新形勢下中職學(xué)校學(xué)生學(xué)籍檔案管理發(fā)展路徑研究

文/廣西百色農(nóng)業(yè)學(xué)校 潘雁

中職學(xué)校學(xué)生學(xué)籍檔案管理是對學(xué)生在校期間表現(xiàn)情況的綜合性記錄和評(píng)價(jià)，反映出學(xué)生在校學(xué)習(xí)、生活等過程中的基本信息，對學(xué)生個(gè)人來說具有極其重要意義。同時(shí)，對于中職學(xué)校的管理工作來說，學(xué)生學(xué)籍檔案管理也是其中的重要組成部分，學(xué)籍檔案管理的能力也是學(xué)校管理能力的一種表現(xiàn)。隨著改革開放的深入進(jìn)行，我國中職學(xué)校得到了快速發(fā)展，中職學(xué)校已經(jīng)成為技術(shù)性人才的主要培養(yǎng)基地，為我國的各項(xiàng)發(fā)展提供人才支撐，而各個(gè)企業(yè)在對學(xué)生錄用評(píng)價(jià)的主要依據(jù)，就是學(xué)生學(xué)籍檔案中的信息，這也更加突出了學(xué)籍檔案管理的重要性。但是，當(dāng)前我國多數(shù)中職院校在對學(xué)生學(xué)籍檔案管理上，存在著管理方法落后等問題，影響到整體的學(xué)籍檔案管理情況，在此背景下，本論文通過詳細(xì)分析我國中職院校在學(xué)生學(xué)籍檔案管理中存在的問題，結(jié)合日常工作經(jīng)驗(yàn)和相應(yīng)的理論基礎(chǔ)，提出學(xué)生學(xué)籍檔案管理的優(yōu)化策略。

一、新形勢下中職學(xué)校學(xué)生檔案管理發(fā)展的現(xiàn)狀與趨勢

（一）中職學(xué)校學(xué)生學(xué)籍檔案管理的現(xiàn)狀。進(jìn)入新的發(fā)展形勢以來，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等技術(shù)體系不斷發(fā)展，并與各個(gè)學(xué)校的學(xué)籍檔案管理工作不斷結(jié)合，促進(jìn)了中職學(xué)校學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作能力的提升。但是，隨著我國的發(fā)展不斷加快，中職學(xué)校的學(xué)生數(shù)量也越來越多，中職學(xué)校的學(xué)籍管理面臨著更加復(fù)雜的形式和各種新的問題。如，部分中職學(xué)校在學(xué)籍管理工作中出現(xiàn)學(xué)生成績輸入錯(cuò)誤、學(xué)生入學(xué)資格審核不嚴(yán)格等問題，都影響到了學(xué)生學(xué)籍檔案的管理工作。此外，相對于中學(xué)與高校來說，中職學(xué)校學(xué)籍檔案管理能力也存在著滯后性，體現(xiàn)在相應(yīng)的人才缺乏、技術(shù)性實(shí)施落后等方面，影響到自身的學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作優(yōu)化與創(chuàng)新。

（二）中職學(xué)校學(xué)生學(xué)籍檔案管理的發(fā)展趨勢。結(jié)合我國在檔案管理方面的整體趨勢，本研究認(rèn)為，中職學(xué)校學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作會(huì)趨向數(shù)據(jù)化、智能化和信息化的發(fā)展方向。就當(dāng)前來說，我國多數(shù)檔案管理機(jī)構(gòu)和部門已經(jīng)初步形成了檔案管理的信息平臺(tái)，在原有紙質(zhì)檔案管理的基礎(chǔ)上，拓建了各個(gè)主體的檔案數(shù)據(jù)庫，確保檔案的實(shí)施更新，對于中職學(xué)校來說，也在這種相對成熟的技術(shù)應(yīng)用下形成了自身的信息化學(xué)生學(xué)籍檔案管理體系，提高了學(xué)生學(xué)籍檔案管理的效率與準(zhǔn)確的。此外，隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)與人工智能技術(shù)的不斷成熟，部分中職學(xué)校也開始探索將學(xué)籍檔案管理工作與大數(shù)據(jù)等技術(shù)體系結(jié)合的工作方式，相應(yīng)的數(shù)據(jù)學(xué)籍管理平臺(tái)、智能化搜索已經(jīng)初步成型，加上國內(nèi)外在該方面的理論研究和技術(shù)研究也不斷豐富，進(jìn)一步為推動(dòng)了中職院校在學(xué)籍檔案管理方面的數(shù)據(jù)化和智能化能力。

二、中職院校學(xué)生學(xué)籍檔案管理中存在的問題

（一）學(xué)籍檔案管理信息化水平較低。對于多數(shù)中職院校來說，學(xué)籍檔案管理中信息化水平較低是其存在的主要問題。21世紀(jì)以來，我國信息化建設(shè)飛速發(fā)展，各個(gè)領(lǐng)域積極探索與信息技術(shù)的融合方式，形成了信息技術(shù)體系下的管理體系。雖然各個(gè)中職院校也積極探索學(xué)籍檔案管理的信息化方式，引入信息化設(shè)備，但是多數(shù)院校在學(xué)籍檔案的信息化建設(shè)過程中存在明顯的問題，影響到整體學(xué)籍檔案管理能力的提升，這主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：首先，部分中職院校在有關(guān)學(xué)籍檔案信息化建設(shè)的過程中缺乏制度的保障和專業(yè)性的引導(dǎo)，導(dǎo)致信息化建設(shè)的水平停留在信息傳輸和打印等較為淺層的領(lǐng)域中。其次，部分院校學(xué)籍檔案管理人員對信息化設(shè)備的利用度不足，存在使用信息化設(shè)備進(jìn)行聊天、游戲等娛樂活動(dòng)，本職工作上仍然采取較為傳統(tǒng)的方式進(jìn)行，影響到信息化探索的能力。

（二）學(xué)籍檔案管理員綜合素質(zhì)不足。對于中職院校學(xué)籍檔案管理工作來說，管理員的綜合素質(zhì)對整體工作發(fā)揮著重要的作用，新形勢下學(xué)籍檔案管理技術(shù)設(shè)備的更新、理念與理論也不斷趨向創(chuàng)新化與豐富化，這對管理員自身的綜合素質(zhì)提出了較高的要求。但是，從多數(shù)中職院校學(xué)籍檔案管理員的自身素質(zhì)現(xiàn)狀來說，存在著素質(zhì)能力不均衡等問題。此外，調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，部分中職院校的學(xué)籍檔案管理隊(duì)伍中也缺乏綜合性的人才，管理員在理論基礎(chǔ)和技術(shù)基礎(chǔ)的掌握上較為單一，缺乏更新與學(xué)習(xí)意識(shí)，影響到自身的綜合能力。多數(shù)管理員在理論基礎(chǔ)上仍是較為傳統(tǒng)的內(nèi)容，缺乏對新知識(shí)的學(xué)習(xí)，在技術(shù)掌握上較為匱乏，不能充分地發(fā)揮出大數(shù)據(jù)等技術(shù)在工作中的作用。

（三）學(xué)籍檔案管理規(guī)范度較低。中職院校學(xué)籍檔案管理的規(guī)范能力不僅影響到自身的工作內(nèi)容，同時(shí)也影響到學(xué)生信息的安全性。結(jié)合國內(nèi)的研究以及本論文的調(diào)查，我國中職院校在學(xué)籍檔案管理規(guī)范度的問題上，主要表現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：首先，多數(shù)中職院校在學(xué)生學(xué)籍檔案的收集范圍上缺乏明顯的合理性。學(xué)生的學(xué)籍檔案收集工作應(yīng)當(dāng)立足綜合性和全面性，不僅要包括學(xué)生的在校獎(jiǎng)懲情況，同時(shí)也應(yīng)當(dāng)包括學(xué)生的德育等方面的情況，而多數(shù)中職院校在學(xué)生學(xué)籍檔案收集的過程中，更多的關(guān)注以學(xué)生成績?yōu)楹诵牡莫?jiǎng)懲情況上，對德育等方面的綜合內(nèi)容缺乏關(guān)注。其次，多數(shù)中職院校在學(xué)生學(xué)籍檔案的整理與保管方面存在著不規(guī)范性。在學(xué)生的學(xué)籍檔案整理工作關(guān)鍵在于對信息的真?zhèn)芜M(jìn)行鑒定，但是部分管理員在收錄信息時(shí)忽略對信息的鑒定，影響到整理程序的規(guī)范性。同時(shí)，部分檔案管理員在對學(xué)生學(xué)籍檔案進(jìn)行管理的過程中，存在檔案信息隨意外借、檔案信息分散保管等不規(guī)范的情況，造成檔案不全、檔案丟失等的問題，影響到整個(gè)學(xué)籍檔案信息管理工作的規(guī)范度。中職學(xué)院在學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作中存在的這一問題，主要與學(xué)校和學(xué)生對學(xué)籍檔案不重視相關(guān)，由于現(xiàn)在中職院校學(xué)生在畢業(yè)后的就業(yè)上已經(jīng)變成了自主擇業(yè)，導(dǎo)致多數(shù)學(xué)生在畢業(yè)以后不再關(guān)注自身的學(xué)籍檔案，而一些考進(jìn)公職單位或者國企的學(xué)生，再反過來尋找自身的學(xué)籍檔案的時(shí)候，由于學(xué)校學(xué)籍檔案管理中對畢業(yè)生學(xué)籍檔案管理的不重視，造成檔案的不完整，甚至出現(xiàn)檔案丟失的現(xiàn)象，只能重新補(bǔ)全檔案，影響到檔案管理工作質(zhì)量。

（四）學(xué)籍檔案管理安全性建設(shè)不足。新形勢下，學(xué)籍檔案管理工作面對著更多因素的威脅，影響到學(xué)籍檔案管理工作的安全性，尤其是在學(xué)籍檔案信息化建設(shè)的過程中，存在著黑客入侵、信息泄露等問題。一方面，在對學(xué)生的紙質(zhì)學(xué)籍檔案管理過程中，存在著學(xué)籍檔案管理安全保護(hù)工作不足等問題，多數(shù)中職院校的檔案存放室僅是進(jìn)行簡單的落鎖處理，有關(guān)消防等安全性設(shè)置不到位；另一方面，在檔案管理信息化建設(shè)的過程中，多數(shù)中職院校對有關(guān)學(xué)生學(xué)籍檔案的管理缺乏防火墻等安全保護(hù)裝置，不足以應(yīng)對網(wǎng)絡(luò)黑客等的網(wǎng)絡(luò)安全問題，造成學(xué)生學(xué)籍信息的非法泄露問題。

三、新形勢下中職學(xué)校學(xué)生學(xué)籍檔案發(fā)展的策略

（一）建設(shè)學(xué)籍檔案管理信息化平臺(tái)。針對我國多數(shù)中職學(xué)校在新形勢下存在學(xué)籍檔案管理信息化水平較低的問題，本研究認(rèn)為，我國中職院校應(yīng)當(dāng)著力建設(shè)自身的學(xué)籍檔案管理信息化平臺(tái)，推動(dòng)傳統(tǒng)學(xué)籍檔案管理工作的信息化轉(zhuǎn)型。各個(gè)中職院校要基于自身在學(xué)生學(xué)籍檔案管理方面的需求，結(jié)合現(xiàn)有的學(xué)籍檔案管理功能，從網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中進(jìn)行統(tǒng)一平臺(tái)的開發(fā)與建設(shè)，將現(xiàn)有的學(xué)籍檔案管理工作進(jìn)行信息化設(shè)置，在統(tǒng)一的平臺(tái)上促進(jìn)檔案管理工作能力的提升。此外，各個(gè)中職院校也應(yīng)當(dāng)著力做好有關(guān)學(xué)籍檔案管理信息化發(fā)展的制度建設(shè)，為信息化管理平臺(tái)的有序運(yùn)行提供制度層面的保障。

（二）健全學(xué)籍檔案管理員培訓(xùn)體系。針對部分中職院校學(xué)籍檔案管理員綜合素質(zhì)不足的問題，各個(gè)中職院校應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮內(nèi)部培訓(xùn)和外部培訓(xùn)的作用，促進(jìn)管理員綜合能力的提升，打造出具有理論前沿、技術(shù)前沿的綜合性人才隊(duì)伍。一方面，各個(gè)中職院校要能夠充分發(fā)揮自身的教育資源，圍繞學(xué)籍檔案管理的新發(fā)展、新技術(shù)，對學(xué)籍檔案管理員進(jìn)行系統(tǒng)的培訓(xùn)，并設(shè)置相應(yīng)的培訓(xùn)考核、培訓(xùn)激勵(lì)制度，促進(jìn)整體培訓(xùn)效果的提升，為自身學(xué)籍檔案管理工作的優(yōu)化提升提供綜合性人才的支持；另一方面，各個(gè)中職院校也要充分地發(fā)揮出整個(gè)檔案管理行業(yè)的作用，通過引導(dǎo)學(xué)籍檔案管理員參與行業(yè)性培訓(xùn)，為管理員的學(xué)習(xí)與提升提供更加專業(yè)的渠道與機(jī)會(huì)，并發(fā)揮出崗位工作與行業(yè)交流的作用，為整體的學(xué)籍檔案管理工作創(chuàng)新化發(fā)展提供保障。

（三）加強(qiáng)學(xué)籍檔案的規(guī)范管理建設(shè)。針對部分中職院校學(xué)籍檔案管理規(guī)范度較低的問題，各個(gè)中職院校應(yīng)當(dāng)及時(shí)加強(qiáng)對學(xué)籍檔案的規(guī)范管理建設(shè)。首先，各個(gè)中職院校要引導(dǎo)檔案管理員對學(xué)籍檔案管理工作的重要性進(jìn)行科學(xué)準(zhǔn)確的認(rèn)識(shí)，做好檔案管理工作思想層面的建設(shè)。其次，各個(gè)中職院校要完善自身的檔案收集、保管、轉(zhuǎn)送等工作的制度體系，明確對學(xué)生學(xué)籍檔案收集的范圍，確定學(xué)生學(xué)籍檔案借閱的條件，做到學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作的有序運(yùn)用。最后，各個(gè)中職院校要實(shí)施學(xué)生學(xué)籍檔案的追蹤制度，明確檔案管理的責(zé)任機(jī)制和審核機(jī)制，在確定不出現(xiàn)問題的基礎(chǔ)上，積極進(jìn)行交流與核查，確保學(xué)生學(xué)籍檔案內(nèi)容的真實(shí)性與學(xué)籍檔案管理的公平性。

（四）構(gòu)建學(xué)籍檔案的安全防護(hù)體系。各個(gè)中職院校在學(xué)生學(xué)籍檔案的管理工作上，要做好線上與線下兩層的安全防護(hù)體系建設(shè)。一方面，要對線下的學(xué)生學(xué)籍檔案保存處進(jìn)行安全防護(hù)設(shè)施的完善，包括學(xué)籍檔案保存室的消防設(shè)施、安全防護(hù)設(shè)施等，定期對學(xué)籍檔案保存室進(jìn)行安全性檢查；另一方面，各個(gè)中職院校要對線上學(xué)生學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行多重加密設(shè)施的設(shè)置，對學(xué)生學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫設(shè)置訪問權(quán)限和密文鑰匙，以此來提升對網(wǎng)絡(luò)黑客的防護(hù)能力。

四、結(jié)束語

綜上所述，中職學(xué)校在學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作方面，應(yīng)當(dāng)通過不斷學(xué)習(xí)新的理論知識(shí)、提升對新技術(shù)的掌握能力，結(jié)合自身的學(xué)籍檔案管理需求，探索具有針對性的檔案管理路徑。在檔案管理路徑探索的過程中，綜合性的檔案管理人才是關(guān)鍵，相應(yīng)的平臺(tái)與健全的規(guī)章制度是重要的保障，各個(gè)中職院校在學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作路徑探索的過程中，應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮出人才的優(yōu)勢，不斷促進(jìn)自身學(xué)籍檔案管理能力的提升，從而為整個(gè)學(xué)校管理工作能力的優(yōu)化提供支持。