學(xué)校檔案管理工作存在的問(wèn)題及對(duì)策

文/山東省萊西市教育和體育局 周少峰

檔案管理是學(xué)校管理的其中一個(gè)重要方面。學(xué)校檔案主要包括文書(shū)檔案、教學(xué)檔案、教師業(yè)績(jī)檔案、基建與設(shè)備檔案、會(huì)計(jì)檔案、聲像與實(shí)物檔案等，既是學(xué)校管理和教育教學(xué)、財(cái)務(wù)工作的歷史紀(jì)錄，又是全校教職工工作成績(jī)的客觀見(jiàn)證，是教學(xué)常規(guī)管理的重要基礎(chǔ)工程。

一、學(xué)校檔案管理的主要任務(wù)

學(xué)校是教書(shū)育人的主陣地，也是人才的主要匯集地，學(xué)校人員主要由教師和學(xué)生兩大群體構(gòu)成，學(xué)校工作以教學(xué)為主要任務(wù)。這些決定了學(xué)校檔案管理工作“以人為主”的顯著特征?；谶@種特征，要求學(xué)校檔案管理人員必須樹(shù)立人本理念，既要建好檔案、存好檔案，又要管好檔案、用好檔案，改革創(chuàng)新，與時(shí)俱進(jìn)，全方位記錄好學(xué)校發(fā)生的新變化、取得的新成績(jī)，記錄好師生日常學(xué)習(xí)、工作、生活情況，存檔留痕，以備有據(jù)可查。

（一）實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案管理的信息化。學(xué)校檔案具有保密性。結(jié)合教育信息化工程推進(jìn)，要建立“以縣為主”的學(xué)校檔案信息化管理平臺(tái)，各個(gè)學(xué)校都要為檔案室配備必要的電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等基本設(shè)施，完善信息查詢(xún)功能，安裝視頻監(jiān)控設(shè)備，提高檔案存取查找工作效率。要借助微博、微信等新媒體平臺(tái)，加大對(duì)學(xué)校檔案工作的宣傳力度，拉近檔案與群眾之間的距離，利用檔案努力為群眾提供優(yōu)質(zhì)一流的服務(wù)。

（二）實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案管理的專(zhuān)業(yè)化。各個(gè)學(xué)校都要選取專(zhuān)門(mén)人員負(fù)責(zé)學(xué)校檔案管理工作，檔案管理人員要求政治素質(zhì)高、思想作風(fēng)正、專(zhuān)業(yè)能力強(qiáng)，具有吃苦耐勞、擔(dān)當(dāng)作為的思想意識(shí)和責(zé)任擔(dān)當(dāng)。要堅(jiān)持“請(qǐng)進(jìn)來(lái)、走出去”，定期邀請(qǐng)專(zhuān)家到本地舉辦檔案人員培訓(xùn)班，普及檔案知識(shí)，提高工作水平，鼓勵(lì)支持檔案人員外出參加各種集中研秀和高端培訓(xùn)，開(kāi)闊眼界，專(zhuān)于業(yè)務(wù)。要擴(kuò)大檔案人員參加職稱(chēng)評(píng)審比例，增加工作吸引力。

（三）實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案管理的法治化。在全面依法治國(guó)的大形勢(shì)下，學(xué)校檔案也要依法管理。針對(duì)檔案管理工作中存在的弊端和不足，必須建立一整套健全的制度體系，形成一整套完善的體制機(jī)制。要強(qiáng)化檔案管理的規(guī)范化建設(shè)，明確建、管、用各個(gè)環(huán)節(jié)的工作要求，明確管理人員的職責(zé)任務(wù)網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)依法建檔、依法管檔、依法用檔。要建立問(wèn)責(zé)機(jī)制，對(duì)違反檔案管理規(guī)定要求的，嚴(yán)肅追究當(dāng)事人及分管領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。

二、學(xué)校檔案管理存在的主要問(wèn)題

（一）對(duì)學(xué)校檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)不力。有些學(xué)校對(duì)檔案工作不重視，對(duì)檔案工作的重要性嚴(yán)重缺乏正確認(rèn)識(shí)，認(rèn)為檔案工作可有可無(wú)，從未開(kāi)會(huì)研究過(guò)檔案工作，并且平常不聞不問(wèn)，甚至連續(xù)多年在檔案基礎(chǔ)建設(shè)上沒(méi)有投入，導(dǎo)致檔案室面積不足、設(shè)施設(shè)備配備不足，建設(shè)不達(dá)標(biāo)。因?yàn)閷W(xué)校的錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)，導(dǎo)致很多檔案沒(méi)有完整地保留下來(lái)，一到需要時(shí)候就無(wú)所適從。

（二）對(duì)有關(guān)資料收集歸檔不真實(shí)。一是收集整理的對(duì)象不明確，該收集的沒(méi)有收集，不該收集的收集了。二是一些歸檔材料審核把關(guān)不嚴(yán)，存在虛假檔案、錯(cuò)誤檔案，甚至有空掛檔案現(xiàn)象。比如：有的學(xué)校人事檔案干部“三齡兩歷”存在幾種版本，信息不一致；有的學(xué)校干部年度考核表，要么本人連續(xù)幾年雷同，要么多人雷同，照抄照搬問(wèn)題嚴(yán)重。

（三）有關(guān)資料建檔立檔不規(guī)范。很多學(xué)校未配備專(zhuān)職檔案人員，多數(shù)學(xué)校檔案管理員由中層干部兼任，或由退居二線(xiàn)的老教師臨時(shí)負(fù)責(zé)，這些人基本沒(méi)有受過(guò)檔案方面專(zhuān)業(yè)培訓(xùn),不懂業(yè)務(wù)，對(duì)有關(guān)資料收集整理不夠完整,檔案整理分類(lèi)缺乏系統(tǒng)性、準(zhǔn)確性、科學(xué)性，對(duì)今后工作帶來(lái)極大不便。

（四）信息化程度不高。隨著社會(huì)發(fā)展，電子檔案信息管理系統(tǒng)已得到普遍采用，特別是進(jìn)入大數(shù)據(jù)時(shí)代，大量的數(shù)字圖片、影像資料、打印材料涌現(xiàn)，傳統(tǒng)的手寫(xiě)存檔、實(shí)物存檔逐步被電子存檔取代。有些學(xué)校即使留存了電子檔案，但沒(méi)有建立起高效快捷的檢索系統(tǒng)，無(wú)紙化閱檔基本沒(méi)有實(shí)施。這種情況不利于檔案的科學(xué)化保管，工作效率大打折扣。

三、加強(qiáng)學(xué)校檔案管理工作的對(duì)策

（一）進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)學(xué)校檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)。各學(xué)校校長(zhǎng)首先要提高思想認(rèn)識(shí)，把學(xué)校檔案管理工作放到一個(gè)更加突出的位置并予以足夠重視。各學(xué)校還要建立校長(zhǎng)任組長(zhǎng)，教務(wù)、政教、后勤等處室負(fù)責(zé)人為成員的學(xué)校檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，定期召開(kāi)會(huì)議、研究部署、督促指導(dǎo)學(xué)校檔案工作。

（二）加強(qiáng)檔案工作的基礎(chǔ)建設(shè)。學(xué)校要按照標(biāo)準(zhǔn)要求，建設(shè)配備專(zhuān)門(mén)的檔案室。要從辦學(xué)經(jīng)費(fèi)中拿出專(zhuān)項(xiàng)資金，購(gòu)置必需的櫥柜、檔案盒、影像資料設(shè)施、計(jì)算機(jī)、數(shù)碼技術(shù)等設(shè)備。要加強(qiáng)檔案室的安全設(shè)施建設(shè)，配置消防栓、滅火器、視頻監(jiān)控等設(shè)備，及時(shí)檢修電路電線(xiàn)，消除火災(zāi)隱患，確保檔案存放安全。

（三）加強(qiáng)檔案工作的隊(duì)伍建設(shè)。各學(xué)校要堅(jiān)持專(zhuān)職為主、兼職為輔的原則，選拔培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員，實(shí)行梯次化培養(yǎng)、梯次化管理，確保人員不斷層、管理不斷檔。要加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員的政治理論培訓(xùn)，著力提高思想道德素質(zhì)；加強(qiáng)檔案人員的作風(fēng)建設(shè)，著力強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)、擔(dān)當(dāng)意識(shí)、奉獻(xiàn)意識(shí)；加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員的業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)，確保勝任崗位工作。

（四）注重檔案材料的收集整理。有關(guān)檔案材料要及時(shí)收集、及時(shí)整理，及時(shí)建檔入檔。每個(gè)學(xué)期開(kāi)學(xué)后，各學(xué)校首先要明確每個(gè)處室需要收集整理的重點(diǎn)材料。學(xué)期末，要分別匯報(bào)一學(xué)期來(lái)學(xué)校各自領(lǐng)域檔案收集、整理、分類(lèi)以及存在的問(wèn)題等情況。每年寒暑假期間，各處室要將定型檔案裝訂成冊(cè)后移交到檔案室,并查漏補(bǔ)缺，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決。

（五）做好檔案材料的開(kāi)發(fā)利用。各個(gè)學(xué)校要根據(jù)自身層次與特點(diǎn)，重點(diǎn)在校園文化、教育教學(xué)、學(xué)生管理等方面，對(duì)本校檔案進(jìn)行開(kāi)發(fā)建設(shè)，將開(kāi)發(fā)出的有價(jià)值的資源存入校園網(wǎng)絡(luò)資源庫(kù)，如本校教師的優(yōu)秀教案、各學(xué)科的試題庫(kù)、教育教學(xué)的優(yōu)秀專(zhuān)題文章、校史中的大事記、有代表性的影像圖片等，上傳到網(wǎng)絡(luò)，以供教師隨時(shí)瀏覽使用。