大數(shù)據(jù)時(shí)代人社檔案管理工作創(chuàng)新探討

文/劉影

我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)發(fā)展迅速，現(xiàn)已進(jìn)入大數(shù)據(jù)時(shí)代。信息技術(shù)應(yīng)用到各行各業(yè)中，改變了人們的生產(chǎn)、生活以及思維模式。大數(shù)據(jù)時(shí)代帶來了大量的信息數(shù)據(jù)，沖擊著傳統(tǒng)的人社檔案管理工作，而運(yùn)用大數(shù)據(jù)信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理工作是未來檔案管理工作的發(fā)展趨勢(shì)，這些都促使人社檔案管理工作需進(jìn)行創(chuàng)新變革。人社檔案管理工作作為社會(huì)管理系統(tǒng)工作的一部分，所發(fā)揮的作用越來越重要。這就需要在工作中與時(shí)俱進(jìn)，充分利用大數(shù)據(jù)時(shí)代的科學(xué)技術(shù)，改變創(chuàng)新管理工作的方法、流程以及模式，保障人社檔案的完整、真實(shí)和信息安全。只有這樣，人社檔案管理工作才能更加高效、便捷地為社會(huì)管理做好服務(wù)工作。

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代人社檔案管理工作中存在的問題

（一）人社檔案管理理念有待提升

大數(shù)據(jù)時(shí)代，很多單位對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)和重視程度卻不夠，沒有清楚地認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的內(nèi)涵及其重要性，管理工作大多停留在表面認(rèn)識(shí)上；在檔案管理理念上，思維陳舊，缺乏對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代國(guó)內(nèi)外先進(jìn)檔案管理理念的學(xué)習(xí)與創(chuàng)新；在管理制度上，方法傳統(tǒng)，因循守舊；相關(guān)部門對(duì)檔案管理工作缺乏必要的關(guān)注和支持，人員配置方面相對(duì)薄弱，經(jīng)費(fèi)投入相對(duì)較少，人社檔案管理的價(jià)值不能有效發(fā)揮。

（二）人社檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施不夠完善

很多檔案管理單位受經(jīng)濟(jì)水平或辦公資源等因素影響，檔案管理存在庫(kù)房面積狹小、庫(kù)房位置陰暗潮濕、庫(kù)房防水、防火、防盜設(shè)施不完善等現(xiàn)象，并且檔案存儲(chǔ)卷柜、文件柜、檔案袋等設(shè)施數(shù)量較少，設(shè)備陳舊，檔案的存儲(chǔ)條件差，在一定程度上容易造成檔案存儲(chǔ)缺失或者保管不到位。有些檔案管理部門缺少現(xiàn)代化先進(jìn)的計(jì)算機(jī)掃描、打印設(shè)備，傳統(tǒng)的人工記錄和保存模式還存在，容易受人為因素干擾，檔案的真實(shí)性和全面性因此受到影響，在不同程度上制約著檔案管理工作[1]。

（三）人社檔案管理制度不完善

大數(shù)據(jù)時(shí)代給人社檔案管理帶來了大量的信息數(shù)據(jù)，而很多檔案管理部門不能與時(shí)俱進(jìn)，缺乏對(duì)新時(shí)代檔案管理工作的認(rèn)識(shí)；管理模式守舊，沒有及時(shí)地對(duì)檔案管理制度進(jìn)行修訂；很多地方仍然沿用過去的管理制度，導(dǎo)致管理制度不能完全適用于大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案管理工作。管理制度不完善導(dǎo)致管理流程復(fù)雜煩冗，不利于檔案的收集、整理；而管理制度不健全，也不能有效指導(dǎo)管理人員開展工作，影響檔案信息資料的收集；很多檔案管理流程缺失，檔案管理傳遞的各環(huán)節(jié)缺乏有效銜接，制約著檔案資源的有效利用。

（四）人社檔案管理手段相對(duì)單一

很多檔案管理單位的管理硬件軟件設(shè)施較少，信息技術(shù)的應(yīng)用也比較少。即使配置了信息管理設(shè)備，也存在利用率較低的現(xiàn)象，整體來說檔案管理設(shè)備比較缺乏；加上檔案管理人員綜合素質(zhì)能力良莠不齊，又缺乏相應(yīng)的人社檔案管理工作知識(shí)培訓(xùn)，很少能夠運(yùn)用現(xiàn)代化管理設(shè)備進(jìn)行檔案管理；管理模式和管理手段大多沿用傳統(tǒng)的管理方式，在檔案的收集、梳理、分類、存儲(chǔ)、查詢等環(huán)節(jié)效率低下，嚴(yán)重影響著檔案管理的工作效率[2]。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代人社檔案管理工作的創(chuàng)新方式

（一）轉(zhuǎn)變思想，提高對(duì)檔案管理工作的投入

人社檔案管理工作是社會(huì)管理中重要的管理環(huán)節(jié)，各級(jí)部門要轉(zhuǎn)變思想，提高對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，從管理上適當(dāng)給予政策傾斜，設(shè)立檔案管理專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，結(jié)合檔案管理實(shí)際情況，對(duì)檔案管理環(huán)境進(jìn)行整改、擴(kuò)建，或者修繕檔案存儲(chǔ)庫(kù)房，購(gòu)置卷柜、文件柜等設(shè)施，改善存儲(chǔ)環(huán)境。同時(shí)，采購(gòu)先進(jìn)的數(shù)控計(jì)算機(jī)掃描、打印設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)硬盤、服務(wù)器等硬件設(shè)備以及檢索、存儲(chǔ)等軟件系統(tǒng)，確保人社檔案管理工作高效、規(guī)范、有序、快捷地進(jìn)行。

（二）開拓進(jìn)取，強(qiáng)化人社檔案管理信息技術(shù)的應(yīng)用

大數(shù)據(jù)時(shí)代，信息技術(shù)可以為人社檔案管理工作提供諸多便利，大幅減小勞動(dòng)強(qiáng)度和工作量。檔案管理工作首先要開拓思想，加強(qiáng)學(xué)習(xí)國(guó)內(nèi)外先進(jìn)技術(shù)，制定檔案管理信息化建設(shè)方案，有計(jì)劃地建立電子檔案系統(tǒng)。加強(qiáng)檔案信息管理軟件技術(shù)應(yīng)用，有效利用計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對(duì)檔案信息資料進(jìn)行收集、梳理、分析、檢索、歸類等，大幅提高工作效率以及增加檔案信息資料的準(zhǔn)確性。結(jié)合檔案管理實(shí)際情況，科學(xué)合理的引進(jìn)相應(yīng)的數(shù)控設(shè)備。在收集、整理、歸類紙質(zhì)檔案資料時(shí)，可以運(yùn)用數(shù)控電子掃描技術(shù)，同步建立電子檔案，減小勞動(dòng)強(qiáng)度，提高管理效率。此外，要加強(qiáng)管理人員信息技術(shù)運(yùn)用能力的培訓(xùn)，提升管理人員的綜合素質(zhì)和信息技術(shù)水平，全面提升人社檔案管理的信息化水平。

（三）與時(shí)俱進(jìn)，完善人社檔案管理制度

檔案管理部門應(yīng)積極關(guān)注大數(shù)據(jù)時(shí)代帶來的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，按照當(dāng)前的管理模式，根據(jù)新時(shí)代的信息變化及時(shí)修訂、更新、完善現(xiàn)有的檔案管理制度。一方面，要關(guān)注現(xiàn)有的制度能否滿足大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案信息資料管理；另一方面，要關(guān)注現(xiàn)有的制度是否制約檔案管理信息化工作的發(fā)展。管理部門要從兩方面入手，一是與時(shí)俱進(jìn)，查找管理制度漏洞，優(yōu)化管理流程制度，完善管理制度體系；二是及時(shí)更新、修訂管理制度，從制度層面上不斷進(jìn)步，指導(dǎo)人社檔案管理工作的開展[3]。

（四）夯實(shí)基礎(chǔ)，全面優(yōu)化人社檔案管理工作

大數(shù)據(jù)時(shí)代，信息數(shù)據(jù)增多，信息技術(shù)應(yīng)用廣泛，檔案管理工作要從基礎(chǔ)做起，從小事做起，把信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理的每一個(gè)環(huán)節(jié)、每一個(gè)流程，熟練運(yùn)用先進(jìn)的諸如數(shù)控掃描儀、打印機(jī)、自動(dòng)化立體庫(kù)房等現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)設(shè)備。加強(qiáng)學(xué)習(xí)人社檔案管理工作內(nèi)容，積極利用云存儲(chǔ)、云計(jì)算、網(wǎng)絡(luò)傳遞、網(wǎng)絡(luò)硬盤等技術(shù)，全面優(yōu)化人社檔案管理。同時(shí)，要加強(qiáng)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)，合理運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)保密技術(shù)和殺毒技術(shù)，避免檔案信息資料泄露[4]。有效、合理地運(yùn)用大數(shù)據(jù)時(shí)代的信息技術(shù)，切實(shí)提升檔案管理效果和工作水平。

三、結(jié)語(yǔ)

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，信息技術(shù)的變革可以說是瞬息萬(wàn)變，同時(shí)也會(huì)產(chǎn)生大量的信息數(shù)據(jù)，給傳統(tǒng)的人社檔案管理工作帶來了巨大沖擊，檔案管理工作要轉(zhuǎn)變管理思想，緊跟時(shí)代變化，及時(shí)改革，創(chuàng)新管理方式。通過人社檔案管理工作內(nèi)容創(chuàng)新，全面做好新時(shí)代的檔案管理工作。