醫(yī)院科研檔案管理現(xiàn)狀與探索

文/浙江省嘉興市康慈醫(yī)院 王霞琴 陸偉華

管好用好醫(yī)學(xué)科研檔案對(duì)于提高醫(yī)院科研水平、促進(jìn)醫(yī)院衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展具有重要的意義?？蒲袡n案管理是醫(yī)院科研管理的重要組成內(nèi)容，要符合檔案管理的要求。嘉興市康慈醫(yī)院是浙江省三級(jí)精神病?？漆t(yī)院，隨著醫(yī)療體制改革的不斷深入，現(xiàn)代醫(yī)院管理制度的不斷確立，醫(yī)院科研檔案管理工作也逐步推進(jìn)，穩(wěn)步提升。在實(shí)踐中，結(jié)合上級(jí)部門的要求，綜合考慮醫(yī)院的實(shí)際情況，面對(duì)新形勢，不斷探索，繼承發(fā)展，醫(yī)院通過不斷規(guī)范科研檔案管理，挖掘利用檔案管理的新思維、新理念，充分發(fā)揮信息化的管理手段，立足管理與服務(wù)的主基調(diào)，更好地促進(jìn)醫(yī)院科技、科研管理工作的開展，為科技、科研創(chuàng)新提供有效支撐，努力推進(jìn)科研項(xiàng)目全程管理，推動(dòng)醫(yī)院各項(xiàng)事業(yè)迅速發(fā)展?，F(xiàn)將一些經(jīng)驗(yàn)與體會(huì)作分享與交流。

一、醫(yī)院科研檔案管理的重要性

醫(yī)學(xué)科學(xué)研究是三級(jí)醫(yī)院的重點(diǎn)工作內(nèi)容，醫(yī)學(xué)科研包含基礎(chǔ)、臨床、預(yù)防、康復(fù)、護(hù)理、公共衛(wèi)生等多個(gè)學(xué)科；科研檔案是申報(bào)科研成果與科研驗(yàn)收的重要憑證與基礎(chǔ)文書資料，是多學(xué)科、多門類、多層次綜合性科學(xué)體系的基礎(chǔ)工作，所以醫(yī)學(xué)科研檔案除具有一般科技性檔案的共性外，還具有自己的特點(diǎn)。故而需要在思想上、理念上重視醫(yī)院科研檔案管理工作，從科學(xué)性、規(guī)范性、學(xué)術(shù)性的高度定位科研項(xiàng)目檔案管理系列工作?？蒲袡n案的建立與完善，是提高醫(yī)院醫(yī)教研整體水平的必要條件，需要從醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、科研管理部門、醫(yī)學(xué)科技工作者、從事醫(yī)學(xué)臨床工作人員不同維度強(qiáng)化認(rèn)識(shí)，學(xué)習(xí)相關(guān)法律法規(guī)與規(guī)章制度。因此，醫(yī)院科教科、檔案室均應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到科研檔案管理工作的重要性，建立合理、規(guī)范的協(xié)調(diào)工作機(jī)制，強(qiáng)化培訓(xùn)與考核，重視對(duì)科研檔案的積累、整理、編排、歸檔、督查、考核等工作，進(jìn)一步提升科研檔案科學(xué)和系統(tǒng)的管理。

二、醫(yī)院科研檔案管理現(xiàn)狀問題

（一）醫(yī)院對(duì)于科研檔案的管理意識(shí)不強(qiáng)。醫(yī)務(wù)人員在專業(yè)學(xué)習(xí)的過程中，由于醫(yī)學(xué)課程與科目、學(xué)分的設(shè)置，往往注重醫(yī)學(xué)理論與科研方法的系統(tǒng)學(xué)習(xí)，較少接觸科研檔案管理的內(nèi)容，進(jìn)入醫(yī)院工作后，需要進(jìn)行住院醫(yī)師規(guī)范化輪轉(zhuǎn)與培訓(xùn)，更多側(cè)重于臨床工作。在具備申報(bào)科研項(xiàng)目的能力時(shí)，大多已具有中高級(jí)職稱，對(duì)科研工作的動(dòng)機(jī)大多集中在論文撰寫科研成果申報(bào)。在科研管理的規(guī)范流程中，科研項(xiàng)目全部或階段性工作完成后，應(yīng)及時(shí)對(duì)科研資料、數(shù)據(jù)、實(shí)驗(yàn)結(jié)果全面整理，及時(shí)歸檔。目前醫(yī)院管理者大多是醫(yī)學(xué)相關(guān)專業(yè)畢業(yè)，缺乏系統(tǒng)檔案管理知識(shí)，同時(shí)醫(yī)學(xué)科研人員相對(duì)注重科研成果與學(xué)術(shù)論文，忽視檔案管理，沒有意識(shí)到科研檔案資料的價(jià)值與重要性。從目前醫(yī)院管理層面來看，醫(yī)院相對(duì)側(cè)重于病歷檔案管理，而對(duì)于科研檔案關(guān)注不足。對(duì)于醫(yī)學(xué)倫理、科研過程、科研原始資料、醫(yī)學(xué)研究知情告知書和實(shí)驗(yàn)室檢測的數(shù)據(jù)要求不夠系統(tǒng)與規(guī)范，科研檔案管理的歷史原因與客觀現(xiàn)實(shí)要求醫(yī)院加強(qiáng)科研檔案的管理工作。

（二）醫(yī)院科研檔案管理制度不健全。近年來醫(yī)院逐漸重視與加強(qiáng)科研工作，主要側(cè)重于科研項(xiàng)目、科研成果申報(bào)與激勵(lì)措施的制定，但是對(duì)于科研檔案管理制度關(guān)注不夠，重成果與獎(jiǎng)勵(lì)，輕過程與管理，導(dǎo)致科研管理制度相對(duì)滯后與欠缺，這可能與近年來醫(yī)院快速發(fā)展存在一定關(guān)聯(lián)，科研項(xiàng)目數(shù)量快速增加，科研項(xiàng)目的層次逐漸提高，然而醫(yī)院檔案管理制度更新不夠及時(shí)。醫(yī)院檔案管理模式缺少創(chuàng)新，也不能與時(shí)俱進(jìn)，造成醫(yī)院科研檔案管理制度與要求相對(duì)滯后。在醫(yī)院規(guī)章制度修改以及持續(xù)質(zhì)量改進(jìn)計(jì)劃中缺少科研檔案管理項(xiàng)目，科研項(xiàng)目建檔工作與科研項(xiàng)目計(jì)劃與進(jìn)度不能同步開展，缺少規(guī)范的操作細(xì)則與制度支撐。醫(yī)院的科研檔案管理通常缺少督查、評(píng)估與反饋。科教科、檔案室的職能難以及時(shí)發(fā)揮，兼職科研檔案管理人員也只能口頭重視，最終造成科研檔案出現(xiàn)內(nèi)容不夠翔實(shí)、不夠系統(tǒng)、歸檔不夠及時(shí)的問題，進(jìn)而影響科研成果申報(bào)與科研驗(yàn)收。科研檔案管理缺少系統(tǒng)性與科學(xué)性，也可能會(huì)涉及科研誠信的禁區(qū)，需要引起高度關(guān)注，制定行之有效的整改與提升方案。

（三）科研檔案管理體系與人員不足。當(dāng)前科技工作的行政管理部門對(duì)于醫(yī)學(xué)科研管理要求逐步規(guī)范與完善，對(duì)于科研項(xiàng)目的全程管理與科研誠信、倫理要求也逐步提高，同時(shí)醫(yī)院科研項(xiàng)目數(shù)量在快速增長。結(jié)合科研項(xiàng)目驗(yàn)收、科技成果與科技獎(jiǎng)項(xiàng)申報(bào)、科研項(xiàng)目規(guī)范管理等工作的要求都暴露出科研檔案管理體系的不完整與人員缺乏的問題。目前大多醫(yī)院科研檔案資料是由科研管理部門自行收集與管理，對(duì)于科研項(xiàng)目開發(fā)與利用是極為不利的，科研項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或團(tuán)隊(duì)分工不明確，科研資料規(guī)范管理的意識(shí)薄弱?？蒲泄ぷ鞯默F(xiàn)狀與價(jià)值取向都要求建立規(guī)范、科學(xué)、可持續(xù)發(fā)展的科研檔案管理體系，目前科研檔案管理多由科教科兼管，缺乏專職科研檔案管理人員。專業(yè)管理人員的缺乏導(dǎo)致不能及時(shí)完成科研資料的歸檔工作，兼職科研檔案管理工作的人員沒有接受專業(yè)培訓(xùn)與系統(tǒng)學(xué)習(xí)檔案管理知識(shí)，難以科學(xué)、專業(yè)地開展科研檔案管理，對(duì)于科研檔案質(zhì)量不高、資料不全、數(shù)據(jù)不翔實(shí)的現(xiàn)狀不能及時(shí)給予督查、指正、反饋，難以為科研人員提供優(yōu)質(zhì)、規(guī)范服務(wù)與指導(dǎo)，難以獲得科研項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的認(rèn)可，不能體現(xiàn)職業(yè)價(jià)值，最終導(dǎo)致科研檔案管理體系不完整。

三、加強(qiáng)醫(yī)院科研檔案管理的對(duì)策與探索

加強(qiáng)科研檔案管理體系建設(shè)，做到全程規(guī)范管理?？蒲袡n案是科研項(xiàng)目設(shè)計(jì)、申請(qǐng)、立項(xiàng)及項(xiàng)目開展與實(shí)施過程中形成的原始資料，科研項(xiàng)目全程管理是加強(qiáng)醫(yī)院科研管理工作的重要方法，全面系統(tǒng)的科研檔案是評(píng)估科研過程的重要參考資料。在科研檔案全程管理過程中，針對(duì)科研項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)、科研管理部門、檔案管理部門思想上不夠重視科研檔案管理工作的現(xiàn)狀，首先需要醫(yī)院管理層重視科研檔案管理工作，制定科學(xué)的科研檔案管理制度，推行科研全程管理，加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，制定系統(tǒng)的考核方案與工作流程。落實(shí)具體管理細(xì)則，提高相關(guān)工作人員的檔案管理意識(shí)，讓科研人員樹立只有規(guī)范做好科研檔案管理才能成功獲得科研成果、順利完成科研驗(yàn)收的觀念。只有從意識(shí)上重視，才能有效落實(shí)各項(xiàng)措施。其次要落實(shí)專業(yè)培訓(xùn)與營造氛圍，使得盡可能多的醫(yī)務(wù)人員以及醫(yī)院管理崗位人員意識(shí)到科研檔案管理工作的重要性，進(jìn)而調(diào)動(dòng)工作積極性和提升服務(wù)能力，從而全面提高科研檔案管理質(zhì)量和工作效率。

2018年—2019年，嘉興市康慈醫(yī)院成功立項(xiàng)市級(jí)及以上各類科研項(xiàng)目19項(xiàng)，順利完成驗(yàn)收23項(xiàng)；其中2018年度成功立項(xiàng)9項(xiàng)，順利完成驗(yàn)收8項(xiàng)；2019年度成功立項(xiàng)10項(xiàng)，順利完成驗(yàn)收15項(xiàng)。醫(yī)院自2018年起開展科研項(xiàng)目全程管理，定期考核，由學(xué)術(shù)委員會(huì)評(píng)議科研進(jìn)度，由倫理委員會(huì)做好督查與評(píng)估，系統(tǒng)查閱科研檔案，并將評(píng)議結(jié)果及時(shí)反饋給科研項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，建立科研信譽(yù)度積分制度，在近兩年的科技局組織的科研驗(yàn)收工作中，我院共19項(xiàng)科研項(xiàng)目接受驗(yàn)收考核，全部成功完成驗(yàn)收，其中科研項(xiàng)目驗(yàn)收資料獲得了評(píng)審組專家的一致好評(píng)，醫(yī)院已連續(xù)數(shù)年被評(píng)為衛(wèi)健系統(tǒng)科技工作先進(jìn)單位，醫(yī)院管理者與科研管理部門逐漸認(rèn)識(shí)到強(qiáng)化科研檔案管理的重要性，逐漸重視科研申報(bào)、立項(xiàng)、合同書簽訂、過程管理、驗(yàn)收、成果登記及獲獎(jiǎng)情況等全程資料管理。認(rèn)識(shí)到必須嚴(yán)格按照檔案工作管理規(guī)范和科研全程管理制度進(jìn)行系統(tǒng)、規(guī)范管理。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)給予必要的重視，在日常工作與會(huì)議中落實(shí)科研檔案管理相關(guān)工作，做到職責(zé)明確，分工到人，任務(wù)到人，明確科研部門落實(shí)管理職責(zé)，檔案部門落實(shí)監(jiān)督職責(zé)，科研項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)落實(shí)工作職責(zé)，動(dòng)態(tài)考核，持續(xù)改進(jìn)，加強(qiáng)科研檔案管理的軟件與硬件建設(shè)。

科研是三級(jí)醫(yī)院的重要工作，也是現(xiàn)代醫(yī)院競爭的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。醫(yī)院逐步增加科研投入，包含科研檔案管理的設(shè)備，及時(shí)購買現(xiàn)代檔案管理必需的電腦、掃描儀、復(fù)印機(jī)、移動(dòng)硬盤、攝像機(jī)等辦公設(shè)備，及時(shí)利用信息化手段對(duì)科研項(xiàng)目的資料進(jìn)行存檔，對(duì)科研檔案進(jìn)行掃描、拷貝，并完成必要的記錄。設(shè)立專職科研檔案管理人員是完成科研檔案管理工作的基本保障，醫(yī)院決策層應(yīng)充分調(diào)研，結(jié)合醫(yī)院實(shí)際情況與科研工作開展情況，強(qiáng)化重視，增加投入。一是重視與強(qiáng)化科研檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)與繼續(xù)教育，確保他們接受科學(xué)、專業(yè)、系統(tǒng)的理論與操作培訓(xùn)，提高工作能力，增強(qiáng)職業(yè)自信。二是要制定與明確崗位職責(zé)，根據(jù)醫(yī)院的實(shí)際情況，因地制宜，細(xì)化崗位考核指標(biāo)與工作方案，獎(jiǎng)優(yōu)罰劣，激發(fā)科研檔案管理人員工作主動(dòng)性，充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性。三是努力為科研檔案管理人員和科研人員之間搭建溝通交流的平臺(tái)，使檔案工作人員能夠獲取更多醫(yī)學(xué)科研項(xiàng)目方面的專業(yè)知識(shí)，了解醫(yī)學(xué)科研人員的實(shí)際需求，以便提供更優(yōu)質(zhì)的科研服務(wù)。四是明確科研項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)與負(fù)責(zé)人的職責(zé)與任務(wù)，根據(jù)科研全程管理要求，結(jié)合科研項(xiàng)目流程圖與工作進(jìn)度，制定階段任務(wù)與周期任務(wù)，加強(qiáng)科研倫理培訓(xùn)，強(qiáng)化要求，并將科研檔案與科研成果申報(bào)、科研項(xiàng)目驗(yàn)收進(jìn)行掛鉤，不定期將科研檔案督查與檢查的結(jié)果及時(shí)通報(bào)，充分發(fā)揮醫(yī)院學(xué)術(shù)委員會(huì)、倫理委員會(huì)的職能。

在實(shí)際工作中，可以開展在研項(xiàng)目與完成項(xiàng)目的科研檔案評(píng)比，制定科學(xué)的評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)，充分發(fā)揮醫(yī)院學(xué)術(shù)委員會(huì)與醫(yī)療技術(shù)與管理委員會(huì)、倫理委員會(huì)成員與專家的作用，將結(jié)果公布，突出亮點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)暗點(diǎn)，找出難點(diǎn)，梳理痛點(diǎn)，明確著力點(diǎn)，定位發(fā)力點(diǎn)，提高科研檔案的管理工作成效。

四、結(jié)語

綜上所述，醫(yī)院科研檔案管理屬于醫(yī)院基礎(chǔ)性工作，是科研項(xiàng)目管理的支撐性工作，對(duì)醫(yī)院科研工作起著舉足輕重作用。在醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層的重視下，分析現(xiàn)存問題，做好持續(xù)改進(jìn)，提升工作成效，創(chuàng)造更多科研成果與高質(zhì)量科研論文、論著專著，這就需要我們不斷增強(qiáng)科研檔案管理意識(shí)，建立和完善相關(guān)規(guī)章制度，提升科研檔案管理水平，努力提高科研檔案利用率，從而更好地開展科研檔案管理工作，發(fā)揮科研檔案管理工作的價(jià)值。