文書檔案管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的意義及措施

文/中國(guó)國(guó)際貿(mào)易促進(jìn)委員會(huì)嶗山區(qū)支會(huì) 李衛(wèi)華

網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展推動(dòng)了數(shù)字化技術(shù)在各個(gè)行業(yè)和領(lǐng)域的應(yīng)用，傳統(tǒng)紙質(zhì)文書檔案管理的劣勢(shì)凸顯出來(lái)。面對(duì)這一情況，有必要改變文書檔案的管理模式，將網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)和數(shù)字化技術(shù)用于其中，構(gòu)建文書檔案數(shù)字化管理模式，建立歸檔文件目錄和全文數(shù)據(jù)庫(kù)，從而快速地進(jìn)行信息管理和利用，保障文書檔案信息的完整性和準(zhǔn)確性。

一、文書檔案管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的意義

一直以來(lái)，檔案資源都是國(guó)家的寶貴財(cái)富，也是一個(gè)事業(yè)單位發(fā)展歷史的真實(shí)反映，做好文書檔案管理工作是事業(yè)單位不可或缺的基礎(chǔ)工作。為了守護(hù)好這些寶貴的知識(shí)資源，事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)對(duì)文書檔案的妥善管理，將信息化技術(shù)與數(shù)字化技術(shù)用于其中，使文書檔案為管理者決策提供參考依據(jù)。隨著時(shí)代的進(jìn)步與發(fā)展，紙質(zhì)文書檔案信息已經(jīng)無(wú)法發(fā)揮更好的信息存儲(chǔ)和資源功效的作用，對(duì)文書檔案進(jìn)行數(shù)字化管理迫在眉睫。分析文書檔案管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的重要意義，具體體現(xiàn)如下：1.提高文書檔案管理工作效率，使檔案編輯方式更加靈活。數(shù)字化管理模式下，文書檔案可利用掃描設(shè)備完成數(shù)據(jù)掃描、刻錄以及備份保護(hù)等操作，以計(jì)算機(jī)為載體，應(yīng)用光盤或磁盤存儲(chǔ)檔案信息。這樣做可以讓人們?cè)谑褂梦臅鴻n案時(shí)能夠快速完成信息查詢和編輯，使文書檔案的應(yīng)用更加靈活。2.從文書檔案檢索方面來(lái)看，檢索效率有所提升，信息檢索更加便捷。過(guò)去人們使用的文書檔案往往是紙質(zhì)形式的，檔案編制需要耗費(fèi)大量時(shí)間，特別是在查詢信息方面，給檔案管理人員帶來(lái)了工作壓力。確立數(shù)字化文書檔案管理模式后，檔案管理人員開始采用先進(jìn)的軟件進(jìn)行信息檢索，并使用自動(dòng)檢索系統(tǒng)提高檢索效率。系統(tǒng)采用模糊記憶方法，只要將關(guān)鍵詞輸入系統(tǒng)，就能找到相應(yīng)的檔案信息，極大程度上提高了檔案檢索效率。3.實(shí)現(xiàn)了文書檔案資源利用的共享化。數(shù)字化文書檔案管理模式可以推動(dòng)資源的高效利用，打破以往檔案在傳輸中的時(shí)間與空間限制，文書檔案信息可以在不同地區(qū)和行業(yè)間即時(shí)共享，符合當(dāng)前信息資源共享的潮流趨勢(shì)。

二、文書檔案管理存在的問(wèn)題

分析當(dāng)前事業(yè)單位在文書檔案管理中遇到的問(wèn)題，主要如下：1.領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文書檔案工作不夠重視，沒有意識(shí)到數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用的必要性。因缺乏客觀的認(rèn)識(shí)，有的單位認(rèn)為文書檔案管理就是整理文件，只要文件不丟失就可以，這些人沒有從檔案信息分類和檔案歸檔處理角度看待工作，各部門在人員配置和經(jīng)費(fèi)投入上不夠重視，無(wú)法滿足現(xiàn)階段文書檔案管理工作的需求。2.部門與部門之間缺乏協(xié)調(diào)。在文書檔案管理工作中，各部門的協(xié)調(diào)配合還不夠完善，各部門出于自身原因不愿意將文書檔案統(tǒng)一歸檔，而是愿意將其存入部門檔案庫(kù)中，即使管理人員親自采集也無(wú)法完成所有檔案的歸檔。此外，有的部門在借閱文書檔案后沒有及時(shí)歸還，甚至使文件丟失，進(jìn)一步影響了事業(yè)單位文書檔案管理工作的開展。3.文書檔案形式多樣化，增加整理歸納難度。在文書檔案整理過(guò)程中，事業(yè)單位文書檔案的產(chǎn)生數(shù)量比較多，類別繁雜，整理流程漫長(zhǎng)繁瑣，人們難以在短時(shí)間內(nèi)將文書檔案科學(xué)分類。信息技術(shù)的發(fā)展，文書檔案數(shù)字化管理模式對(duì)檔案管理的軟件設(shè)施、硬件設(shè)備要求較高，這也給文書檔案管理的數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)。

三、文書檔案管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的有效措施

（一）建立文書檔案數(shù)字化歸檔管理體系。關(guān)于文書檔案數(shù)字化歸檔體系的建立，以下建議可供參考：1.確定文書檔案數(shù)字化管理范圍與標(biāo)準(zhǔn)。應(yīng)用科學(xué)合理的方法制定統(tǒng)一數(shù)字化文書檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，比如明確文書檔案數(shù)字化歸檔范圍、加工規(guī)范、信息存儲(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)以及安全標(biāo)準(zhǔn)，明確信息化管理機(jī)制，全方位推進(jìn)文書檔案的信息化、數(shù)字化、法制化建設(shè)，完善相關(guān)配套制度，使事業(yè)單位文書檔案數(shù)字化建設(shè)工作順利進(jìn)行。2.明確文書檔案數(shù)字化歸檔的具體操作。數(shù)字化文書檔案加工就是將紙質(zhì)文獻(xiàn)以掃描的形式加工為數(shù)字化信息，應(yīng)用檔案管理軟件，對(duì)文書檔案進(jìn)行統(tǒng)一格式的著錄，并建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，再將文件經(jīng)過(guò)掃描轉(zhuǎn)為數(shù)字圖像，打造全文數(shù)據(jù)庫(kù)。經(jīng)過(guò)著錄與掃描之后，檔案信息可以自動(dòng)生成目錄，協(xié)助管理人員完成檔案統(tǒng)計(jì)工作。應(yīng)用掃描法時(shí)需要用到掃描設(shè)備，掃描設(shè)備可以將文書檔案轉(zhuǎn)化成數(shù)字圖形并傳入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，經(jīng)過(guò)OCR識(shí)別和校對(duì)后，數(shù)字圖像被轉(zhuǎn)為可操作編輯的數(shù)字檔案。3.信息存儲(chǔ)技術(shù)。以文件夾的形式為主，掃描全文圖像，按照樹形結(jié)構(gòu)存儲(chǔ)全文圖像，案卷級(jí)的全文圖像共有全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)三層文件夾；以卷為單位的文件級(jí)全文圖像在此基礎(chǔ)上有一個(gè)順序號(hào)文件夾。經(jīng)過(guò)軟件處理之后的全文圖像需要被妥善存儲(chǔ)于計(jì)算機(jī)，存儲(chǔ)時(shí)要注意文書檔案信息的安全性和統(tǒng)一性。

（二）統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，完善文書檔案的信息存儲(chǔ)。數(shù)據(jù)庫(kù)的建立可以提高文書檔案信息存儲(chǔ)能力，該項(xiàng)工作需要從以下兩方面入手：1.建立專門為文書檔案服務(wù)的信息數(shù)據(jù)庫(kù)。在建立文書檔案數(shù)據(jù)庫(kù)之前，應(yīng)提前建立好檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)和檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，提高數(shù)據(jù)庫(kù)之間的兼容性，提升檔案資源利用效率。由于二者建設(shè)模式存在區(qū)別，可以使用相應(yīng)的軟件建立目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，使信息應(yīng)用的便捷程度有所提高。應(yīng)用ACDsee軟件和數(shù)字化軟件建立全文數(shù)據(jù)庫(kù)，將著錄格式統(tǒng)一化，使文書檔案盡快存儲(chǔ)在系統(tǒng)內(nèi)，再對(duì)信息展開結(jié)構(gòu)化處理。2.標(biāo)準(zhǔn)化文書檔案數(shù)字化著錄。這項(xiàng)工作需要從標(biāo)準(zhǔn)化、字段內(nèi)容入手，應(yīng)用統(tǒng)一著錄標(biāo)準(zhǔn)管理數(shù)字化文書檔案，使用規(guī)范的著錄符號(hào)，確保內(nèi)容完整性。比如用“？”表示無(wú)法識(shí)別的文字，用“[]”表示自擬文件標(biāo)題。3.加強(qiáng)各部門的配合工作，做好文書檔案的對(duì)接。事業(yè)單位各部門在日常工作中會(huì)有很多文書，想要做好文書檔案的數(shù)字化管理，就要強(qiáng)調(diào)各部門間的協(xié)調(diào)與配合。檔案管理人員應(yīng)主動(dòng)做好文書檔案的收集工作，及時(shí)收集分散在各部門的文書檔案，防止有檔案遺漏或丟失。各部門應(yīng)配合檔案管理部門，文件審閱后應(yīng)自覺將其送入檔案管理室，保障檔案資源的完整性。檔案查閱人員應(yīng)協(xié)調(diào)配合檔案管理人員，按照相關(guān)規(guī)章制度做好檔案處理工作，比如查閱文檔時(shí)及時(shí)登記，未經(jīng)允許不能隨意翻閱檔案。部分文書檔案不可以帶出檔案室，要求查閱人員配合檔案管理人員的工作，在檔案室內(nèi)完成對(duì)信息的查閱。事業(yè)單位應(yīng)引進(jìn)專業(yè)檔案管理人員，在各部門挖掘相關(guān)人才，經(jīng)過(guò)人才選拔和人才引進(jìn)建立數(shù)字化檔案管理隊(duì)伍。

（三）數(shù)字化掃描文書檔案，建立檔案管理數(shù)字化平臺(tái)。根據(jù)上文所述了解到，實(shí)現(xiàn)文書檔案數(shù)字化管理的關(guān)鍵在于信息掃描、語(yǔ)音識(shí)別以及鍵盤錄入。其中最常見的方法就是掃描，它可以對(duì)文書檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，提高文書檔案管理效率。在數(shù)字化掃描時(shí)需要配置專業(yè)的掃描設(shè)備，比如性能符合標(biāo)準(zhǔn)的掃描儀，按照科學(xué)的掃描流程對(duì)文書檔案展開掃描過(guò)程，加強(qiáng)對(duì)掃描儀的參數(shù)檢查，再對(duì)文書檔案進(jìn)行定位，確定檔案類型，選定預(yù)掃描的方式，經(jīng)過(guò)預(yù)掃描與預(yù)覽的文書檔案加以調(diào)整。根據(jù)具體調(diào)整情況設(shè)置掃描儀分辨率，確定掃描色調(diào)。掃描完成后需要對(duì)文書檔案進(jìn)行文字識(shí)別與校對(duì)工作，確定無(wú)誤后將文檔妥善保存。文書檔案數(shù)字化管理平臺(tái)的構(gòu)建有利于提升文書檔案管理效率，為事業(yè)單位搭建網(wǎng)絡(luò)化平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)對(duì)文書檔案管理工作的優(yōu)化調(diào)整，細(xì)化內(nèi)部環(huán)節(jié)。加強(qiáng)各部門的溝通與交流，優(yōu)化文書檔案的使用方式和閱讀方式，對(duì)檔案管理部門的內(nèi)部資源進(jìn)行優(yōu)化配置，應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)和信息技術(shù)構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)信息化系統(tǒng)。該系統(tǒng)的建立一方面可以保證文書檔案數(shù)字化管理的實(shí)效性，另一方面可以實(shí)現(xiàn)文書檔案信息資源的實(shí)時(shí)共享，完成對(duì)文書檔案的遠(yuǎn)程檢索，方便信息在各個(gè)部門的高效傳播，促進(jìn)文書檔案數(shù)字化管理工作方式的進(jìn)步。文書檔案管理系統(tǒng)可以解決電子檔案分散、檔案檢索效率低、歸檔借閱存在障礙、檔案丟失泄密、檔案權(quán)限設(shè)置不合理等問(wèn)題。系統(tǒng)建立了電子檔案庫(kù)，實(shí)現(xiàn)了對(duì)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化管理，方便對(duì)紙質(zhì)檔案、電子檔案的集中統(tǒng)一管理，支持多途徑在線檢索檔案，確立電子化歸檔和借閱的檔案管理流程，依靠細(xì)粒度權(quán)限控制體系實(shí)現(xiàn)對(duì)文書檔案資源的多重安全防護(hù)。與此同時(shí)，系統(tǒng)為檔案管理人員提供了各種統(tǒng)計(jì)表，支持人們對(duì)文書檔案的監(jiān)控與評(píng)估。文書檔案管理系統(tǒng)可對(duì)檔案進(jìn)行全生命周期管理，在檔案入庫(kù)階段進(jìn)行檔案采集和精細(xì)化管理，在檔案使用階段完善歸檔、借閱、鑒定以及銷毀等流程，在檔案統(tǒng)計(jì)階段支持報(bào)表統(tǒng)計(jì)和數(shù)據(jù)分析評(píng)估，全方位提高文書檔案管理的實(shí)效性。

四、總結(jié)

總而言之，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文書檔案相比，數(shù)字化文書檔案有著更多的優(yōu)勢(shì)，能夠讓檔案編輯工作更加高效靈活，提高檔案檢索的便捷性，實(shí)現(xiàn)文書檔案資源的實(shí)時(shí)共享。建議事業(yè)單位在今后文書檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程中，不斷積蓄人才，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，在建立文書檔案數(shù)字化歸檔管理體系的同時(shí)完善文書檔案的信息存儲(chǔ)。