作的提升起著決定性的作用，有利于提高醫(yī)院的競爭能力，提高患者的滿意度。

（四）新媒體技術(shù)推動了醫(yī)院檔案管理人員的整體素質(zhì)提升。1.有利于提高醫(yī)院管理人員檔案意識。新媒體是基于互聯(lián)網(wǎng)的開放式平臺，在利用和傳播檔案上有更加廣闊的空間，時間上具有可選擇性。檔案管理部門可通過微信、微博等平臺，為醫(yī)護(hù)人員以及患者提供在線檔案咨詢服務(wù)，將醫(yī)院的特色醫(yī)療檔案或各科專家檔案制作成紀(jì)錄片或視頻形式，發(fā)布到醫(yī)院的門戶網(wǎng)站或自媒體平臺上，供廣大不特定受眾隨時下載、觀看和學(xué)習(xí)，提升醫(yī)院的形象和知名度，發(fā)揮檔案利用在普及醫(yī)療知識等方面的積極作用。一方面大大地擴大了檔案的宣傳渠道，另一方面擴大了檔案宣傳的受眾范圍，使檔案信息不受時間、地點的限制而被更多人員獲取，能夠為管理人員在工作方面帶來新的體驗，從而為其檔案意識的提高營造良好的宣傳氛圍。2.提高了檔案管理人員的整體素質(zhì)。目前，在醫(yī)院檔案管理工作中，管理人員的文化程度參差不齊，對知識的掌握與理解能力也存在較大的偏差，新媒體的應(yīng)用使得相關(guān)工作與管理人員不斷接觸新的事物，提升了管理人員的心理素質(zhì)，也提升了專業(yè)化程度，保證了醫(yī)院檔案管理工作的有序與順利開展。因此，要豐富檔案人員知識儲備，強化新媒體意識，自覺運用新媒體平臺管理醫(yī)院檔案，發(fā)揮新媒體平臺在醫(yī)院檔案利用中的優(yōu)勢。

四、今后在醫(yī)院檔案管理中運用新媒體時應(yīng)該注意的問題

隨著時代的發(fā)展與信息技術(shù)的進(jìn)步，檔案管理人員在將新媒體應(yīng)用至相關(guān)的檔案管理工作中時，對于一些人事、病歷檔案等涉及個人隱私的信息與相關(guān)的機密檔案要提高警惕，不斷增強信息的安全性和保密性的意識，避免信息外泄造成不良的社會影響，這就需要在技術(shù)上以及信息查詢級別上進(jìn)行管理，以增加保密性。公立醫(yī)院檔案信息安全方面，目前利用新媒體進(jìn)行檔案管理工作正處在初級發(fā)展階段，但是也會不斷遇到來自黑客、病毒等造成的網(wǎng)絡(luò)攻擊，有些攻擊將會造成無法挽回的影響，因此公立醫(yī)院在享受新媒體帶來的方便快捷的同時對紙質(zhì)檔案的管理也不能松懈，否則信息將無法查找，資料將無法更新，造成嚴(yán)重的損失。

此外，還應(yīng)注意的問題有：1.在檔案管理新媒體運用中，相關(guān)的管理人員應(yīng)具有較強的理論知識，并對新媒體的運用達(dá)到熟練的掌握程度。但現(xiàn)在大多數(shù)醫(yī)院檔案管理人員對于新媒體在檔案管理工作中的應(yīng)用，整體專業(yè)性不強，且人員年齡逐漸呈現(xiàn)老齡化的發(fā)展趨勢。2.醫(yī)院管理者忽視新媒體技術(shù)在檔案管理中的作用，對于新媒體技術(shù)的投入力度不足，這將直接造成醫(yī)院檔案管理工作原地踏步、停滯不前。

五、結(jié)語

目前來看，在新媒體時代，如果公立醫(yī)院還沒有運用好新媒體，這會讓公立醫(yī)院在醫(yī)療服務(wù)、醫(yī)院管理，以及在與社會、患者溝通時存在很大的問題。醫(yī)院檔案管理工作在醫(yī)院服務(wù)、管理各項環(huán)節(jié)的工作中，占有重要的地位，因此探討新媒體在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用，具有現(xiàn)實意義。

隨著新醫(yī)改的不斷深入及新技術(shù)的不斷應(yīng)用，在網(wǎng)絡(luò)時代信息存儲和管理方式的大背景下，將新媒體應(yīng)用至相關(guān)的檔案管理工作中，已成為公立醫(yī)院勢在必行的改革措施與方向，也是改進(jìn)醫(yī)院傳統(tǒng)檔案管理體制的重要路徑。檔案工作者應(yīng)該思考如何利用“互聯(lián)網(wǎng)+”的優(yōu)勢，在保證檔案信息安全的前提下，打破傳統(tǒng)的檔案服務(wù)模式，使檔案服務(wù)更加便捷、主動，讓利用者更滿意。在將新媒體應(yīng)用至檔案管理工作中時，我們也要意識到大部分人習(xí)慣于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理的形式，在實際工作中，應(yīng)將二者取長補短、有機結(jié)合，不斷轉(zhuǎn)變與創(chuàng)新檔案管理工作的方法與思路，推動醫(yī)院檔案管理工作的質(zhì)量和服務(wù)水平再上一個新臺階。