民營企業(yè)人事檔案管理存在的問題與對策

文/杭州正才控股集團(tuán)有限公司 郭麗萍

企業(yè)人事檔案是指企業(yè)人力資源部門在招聘、配置、培訓(xùn)、考核、獎(jiǎng)懲、選拔和任用等工作中直接產(chǎn)生的，記述和反映個(gè)人經(jīng)歷、德才能績、工作表現(xiàn)，以個(gè)人為單位立卷歸檔保存起來以備查考的文字、聲音、圖像、照片、表格及其他各種形式的歷史記錄，是全面考察員工的重要依據(jù)，是企業(yè)檔案的重要組成部分，對人力資源開發(fā)、人才管理、人才政策制定等方面具有十分重要的作用。由于民營企業(yè)的靈活多變性，企業(yè)的組織架構(gòu)調(diào)整比較頻繁，人才流動(dòng)性比較大，員工的調(diào)崗和離職情況非常普遍。人事檔案收集不完整、管理不規(guī)范、存放不安全等給許多民營企業(yè)人力資源管理和人事檔案管理工作帶來了很大的困擾，本文結(jié)合民營企業(yè)人事檔案管理中存在的問題和處理對策進(jìn)行了深入分析，以幫助民營企業(yè)人力資源部門做好人事檔案管理工作。

一、人事檔案的重要性

1.人才是企業(yè)之間綜合實(shí)力的競爭，人事檔案是企業(yè)人才素質(zhì)的信息卡片，是企業(yè)任免干部、調(diào)整組織架構(gòu)，進(jìn)行上層決策的重要手段。只有做好人事檔案管理工作，各企業(yè)才能在當(dāng)今的市場競爭中占有主導(dǎo)地位，才能更好地維護(hù)企業(yè)的利益，促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。2.人事檔案是企業(yè)對員工進(jìn)行評價(jià)的依據(jù)，是企業(yè)人力資源部門進(jìn)行崗位設(shè)置和人才匹配的重要參考工具。一個(gè)員工能否勝任預(yù)期的崗位，能否人盡其才，除了要看他在工作中的實(shí)際表現(xiàn)，個(gè)人的人事檔案也是其歷次工作經(jīng)歷好壞的直接體現(xiàn)。只有做好企業(yè)的人事檔案管理工作，保證人事檔案的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，充實(shí)企業(yè)的人才資源庫，才能幫助企業(yè)人力資源部門更好地選人和用人，規(guī)避法律風(fēng)險(xiǎn)，為企業(yè)的發(fā)展儲(chǔ)備更加優(yōu)秀的人才力量，為企業(yè)贏得最大的經(jīng)濟(jì)效益。3.人事檔案是員工成長歷程的見證者，它包含了員工簡歷、考核、鑒定、崗位評定、學(xué)歷材料，獎(jiǎng)勵(lì)、處分、任免、工資待遇、技術(shù)職稱等材料，是每位員工各階段工作經(jīng)歷的真實(shí)反映。人事檔案是企業(yè)補(bǔ)充新鮮血液、選用新人的重要依據(jù)，也是員工維護(hù)自己合法權(quán)益、為自己尋求更好發(fā)展機(jī)遇的重要保障。

二、民營企業(yè)人事檔案管理工作存在的問題

（一）人事檔案管理意識淡薄。民營企業(yè)機(jī)制靈活多變，企業(yè)發(fā)展迅速，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)重視的是經(jīng)濟(jì)效益的提升，對于一些不能產(chǎn)生直接經(jīng)濟(jì)效益的管理類工作，則是能省就省。由于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的不重視，對于人事檔案管理工作投入少，人員、辦公場所、庫房和設(shè)備等配置都不到位。由于民營企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案管理工作的不重視，“挖墻角”“空降兵”的現(xiàn)象非常普遍。招聘人才不走正常招聘渠道，沒有審批流程，很多情況下該存檔的材料沒有留存，人事檔案的交接和轉(zhuǎn)移也流于形式，容易造成人事檔案的丟失。企業(yè)員工沒有人事檔案管理工作的意識，為了個(gè)人的自身利益，會(huì)在人事檔案資料中弄虛作假，這就造成了民營企業(yè)人事檔案的不真實(shí)、不準(zhǔn)確、不規(guī)范，會(huì)給企業(yè)帶來很大的法律風(fēng)險(xiǎn)，給企業(yè)造成一定的經(jīng)濟(jì)損失。

（二）人事檔案管理體系不健全。由于民營企業(yè)對人事檔案管理工作不夠重視，人事檔案管理體系不健全。為了節(jié)省開支，經(jīng)常使用兼職人員來管理人事檔案。兼職檔案管理人員素質(zhì)不高，保密意識不強(qiáng)，對檔案管理工作的重要性認(rèn)識不足。兼職人員身兼多職，工作不穩(wěn)定，更換頻繁，難以勝任檔案工作。隨著民營企業(yè)規(guī)模的日益擴(kuò)大，涉及的行業(yè)和領(lǐng)域也不斷擴(kuò)充，對各行各業(yè)優(yōu)秀人才的需求量日益激增，人事檔案數(shù)量也隨之不斷增加，檔案管理難度增大。由于民營企業(yè)的檔案管理體系不健全，直接影響了企業(yè)人事檔案管理工作的正常開展。

（三）人事檔案管理不規(guī)范。雖然民營企業(yè)的人力資源管理部門也會(huì)制定一些相應(yīng)的人事管理制度，但是由于民營企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案管理工作的不重視，許多制度執(zhí)行不力。對于人力資源規(guī)劃、招聘、培訓(xùn)、績效、薪酬、勞動(dòng)關(guān)系等各模塊的管理工作也非常隨意，工作流程不完善。在很多情況下，某些領(lǐng)導(dǎo)的指示就是制度，這就造成了民營企業(yè)員工的簡歷、考核、鑒定、學(xué)歷、工資待遇、員工退休、離職、工傷和工亡等需要永久保存的檔案材料不完整、不準(zhǔn)確，交接歸檔不及時(shí)，甚至遺失。而人事檔案原始資料的丟失，會(huì)對員工的發(fā)展造成不可挽回的損失，不利于人才的提升和發(fā)展，也會(huì)給民營企業(yè)的人事檔案管理工作造成了很大困難，影響了人事檔案工作的規(guī)范性。同時(shí)，由于民營企業(yè)人事檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施配置不到位，材料隨意堆放，檔案管理的環(huán)境比較惡劣，兼職人員的素質(zhì)不高，檔案的轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出、查閱等不按正常手續(xù)進(jìn)行，造成了人事檔案管理工作的混亂。

（四）人事檔案信息化水平不高。由于民營企業(yè)對檔案工作的不重視，各種投入不足，檔案信息化手段非常落后。在很多情況下，人事檔案管理工作主要還依賴于手工整理和查找，這使民營企業(yè)的檔案工作質(zhì)量無法得到提高，效率也非常低下，從而限制了民營企業(yè)人事檔案信息化水平的提升。

三、民營企業(yè)人事檔案管理工作中存在問題的處理對策

（一）轉(zhuǎn)變觀念，提高人事檔案管理工作意識。民營企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識薄弱，這是影響人事檔案工作的關(guān)鍵問題。要轉(zhuǎn)變企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的觀念，要讓企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重要性有正確的認(rèn)識，這樣才會(huì)在預(yù)算中加大對檔案工作的傾斜力度。只有企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作重視了，才會(huì)通過正常渠道給企業(yè)招聘人才，保證人力招聘各環(huán)節(jié)正常進(jìn)行，保證人事檔案的完整、準(zhǔn)確、真實(shí)，維護(hù)好企業(yè)的利益，企業(yè)員工得到實(shí)惠后，其檔案意識才會(huì)加強(qiáng)。檔案管理部門也要充分認(rèn)識到人事檔案工作的重要性，樹立高度的責(zé)任感，只有真正把人事檔案工作做好，保證人事檔案的真實(shí)與完整，為企業(yè)進(jìn)行人才評價(jià)和員工個(gè)人職業(yè)通道的提升做好強(qiáng)有力的保障，企業(yè)員工才會(huì)意識到人事檔案工作的重要性，才會(huì)自覺遵守人事檔案工作的各項(xiàng)規(guī)章制度。

（二）建立健全的人事檔案管理體系。要將人事管理工作納入企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)的議事日程，完善民營企業(yè)人力資源部門的崗位設(shè)置，增加專職的人事檔案管理崗位，明確崗位職責(zé)及工作標(biāo)準(zhǔn)，并加強(qiáng)培訓(xùn)，提高人事檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)水平。人力資源管理部門要對各職能部門設(shè)置用人需求，按年度報(bào)送用人計(jì)劃。企業(yè)招聘人才要經(jīng)過人力資源部門統(tǒng)籌安排，要做到“因事設(shè)崗”，不能多頭并進(jìn)，雜亂無章。企業(yè)OA辦公系統(tǒng)要與人力資源管理部門的EHR系統(tǒng)進(jìn)行對接，在員工入職或離職通告發(fā)出的同時(shí)，要及時(shí)對該員工的人事檔案進(jìn)行補(bǔ)充和更新。在各管轄子公司和項(xiàng)目部同樣要設(shè)置人事檔案管理崗位，對各管轄企業(yè)和項(xiàng)目部日益增多的人事檔案材料進(jìn)行及時(shí)收集和整理歸檔，同時(shí)要與企業(yè)總部人力資源部門的人事檔案管理人員及時(shí)進(jìn)行工作溝通，強(qiáng)化條線管理，實(shí)現(xiàn)資源共享。只有健全民營企業(yè)的人事檔案管理體系，才能保證民營企業(yè)人事檔案工作的順利開展。

（三）推動(dòng)人事檔案管理規(guī)范化進(jìn)程。民營企業(yè)機(jī)制靈活，發(fā)展迅速，在企業(yè)發(fā)展過程中，人事檔案管理工作不可避免地會(huì)出現(xiàn)許多不規(guī)范的情況。這就要求民營企業(yè)的行政和人事部門在實(shí)際工作過程中，要相互配合，不斷完善企業(yè)檔案與人事工作的各項(xiàng)規(guī)范和制度，對人事檔案工作的每個(gè)環(huán)節(jié)，都要制定出具體細(xì)化的管理舉措，同時(shí)要完善監(jiān)督考核機(jī)制，加快人事檔案管理工作的規(guī)范化進(jìn)程。對人事檔案要按照在職、離職、退休等進(jìn)行分類，以個(gè)人為單位進(jìn)行立卷歸檔。人力資源部門在員工入職時(shí)就分配好員工號，這個(gè)員工號是唯一的，可以作為人事檔案的案卷編號，這樣順序排列就不會(huì)出現(xiàn)混亂。如果企業(yè)的檔案庫房空間充足，也可以按照員工姓名的拼音排序進(jìn)行人事檔案的排序。在收到人事檔案材料的當(dāng)天就要及時(shí)進(jìn)行整理歸檔，以保證人事檔案的安全，不損毀。為了保證人事檔案的安全性，人力資源部門的檔案管理人員可以借助信息技術(shù)開展檔案管理工作。將人事檔案上傳到EHR系統(tǒng)中，并及時(shí)做好檔案信息的更新備份工作，提升人事檔案的安全性和隱秘性。人力資源部門的工作人員還需要定期對人事檔案進(jìn)行檢查核對，針對人事調(diào)動(dòng)和職務(wù)任免、學(xué)歷提升等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，保證信息的準(zhǔn)確性和真實(shí)性。民營企業(yè)的人事檔案管理人員大部分是兼職，工作內(nèi)容多，檔案專業(yè)技術(shù)水平不高，這就會(huì)對企業(yè)人事檔案工作的質(zhì)量造成很大的影響。除了要加強(qiáng)培訓(xùn)，提高檔案人員的專業(yè)技能之外，還可以定期把新入職員工的人事檔案寄存到企業(yè)所在地人才市場的檔案服務(wù)中心，委托專業(yè)的人事檔案管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行專業(yè)化管理。這樣不僅可以給民營企業(yè)減小檔案存放空間的壓力，還能保證企業(yè)人事檔案的規(guī)范化和安全性。

（四）加快人事檔案管理信息化建設(shè)。在科技迅速發(fā)展的現(xiàn)階段，各種辦公軟件應(yīng)運(yùn)而生。人事檔案管理工作可以借助于EHR、檔案系統(tǒng)等信息化手段，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)人事檔案的在線收集、存檔、編碼、查詢、借閱傳遞等，不僅可以降低檔案管理人員的工作壓力，避免手工操作的失誤，同時(shí)也能夠?qū)ζ髽I(yè)的各種信息進(jìn)行資源整合，實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)管理，加快提升民營企業(yè)人事檔案工作的信息化水平。

四、結(jié)束語

綜上所述，民營企業(yè)在其不斷發(fā)展過程中，人員的流動(dòng)性比較大，人事檔案管理工作也面臨許多問題，嚴(yán)重制約了民營企業(yè)的迅速發(fā)展。民營企業(yè)要面對現(xiàn)實(shí)，不斷優(yōu)化改革，完善人事工作制度，健全人事檔案管理體系，推動(dòng)人事檔案管理工作規(guī)范化和信息化建設(shè)，只有這樣才能積極推動(dòng)民營企業(yè)健康穩(wěn)定地發(fā)展。