大數(shù)據(jù)時代醫(yī)院檔案管理思考研究

文/山東省濰坊市昌樂中醫(yī)院 李會娟 李正偉

隨著我國經(jīng)濟水平的不斷提升，人民生活的不斷提高，醫(yī)療行業(yè)也越來越發(fā)達(dá)，規(guī)模也在隨之增加，醫(yī)療技術(shù)和醫(yī)療水平的提升，也需要醫(yī)院檔案管理適應(yīng)新的大數(shù)據(jù)發(fā)展趨勢，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不符合當(dāng)下環(huán)境的需要。因此，在大數(shù)據(jù)時代，進行醫(yī)院檔案管理，能夠促使醫(yī)院的發(fā)展與時俱進，跟上時代的腳步，以此促進醫(yī)院檔案管理水平不斷提升，從而更好地滿足時代的發(fā)展，為患者提供更好的醫(yī)療服務(wù)。

一、大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用對醫(yī)院檔案管理的影響及其發(fā)展趨勢

信息技術(shù)飛速發(fā)展使得各種新興技術(shù)融入人們生活的方方面面，越來越多的大數(shù)據(jù)名詞成為每一個人耳熟能詳?shù)男旅~，引發(fā)了更多廣泛的關(guān)注。在這樣的背景下，大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用對醫(yī)院的決策水平更加科學(xué)，也能更好地提升醫(yī)院運行的效率，大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用能幫助醫(yī)院健全整體服務(wù)的體制。醫(yī)院也是國家聯(lián)系民生的重要橋梁，醫(yī)院的發(fā)展在一定程度上決定了民生問題，同時醫(yī)院在發(fā)展的過程中也要對就醫(yī)的患者病例進行良好的記錄，這就促進了醫(yī)院檔案的發(fā)展。在醫(yī)院發(fā)展歷程中，醫(yī)院需要考慮的重要問題之一就是如何有效地對檔案進行科學(xué)合理的管理。對醫(yī)院檔案建設(shè)科學(xué)合理的管理模式，才能促使醫(yī)院順利地完成各項工作，在大數(shù)據(jù)時代背景下，對醫(yī)院檔案進行科學(xué)合理的管理已經(jīng)逐漸成為醫(yī)療行業(yè)應(yīng)用大數(shù)據(jù)的主要方式，也是未來的發(fā)展趨勢之一，醫(yī)院的檔案管理在未來會不斷地向著信息化方向發(fā)展。

二、醫(yī)院檔案管理建設(shè)的重要意義

（一）契合時代發(fā)展潮流。隨著社會的不斷發(fā)展，科技水平的不斷提升，現(xiàn)代信息技術(shù)也取得了長足的進步和發(fā)展，在醫(yī)療行業(yè)應(yīng)用大數(shù)據(jù)也是大勢所趨，具體到醫(yī)院內(nèi)部而言，加強醫(yī)院檔案管理的數(shù)據(jù)化建設(shè)也是時代發(fā)展的趨勢之一。醫(yī)院作為信息數(shù)據(jù)較為繁多的單位，對數(shù)據(jù)和檔案的準(zhǔn)確性和及時性有著極高的要求，運用大數(shù)據(jù)時代背景下的信息化管理模式不僅能滿足醫(yī)院對數(shù)據(jù)及時準(zhǔn)確的要求，還能在容納龐大數(shù)據(jù)信息的同時保證錄入信息的準(zhǔn)確性。因此對醫(yī)院檔案進行信息化管理是契合時代要求的，也是醫(yī)院在運行和發(fā)展的過程中的必然要求，更契合當(dāng)下的時代特征。

（二）提升醫(yī)院檔案管理效率。在傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理工作中，醫(yī)院的檔案都是紙質(zhì)的，在檔案保存方面存在著較大的難度，而且所耗空間較大，在需要時難以進行快速查找，效率較為低下。信息化的檔案管理模式，是將醫(yī)院的檔案保存在相應(yīng)的數(shù)據(jù)平臺上，這樣的模式不僅提高了檔案查找的效率，也提高了檔案查找的速度，這在一定程度上增強了醫(yī)院的工作效率。不僅如此，信息化的檔案管理模式還提高了數(shù)據(jù)的安全性，也節(jié)省了大量的空間資源。

三、大數(shù)據(jù)時代醫(yī)院檔案建設(shè)中出現(xiàn)的問題

（一）檔案信息收集過程較為困難復(fù)雜。首先，檔案信息化建設(shè)的前提是檔案的收集整理工作，由于醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)較為繁雜，數(shù)據(jù)種類繁多，這些特征決定了檔案信息化建設(shè)過程中收集信息階段充滿了重重困難。具體而言，醫(yī)院檔案信息跨度較大，醫(yī)院檔案中的主要內(nèi)容是患者信息和業(yè)務(wù)人員的信息，這要求檔案建設(shè)過程中收集信息時應(yīng)當(dāng)分類整理。其次，患者和醫(yī)務(wù)工作者之間有著密切關(guān)系，這要求檔案管理人員在收集信息時不僅要根據(jù)患者入院后的檢查情況錄入病歷信息，還要對治療過程進行全程錄入，對相關(guān)負(fù)責(zé)人員進行記錄，這樣的特點使得檔案設(shè)計工作中涉及眾多的部門。同時，一些特殊病人就診時間較長，在此過程中會產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)，更是增加了檔案信息搜集的難度。不僅如此，醫(yī)院檔案除了記錄醫(yī)患信息之外，還要對醫(yī)療設(shè)備的采購情況、藥物儲存的準(zhǔn)備以及不同種類的藥物不同的使用情況進行大數(shù)據(jù)管理、這些龐大且繁雜的信息都給信息化建設(shè)帶來了重重困難。

（二）醫(yī)院相關(guān)工作人員不具備相應(yīng)的管理意識。大多數(shù)醫(yī)院在運營和發(fā)展過程中，只是將核心業(yè)務(wù)放在首位，沒有重視大數(shù)據(jù)時代下醫(yī)院檔案管理的重要性，這樣的認(rèn)知往往容易造成檔案信息的不完整，這樣的后果造成了在今后信息查詢整合與分析過程中難以查詢到完整的信息，對相關(guān)工作的開展造成了困難。由于醫(yī)院的管理人員沒有認(rèn)識到檔案信息在管理工作中的重要價值，檔案部門的管理人員在工作的過程中自然也就難以進行有效工作，在檔案錄入和整理過程中出現(xiàn)應(yīng)付工作的情況。在大數(shù)據(jù)時代背景下，檔案信息和數(shù)據(jù)的不完整。不僅造成了醫(yī)療事業(yè)發(fā)展緩慢，還造成了數(shù)據(jù)模型建立的不完善，以至于降低了醫(yī)院的整體運營管理效率。

（三）缺乏專業(yè)的檔案管理人才。隨著醫(yī)療行業(yè)內(nèi)的信息化管理模式建設(shè)，醫(yī)院的檔案信息化規(guī)模也會隨之增加，為了適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代的建設(shè)需要。醫(yī)院在信息化管理過程中，需要大量的專業(yè)人才對檔案管理進行信息化建設(shè)，就實際情況而言，由于相關(guān)人員的意識不到位，醫(yī)院檔案管理部門被邊緣化，檔案管理工作人員也習(xí)慣于紙質(zhì)檔案管理，一些工作人員在工作中，要么沒有大數(shù)據(jù)管理意識，要么缺乏專業(yè)信息分析能力，這些認(rèn)知和行為模式都影響了數(shù)據(jù)的完整性，以及數(shù)據(jù)記錄過于淺顯，從而難以為醫(yī)院提供可供持續(xù)發(fā)展的數(shù)據(jù)模型。

（四）對檔案價值挖掘程度不夠。在如今的大數(shù)據(jù)時代，每一個數(shù)據(jù)都蘊含著巨大的價值，數(shù)據(jù)就像石油等能源一樣，是醫(yī)院建設(shè)和發(fā)展過程中的寶貴資源，通過對數(shù)據(jù)的開發(fā)和有效利用，才能真正體現(xiàn)數(shù)據(jù)的價值。但就目前的情況來看，當(dāng)前大多數(shù)醫(yī)院依然在采用紙質(zhì)化的管理方式進行檔案管理和數(shù)據(jù)收集，一些醫(yī)院雖然采取大數(shù)據(jù)技術(shù)管理檔案，但信息化程度較低。在當(dāng)下階段，各大醫(yī)院基本陸續(xù)開設(shè)電子病歷和電子處方以及醫(yī)學(xué)影像和劃價系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)繳費等綜合管理服務(wù)系統(tǒng)，這些基于信息技術(shù)存在的管理服務(wù)系統(tǒng)能夠收集大量的患者基本信息和醫(yī)療信息，但絕大多數(shù)醫(yī)院沒有對這些信息進行有價值的挖掘，更沒有利用相應(yīng)的技術(shù)對這些數(shù)據(jù)進行深入的研究分析，從而造成了相當(dāng)多的資源浪費，沒有讓數(shù)據(jù)發(fā)揮其真正應(yīng)有的價值，這對于醫(yī)院的檔案管理來說是十分可惜的。因此，檔案管理人員在收集檔案的過程中應(yīng)當(dāng)加深對數(shù)據(jù)進行深入挖掘的意識，加強數(shù)據(jù)的分析和收集，以此使各種數(shù)據(jù)發(fā)揮真正的價值，為醫(yī)院的發(fā)展和決策作出有力的參考。

四、大數(shù)據(jù)時代醫(yī)院檔案管理策略

（一）正確認(rèn)知，規(guī)范操作。檔案信息是一種市場資源，對醫(yī)院的內(nèi)部管理起著重要的作用，在檔案信息化建設(shè)的過程中，管理者首先應(yīng)當(dāng)重視檔案信息化建設(shè)的重要性，有了這樣的認(rèn)知，在工作中落實操作規(guī)范和操作細(xì)則。首先，要注重信息收集的準(zhǔn)確性，同時還要保證時效性，要達(dá)到這樣的目的，就需要加強科室之間的信息溝通，以此保證數(shù)據(jù)錄入的時效性。其次，在收集信息的過程中，還要保證信息的完整性，無論是收集數(shù)據(jù)還儲存數(shù)據(jù)，都要保證數(shù)據(jù)的全面性，這樣才能在有效錄入信息的基礎(chǔ)上為醫(yī)院檔案的大數(shù)據(jù)模型建立奠定基礎(chǔ)。

（二）強化管理，落實責(zé)任。醫(yī)院檔案信息化建設(shè)，不是某一個人或是某一個部門能夠單獨完成的，這需要團隊之間齊心協(xié)力，共同合作。檔案管理信息化建設(shè)是建立大數(shù)據(jù)模型的基礎(chǔ)，在檔案管理過程中，將具體的職責(zé)落實到具體的個人，才能保證全員參與到醫(yī)院檔案信息化建設(shè)管理工作中，通過這樣的方法不斷提高檔案管理人員的備案記錄效率。

（三）儲備人才，提升素養(yǎng)。數(shù)據(jù)的收集與分析工作十分繁雜，在醫(yī)院檔案管理信息化工作中，管理人員作為檔案管理的直接參與者，其專業(yè)素質(zhì)決定了整個檔案管理工作的質(zhì)量，因此，只有保證相關(guān)工作人員的專業(yè)技能過關(guān)，有較高的職業(yè)道德素質(zhì)和綜合素養(yǎng)，并積極引進專業(yè)化的數(shù)據(jù)管理人才，才能在檔案信息化的過程中，取得良好的建設(shè)成果，進而為大數(shù)據(jù)模型的建設(shè)提供更加真實全面的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，為醫(yī)院的相關(guān)工作提供良好的依據(jù)。

（四）正確處理，明確關(guān)系。正確處理明確關(guān)系的內(nèi)涵是正確處理電子檔案和紙質(zhì)檔案之間的關(guān)系，醫(yī)院在運營過程中積累了大量的數(shù)據(jù)信息，在醫(yī)院檔案管理過程中，檔案管理人員要擁有利用現(xiàn)代信息技術(shù)對數(shù)據(jù)進行加工和處理的意識，并且擁有相應(yīng)的技術(shù)水平。在具體實施的過程中，管理人員可以利用現(xiàn)代信息技術(shù)對數(shù)據(jù)進行加工，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案并進行統(tǒng)一儲存，這樣能夠方便管理。這樣的理念也要求檔案管理人員之間各類檔案之間的不同做到信息的分類處理，例如將醫(yī)院和上級之間的溝通文件進行分類整理、將患者的病歷進行分類整理，能夠更好地節(jié)省時間以此提升工作效率。在此過程中，將這類檔案信息進行電子化可以避免紙質(zhì)檔案隨著年代久遠(yuǎn)或查閱頻次較高造成的破壞。在將各類信息進行數(shù)據(jù)化加工之后，檔案管理人員在工作過程中還要注重?fù)砣庾R，按規(guī)章操作進行檔案管理，避免因管理人員的工作失誤而造成的檔案管理工作出現(xiàn)差錯，此外，檔案管理人員還應(yīng)當(dāng)利用相應(yīng)的設(shè)備對數(shù)據(jù)進行備份，優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)，避免因網(wǎng)絡(luò)病毒攻擊而造成檔案丟失，這樣也能避免檔案丟失之后對醫(yī)院的工作造成損失。

五、結(jié)語

醫(yī)療行業(yè)的不斷發(fā)展，不僅推動了醫(yī)院的檔案管理水平，更是當(dāng)下信息化檔案管理發(fā)展的基本方向。因此，醫(yī)院在制定發(fā)展和運行決策的過程中，一定要注重檔案管理信息化的質(zhì)量，才能提高醫(yī)院的工作效率和服務(wù)質(zhì)量。