信息化背景下醫(yī)院人事檔案管理的改革和創(chuàng)新策略

文/皖南醫(yī)學(xué)院第二附屬醫(yī)院 禹梁娟

人事檔案管理，是醫(yī)院的基礎(chǔ)性工作之一，其可以對人才評定、選拔、任用過程提供必要的依據(jù)。在醫(yī)院的人事檔案管理工作中，由于醫(yī)院具有集醫(yī)、教、研一體的綜合性質(zhì)，同時(shí)人員數(shù)量龐大，人員結(jié)構(gòu)組成復(fù)雜，人員流動性較大等特點(diǎn)，使得醫(yī)院的人事檔案管理區(qū)別于其他單位，其難度普遍較大。當(dāng)前，隨著信息化的蓬勃發(fā)展，信息量呈現(xiàn)幾何遞增，醫(yī)院內(nèi)部的人事檔案管理工作也面臨著巨大的挑戰(zhàn)和機(jī)遇。醫(yī)院內(nèi)部的人事檔案管理工作往往處于相對落后狀態(tài)，嚴(yán)重削弱了醫(yī)院內(nèi)部人事檔案管理工作中的服務(wù)功能。本文通過探討信息化背景下醫(yī)院內(nèi)部人事檔案管理過程顯露的問題，提出醫(yī)院內(nèi)部人事檔案管理改革的創(chuàng)新做法，提出可以提高管理質(zhì)量的創(chuàng)新策略。

一、信息化背景對人事檔案提出的要求及信息化的優(yōu)勢

（一）醫(yī)院人事檔案的相關(guān)概念。醫(yī)院人事檔案是指醫(yī)院在運(yùn)行進(jìn)程中，對包括醫(yī)療人員、護(hù)理人員以及管理人員在內(nèi)的各類人員，在職業(yè)道德、工作能力等多方面進(jìn)行綜合評定，并依據(jù)檔案管理的規(guī)范要求建立完善的個(gè)人檔案。醫(yī)院內(nèi)部的人事檔案資料不僅包括醫(yī)院職工的個(gè)人基礎(chǔ)信息，同時(shí)還涉及、檔案、學(xué)術(shù)成果、社會兼職等多種資料，其中很大部分是圖像復(fù)印資料。

（二）信息化背景對醫(yī)院人事檔案管理工作的新要求。首先，信息量的不斷增大，信息種類也不斷地增多，是信息化背景的特點(diǎn)，醫(yī)院內(nèi)部的人事檔案資料，往往包含很多圖像資料，特別是資格證書、學(xué)術(shù)成果、社會兼職、榮譽(yù)等資料，往往需要整理存儲大量紙質(zhì)復(fù)印件，其需要裝訂成冊，占用大量倉庫空間，極其不便，此時(shí)需要借助信息化技術(shù)進(jìn)行高效的整理和存儲。其次，醫(yī)院人事檔案存儲周期長，內(nèi)容更新快，檔案資料不斷增多，傳統(tǒng)的人工錄入和整理紙質(zhì)資料，需要將紙質(zhì)資料搬運(yùn)、拆開，整理修改后再重新裝訂儲存，過程復(fù)雜，消耗大量的人力物力，且紙質(zhì)資料保存不方便，容易損壞、丟失，整體效率較低，需要信息化技術(shù)進(jìn)行高效的補(bǔ)充和錄入。最后，醫(yī)院的人事檔案信息往往總量龐大，同時(shí)涉及人力資源部、科教部和醫(yī)務(wù)科等相關(guān)科室，科室之間交集多，互動頻繁，當(dāng)檔案人員在檢索查找資料時(shí)，往往需要走訪多個(gè)部門，流程煩瑣，耗費(fèi)大量的時(shí)間和精力，極大地影響了醫(yī)院行政的正常運(yùn)行，甚至影響到醫(yī)療工作的開展，檔案資料的信息化，優(yōu)化了相關(guān)程序，確保人事檔案有據(jù)可查，可以使醫(yī)院檔案人員在檢索查找檔案資料時(shí)快速、有序。

（三）信息化背景對醫(yī)院人事檔案管理工作的優(yōu)勢。醫(yī)院通過人事檔案信息化的建設(shè)，使檔案內(nèi)容更加豐富多樣，提高了檔案資料的安全性，同時(shí)可以充分利用信息化帶來的高效和便利，提高了人事檔案的完整性，確保了人事檔案的及時(shí)性，保證了人事檔案的質(zhì)量。加快了檔案的檢索速度，整合了多種資料，節(jié)省醫(yī)院寶貴的人力物力，節(jié)省時(shí)間，也方便工作人員進(jìn)行修改和查閱，減輕檔案管理人員勞動強(qiáng)度，增強(qiáng)檔案管理的效能。

二、信息化背景下醫(yī)院人事檔案管理存在的問題

當(dāng)前，我國很多醫(yī)院人事檔案管理雖然已進(jìn)入了信息化管理階段，但這一階段的信息化管理仍存在很多不足的地方。由于各醫(yī)院單位的人事檔案相關(guān)信息化程度不同，大多數(shù)單位信息化背景下的人事檔案管理也存在這一些問題，這些問題降低了人事檔案管理的有效性和便捷性，影響了人事檔案信息化建設(shè)的優(yōu)勢，制約了醫(yī)院人事檔案工作的持續(xù)發(fā)展。

（一）信息化管理意識較弱，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)落后。由于各醫(yī)院通常對人事檔案管理相關(guān)的信息化建設(shè)重要性認(rèn)識不足，只是將人事檔案管理當(dāng)作一般情況的記錄，忽視其重要的作用。各單位間信息化管理差距仍然較大，甚至有些單位存在制度漏洞，制度建設(shè)不合理等情況，同時(shí)由于每年投入的經(jīng)費(fèi)較為有限，導(dǎo)致很多單位在信息化建設(shè)過程中發(fā)生基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不到位、硬件設(shè)備落后、軟件開發(fā)難以跟進(jìn)等問題。這些問題限制了醫(yī)院人事檔案管理相關(guān)的信息化建設(shè)的具體實(shí)踐和應(yīng)用。

（二）信息化建設(shè)水平有待提高，管理方式分散單調(diào)。目前，我國醫(yī)療系統(tǒng)內(nèi)部人事檔案管理制度建設(shè)有待提高，信息化建設(shè)水平普遍不高，信息化建設(shè)往往停留在初期狀態(tài)。人事檔案或多或少仍然依賴于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資料，人事檔案的信息化管理往往也是通過人工收集、整理、歸檔等方式完成，不僅影響了人事檔案的管理效率，還在很大程度上降低了人事檔案的完整性和真實(shí)性，影響了人事檔案信息的共享。檔案信息的使用往往涉及多個(gè)科室，職工的個(gè)人信息、檔案、學(xué)術(shù)成果、社會兼職等信息分別由人力資源部、科教部和醫(yī)務(wù)科分別保存，在具體的操作學(xué)術(shù)過程中容易出現(xiàn)錯(cuò)誤，甚至在進(jìn)行借閱、移動過程中出現(xiàn)檔案原件以及電子資料的遺失和損壞。

（三）醫(yī)院檔案管理人員結(jié)構(gòu)不合理。在信息化背景下開展醫(yī)院人事檔案管理相關(guān)工作需要更高要求的檔案管理人員，他們不僅要懂得檔案管理的專業(yè)知識水平，還要具有相當(dāng)?shù)挠?jì)算機(jī)信息處理技術(shù)，同時(shí)要具備良好的責(zé)任心。目前大多數(shù)醫(yī)院人事檔案管理人員結(jié)構(gòu)不合理，具體表現(xiàn)在其整體專業(yè)程度較低、老齡化現(xiàn)象明顯、專業(yè)不對口等狀況。導(dǎo)致部分檔案管理人員的觀念陳舊且難以熟悉信息化管理技能；還有一部分醫(yī)院選擇其他工作人員兼任或者外聘檔案管理人員，他們往往在工作中責(zé)任心不足，無法順利完成人事檔案相關(guān)工作。

（四）醫(yī)院人事檔案信息化管理數(shù)字化的問題。人事檔案信息化管理首先需要使用大量數(shù)字化電子檔案，雖然數(shù)字化的電子檔案可以進(jìn)行復(fù)制和備份，十分便捷。但是無法通過辨別筆跡等形式判斷檔案的真實(shí)性，并且電子檔案沒有印章以及手寫簽名，導(dǎo)致無法進(jìn)一步驗(yàn)證真?zhèn)?，電子檔案的真實(shí)性需要進(jìn)一步提高。在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)迅速發(fā)展的今天，網(wǎng)絡(luò)以及電子檔案的安全形勢也十分嚴(yán)峻。電子資料丟失、保密信息被盜取的現(xiàn)象屢見不鮮，計(jì)算機(jī)病毒以及黑客的入侵使得數(shù)據(jù)庫無法工作、資料丟失。這些問題嚴(yán)重威脅了保存的電子資料的安全。醫(yī)院電腦數(shù)據(jù)庫軟件的開發(fā)商各不相同，電子設(shè)備的操作系統(tǒng)不同，電子文檔不兼容問題也日漸突出。非同一操作系統(tǒng)架構(gòu)的電子檔案之間不能兼容識別，格式的轉(zhuǎn)換困難，影響人事檔案信息化工作開展。

三、信息化背景下人事檔案管理的改革和創(chuàng)新策略

（一）強(qiáng)化信息化管理意識，加大對基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的投入。信息化建設(shè)是未來的發(fā)展趨勢，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層必須轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)落后的檔案觀念，意識到醫(yī)院內(nèi)部人事檔案管理信息化十分必要。與此同時(shí)，還需要各單位對目前運(yùn)行的人事檔案制度進(jìn)行進(jìn)一步的優(yōu)化，充分明確檔案人員的職責(zé)和管理細(xì)則，使醫(yī)院內(nèi)部人事檔案管理能夠適應(yīng)信息化環(huán)境的需求。與此同時(shí)，醫(yī)院要加大基礎(chǔ)設(shè)施投入力度，除應(yīng)配備計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀等設(shè)備，并加大對硬件設(shè)備的保養(yǎng)維護(hù)、升級改造力度外，也要注意軟件設(shè)備的開發(fā)與更新也應(yīng)實(shí)時(shí)跟進(jìn)避免因?yàn)榛A(chǔ)設(shè)施故障所產(chǎn)生的損失。

（二）構(gòu)建完備的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫。醫(yī)院應(yīng)當(dāng)構(gòu)建完備的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，做到及時(shí)、全面的數(shù)字化管理，相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)建立健全完全數(shù)字化數(shù)據(jù)庫存儲的信息管理模式下的醫(yī)院整體人事檔案信息共享平臺，由人事檔案人員統(tǒng)一管理、錄入職工相關(guān)的所有信息，且即時(shí)更新錄入醫(yī)院職工的榮譽(yù)稱號、學(xué)術(shù)成果、社會兼職和參與公益活動等內(nèi)容。相關(guān)科室可以通過此系統(tǒng)查閱，形成整體化醫(yī)院信息共享平臺，顯著提高了管理效率并可以減少信息采集和移動過程中的風(fēng)險(xiǎn)。

（三）合理調(diào)整醫(yī)院檔案管理人員結(jié)構(gòu)。醫(yī)院人事檔案管理在日常工作中，要加強(qiáng)對于人才的培養(yǎng)，特別是復(fù)合型人才的培養(yǎng)，檔案人員可以通過繼續(xù)教育、業(yè)務(wù)培訓(xùn)等多種形式，掌握新的知識和技能，提高自己的業(yè)務(wù)能力以及專業(yè)素養(yǎng)，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)為人事檔案工作人員制定職業(yè)規(guī)劃，可以通過一些科學(xué)合理的政策性激勵(lì)措施，例如改善工資績效、增加晉升機(jī)會等手段，提高管理人員積極性。此外，醫(yī)院人事檔案人才隊(duì)伍中必須要具有高級計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平的人才，以更好地實(shí)現(xiàn)檔案資源的利用、加工以及整合，便捷地向醫(yī)院人事檔案信息化管理工作提供支持。

（四）人事檔案信息化的真實(shí)性和安全性。讓人事檔案信息化管理體系發(fā)揮最大作用，保障其真實(shí)性以及安全性，需要提高人事檔案相關(guān)人員的綜合素質(zhì)與培養(yǎng)信息化背景下的數(shù)據(jù)意識，通過人事檔案信息數(shù)據(jù)庫的設(shè)立和專人對檔案資料的持續(xù)性更新、管理和維護(hù)，使數(shù)據(jù)庫一直處于最新狀態(tài)。明確檔案工作紀(jì)律，專人需要完整并且正確地錄入信息，及時(shí)實(shí)施更新并做好數(shù)據(jù)的核對。對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，嚴(yán)格做好信息安全的保障工作，給相關(guān)人員設(shè)置不同的權(quán)限，做好內(nèi)外網(wǎng)的隔離，禁止外接設(shè)備連接數(shù)據(jù)庫主機(jī)，避免運(yùn)行不明軟件等措施，進(jìn)一步保障信息的安全。

四、結(jié)語

通過對信息化背景下醫(yī)院相關(guān)人事檔案管理過程問題分析和優(yōu)化，從而顯著提高人事檔案管理部門運(yùn)行效率，充分展現(xiàn)出人事檔案信息化的顯著優(yōu)勢。在新形勢下進(jìn)行更科學(xué)合理的信息化人事檔案信息化管理工作，有利于醫(yī)院工作人員的業(yè)務(wù)水平提高和醫(yī)院的持續(xù)穩(wěn)步發(fā)展。