檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理中的作用研究

文/濟(jì)寧市婦幼保健計(jì)劃生育服務(wù)中心人力資源部 隋萌

隨著人們對(duì)看病需求和體驗(yàn)不斷地提升，檔案管理工作在整個(gè)醫(yī)院工作中越來(lái)越發(fā)揮著重要的作用。但是，隨著時(shí)間的推移，醫(yī)院檔案資料基數(shù)不斷增大，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法承載如此龐大的信息數(shù)據(jù)，同時(shí)增加了資料整理與查閱的難度，使檔案管理工作難以發(fā)揮它的價(jià)值。所以，將信息化技術(shù)運(yùn)用到醫(yī)院檔案管理工作中，對(duì)緩解當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作的瓶頸、提升醫(yī)院檔案管理工作乃至整個(gè)醫(yī)院的醫(yī)療水平有著重要的作用。基于信息化技術(shù)，工作人員對(duì)于資料的分類整理壓力將會(huì)減輕許多，同時(shí)，基于網(wǎng)絡(luò)共享特點(diǎn)，在被允許的前提下，醫(yī)院各個(gè)工作人員不用去檔案庫(kù)房，在辦公室就能一鍵調(diào)取需要的資料，極大地提升了工作效率。所以，加快檔案管理信息化建設(shè)是社會(huì)發(fā)展的必然，同時(shí)也是提升醫(yī)院綜合實(shí)力的關(guān)鍵手段。對(duì)此，醫(yī)院管理層必須引起重視。

一、醫(yī)院檔案管理工作信息化的作用與意義

（一）適應(yīng)現(xiàn)代化社會(huì)發(fā)展的必經(jīng)之路。隨著網(wǎng)絡(luò)科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，信息化技術(shù)已應(yīng)用于生活的方方面面。將信息化技術(shù)合理運(yùn)用于工作中，無(wú)疑找到了提升工作質(zhì)量的有效途徑，所以醫(yī)院加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)是適應(yīng)現(xiàn)代化社會(huì)發(fā)展的必經(jīng)之路，也是提升醫(yī)院檔案管理工作乃至整個(gè)醫(yī)院工作水平的重要手段。傳統(tǒng)檔案管理工作幾乎都是采用紙質(zhì)檔案，不僅要時(shí)時(shí)注意蚊蟲、防水防火的問(wèn)題，而且檔案資料難以查找翻閱，信息難以共享，一定程度上降低了檔案管理工作的價(jià)值。而將檔案管理工作信息化，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)對(duì)資料進(jìn)行集中歸檔整理，減輕了人工統(tǒng)計(jì)整理工作的繁瑣性。同時(shí)，借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，系統(tǒng)能自動(dòng)對(duì)資料信息進(jìn)行對(duì)比和矯正，極大程度防止了資料出現(xiàn)缺失或者重復(fù)的問(wèn)題?；诰W(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的共享特點(diǎn)，各個(gè)科室需要查找資料時(shí)不用再去檔案室，在自己辦公室就能一鍵查取各種資料信息，使醫(yī)院其他工作人員的工作效率得到提升?；颊咴诓煌t(yī)院、不同科室進(jìn)行就診時(shí)，不用再帶著一大堆病歷資料，使患者的就診也更為便捷，從而全面推進(jìn)醫(yī)院工作進(jìn)程。

（二）提高醫(yī)院服務(wù)質(zhì)量的有效途徑。醫(yī)院工作主要是服務(wù)于患者的，所以，讓患者感到就醫(yī)便捷，有一個(gè)好的就醫(yī)體驗(yàn)是醫(yī)院為之奮斗的工作目標(biāo)。傳統(tǒng)的就醫(yī)模式，患者需要通過(guò)在不同的地方排隊(duì)等待數(shù)次才能完成一次看病，導(dǎo)致患者看病時(shí)間成本高，就診體驗(yàn)差，醫(yī)生看病效率也難以提升。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷推進(jìn)和發(fā)展，現(xiàn)如今大部分醫(yī)院形成了一體化的就醫(yī)系統(tǒng)，預(yù)約就診、掛號(hào)等都可以在網(wǎng)上完成，患者不用再去醫(yī)院排隊(duì)掛號(hào)。同時(shí)，醫(yī)院實(shí)現(xiàn)病歷檔案的信息化，患者不用再帶著一大堆資料去看病，醫(yī)生通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)就能實(shí)時(shí)看到病人的身體檢查情況和之前的就診情況，極大提高了就診效率，使患者看病更為輕松。所以，為了保證患者就醫(yī)更為便利，進(jìn)一步提升醫(yī)院的服務(wù)質(zhì)量，醫(yī)院必須加快推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，對(duì)醫(yī)院檔案進(jìn)行有效分類和規(guī)整，并對(duì)各科室乃至各醫(yī)院的信息資源進(jìn)行整合共享，促進(jìn)各醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)水平的共同進(jìn)步。同時(shí)，在對(duì)不同醫(yī)院的檔案資料進(jìn)行共享時(shí)，醫(yī)生要注意到各地區(qū)可能由于地域文化差異導(dǎo)致檔案管理工作的制度有所差異，各醫(yī)院在進(jìn)行檔案資料共享時(shí)會(huì)出現(xiàn)信息錯(cuò)誤，所以國(guó)內(nèi)各醫(yī)院的檔案管理工作制度和要求要努力朝著統(tǒng)一性方向發(fā)展，全面提高各個(gè)醫(yī)院的服務(wù)質(zhì)量和醫(yī)療水平，最大程度保證患者的就醫(yī)效率和質(zhì)量。

（三）醫(yī)院決策活動(dòng)有效的參考依據(jù)。醫(yī)院檔案管理工作主要是對(duì)醫(yī)院各科室的人員以及患者的病歷資料等進(jìn)行分類歸檔整理，是醫(yī)院發(fā)展歷史中信息的呈現(xiàn)，也是醫(yī)院未來(lái)發(fā)展規(guī)劃的參考依據(jù)。隨著時(shí)間的增加，檔案資料不斷累積，使資料整理工作的壓力越來(lái)越大，傳統(tǒng)檔案管理工作模式已經(jīng)難以負(fù)荷。同時(shí)由于資料過(guò)多，難以及時(shí)查閱調(diào)取，醫(yī)院檔案的利用率也大大地降低。所以，為了提高醫(yī)院檔案資料的利用率，充分發(fā)揮檔案資料的價(jià)值，加快推進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作的信息化建設(shè)是十分有效的手段。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，醫(yī)院可以將檔案資料統(tǒng)一規(guī)整到一起，并且在醫(yī)院開決策會(huì)議時(shí)能夠一鍵調(diào)取有效的資料信息，通過(guò)信息化檔案資料，決議者能及時(shí)了解醫(yī)院現(xiàn)在的醫(yī)療水平、發(fā)展?fàn)顩r、患者就診情況以及社會(huì)認(rèn)可度等等，從而對(duì)醫(yī)院未來(lái)的發(fā)展提出合理科學(xué)的規(guī)劃。能夠及時(shí)查閱，為醫(yī)院各種工作及時(shí)提供參考依據(jù)，正是醫(yī)院檔案管理工作的意義所在，而將檔案工作信息化正是最大程度地發(fā)揮此工作的價(jià)值，為醫(yī)院其他工作做好基礎(chǔ)服務(wù)，全面提升醫(yī)院的發(fā)展水平，所以，檔案信息化建設(shè)對(duì)于醫(yī)院檔案管理工作乃至整個(gè)醫(yī)院的工作水平都有很大的促進(jìn)作用。

二、推進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作信息化建設(shè)的探索與思考

（一）總體要求。1.明確相應(yīng)規(guī)章制度。要使醫(yī)院檔案管理工作信息化建設(shè)深入有效地推進(jìn)，醫(yī)院需要制定有關(guān)檔案信息化管理工作的規(guī)章制度，并要求工作人員明確按照規(guī)則來(lái)行事，工作大原則是底線，不能被破壞。首先，要確保工作人員利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)學(xué)校檔案管理工作的相關(guān)理論知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，保證操作流程的規(guī)范性。其次，雖然檔案管理工作信息化一定程度上避免了紙質(zhì)檔案水火、蚊蟲破壞等相關(guān)安全問(wèn)題，但是卻存在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)出現(xiàn)故障的安全隱患。所以，在檔案信息化管理的過(guò)程中，一定要注意數(shù)據(jù)資料的備份以及定時(shí)檢修系統(tǒng)，確保系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性。最后，要對(duì)管理工作信息化建設(shè)的每一個(gè)操作環(huán)節(jié)進(jìn)行明確分工，讓每一個(gè)職員各司其職，提升工作效率，從而全面提升醫(yī)院的綜合實(shí)力和競(jìng)爭(zhēng)力。2.加強(qiáng)各部門溝通協(xié)作。檔案信息化管理工作并不是單獨(dú)分割開來(lái)的一個(gè)工作，而是為醫(yī)院各類工作提供基礎(chǔ)性服務(wù)的工作，與整個(gè)醫(yī)院的工作都緊密聯(lián)系。所以，在進(jìn)行檔案管理工作信息化建設(shè)的時(shí)候，檔案管理工作人員一定要與各個(gè)部門、科室密切溝通，了解不同科室的不同需求，制訂個(gè)性化的檔案信息化管理系統(tǒng)。改變傳統(tǒng)的工作理念，與時(shí)俱進(jìn)，幫助各部門的工作效率和質(zhì)量得以有效地提升。

（二）具體措施。1.完善相應(yīng)的規(guī)章制度。要使檔案管理工作信息化建設(shè)長(zhǎng)遠(yuǎn)而深入地展開，醫(yī)院就必須制定科學(xué)合理的規(guī)章制度來(lái)確保檔案信息化管理工作的有效推進(jìn)。醫(yī)院須在原有的檔案管理工作規(guī)則基礎(chǔ)上，結(jié)合信息化技術(shù)的特點(diǎn)，對(duì)檔案管理工作的制度進(jìn)行完善和更新，確保其符合信息化建設(shè)的發(fā)展要求。制度中不僅要明確檔案信息化管理工作的操作流程，還要對(duì)每一個(gè)工作人員的崗位職責(zé)進(jìn)行明確地細(xì)分，確保工作的質(zhì)量和效率，充分發(fā)揮檔案管理工作對(duì)醫(yī)院的價(jià)值。2.對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)。對(duì)醫(yī)院檔案管理工作進(jìn)行信息化建設(shè)，這就對(duì)檔案管理工作人員的工作素養(yǎng)提出了更高的要求，不僅要具備檔案管理工作相關(guān)理論知識(shí)，還必須熟悉計(jì)算機(jī)操作。所以，為了使相應(yīng)的工作人員更好地適應(yīng)信息化發(fā)展的要求，醫(yī)院應(yīng)定期對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，更新工作人員的理念，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)提升檔案管理工作的能力。只有提升了工作人員的工作素養(yǎng)，才能保證工作的質(zhì)量和效率，有力推動(dòng)檔案管理工作信息化建設(shè)的進(jìn)程，對(duì)醫(yī)院的發(fā)展有極大的促進(jìn)作用，從而全面提升醫(yī)院的綜合管理水平。3.加大資金和技術(shù)支持。要提升檔案管理工作在醫(yī)院的地位，需要改變工作人員對(duì)該工作的認(rèn)識(shí)，這就需要醫(yī)院提供相應(yīng)的資金支持。首先，提高檔案管理工作者的收入水平，并采用相應(yīng)的考核獎(jiǎng)懲制度，對(duì)于在加快檔案管理工作信息化建設(shè)方面做出努力和貢獻(xiàn)的工作人員給予一定的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)；相反地，對(duì)于工作懈怠的工作人員進(jìn)行相應(yīng)的懲罰，從而督促工作人員自覺(jué)提升工作能力，進(jìn)一步加快檔案管理工作的進(jìn)程。其次，在構(gòu)建信息化的檔案管理模式時(shí)，最需要工作人員注意的就是資料的安全問(wèn)題，所以，醫(yī)院可以投入一筆屬于安全機(jī)構(gòu)的專用資金來(lái)?？顚Ｓ茫_保檔案管理信息的絕對(duì)安全。當(dāng)然，除了資金支持，醫(yī)院還需引進(jìn)技術(shù)支持，通過(guò)專業(yè)的技術(shù)人才，根據(jù)醫(yī)院的特點(diǎn)構(gòu)建獨(dú)屬于本院的檔案管理系統(tǒng)，使醫(yī)院信息資料的安全性和價(jià)值最大化。

三、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，加快檔案管理工作信息化建設(shè)是醫(yī)院適應(yīng)時(shí)代發(fā)展，并在經(jīng)營(yíng)壓力激增的時(shí)下提升綜合競(jìng)爭(zhēng)力的不二選擇。只有將信息化技術(shù)合理運(yùn)用于醫(yī)院檔案管理工作中，才能更好地提升服務(wù)質(zhì)量，得到更多業(yè)界人士以及患者的認(rèn)同；同時(shí)將檔案管理工作信息化，為醫(yī)院的發(fā)展戰(zhàn)略方向及時(shí)提供科學(xué)有效的依據(jù)，為提升醫(yī)院的實(shí)力水平起到關(guān)鍵性的作用。所以，醫(yī)院通過(guò)明確規(guī)章制度、組建專業(yè)性團(tuán)隊(duì)以及投入資金和技術(shù)支持等方式使檔案管理工作信息化深入有效地發(fā)展，從而全面促進(jìn)醫(yī)院的發(fā)展，為患者提供更好的就醫(yī)環(huán)境和體驗(yàn)。