醫(yī)院照片檔案信息資源開發(fā)與利用機(jī)制研究

文/阜新市精神病防治院 殷小龍

照片檔案是醫(yī)院在醫(yī)療管理、科學(xué)研究、黨政管理等社會活動中直接形成的以靜止攝影影像為主要載體的具有保存價值的真實(shí)歷史記錄，是醫(yī)院檔案的一種特殊載體檔案，是一所醫(yī)院文化和精神風(fēng)貌的綜合體現(xiàn)。

一、照片檔案在醫(yī)院建設(shè)中的重要作用

（一）照片檔案是醫(yī)院對外宣傳和提升社會影響力的重要支撐。醫(yī)院的照片檔案客觀而真實(shí)地記錄了醫(yī)院的發(fā)展歷史，從其形成過程來看，描述的是當(dāng)?shù)氐恼鎸?shí)場景和真人真事，給人一種“身臨其境”的感覺，具有重要的憑證與參考價值。歸檔方面，照片檔案的采集范圍相對廣泛，其中包括醫(yī)院的科技與教育以及表彰獎勵等方方面面，因此，醫(yī)院照片檔案是醫(yī)院對外宣傳、傳遞醫(yī)療科技信息、提升社會影響力和知名度的重要支撐。

（二）照片檔案承載著醫(yī)院文化資政教育和引導(dǎo)功能。醫(yī)院照片檔案記載并見證一所醫(yī)院的光輝發(fā)展歷程，醫(yī)院照片檔案在豐富醫(yī)院文化建設(shè)中顯示愈加重要作用。生動直觀地反映醫(yī)院重要外事活動、公務(wù)活動等背景信息，照片檔案的傳播方式比較特殊，利用方式比較多樣，傳播速度比較快捷，例如以醫(yī)院文化長廊或者展覽館為主要陣地，通過編纂醫(yī)院史志和檔案資源開發(fā)館藏照片，讓全體職工耳濡目染地接受良好習(xí)慣和職業(yè)道德的熏陶，起到良好的文化資政教育和引導(dǎo)功能。

（三）照片檔案是構(gòu)建和諧醫(yī)患關(guān)系、促進(jìn)交流和溝通的有效平臺。照片檔案的特點(diǎn)是視覺沖擊力強(qiáng)、趣味性強(qiáng)、快速吸引眼球。醫(yī)院照片檔案以其喜聞樂見的形式貼近百姓，使患者對醫(yī)患關(guān)系中出現(xiàn)的問題能夠認(rèn)真思考、冷靜解決，比如，有些醫(yī)院通過開展下鄉(xiāng)義診等活動，讓照片檔案走向社會，同時讓百姓了解醫(yī)院，了解醫(yī)生并尊重醫(yī)生，促使醫(yī)患關(guān)系在輕松和諧的氣氛中進(jìn)行 。

二、醫(yī)院照片檔案的業(yè)務(wù)管理流程模式

（一）照片檔案一般包括底片、照片和說明三部分。醫(yī)院照片檔案的收集內(nèi)容主要包括：（1）記載醫(yī)院重要職能活動和重要工作業(yè)績的照片。（2）重要人物蒞臨醫(yī)院進(jìn)行的公務(wù)活動的照片。（3）醫(yī)院參加外單位的重要外事活動的照片。（4）記載醫(yī)院大型事件、大型自然災(zāi)害及其他異常情況的照片。（5）記載醫(yī)院地形特征、風(fēng)土人情、施工工程、生產(chǎn)建設(shè)等的照片。

（二）醫(yī)院照片檔案收集方面的有關(guān)規(guī)定。（1）醫(yī)院照片檔案一般由醫(yī)院檔案部門集中統(tǒng)一管理，以年度為周期，每年歸檔一次。（2）照片的鑒定應(yīng)本著去偽存真的態(tài)度，若有疑義，組織成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組鑒定。（3）如照片有相同內(nèi)容重復(fù)的情況，一般選擇一張主要照片進(jìn)行歸檔。（4）歸檔時，電子版與紙質(zhì)照片以及說明同時歸檔。（5）底片與照片、電子版與紙質(zhì)影像需保持一致。（6）照片檔案的移交和征集應(yīng)遵循《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》和《聲像檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》。

（三）照片檔案的整理規(guī)則與著錄標(biāo)準(zhǔn)。1.醫(yī)院照片的分類原則。在同一卷宗內(nèi)，對于同一年度的照片通常按照保管期限～年～問題進(jìn)行分類；對于隔年或者跨年形成的照片，也可以按照保管期限～問題～年度進(jìn)行分類。保持前后順序一致的分類原則。2.醫(yī)院照片的排列順序。如果按照保管期限～年度～問題進(jìn)行分類，在第三級類目“問題”中，再結(jié)合形成時間和重要性進(jìn)行分類。照片檔案裝入相冊后，再按照密級分為秘密、機(jī)密、絕密等排列。3.醫(yī)院照片的編號原則。在宗內(nèi)分類順序和排列順序的字符代碼叫照片編號，照片編號包括六部分，其中有宗號、保管期限代碼、相冊號、所在頁號、保管期限代碼。照片編號有兩種編寫形式，可以遵照全宗號～保管期限代碼～冊號～張?zhí)枺部梢匀谔枴９芷谙薮a～張?zhí)枴?/p>

三、醫(yī)院照片檔案管理模式存在的問題剖析

據(jù)調(diào)查，很多醫(yī)院在借助現(xiàn)代化科技手段接診、教學(xué)、科研及醫(yī)療管理等過程中忽略了對照片檔案資料的管理，照片檔案的管理跟不上醫(yī)院快速發(fā)展的步伐，影響了醫(yī)院的正常運(yùn)行，成為目前醫(yī)院照片管理模式的瓶頸問題。

（一）管理制度和標(biāo)準(zhǔn)體系落后。2014年，國家檔案局曾出臺《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》和《聲像檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》等規(guī)章制度，國家檔案局出臺的規(guī)章制度為醫(yī)院聲像檔案管理提供了重要支撐和有力保障，但是在具體實(shí)踐工作中往往很難具體實(shí)施，大多數(shù)基層醫(yī)院沒有根據(jù)國家規(guī)章制度制定本單位的管理制度和標(biāo)準(zhǔn)體系。

（二）信息化管理模式滯后。當(dāng)前，信息技術(shù)飛速發(fā)展，檔案管理軟件的種類也比較多，但是有些醫(yī)院因?yàn)閷n案工作不夠重視，還沒有購買和開發(fā)獨(dú)立的檔案管理軟件，導(dǎo)致照片檔案信息化水平滯后，隨著照片檔案館藏?cái)?shù)量的不斷增加，醫(yī)院各個部門對檔案信息利用需求不斷提高，傳統(tǒng)的手工檔案管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)快速發(fā)展的信息化發(fā)展趨勢，還存在與智慧醫(yī)療管理信息系統(tǒng)的無縫對接、軟硬件兼容等問題亟待解決。

（三）照片檔案館藏信息資源開發(fā)有限。照片檔案管理的最終目的和最終歸宿是盡量滿足用戶的多樣化需求，然而受“重保管輕利用”的傳統(tǒng)思維限制，另外鑒于目前醫(yī)院檔案信息化管理模式有待進(jìn)一步提高，照片檔案的館藏檔案信息資源并未有效開發(fā)利用，照片檔案沒有真正實(shí)現(xiàn)應(yīng)有的價值。

（四）檔案信息化人才短缺。新型信息技術(shù)的發(fā)展為醫(yī)院照片檔案的信息化帶來前所未有的機(jī)遇，云計(jì)算、區(qū)塊鏈技術(shù)為聲像檔案信息資源開發(fā)與利用提供技術(shù)支持，因此，不但需要檔案專業(yè)管理人員，更需要會攝影、懂計(jì)算機(jī)的全能型人才，現(xiàn)階段醫(yī)院從事聲像檔案管理的人員多為兼職檔案員，缺乏具有信息技術(shù)處理能力的人才，阻礙聲像檔案信息化進(jìn)程。

四、構(gòu)建醫(yī)院照片檔案信息資源開發(fā)與利用共建共享策略

（一）構(gòu)建完善的照片檔案管理制度，進(jìn)行規(guī)范和科學(xué)化管理。1.針對當(dāng)前醫(yī)院聲像檔案還沒有規(guī)范的管理體制這一問題，應(yīng)該積極制定適合自己醫(yī)院的聲像檔案規(guī)章制度，創(chuàng)新管理體制，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、科學(xué)化管理。以檔案部門為主要牽頭單位，成立醫(yī)院檔案工作監(jiān)督和考核組，對其他各檔案部門實(shí)行分級管理。了解和掌握醫(yī)院的聲像檔案管理的現(xiàn)狀和短板，實(shí)施聲像檔案的分類管理，提升照片檔案管理的工作效率和規(guī)范化科學(xué)化管理水平。2.構(gòu)建完善的檔案工作管理制度，制定適合本醫(yī)院的《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》和《聲像檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》等管理規(guī)范。目前照片檔案是以數(shù)字化方式呈現(xiàn)，因此在歸檔時要對其軟硬件設(shè)備等規(guī)范化，并依照規(guī)范進(jìn)行操作。

（二）擴(kuò)大檔案社交媒體平臺，開發(fā)照片檔案館藏信息資源。1.通過在醫(yī)院建立院史展覽等形式，展現(xiàn)醫(yī)院艱辛發(fā)展歷程、滄桑變化及取得的科研碩果，讓更多的國內(nèi)外同仁了解醫(yī)院，吸引更多的國內(nèi)外機(jī)構(gòu)與醫(yī)院合作交流，讓更多的專家學(xué)者蒞臨醫(yī)院舉辦講座。2.申請開通醫(yī)院檔案微信公眾號平臺，用老照片講述醫(yī)院的歷史，推送圖文、視頻和音頻結(jié)合的生動活潑的內(nèi)容，只有形象、直觀、通俗易懂的內(nèi)容才能引起大家的共鳴從而轉(zhuǎn)發(fā)，最終提高傳播效果，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院照片檔案信息資源的共享。

（三）打通信息壁壘，實(shí)現(xiàn)照片檔案的數(shù)字化資源共建。目前，各醫(yī)院紛紛開展智慧醫(yī)療和智慧醫(yī)院建設(shè)，智慧醫(yī)院的信息管理系統(tǒng)已經(jīng)成熟，將醫(yī)院的聲像檔案資料進(jìn)行數(shù)字化信息采集、編輯和存儲，并將聲像檔案數(shù)字化信息壓縮后上傳至網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器的數(shù)據(jù)庫中，通過信息技術(shù)手段打通數(shù)據(jù)間隔，所有的照片檔案均以利用者的需求為導(dǎo)向，通過系統(tǒng)提供的完善的信息著錄功能，實(shí)現(xiàn)管理、存儲、查詢與借閱為一體的完善的管理功能。醫(yī)院檔案部門及時獲得需求者利用的反饋，建立更加友好、有效的交互模式。現(xiàn)代醫(yī)院信息的傳播、利用方式已不同于傳統(tǒng)“你來我找”的檔案工作模式，快捷方便、人性化的服務(wù)方式是利用者和檔案工作者的共同追求。而館藏檔案信息資源的整合可以在一定程度上滿足這一需求。將建立的醫(yī)院檔案信息資源數(shù)據(jù)庫通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和云技術(shù)等鏈接起來，建立一個統(tǒng)一的應(yīng)用平臺，實(shí)現(xiàn)館藏檔案信息資源和動態(tài)信息的共享。將檔案利用服務(wù)延伸至醫(yī)院的各個角落，為利用者提供“一站式”利用服務(wù)。打破聲像檔案管理的信息孤島，單純的管理向服務(wù)利用方式轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)照片檔案的數(shù)字化資源共建共享。

（四）提升庫房保管條件，打造醫(yī)院檔案管理高素質(zhì)團(tuán)隊(duì)。1.照片檔案的庫房保管要求極高，首先要保證庫房干凈、衛(wèi)生，定期打掃，同時恒溫恒濕，注意防光、防潮、防盜，防霉，庫房配備空調(diào)、溫濕度計(jì)等現(xiàn)代化設(shè)備。對被污染的照片、底片應(yīng)進(jìn)行必要的技術(shù)處理，接觸照片的人員應(yīng)戴上潔凈的棉質(zhì)手套，每兩年要進(jìn)行抽樣檢查，每五年要進(jìn)行全面檢查。2.醫(yī)院照片檔案管理人員要具備高尚的職業(yè)情操和道德，忠于職守、愛崗敬業(yè)、遵紀(jì)守法、嚴(yán)守機(jī)密、博學(xué)求進(jìn)，本著公平公正原則和以人為本的態(tài)度為全院職工、患者做好高效快捷服務(wù)；聲像檔案管理者除了做好日常檔案的本職工作以外，還應(yīng)具備一定的編撰能力，可以通過構(gòu)建特色照片專題數(shù)據(jù)庫，將具有聯(lián)系的照片檔案系統(tǒng)性、邏輯性地串聯(lián)起來，制作專題照片檔案展覽，開發(fā)照片檔案創(chuàng)意產(chǎn)品等，使用戶從中得到啟迪。