事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理的現(xiàn)狀及對策

文/江蘇省如東縣總工會工人文化宮 李衛(wèi)亮

檔案管理是事業(yè)單位管理工作不可缺少的重要內(nèi)容，在事業(yè)單位協(xié)調(diào)、高效運轉等方面具有重要作用。此外，在信息化技術較為發(fā)達的今天，檔案管理工作積極探索發(fā)展道路，將信息化技術融入檔案管理工作中，將二者有效地結合在一起，實現(xiàn)檔案管理的融合發(fā)展。與此同時，將網(wǎng)絡技術應用到檔案管理工作中，實現(xiàn)檔案管理與網(wǎng)絡技術的有效融合，以此提升檔案管理工作效率。但在實際工作中，檔案管理的數(shù)字化應用不盡人意，存在諸多問題，因此需要管理人員提出有效策略，以此體現(xiàn)數(shù)字化檔案管理的重要性并解決問題。

一、事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理的重要性分析

（一）提高工作效率。為保證事業(yè)單位朝向穩(wěn)定健康方向發(fā)展，在檔案管理過程中，管理人員要注重提升工作效率。此外，由于檔案管理工作涉及內(nèi)容較多，工作程序較為復雜，加之事業(yè)單位檔案管理工作存在多元化特點，因此在工作過程中，管理人員要將其管理內(nèi)容加以優(yōu)化。而數(shù)字化檔案管理恰好能夠解決這一問題，管理人員借助網(wǎng)絡技術對檔案信息進行整理，并將有效信息整合一起，對檔案信息進行分類處理，一方面能夠提高工作效率，另一方面使得檔案管理工作質(zhì)量得到保證，進而凸顯數(shù)字化檔案管理的重要性和價值所在。

（二）更新管理方式。檔案管理是事業(yè)單位一項較為重要的工作，隨著經(jīng)濟水平以及社會發(fā)展程度的提高，檔案管理方式也要不斷進行更新，這是時代發(fā)展的要求，同時也是檔案管理工作與時俱進的重要表現(xiàn)?，F(xiàn)代化技術的廣泛應用，使人類的生活方式也發(fā)生了天翻地覆的改變，這種變化并不是只影響了人類的生活，對檔案管理工作也產(chǎn)生了一定的影響，在信息化時代不斷變化的驅(qū)使下，將傳統(tǒng)的檔案管理工作推向了與時俱進的發(fā)展道路，在數(shù)字時代的影響下，人們不僅要重視人事檔案管理工作，更要將其與互聯(lián)網(wǎng)緊密聯(lián)系在一起，實現(xiàn)人事檔案管理方式的更新。此外，在時間的不斷推移下，人事檔案管理工作積累了大量文件資料，這些紙質(zhì)的文件資料該如何處理是檔案管理人員必須面對的現(xiàn)實問題。根據(jù)上述分析，我們不僅能夠意識到檔案管理工作對事業(yè)單位發(fā)展的重要性，同時也能感受到更新管理方式對檔案后續(xù)工作發(fā)展的具有重要意義，而作為檔案管理人員要充分意識其重要性并予以落實。

二、事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理現(xiàn)狀分析

（一）檔案管理技術和設備不夠先進。數(shù)字化檔案管理的核心在于數(shù)字化技術的應用，換言之，數(shù)字化技術決定了檔案數(shù)字化管理的質(zhì)量以及效果，就當前階段工作情況而言，數(shù)字化技術的應用范圍不夠廣泛，很多事業(yè)單位在家進行檔案管理工作時，并未采取最新技術，進而導致技術與檔案管理工作之間出現(xiàn)不匹配現(xiàn)象。此外，由于數(shù)字化技術的應用需要一定的經(jīng)費投入，事業(yè)單位資金有限，無法做到設備的更新?lián)Q代，基礎設施較為落后，不具備應用新技術的基礎條件，繼而對數(shù)字化檔案管理工作造成不良影響。

（二）檢索效率有待提高。就目前事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀來看，大多數(shù)單位還停留在手工檢索模式，計算機檢索處理并未得到廣泛使用，而在一定程度上增加了檢索工作量，因而導致檔案管理工作效率較低，質(zhì)量無法保證，以人事檔案信息為例，各個機關單位對保存的信息存在較大差異，采用手工檢索不僅為檔案工作人員帶來不必要的麻煩，同時也造成檔案管理工作效率低下。

（三）工作標準有待完善。隨著社會發(fā)展水平不斷提高，人們逐漸意識到檔案管理工作的重要性，但在信息化技術發(fā)展趨勢較好的前提下，如何做到數(shù)字化技術與檔案管理工作的有效結合、凸顯數(shù)字化檔案管理的優(yōu)勢，是當前階段事業(yè)單位關注的焦點。由于數(shù)字化檔案管理技術的應用還處在發(fā)展階段，在制度制定、工作標準方面缺少規(guī)則細化，也就是說，數(shù)字化檔案管理缺少明確的工作要求，規(guī)范程度有待提高。在這種情況下，使得檔案管理人員在工作過程中陷入被動局面，而改變這一被動局面的措施便是建設統(tǒng)一的數(shù)字化標準，促進檔案信息共享的同時提高其使用價值。

三、事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理的有效策略分析

（一）加大資金投入，更新基礎設備。檔案數(shù)字化管理工作系統(tǒng)性較強，需要大量人力、物力、財力予以支撐，換言之，數(shù)字化檔案管理工作的有效進行離不開資金支持，因此事業(yè)單位在發(fā)展過程中，要加大數(shù)字化檔案的資金投放力度，并從事業(yè)單位發(fā)展實際出發(fā)，對數(shù)字化檔案技術管理方面存在的不足之處進行詳細分析，并在此基礎上制定科學合理的發(fā)展方案，進而做好技術以及設備引進工作，為數(shù)字化檔案管理工作的有序進行提供保障。同時，在設備引進過程中，工作人員要明確一點，數(shù)字化檔案管理的基礎設備分為硬件設備和軟件兩部分，軟件管理方面以軟件研發(fā)為主，并注意軟件開發(fā)過程中的兼容性問題；而硬件設備除了要加大資金購買力度之外，還要注重設備保養(yǎng)工作，以此延長設備使用壽命，此外，在資金投入方面，事業(yè)單位要做好前期預算，使資金能夠最大限度地發(fā)揮作用，并以此為前提，做好事業(yè)單位數(shù)字化檔案信息管理工作。

（二）完善數(shù)字化檔案管理體系。檔案管理數(shù)字化是事業(yè)單位未來發(fā)展的核心工作，同時也是事業(yè)單位檔案管理工作的大勢所趨。其目標是實現(xiàn)紙質(zhì)檔案與數(shù)字化檔案的融合發(fā)展，憑借其融合發(fā)展趨勢為事業(yè)單位后續(xù)發(fā)展指明方向。在這種情況下，為全面提升檔案數(shù)字化管理水平，提升檔案管理工作效率，應建立完善的數(shù)字化管理體系，為數(shù)字化檔案管理朝向更好發(fā)展方向提供基礎保障，在工作人員工作過程中，將不斷提升數(shù)字化管理水平作為工作目標，并付諸行動。此外，還要根據(jù)事業(yè)單位的具體要求，在明確檔案性質(zhì)的基礎上，采用不同方式對檔案進行管理，用嚴謹?shù)膽B(tài)度對待檔案管理工作，有效維護工作系統(tǒng)，一旦數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)出現(xiàn)問題，要采取有效措施予以解決。

（三）完善檔案管理安全保密制度。檔案管理工作是一項較為嚴密的工作，其保密性要求較高，在工作過程中，無論是個人文件還是組織文件，都有一定保密要求，事業(yè)單位的檔案管理工作更是如此，由于檔案中涉及重要信息，一旦泄露，被不法分子加以利用，會造成不可預估的后果。個人信息泄露會對檔案持有者帶來一定危害，而組織以及機構信息泄露，會嚴重影響事業(yè)單位發(fā)展。由此可見，在檔案管理工作中建立保密制度是工作人員不得不采取的措施，此外，在設立保密制度時要根據(jù)檔案級別設立保密制度。同時，工作人員要強化責任安全意識，不隨意打開檔案，在切實需要時才打開所需信息，最后要定期檢查辦公設施，排除安全隱患，確保檔案信息安全。

四、結語

綜上所述，事業(yè)單位檔案管理工作在資料保存以及信息查閱等方面具有重要作用，隨著數(shù)字化技術的不斷完善，其應用范圍也在不斷擴大，并逐漸融入檔案管理中，以此推動檔案管理工作走向新的發(fā)展階段。盡管數(shù)字化檔案管理還存在一些問題，但其發(fā)展趨勢較為良好，為事業(yè)單位邁向新的發(fā)展臺階奠定了堅實基礎。管理人員應不斷優(yōu)化其管理模式，在確保檔案信息安全的前提下，提高其利用率，進而推動事業(yè)單位走向可持續(xù)發(fā)展道路。