醫(yī)療機(jī)構(gòu)紀(jì)檢監(jiān)察檔案管理研究

文/簡陽市人民醫(yī)院 劉倩

醫(yī)療機(jī)構(gòu)作為推動我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)建設(shè)，對于保障人民身體健康與生命安全起著積極作用。隨著新醫(yī)改的進(jìn)行，醫(yī)院紀(jì)檢監(jiān)察工作與醫(yī)院的內(nèi)部管理和發(fā)展息息相關(guān)，紀(jì)檢監(jiān)察工作能夠有效提高醫(yī)院管理水平、幫助管理人員及時發(fā)現(xiàn)問題、對醫(yī)務(wù)人員進(jìn)行警示教育、營造醫(yī)院良好工作作風(fēng)等，特別是醫(yī)院監(jiān)察人員在紀(jì)檢監(jiān)察工作中所形成的紀(jì)檢監(jiān)察檔案，在促進(jìn)醫(yī)療機(jī)構(gòu)反腐倡廉工作中發(fā)揮著重要作用。但目前醫(yī)療機(jī)構(gòu)對紀(jì)檢監(jiān)察檔案管理中往往存在重視程度不夠、材料收集管理不足、檔案利用不完全、管理技術(shù)不專業(yè)等問題，如何推動醫(yī)療機(jī)構(gòu)紀(jì)檢監(jiān)察檔案管理工作效率，實現(xiàn)紀(jì)檢監(jiān)察檔案管理的規(guī)范化與信息化是目前醫(yī)療機(jī)構(gòu)紀(jì)檢監(jiān)察工作的重點。

一、紀(jì)檢監(jiān)察檔案簡述

醫(yī)療機(jī)構(gòu)紀(jì)檢監(jiān)察檔案主要是對醫(yī)院紀(jì)檢監(jiān)察部門履行職責(zé)過程中所處理事件的記錄與反映，依照相關(guān)要求對材料收集、整理、組卷，從而形成具備一定參考價值的卷宗材料，并對其統(tǒng)一保管，即被稱為醫(yī)院紀(jì)檢監(jiān)察檔案。根據(jù)檔案類型，通?？煞譃閷嵨餀n案、文書檔案、案件檔案、聲像檔案、會計檔案、科技檔案等；在對其管理中包括歸檔、保管、統(tǒng)計、利用、鑒定、移交六個環(huán)節(jié)，并針對檔案利用建立檔案利用制度，以保證檔案安全。

二、醫(yī)療機(jī)構(gòu)紀(jì)檢監(jiān)察檔案管理存在的問題

（一）檔案管理制度不健全。醫(yī)療機(jī)構(gòu)管理者通常管理重心集中在醫(yī)、教、研方面，對于檔案管理一般依照衛(wèi)健委相關(guān)要求來制定適用于醫(yī)院的管理制度。由于對紀(jì)檢監(jiān)察檔案管理意識較為薄弱，管理模式、管理方法不夠現(xiàn)代化，且檔案管理工作人員職責(zé)范圍、工作制度等方面規(guī)定較少，醫(yī)院目標(biāo)管理考核工作中也未將檔案管理納入其中，導(dǎo)致制度上與管理上缺位。雖然多數(shù)醫(yī)療機(jī)構(gòu)對于醫(yī)院檔案管理給予了大量人力、財力及物力投入，但紀(jì)檢監(jiān)察檔案管理制度卻未跟隨新形勢作出完善與改進(jìn)，因此在對紀(jì)檢監(jiān)察檔案管理過程中存在不規(guī)范、無法適應(yīng)當(dāng)前新的管理工作要求，常常出現(xiàn)未構(gòu)建專用檔案保管場所、檔案資料移交手續(xù)不規(guī)范、檔案資料備份不全及紀(jì)檢監(jiān)察檔案資料分類混亂等問題，從而使醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理工作的有效性受到嚴(yán)重制約。

（二）檔案歸檔分散不統(tǒng)一。多數(shù)醫(yī)療機(jī)構(gòu)工作者認(rèn)為，作為一個專業(yè)性較強(qiáng)的事業(yè)型單位，在檔案管理中僅僅需要將業(yè)務(wù)方面所用到的材料統(tǒng)計收集即可，其關(guān)注點往往在于醫(yī)療技術(shù)材料方面，而對于其他方面文件材料僅僅存在一個模糊概念，管理上比較隨意，這無疑在較大程度上導(dǎo)致醫(yī)療檔案資源結(jié)構(gòu)方面狀態(tài)欠平衡，從而影響醫(yī)療工作展開。醫(yī)院紀(jì)檢監(jiān)察部門在保存檔案時較為分散，對各門類檔案分室保存，通常檔案室僅僅對文件、照片、實物或財務(wù)方面檔案進(jìn)行保存，而對于會議材料、領(lǐng)導(dǎo)講話材料或是音像資料未集中保存，致使各個科室均有檔案，而紀(jì)檢監(jiān)察檔案分散于各個科室，正是因文件材料歸檔與檔案管理方面均存在較大問題，使得檔案利用度降低，管理難度加大，在一定程度上制約了檔案信息資源開發(fā)，無法為案件查辦提供高效服務(wù)，并反向影響工作人員對檔案資料主動保護(hù)的積極性，形成惡性循環(huán)。

（三）檔案管理經(jīng)驗不足。由于醫(yī)療機(jī)構(gòu)對于紀(jì)檢監(jiān)察檔案管理工作不夠重視，甚至部分醫(yī)療機(jī)構(gòu)未設(shè)立專門的紀(jì)檢監(jiān)察部門，僅存在兼職的紀(jì)委委員，專職紀(jì)檢監(jiān)察人員配置不足，因此檔案管理經(jīng)驗相對較為欠缺，在展開紀(jì)檢監(jiān)察檔案管理中缺乏完整性與獨立性，管理無序、無人問津等問題十分常見。同時檔案室作為醫(yī)療機(jī)構(gòu)中重要程度較低的部門之一，相關(guān)管理人員及工作人員均認(rèn)為檔案管理工作為“閑職”。隨著黨對紀(jì)檢監(jiān)察管理工作要求的提高，多數(shù)工作人員管理水平無法與要求相匹配，因此對于檔案未能有效開發(fā)利用，大量珍貴材料不能體現(xiàn)價值。另外，鑒于醫(yī)療機(jī)構(gòu)對紀(jì)檢監(jiān)察檔案管理認(rèn)識不足，工作人員在上崗前未能進(jìn)行專門紀(jì)檢監(jiān)察檔案管理培訓(xùn)，對于紀(jì)檢監(jiān)察檔案管理知識了解不夠，因此在對檔案資料收集、整理、歸檔環(huán)節(jié)無法有序高效展開。

（四）檔案管理軟硬件設(shè)施建設(shè)不到位。隨著信息技術(shù)的進(jìn)步與發(fā)展，部分醫(yī)療機(jī)構(gòu)已經(jīng)充分將檔案管理與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)相結(jié)合，但仍有多數(shù)醫(yī)療機(jī)構(gòu)仍采用傳統(tǒng)檔案管理方式對紀(jì)檢監(jiān)察檔案進(jìn)行立卷、歸檔、檢索等工作，并未跟隨時代發(fā)展與國家要求構(gòu)建專業(yè)化管理信息系統(tǒng)，甚至部分醫(yī)療機(jī)構(gòu)未建立專門檔案保管室及相關(guān)管理設(shè)施設(shè)備，檔案容易受到損傷或丟失，正是因為各個方面的軟硬基礎(chǔ)設(shè)施不到位，致使檔案管理工作的展開缺乏物質(zhì)條件支持，紀(jì)檢監(jiān)察檔案管理工作整體質(zhì)量與效率較低。

三、醫(yī)療機(jī)構(gòu)紀(jì)檢監(jiān)察檔案管理的改進(jìn)措施

（一）完善檔案管理規(guī)章制度。紀(jì)檢監(jiān)察檔案管理質(zhì)量對檔案查閱、研究等多個環(huán)節(jié)均有著直接影響，甚至關(guān)系醫(yī)療機(jī)構(gòu)監(jiān)察工作的順利展開，而完善檔案管理規(guī)章制度，則可保證檔案管理流程的制度化與規(guī)范化。因此可通過《中華人民共和國檔案法》《中國共產(chǎn)黨紀(jì)律檢查機(jī)關(guān)案件檢查工作條例》《中共中央紀(jì)委關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)和規(guī)范辦案工作的意見》等對醫(yī)療機(jī)構(gòu)的檔案管理工作規(guī)定、工作職責(zé)、檔案利用制度等進(jìn)行修訂與完善，充分滿足紀(jì)檢監(jiān)察工作要求。同時在構(gòu)建檔案管理規(guī)章制度過程中，紀(jì)檢監(jiān)察干部需充分了解醫(yī)療機(jī)構(gòu)自身管理實際情況，對紀(jì)檢監(jiān)察檔案資料收集、整理、分類、歸類、保存及使用等均作出明確要求，并將管理工作與管理職責(zé)落實到個人，嚴(yán)格要求負(fù)責(zé)紀(jì)檢監(jiān)察檔案管理的人員依照規(guī)章制度做好管理工作，真正實現(xiàn)醫(yī)療機(jī)構(gòu)紀(jì)檢監(jiān)察檔案管理工作的安全保密，使其有據(jù)可依、有章可循，在促進(jìn)紀(jì)檢監(jiān)察檔案管理專業(yè)性與完整性的同時提高紀(jì)檢監(jiān)察干部的積極性與主動性。

（二）集中統(tǒng)一管理紀(jì)檢監(jiān)察檔案。在進(jìn)行紀(jì)檢監(jiān)察檔案管理工作中，完成對檔案的集中保存管理是提高管理工作質(zhì)量與整體水平的必要條件，以便于對紀(jì)檢監(jiān)察檔案中存在的難點、疑點總結(jié)與分析，從而推動紀(jì)檢監(jiān)察工作順利展開。因此要求醫(yī)療機(jī)構(gòu)針對紀(jì)檢監(jiān)察檔案設(shè)立專門的保管室或保管柜，將檔案收集、管理與利用充分結(jié)合，最大程度避免檔案分散管理，確保專人專室或?qū)Ｈ藢９瘢员阌诩o(jì)檢監(jiān)察檔案查閱、利用、研究工作，充分發(fā)揮檔案服務(wù)于紀(jì)檢監(jiān)察的積極作用。另外，因紀(jì)檢監(jiān)察檔案作為紀(jì)檢監(jiān)察部門履行職責(zé)中所形成的案件材料，其具有較強(qiáng)政治性、保密性、專業(yè)性特征，可對紀(jì)檢監(jiān)察機(jī)關(guān)職能活動清楚反映，也是在對案件查處的重要憑證，因此要求醫(yī)療機(jī)構(gòu)明確紀(jì)檢監(jiān)察檔案歸檔標(biāo)準(zhǔn)。醫(yī)療機(jī)構(gòu)紀(jì)檢監(jiān)察部門在處理完畢各種違紀(jì)案件后，需及時整理與歸檔案件材料，將格式規(guī)范化與程序化，根據(jù)檔案不同類型準(zhǔn)確劃分為信訪類、審理類、調(diào)查類，劃分保管期限，以一案一卷或一案數(shù)卷形式整理，禁止數(shù)案一卷，根據(jù)裝卷要求對每卷材料排序與編碼，確保案卷內(nèi)容、目錄與封皮資料相符合，便于案件查找與利用。

（三）提高紀(jì)檢監(jiān)察檔案管理人員綜合素養(yǎng)。一方面，首先強(qiáng)化醫(yī)療機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)與紀(jì)檢監(jiān)察干部對紀(jì)檢監(jiān)察檔案的管理意識，將檔案管理工作納入機(jī)構(gòu)病案管理及其他資料管理與建設(shè)的重要日程，將其與醫(yī)療業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃和發(fā)展，大力宣傳醫(yī)療紀(jì)檢監(jiān)察檔案管理的重要性，使醫(yī)院各級管理人員及工作人員充分認(rèn)識到紀(jì)檢監(jiān)察檔案管理的必要性，樹立“三個意識”，即醫(yī)療機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)干部對紀(jì)檢監(jiān)察檔案的管理責(zé)任意識、設(shè)置紀(jì)檢監(jiān)察檔案管理室或管理柜、加強(qiáng)紀(jì)檢監(jiān)察干部檔案檔案管理意識，層層落實檔案管理新格局；另一方面，在新形勢下，醫(yī)療機(jī)構(gòu)需定期組織紀(jì)檢監(jiān)察干部參與檔案管理培訓(xùn)，邀請檔案管理學(xué)者、專家或上級單位現(xiàn)場教學(xué)，傳播先進(jìn)管理理念，明確紀(jì)檢監(jiān)察干部的管理責(zé)任，實施集中統(tǒng)一管理，專人負(fù)責(zé)管理模式，不斷提高自身管理水平，確保紀(jì)檢監(jiān)察檔案管理的安全與完整。

（四）加大對檔案管理軟硬件設(shè)施的投入。首先，針對醫(yī)療機(jī)構(gòu)紀(jì)檢監(jiān)察檔案管理工作設(shè)立專項資金，將案件檔案管理與計算機(jī)技術(shù)相結(jié)合，加快檔案管理專業(yè)信息系統(tǒng)建設(shè)進(jìn)度，完善檔案管理系統(tǒng)。購入相應(yīng)掃描儀、軟件系統(tǒng)，研發(fā)配套紀(jì)檢監(jiān)察案件檔案管理平臺，實現(xiàn)對案件檔案信息查詢的自動化與電子化，提高檔案歸檔率與調(diào)閱效率，從而為紀(jì)檢監(jiān)察干部提供便利。其次，在構(gòu)建紀(jì)檢監(jiān)察檔案信息建設(shè)化過程中，為確保網(wǎng)絡(luò)與數(shù)據(jù)安全性，需明確相關(guān)責(zé)任，建立適應(yīng)信息化建設(shè)的檔案管理機(jī)制，對檔案管理業(yè)務(wù)流程與技術(shù)進(jìn)行規(guī)范，將電子檔案工作步驟細(xì)化，并制定安全措施，設(shè)定管理標(biāo)準(zhǔn)，針對不同類型檔案明確其整理標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)計標(biāo)準(zhǔn)及技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，以保證檔案數(shù)據(jù)中的信息資源構(gòu)建，避免醫(yī)療機(jī)構(gòu)紀(jì)檢監(jiān)察檔案管理信息孤島，最大限度實現(xiàn)資源共享。最后，加強(qiáng)對檔案管理人員的信息化意識培養(yǎng)，要求管理人員熟悉電子檔案與電子文件特征及使用規(guī)范準(zhǔn)則，掌握網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)知識，不斷更新自身信息化知識，加強(qiáng)對計算機(jī)、信息工程及網(wǎng)絡(luò)等多方面的信息技能培訓(xùn)，從而提高紀(jì)檢監(jiān)察檔案管理工作效率。

四、結(jié)論

綜上所述，為推動醫(yī)療機(jī)構(gòu)紀(jì)檢監(jiān)察檔案管理工作的規(guī)范化、完整化與信息化發(fā)展，要求醫(yī)療機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)人與管理者充分認(rèn)識當(dāng)前所面臨的問題，并提出完善檔案管理規(guī)章制度、對紀(jì)檢監(jiān)察檔案的集中統(tǒng)一管理、提高紀(jì)檢監(jiān)察檔案管理人員綜合素養(yǎng)、加大對檔案管理軟硬件設(shè)施投入等針對性干預(yù)措施，以保證醫(yī)療機(jī)構(gòu)紀(jì)檢監(jiān)察檔案管理工作有條不紊地進(jìn)行。