信息化建設(shè)推動(dòng)醫(yī)院人事檔案精細(xì)化管理研究

文/濟(jì)寧醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院 常暖暖

伴隨時(shí)代發(fā)展和科學(xué)技術(shù)進(jìn)步，人們工作質(zhì)量和效率越來越高。醫(yī)院采取先進(jìn)技術(shù)方案進(jìn)行人事檔案管理，可以更為優(yōu)化和細(xì)節(jié)處理人事檔案信息，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理工作的安全性和可靠性。精細(xì)化的管理方案就是將傳統(tǒng)的管理工作方案再進(jìn)行科學(xué)的規(guī)范化管理，實(shí)現(xiàn)個(gè)性化的管理以及精細(xì)化的管理。精細(xì)化管理的方案可以將管理工作的責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，制定完善的管理工作流程，進(jìn)而提升管理工作的質(zhì)量，加速管理工作的效率。精細(xì)化管理具有重要作用，可以在信息化技術(shù)的支持下，完善醫(yī)院信息化人事檔案管理工作體系，達(dá)成人事檔案管理工作的改革目標(biāo)。

一、醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題

（一）醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀。傳統(tǒng)紙質(zhì)的醫(yī)院人事檔案容易出現(xiàn)破損、丟失等問題，而且占據(jù)的空間比較大，不容易維護(hù)和保存。采取信息化技術(shù)進(jìn)行醫(yī)院人事檔案的管理，可以有效解決這一問題，了解醫(yī)院工作人員詳細(xì)信息，作為考核、考察、提拔等工作的參考。但是，由于醫(yī)院工作人員流動(dòng)性大，調(diào)動(dòng)工作的同時(shí)需做好檔案移交工作，檔案管理工作人員工作不到位、理念落后，專業(yè)知識(shí)水平有限，都會(huì)影響醫(yī)院人事檔案管理工作的順利進(jìn)行，不能夠充分發(fā)揮其優(yōu)勢(shì)。

（二）醫(yī)院人事檔案管理存在的問題。1.檔案歸檔問題。根據(jù)醫(yī)院人事檔案工作要求可以將檔案劃分為十種類型，復(fù)雜的歸檔內(nèi)容詳細(xì)地呈現(xiàn)出人力資源管理工作的細(xì)節(jié)內(nèi)容，也呈現(xiàn)出醫(yī)院人事檔案管理工作的壓力。醫(yī)療衛(wèi)生工作團(tuán)隊(duì)的工作內(nèi)容比較復(fù)雜，醫(yī)療衛(wèi)生工作團(tuán)隊(duì)也呈現(xiàn)知識(shí)密集性特征，展開全面且細(xì)致的檔案管理非常必要，然而醫(yī)院的人事檔案歸檔工作存在局限性，不能夠滿足細(xì)致的信息存儲(chǔ)和整理需求。2.檔案利用率低。目前醫(yī)療衛(wèi)生組織應(yīng)用的信息化技術(shù)方案尚且不能滿足整體人事檔案管理工作需求，將信息技術(shù)作為醫(yī)院人事檔案管理工作技術(shù)基礎(chǔ)支持，卻過度關(guān)注了體系建設(shè)，而忽視了后期的管理工作內(nèi)容，導(dǎo)致建立后的人事檔案信息化管理平臺(tái)實(shí)際并沒有得到高效率的使用。通過調(diào)查研究了解到，部分醫(yī)院的檔案管理工作人員并不了解信息化人事檔案的運(yùn)用，少部分檔案管理工作人員認(rèn)為信息化人事檔案管理體系不存在優(yōu)異的使用效果。3.檔案管理人員信息素養(yǎng)偏低。全面應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)運(yùn)用信息化技術(shù)需要一個(gè)過程，同樣需要培養(yǎng)具備專業(yè)素養(yǎng)和技能的人才。由于醫(yī)院信息化技術(shù)的人事檔案管理工作開展過程中缺乏專業(yè)的工作人員，導(dǎo)致檔案管理工作存在漏洞。沒有定期的培訓(xùn)和宣傳意識(shí)，導(dǎo)致醫(yī)院人員信息素養(yǎng)偏低，阻礙工作人員實(shí)際操作水平，人員并不具備信息化的管理理念。

二、醫(yī)院人事檔案管理精細(xì)化管理改革的必要性

重視開展信息化技術(shù)工作方案，才能夠更好地提升管理工作的質(zhì)量和安全性，這也是醫(yī)院人事檔案管理工作精細(xì)化管理工作的有效途徑。應(yīng)用信息化技術(shù)具有重要的改革意義和價(jià)值，能夠更好地滿足大數(shù)據(jù)環(huán)境工作需求。

（一）滿足檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展需求。為滿足現(xiàn)代化的檔案管理工作發(fā)展要求，醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)首先應(yīng)當(dāng)認(rèn)識(shí)到人事檔案管理信息化的重要性，優(yōu)化并完善自身的工作體系，面對(duì)日益增加的人事檔案數(shù)量和類別，從而建立巨大的人事檔案信息體系等數(shù)據(jù)。醫(yī)療衛(wèi)生工作團(tuán)隊(duì)的工作人員數(shù)量在不斷地增加，就需要建立更多的數(shù)據(jù)信息，全新的檔案也會(huì)不斷增加，從而構(gòu)建更新的數(shù)據(jù)庫信息。傳統(tǒng)的人事檔案信息管理體系已經(jīng)不能夠滿足巨大信息管理的工作內(nèi)容要求，因此，采取信息化管理技術(shù)可以更好地精細(xì)化管理人事檔案，避免出現(xiàn)管理工作的失誤或者是信息檔案混亂問題。

（二）滿足醫(yī)院檔案管理模式變革需求。醫(yī)院為滿足更好的發(fā)展需求，需要變革傳統(tǒng)的檔案管理模式，將傳統(tǒng)相對(duì)粗略的信息管理方案轉(zhuǎn)變?yōu)橄鄬?duì)精密的管理方案，即采取信息化技術(shù)方案將已經(jīng)存在的人事檔案進(jìn)行整合管理，重新進(jìn)行數(shù)據(jù)和信息的鑒別、分析、整合以及歸檔，滿足不同檔案信息化管理的目標(biāo)，從而達(dá)成精細(xì)化標(biāo)準(zhǔn)要求。采取信息化技術(shù)滿足細(xì)節(jié)管理目標(biāo)，可以更好地實(shí)現(xiàn)人事檔案管理工作各個(gè)細(xì)節(jié)連接和共享的目標(biāo)，減少傳統(tǒng)工作方式存在的漏洞，提升人事檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

（三）滿足提升人事檔案管理工作效率需求。為滿足醫(yī)院人事檔案管理工作的效率提升需求，采取信息化技術(shù)的工作方法可以盡可能優(yōu)化醫(yī)院的人事檔案管理工作目標(biāo)。將精細(xì)化管理作用作為人事檔案信息化管理的基石，在詳細(xì)分工和責(zé)任落實(shí)制度的支持下滿足深入的管理工作要求，從客觀的角度分析必然會(huì)增加人事檔案管理的工作量。如果人為操作這項(xiàng)工作內(nèi)容不僅無法滿足細(xì)節(jié)要求，還可能出現(xiàn)信息錯(cuò)誤或者工作失誤等問題。應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)進(jìn)行信息化技術(shù)操作，可以在精準(zhǔn)理念指導(dǎo)下更好完成人事檔案管理工作細(xì)節(jié)，保留大量人事檔案，支持醫(yī)院人事檔案管理工作順利進(jìn)行。

三、信息化技術(shù)推動(dòng)醫(yī)院人事檔案管理精細(xì)化策略

（一）基于人事檔案數(shù)據(jù)庫優(yōu)化檔案歸檔工作。建立人事檔案數(shù)據(jù)庫，并將其作為優(yōu)化檔案歸檔工作的基礎(chǔ)，可以有效優(yōu)化醫(yī)院人事檔案管理工作細(xì)節(jié)。重視細(xì)節(jié)化和精準(zhǔn)度的人事檔案管理工作內(nèi)容，應(yīng)當(dāng)積極應(yīng)用現(xiàn)代化科技，革新傳統(tǒng)人事檔案管理理念，針對(duì)不同職業(yè)和類別的人事檔案進(jìn)行優(yōu)化管理。建立數(shù)據(jù)庫模式符合現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的工作模式需求，可以提供更多的信息量并整合提升處理信息數(shù)據(jù)工作的效率和質(zhì)量，提高傳統(tǒng)工作效率。信息化技術(shù)的支持讓信息比對(duì)等工作更為便利，且排除可能出現(xiàn)的不真實(shí)的數(shù)據(jù)信息等問題。改革對(duì)于醫(yī)院人事檔案管理工作具有重要意義，信息化技術(shù)能夠推動(dòng)醫(yī)院人事檔案管理工作進(jìn)度，可以實(shí)現(xiàn)更大數(shù)據(jù)量的人事檔案管理目標(biāo)，并且有效提取更高難度的人事檔案管理數(shù)據(jù)，推進(jìn)變化速度快的人事檔案管理工作質(zhì)量，處理更為困難的問題，實(shí)現(xiàn)電子檔案應(yīng)用目標(biāo)。信息技術(shù)應(yīng)用的人事檔案管理模式能夠?qū)崿F(xiàn)橫向?qū)Ρ鹊哪繕?biāo)，提升檔案管理工作質(zhì)量，保證人事檔案數(shù)據(jù)的有效性。

（二）充分發(fā)揮醫(yī)院人事檔案信息管理體系作用。完善人事檔案信息管理工作職能部門的工作細(xì)節(jié)，保證人事檔案工作質(zhì)量，可以更為充分地發(fā)揮醫(yī)院人事檔案信息管理工作作用。傳統(tǒng)構(gòu)建檔案信息的工作會(huì)存在不同科室和部門共享信息效率低的情況，造成人事檔案管理工作存在困難。發(fā)現(xiàn)人事檔案管理工作存在的問題，采取科學(xué)應(yīng)對(duì)策略，才能夠運(yùn)用針對(duì)性方法建立統(tǒng)一的人事檔案管理信息平臺(tái)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)信息共享。應(yīng)用信息化技術(shù)方式可以設(shè)置檔案管理權(quán)限，保障人事檔案管理的安全性和可靠性，提高人事檔案管理工作質(zhì)量。信息技術(shù)的管理方式也可以針對(duì)人事檔案的管理流程進(jìn)行監(jiān)督把控，實(shí)現(xiàn)優(yōu)化管理的目標(biāo)。在醫(yī)院人事檔案管理工作執(zhí)行過程中，應(yīng)用信息化技術(shù)方案，可以提升人事檔案管理工作的效率，并獲得相關(guān)職能部門的協(xié)助與支持。重視對(duì)醫(yī)院人事檔案管理工作的監(jiān)督與管理，避免人事檔案管理工作出現(xiàn)失誤等問題，將工作職能落實(shí)到細(xì)節(jié)，制定相對(duì)細(xì)致的獎(jiǎng)罰制度，提高工作人員工作的積極性，讓各部門的工作人員能夠進(jìn)行良好的溝通，實(shí)現(xiàn)工作細(xì)節(jié)的監(jiān)督與管控。

（三）強(qiáng)化醫(yī)院人事檔案管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)與信息資源投入。提升人事檔案管理工作團(tuán)隊(duì)和個(gè)人的重視，才能夠更好地開展細(xì)節(jié)工作內(nèi)容，才能夠保證人事檔案管理工作的質(zhì)量。傳統(tǒng)的人事檔案管理工作方式比較落后，需要革新管理工作理念，充分應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)，要求管理工作人員能夠?qū)崿F(xiàn)技能考核，滿足革新后的工作方式要求。定期開展工作人員的思想及技能培訓(xùn)，提升工作人員思想認(rèn)知的同時(shí)，加強(qiáng)工作人員專業(yè)管理技能水平。強(qiáng)化醫(yī)院人事檔案管理團(tuán)隊(duì)的建設(shè)，并積極地投入信息資源，這樣可以在很大程度上避免人員操作出現(xiàn)的失誤等問題，提高醫(yī)院人事檔案管理工作可靠性。另外，醫(yī)院還可以配套升級(jí)信息化管理軟件等，提升管理工作效率，更新落后的設(shè)備或者軟件，降低體系維護(hù)成本。建立一個(gè)具有檔案管理意識(shí)的團(tuán)隊(duì)，培養(yǎng)具備良好人事檔案管理認(rèn)知的工作人員，對(duì)于醫(yī)院長(zhǎng)久的人事檔案管理工作具有重要意義和價(jià)值。目前醫(yī)院人事檔案管理工作的相關(guān)人員并沒有認(rèn)識(shí)到自身工作的重要性，存在整體工作素質(zhì)較低的情況，對(duì)于現(xiàn)代化的信息技術(shù)掌握能力缺失，影響人事檔案數(shù)據(jù)建立的工作效率，實(shí)際信息技術(shù)操作和管理能力不足。構(gòu)建具備精細(xì)化人事檔案管理工作的體系，需要定期為工作人員進(jìn)行信息技術(shù)培訓(xùn)，并進(jìn)行定期的考核，重視強(qiáng)化人事檔案管理工作人員的思想認(rèn)知，面對(duì)不具備工作能力的人員在必要情況下可以選擇勸退，以免引起工作不良情況。重點(diǎn)投資信息化技術(shù)設(shè)備等，能夠更好地實(shí)現(xiàn)信息化技術(shù)的推進(jìn)，并提升醫(yī)院的人事檔案管理工作效率及進(jìn)度。

四、結(jié)論

綜合上述研究?jī)?nèi)容，進(jìn)行切實(shí)有效的分析、探討，從中能夠了解到，采取信息化技術(shù)的醫(yī)院人事檔案管理工作方案，能夠減輕工作人員工作壓力，同時(shí)提高檔案管理工作質(zhì)量和效率。重視提升醫(yī)院人事檔案管理工作人員專業(yè)技能和科學(xué)認(rèn)知，可以促進(jìn)檔案管理工作的效果升級(jí)，促進(jìn)人力資源管理工作進(jìn)步與發(fā)展。