數(shù)字化技術(shù)在檔案管理工作中的運(yùn)用研究

文/冶金工業(yè)教育資源開發(fā)中心 劉靜

目前屬于信息大爆炸時(shí)代，數(shù)據(jù)量不斷攀升，信息產(chǎn)生的種類也復(fù)雜多樣。隨著人們對(duì)信息的需求量加大，數(shù)字化技術(shù)應(yīng)運(yùn)而生，有效地滿足了人們的需求。從事業(yè)單位檔案管理工作出發(fā)，隨著數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)的難度加大，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的功能性弱化，傳統(tǒng)的管理方法已經(jīng)無(wú)法順應(yīng)時(shí)代的潮流。只有進(jìn)行檔案管理工作的革新，確保數(shù)字化技術(shù)的全面運(yùn)用，才能有利于檔案管理工作的有序開展。

一、數(shù)字化技術(shù)概述

在計(jì)算機(jī)技術(shù)的全面應(yīng)用下，衍生出數(shù)字化技術(shù)，其應(yīng)用領(lǐng)域廣泛，具有針對(duì)性的優(yōu)勢(shì)，主要體現(xiàn)為虛擬化的載體。針對(duì)復(fù)雜的信息數(shù)據(jù)，利用數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行加工和傳輸，其存儲(chǔ)信息的載體為虛擬化的載體，便于數(shù)據(jù)的容納和查閱。虛擬化成為了數(shù)字化技術(shù)的重要特點(diǎn)。數(shù)字化技術(shù)還具有信息處理快的優(yōu)勢(shì)，在日常使用過程中，面對(duì)大量的綜合性數(shù)據(jù)，其傳遞和分析能力較強(qiáng)。計(jì)算機(jī)高效處理性明顯，數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用下，處理速率提高，滿足了事業(yè)單位檔案管理信息化要求。

二、數(shù)字化技術(shù)在檔案管理工作中的運(yùn)用意義

傳統(tǒng)的檔案管理工作主要針對(duì)紙質(zhì)類檔案文件，需要對(duì)紙質(zhì)進(jìn)行良好保存，為其提供合適的環(huán)境，耗費(fèi)的人力物力較大。隨著時(shí)代的發(fā)展，數(shù)字化技術(shù)在檔案管理工作中的運(yùn)用優(yōu)勢(shì)明顯。在事業(yè)單位中，檔案主要是記錄單位發(fā)展，其承載著歷史使命，數(shù)據(jù)的變遷是檔案管理工作發(fā)展的動(dòng)力。全面應(yīng)用科學(xué)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化發(fā)展，改用電子文件記錄，有利于信息數(shù)據(jù)的收集和存儲(chǔ)，也是當(dāng)前時(shí)代發(fā)展的必然現(xiàn)象。將數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作中，有利于提高管理工作效率。針對(duì)復(fù)雜的管理工作，數(shù)字化技術(shù)提供了便捷，促使更多工作人員對(duì)其工作內(nèi)容產(chǎn)生新的認(rèn)知。在對(duì)檔案資料進(jìn)行保管的過程中，采用數(shù)字化技術(shù)，凸顯了檔案資料的價(jià)值。做好檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)資源共享，建設(shè)相對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)，促使檢索、信息采集、篩選等工作的效率提高，不斷地發(fā)揮出檔案管理工作的最大化價(jià)值。

三、檔案管理工作中存在的問題

（一）管理制度不健全。當(dāng)前檔案管理工作中存在管理制度不健全的問題。檔案管理工作者需要明確管理制度是工作有序開展的標(biāo)準(zhǔn)，制定出規(guī)范的操作流程，才能提高工作效率。有些檔案管理方式還停留在傳統(tǒng)的“信袋式”管理的階段，不能做到科學(xué)的專業(yè)管理，導(dǎo)致對(duì)信息的提取和利用較為困難，并且原有的紙質(zhì)檔案管理方式和設(shè)備還存有不足。隨著市場(chǎng)化要求的更替，事業(yè)單位的發(fā)展目標(biāo)也存在變化，信息更新緩慢，導(dǎo)致檔案管理工作中數(shù)據(jù)更新不及時(shí)，不利于檔案管理工作的全面開展。事業(yè)單位檔案信息庫(kù)的及時(shí)更新，有利于事業(yè)單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。提升檔案管理理念，探索新形勢(shì)下有效的檔案管理途徑，能夠促進(jìn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的健全發(fā)展，提高事業(yè)單位的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。

（二）管理工作相對(duì)復(fù)雜。檔案管理工作相對(duì)復(fù)雜。事業(yè)單位內(nèi)檔案管理工作不僅是擺放書籍等數(shù)據(jù)文件，還需要對(duì)檔案進(jìn)行系統(tǒng)化的保管、編制、歸類等工作。尤其是收集、整理、篩選檔案資料，操作起來相對(duì)復(fù)雜，面對(duì)不完整的檔案資料，管理工作更加復(fù)雜，導(dǎo)致檔案資料的利用率不高。在信息化時(shí)代背景下，事業(yè)單位檔案管理工作采用數(shù)字化技術(shù)，創(chuàng)新管理方法，提高工作人員計(jì)算機(jī)使用等綜合能力，提高對(duì)信息化管理的認(rèn)識(shí)。

（三）數(shù)字化管理投入少。由于部分地區(qū)事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作的重視程度不足，致使對(duì)數(shù)字化管理的投入經(jīng)費(fèi)較少。從預(yù)算可以看出，檔案管理的投入遠(yuǎn)低于其他事項(xiàng)。受經(jīng)費(fèi)不足的影響，不利于數(shù)字化技術(shù)在檔案管理中的實(shí)際應(yīng)用，也將降低檔案管理工作效率。

（四）信息化建設(shè)不足。目前事業(yè)單位檔案管理工作還存在信息化建設(shè)不足的問題。設(shè)備相對(duì)落后，對(duì)檔案資料庫(kù)建設(shè)投入不足?；A(chǔ)設(shè)施無(wú)法滿足現(xiàn)代化需求，設(shè)備未及時(shí)更新。隨著科學(xué)的進(jìn)步，數(shù)字化技術(shù)的全面應(yīng)用，傳統(tǒng)的檔案管理方式不能實(shí)現(xiàn)信息化處理，導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理工作無(wú)法滿足網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展。受信息化建設(shè)不足影響，檔案管理工作效率下降，質(zhì)量降低。傳統(tǒng)的檔案管理工作以人力為主，進(jìn)行資料數(shù)據(jù)的篩選，工作任務(wù)重，復(fù)雜的數(shù)據(jù)信息容易造成紕漏。

四、數(shù)字化技術(shù)在檔案管理工作中的運(yùn)用措施

（一）健全檔案管理規(guī)章制度。健全檔案管理規(guī)章制度，為推動(dòng)數(shù)字化技術(shù)在檔案管理工作中的有效運(yùn)用提供支持。根據(jù)事業(yè)單位的實(shí)際情況，制定出符合現(xiàn)實(shí)的規(guī)章制度，確保制度的規(guī)范化和合理性。基于實(shí)際需要，還需要提高檔案管理工作規(guī)章制度的實(shí)操性，便于工作人員的貫徹落實(shí)?；诮y(tǒng)一規(guī)范的檔案管理工作制度，從檔案的收集工作開始，有序地整理，做好數(shù)據(jù)整合工作，編制種類不同的文檔，進(jìn)行排序，以便后續(xù)的查找。運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)，在線上網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)中做好標(biāo)記，對(duì)檔案進(jìn)行分門別類，做好相關(guān)鑒定工作。從實(shí)效性出發(fā)，在事業(yè)單位內(nèi)對(duì)不同歷史年限檔案，采取針對(duì)性的保管方法。對(duì)于保留超過年限的檔案進(jìn)行銷毀，避免復(fù)雜繁多的檔案數(shù)據(jù)造成整理困難。在事業(yè)單位檔案管理工作中運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)，提高工作效率。健全檔案管理的規(guī)章制度，針對(duì)傳統(tǒng)的管理模式進(jìn)行革新，制定出符合現(xiàn)實(shí)發(fā)展需求的政策，提高檔案管理工作的信息化水平。由于我國(guó)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)還處于發(fā)展階段，相關(guān)的制度還不健全，無(wú)法達(dá)到較高的服務(wù)水平。因此，健全檔案管理工作規(guī)章制度，構(gòu)建科學(xué)的管理體系，基于數(shù)字化技術(shù)的全面應(yīng)用，提高檔案管理工作的信息化水平，促使其朝科學(xué)化方向發(fā)展。

（二）做好檔案管理人才培養(yǎng)工作。為推動(dòng)數(shù)字化技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用，需要充分發(fā)揮人的主觀能動(dòng)性，做好檔案管理人才培養(yǎng)工作。事業(yè)單位需要制定完善的培養(yǎng)體系，樹立積極良好的理念，從終身學(xué)習(xí)的角度出發(fā)，促使更多工作人員為數(shù)字化檔案管理貢獻(xiàn)自己的力量。展開相關(guān)培訓(xùn)，指導(dǎo)數(shù)字化技術(shù)的使用，努力提高全體員工的綜合水平。定期組織檔案管理人員進(jìn)行數(shù)字化管理實(shí)操培訓(xùn)，讓他們掌握基本技能，在實(shí)際崗位中學(xué)會(huì)運(yùn)用相關(guān)的數(shù)字化知識(shí)。不同地區(qū)的事業(yè)單位還可以進(jìn)行相關(guān)的交流合作，推選出檔案管理數(shù)字化水平較高的單位進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)分享，共同提高數(shù)字化技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用水平。從考核制度出發(fā)，改革傳統(tǒng)的考核體系，量化各類考核指標(biāo)，強(qiáng)化考核的個(gè)性化體現(xiàn)，不斷激發(fā)事業(yè)單位檔案管理人員的工作熱情。還可以與高校進(jìn)行合作，針對(duì)專業(yè)水平較高的學(xué)生進(jìn)行專業(yè)對(duì)口培訓(xùn)使其畢業(yè)后可直接參與到工作崗位中來，為事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理工作提供新鮮血液。培養(yǎng)一支具有專業(yè)能力和綜合素養(yǎng)的數(shù)字化檔案管理工作團(tuán)隊(duì)，最大化發(fā)揮數(shù)字化技術(shù)在檔案管理工作中的核心價(jià)值。

（三）提高對(duì)檔案管理信息化的認(rèn)識(shí)。提高工作人員對(duì)信息化技術(shù)的認(rèn)識(shí)，確保數(shù)字化技術(shù)下檔案管理工作的有序開展。根據(jù)檔案管理工作的需要，對(duì)工作人員進(jìn)行檔案管理數(shù)字化技術(shù)的培訓(xùn)，使其熟悉信息化的檔案文件。數(shù)字化技術(shù)的運(yùn)用，在檔案管理工作中還包括設(shè)備使用和信息平臺(tái)的管理，指導(dǎo)工作人員掌握檔案數(shù)據(jù)庫(kù)也是重要的工作內(nèi)容之一。事業(yè)單位對(duì)年輕人才的需求量較大，網(wǎng)絡(luò)管理中需要相關(guān)信息技術(shù)人才，提高工作人員的能力素質(zhì)，有利于數(shù)字化技術(shù)合理運(yùn)用在檔案管理工作中。當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作人員結(jié)構(gòu)穩(wěn)定，部分人員資歷深且年齡大，對(duì)數(shù)字化技術(shù)不夠了解，這就需要檔案管理工作轉(zhuǎn)變服務(wù)方向，樹立良好的數(shù)字化管理意識(shí)，基于信息技術(shù)的支持，使得檔案資料的收集和后續(xù)整理工作更加全面，借助信息化管理平臺(tái)，全面提升事業(yè)單位檔案管理工作的綜合水平。

（四）實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理。運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理。更新原有的處理設(shè)備，完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，為數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用下的檔案管理工作提供硬件保障。傳統(tǒng)的檔案管理工作效率較低，運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)后，能夠?qū)崿F(xiàn)資源共享，有效地提高管理水平?；跀?shù)字化技術(shù)構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)，做好檔案數(shù)據(jù)收集和整合工作，做好資料檢索、編目等相關(guān)工作，突出檔案管理的工作價(jià)值。運(yùn)用云計(jì)算技術(shù)，根據(jù)用戶的指令，搜索出相關(guān)的信息資料，滿足檔案管理工作的日常需求。基于數(shù)字化技術(shù)的虛擬性特點(diǎn)，搭建云計(jì)算平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)信息的及時(shí)更新，并且做到快速傳播。利用數(shù)字化技術(shù)，對(duì)照片、視頻等電子檔案文件進(jìn)行收集和整理。還可以采用專業(yè)的設(shè)備，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案文件轉(zhuǎn)化為電子文件。電子文件的歸檔和整理，有效地降低了人力和物力的使用，對(duì)掃描儀的規(guī)范操作，做好信息索引，監(jiān)督掃描全過程，達(dá)到檔案管理要求。在進(jìn)行檔案檢索和查詢過程中，運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)，確定資料的擺放位置，便于后續(xù)查找。數(shù)字化技術(shù)在檔案管理工作中的運(yùn)用，打破了時(shí)間和空間的限制，大大提高了管理效率。

五、結(jié)語(yǔ)

檔案管理工作作為事業(yè)單位的基礎(chǔ)工作之一，需要提高對(duì)其的重視。隨著時(shí)代的發(fā)展，對(duì)檔案管理工作提出了更高的要求，只有與時(shí)俱進(jìn)，才能符合現(xiàn)代化工作需求。對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)，采取針對(duì)性的策略，才能提高檔案管理工作的信息化水平，進(jìn)而推動(dòng)科學(xué)合理的檔案管理工作順利開展。