新形勢(shì)下醫(yī)院檔案管理工作的新思路

文/山東寧陽縣第一人民醫(yī)院 毛成銀

隨著信息技術(shù)的應(yīng)用和普及，互聯(lián)網(wǎng)因其高效便捷的優(yōu)勢(shì)被運(yùn)用于越來越多的行業(yè)。2018年，國(guó)務(wù)院辦公廳印發(fā)《關(guān)于促進(jìn)“互聯(lián)網(wǎng)+醫(yī)療健康”的發(fā)展意見》，以大數(shù)據(jù)為支持推動(dòng)醫(yī)療衛(wèi)生體制改革，要求發(fā)展“互聯(lián)網(wǎng)+醫(yī)療健康”的模式，將信息技術(shù)與醫(yī)療行業(yè)相結(jié)合，發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)高效便捷的優(yōu)勢(shì)，優(yōu)化醫(yī)療資源配置，增強(qiáng)服務(wù)能力。醫(yī)院檔案管理工作主要是收集醫(yī)院工作中的各種信息，并為醫(yī)院相關(guān)部門的發(fā)展和醫(yī)學(xué)研究提供依據(jù)，是醫(yī)院管理的重要組成部分。但目前大多數(shù)醫(yī)院并不重視醫(yī)院檔案管理工作，也沒有統(tǒng)一的檔案管理制度，不僅造成了大量醫(yī)療資源的浪費(fèi)，而且增加了后續(xù)資料查詢的難度。隨著醫(yī)院改革的不斷深化，醫(yī)院應(yīng)該提高對(duì)醫(yī)院檔案管理的重視程度，加強(qiáng)檔案管理的科學(xué)性，利用信息化技術(shù)對(duì)醫(yī)院檔案管理工作進(jìn)行改革，提升醫(yī)院檔案管理工作質(zhì)量。

一、新形勢(shì)下檔案管理工作創(chuàng)新的必要性

（一）時(shí)代發(fā)展的必然要求。21世紀(jì)是信息化時(shí)代，信息的增長(zhǎng)和更新速度越來越快，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能滿足新形勢(shì)下的檔案管理工作的需求。醫(yī)療發(fā)展與信息化相融合是時(shí)代發(fā)展的必然要求，醫(yī)院檔案管理工作要滿足新形勢(shì)下的需求，也需要借助網(wǎng)絡(luò)化，使用網(wǎng)絡(luò)化不但可以輕松完成檔案的收集整理，還可以實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案信息的整合共享，滿足醫(yī)院教學(xué)、科研、醫(yī)療等各項(xiàng)工作的信息需求，甚至還可以實(shí)現(xiàn)跨院間的信息共享，更好地實(shí)現(xiàn)醫(yī)療信息資源的交流共享。

（二）醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的要求。從無到有，從手寫記錄到電腦錄入，醫(yī)院的檔案管理工作在不斷地創(chuàng)新和發(fā)展，正是這些改變，讓醫(yī)院的檔案信息管理工作不斷地完善，信息歸檔的效率和管理質(zhì)量也有了明顯的提升。不斷創(chuàng)新檔案管理工作制度不僅可以為醫(yī)院提供更加真實(shí)準(zhǔn)確的信息，滿足醫(yī)院醫(yī)療工作的信息需求，還可以為醫(yī)院的管理決策提供更多的資料支持，確保醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。

（三）醫(yī)院文化建設(shè)的要求。檔案不只是一堆枯燥的資料，更是一家醫(yī)院的文化載體，它用特殊的形式記錄了醫(yī)院的歷史，是醫(yī)院的寶貴財(cái)富。不斷創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理工作，可以在收集歸納各種信息的同時(shí)，從中挖掘醫(yī)院獨(dú)有的文化印記，起到文化傳承和發(fā)揚(yáng)的作用，從而為推動(dòng)醫(yī)院的文化建設(shè)提供新的方式。

（四）醫(yī)院自動(dòng)化辦公的要求。隨著醫(yī)療技術(shù)和信息技術(shù)的不斷發(fā)展，大多數(shù)醫(yī)院引入了醫(yī)院信息系統(tǒng)、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)以及電子病歷等技術(shù)，紙質(zhì)資料變得越來越少，這就要求醫(yī)院的檔案管理工作也要跟上醫(yī)院信息化的程度，朝著無紙化方向發(fā)展。醫(yī)院發(fā)展無紙化檔案管理不僅更加方便、高效，還會(huì)為醫(yī)院節(jié)省一大批人力物力，提高醫(yī)院的工作效率。

二、當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作中存在的問題

（一）對(duì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)不足。作為醫(yī)院歷年經(jīng)營(yíng)和管理狀況的記錄，醫(yī)院檔案是醫(yī)院決策管理的重要依據(jù)，但目前大多數(shù)醫(yī)院并沒有認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，認(rèn)為相比新技術(shù)研究、業(yè)務(wù)開展等工作，檔案的收集、匯總工作是可有可無的。受這種觀念的影響，臨床和科室的人員覺得檔案管理與自己無關(guān)，并不重視檔案資料的保存，導(dǎo)致科室組織的一些值得保留的工作和活動(dòng)未能及時(shí)保存，或資料信息不全。

（二）缺少標(biāo)準(zhǔn)化的管理標(biāo)準(zhǔn)。跟醫(yī)院大多數(shù)科室明確的人員分工不同，不少醫(yī)院在檔案管理方面并沒有明確的制度規(guī)定及職責(zé)規(guī)范，缺少標(biāo)準(zhǔn)化的管理模式。目前醫(yī)院各科室檔案資料一般都由本科室負(fù)責(zé)，檔案管理機(jī)構(gòu)混亂，不僅影響了檔案管理工作，還使得信息的收集缺乏完整性，無法將有價(jià)值的信息統(tǒng)一收集，不利于醫(yī)院檔案的科學(xué)化管理，也無法滿足新形勢(shì)下醫(yī)院發(fā)展的需求。

（三）檔案信息化管理水平較差。隨著信息技術(shù)的發(fā)展應(yīng)用，信息化管理因成本低、效率高的優(yōu)勢(shì)，逐漸被運(yùn)用到各行各業(yè)。醫(yī)院的檔案信息一般以文檔信息為主，占空間大而且整理麻煩，為了提高工作效率，越來越多的醫(yī)院也將檔案信息化管理引入工作中。但目前醫(yī)院檔案信息化管理水平較差，在檔案信息化的發(fā)展中，也存在一些問題，比如對(duì)醫(yī)院檔案管理的研發(fā)投入不夠，市面上流通的軟件跟不上現(xiàn)在的管理需要，不僅操作復(fù)雜，而且無法保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，阻礙了信息管理工作的開展。

（四）缺少專業(yè)的檔案管理人員。目前醫(yī)院的檔案管理人員大多數(shù)是由行政、護(hù)理等科室轉(zhuǎn)崗或者兼職，人員流動(dòng)性大且一般不具備檔案管理的專業(yè)知識(shí)。因?yàn)槿狈β殬I(yè)素養(yǎng)，大多數(shù)檔案工作人員對(duì)檔案管理工作沒有足夠的重視，也沒有將全部精力放在檔案工作中，使得醫(yī)院檔案管理工作發(fā)展緩慢。同時(shí)醫(yī)院本身也沒有專門的經(jīng)費(fèi)用于管理人員的管理方式培訓(xùn)，這些使得醫(yī)院檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展受到了很大的阻礙。

（五）信息管理缺乏時(shí)效性。要真正推動(dòng)醫(yī)院檔案管理信息化的發(fā)展，就必須解決信息管理工作的時(shí)效性。傳統(tǒng)的檔案管理方式是以年為單位收集整理各科室的檔案資料，很多醫(yī)院檔案信息因?yàn)闆]有在最短時(shí)間內(nèi)做好歸納收集，導(dǎo)致信息遺漏，使得信息管理的內(nèi)容和解決問題需要的信息存在誤差。而且有些檔案管理人員是其他崗位兼職的，本身就欠缺信息管理工作經(jīng)驗(yàn)，如果跟同事的交接過程中出現(xiàn)信息不對(duì)等，很容易出現(xiàn)工作差錯(cuò)，影響信息管理工作的時(shí)效性。

三、新形勢(shì)下醫(yī)院檔案管理工作的新思路

（一）健全醫(yī)院檔案管理制度。新形勢(shì)下，醫(yī)院檔案管理工作想要跟上時(shí)代的步伐，首先要提升醫(yī)院對(duì)檔案管理工作的重視程度，建立健全相關(guān)的管理制度。醫(yī)院檔案管理制度的建立要遵守國(guó)家檔案局、衛(wèi)健委的《醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理暫行辦法》，由醫(yī)院檔案管理從業(yè)經(jīng)驗(yàn)豐富的人員，結(jié)合衛(wèi)生改革要求及醫(yī)院各科室對(duì)檔案管理的實(shí)際需求，制定科學(xué)的檔案管理制度，明確醫(yī)院檔案管理工作的職能分工以及規(guī)范流程，保證檔案管理工作有據(jù)可依；建立檔案資料登記制度，對(duì)檔案資料進(jìn)行動(dòng)態(tài)監(jiān)管，如果出現(xiàn)丟失可以通過記錄進(jìn)行查找追回，確保醫(yī)院檔案的完整性和真實(shí)性。

（二）提升檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)。醫(yī)院檔案管理不是各科室檔案信息的簡(jiǎn)單保管，在醫(yī)療衛(wèi)生改革的新形勢(shì)下，為了更好發(fā)揮醫(yī)院檔案管理工作對(duì)醫(yī)院事業(yè)發(fā)展作用，要加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院檔案人員的培養(yǎng)，包括思想意識(shí)、知識(shí)結(jié)構(gòu)和操作技能。首先需要定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行技能及服務(wù)意識(shí)培訓(xùn)，提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，檔案人員要改變檔案管理的思想，主動(dòng)為醫(yī)院的各項(xiàng)工作提供所需要的檔案資料。其次要引進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作考核機(jī)制，調(diào)動(dòng)工作人員的主動(dòng)性，培養(yǎng)檔案人員養(yǎng)成檔案工作的時(shí)效觀，既要保證檔案及時(shí)歸檔，又要及時(shí)準(zhǔn)確地為需要者提供檔案。最后要培養(yǎng)檔案人員的價(jià)值觀，當(dāng)然管理人員要認(rèn)識(shí)到檔案的價(jià)值，特別是特殊的醫(yī)學(xué)科技檔案對(duì)醫(yī)院及社會(huì)所能發(fā)揮的作用，主動(dòng)幫助全院提升檔案意識(shí)。

（三）建立檔案網(wǎng)絡(luò)化管理系統(tǒng)。信息技術(shù)的發(fā)展為檔案的管理工作提供了更多的可能性，不僅節(jié)省了成本、空間，還提高了工作效率。新形勢(shì)下，為了提高醫(yī)院的檔案管理工作，需要根據(jù)醫(yī)院目前的發(fā)展?fàn)顩r及時(shí)更新檔案管理的方式，比如建立檔案網(wǎng)絡(luò)化管理系統(tǒng)。檔案網(wǎng)絡(luò)化管理包括文書檔案網(wǎng)絡(luò)化管理、人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理及病例檔案網(wǎng)絡(luò)化管理。想要實(shí)現(xiàn)這幾部分的網(wǎng)絡(luò)化管理，既需要醫(yī)院各科室的協(xié)調(diào)配合，建立相應(yīng)的協(xié)調(diào)結(jié)構(gòu)，確保醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)的完整性，還需要引進(jìn)相應(yīng)的技術(shù)管理人才，避免網(wǎng)絡(luò)上的不安全因素比如黑客、病毒等危及醫(yī)院檔案信息的安全。檔案網(wǎng)絡(luò)化不是一蹴而就的事情，需要醫(yī)院根據(jù)自己的實(shí)際情況，循序漸進(jìn)。

（四）發(fā)揮檔案的服務(wù)領(lǐng)域。收集保存不是檔案管理的目的，利用其保存的數(shù)據(jù)為今后的發(fā)展提供依據(jù)，發(fā)揮其潛在的經(jīng)濟(jì)、社會(huì)效益才是根本。要想發(fā)揮檔案的利用率，管理人員就要樹立服務(wù)的觀念，增加對(duì)檔案利用途徑、方式的研究。在醫(yī)院日常的檔案管理工作中，管理人員除了負(fù)責(zé)收集、匯整、分類歸納各科室資料外，還應(yīng)當(dāng)主動(dòng)提供服務(wù)，加強(qiáng)各醫(yī)院間信息的交互聯(lián)系。也可以定期舉辦醫(yī)學(xué)檔案信息的講座，為醫(yī)院的科研、教學(xué)工作提供服務(wù),同時(shí)結(jié)合醫(yī)院對(duì)信息的需求，不斷拓展服務(wù)內(nèi)容，提高檔案的利用率。主動(dòng)探究檔案的利用率可以實(shí)現(xiàn)醫(yī)院各種信息的互動(dòng)，完善醫(yī)院信息系統(tǒng)，讓檔案室真的成為信息保存和利用的中心，不僅可以更好地為醫(yī)院管理層的決策服務(wù)，還可以為醫(yī)院各部門提供更好的服務(wù)，有利于醫(yī)院的建設(shè)發(fā)展。

四、結(jié)語

醫(yī)院檔案管理工作是一個(gè)復(fù)雜且煩瑣的長(zhǎng)期性工作，它是一個(gè)醫(yī)院發(fā)展歷程的見證者，同時(shí)也對(duì)醫(yī)院今后的發(fā)展起到了重要的參考作用，醫(yī)院檔案管理工作的質(zhì)量影響著醫(yī)院的發(fā)展。在新形勢(shì)下，醫(yī)院應(yīng)積極進(jìn)行檔案管理工作模式的改革，建立健全相關(guān)的檔案管理制度，提高全院對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，培養(yǎng)檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)，同時(shí)也要學(xué)會(huì)將現(xiàn)代化的信息技術(shù)運(yùn)用到檔案管理工作中，提高檔案數(shù)據(jù)的完整性，更好地服務(wù)于醫(yī)院發(fā)展。