信息化時代醫(yī)院新員工檔案管理探析

文/湖南省兒童醫(yī)院 蔣盾

醫(yī)院作為公共服務(wù)機構(gòu)，為確保其能夠持續(xù)為公眾提供最優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，發(fā)揮醫(yī)院治病救人、救死扶傷的作用，醫(yī)院每年都會遴選大批的優(yōu)秀畢業(yè)生進入醫(yī)院工作，同時也會面向社會公開招聘，引進不同層次的人才。每一個新進員工入職前，醫(yī)院檔案管理部門都會對其檔案進行專項審核、任前審核，并出具相關(guān)認定材料。入職后新進員工人事檔案由醫(yī)院人事部門統(tǒng)一管理，由于每個員工的檔案來源地不同、個人經(jīng)歷不同所形成的檔案材料各有不同，甚至有缺失檔案原始材料的情況發(fā)生。因此，醫(yī)院的人事檔案管理部門需要借助一些信息化手段或現(xiàn)代化的技術(shù)來提高新員工檔案的管理質(zhì)量，方便員工的同時也增強了醫(yī)院檔案管理的整體水平，為醫(yī)院以后用人提供良好的依據(jù)和保障。

一、信息化時代醫(yī)院新員工檔案管理的特點

（一）載體電子化。信息化時代必然帶來了技術(shù)上的改革和創(chuàng)新，信息技術(shù)應(yīng)用于醫(yī)院的檔案管理中已經(jīng)歷一段時間了，最明顯的改變就是檔案的電子化。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代化檔案管理方式，而信息化檔案管理不僅可以使其保管加密，使其查詢起來也更加便捷，而傳統(tǒng)的檔案管理模式也已經(jīng)不符合現(xiàn)代化醫(yī)院的發(fā)展情況了。醫(yī)院的新員工是醫(yī)院的新生力量，這部分人員的檔案管理也同樣應(yīng)該采用電子化的方式，這樣方便檔案整理的同時也更加便于人事檔案的開發(fā)利用，使得檔案管理上到一個新的臺階。

（二）形式多樣化。醫(yī)院的新員工檔案中包含的內(nèi)容很多，比如入學(xué)材料、入黨材料、任免材料、工資材料，年齡、工齡、黨齡，學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷等等，每一項都是員工檔案的重要組成部分，對于一個完整的檔案來說，這些材料缺一不可。然而，隨著時代的發(fā)展，員工檔案所包含的內(nèi)容也在逐漸擴展，而檔案的形式也呈現(xiàn)出多種多樣的特點，以后圖片、音頻、視頻等資料都有可能成為員工檔案中的一部分。個人檔案的多樣化，也將使得檔案更具有時代感和立體感，也使個人的歷史更加生動、具體。

（三）材料歸檔及時化。信息化時代，員工可以利用信息化的檔案管理平臺，及時將新近形成的材料進行上傳，經(jīng)過人事檔案管理部門審核后進行登記，而后分類進行歸檔，這不僅能夠?qū)T工檔案資料及時更新，在一定范圍內(nèi)也豐富員工的檔案內(nèi)容。

二、信息化時代做好醫(yī)院新員工檔案管理的必要性

（一）有助于醫(yī)院人力資源的優(yōu)化配置。新員工是按照醫(yī)院發(fā)展的要求招聘進來的，醫(yī)院要取得良好的社會效益和經(jīng)濟效益，還要贏得長期穩(wěn)定的發(fā)展，需要將人員進行優(yōu)化配置，為人力資源決策提供可靠依據(jù)。尤其是新員工進入醫(yī)院以后，醫(yī)院對新員工并不是很了解，急需通過檔案了解新員工的價值所在，利用信息化手段能夠快速準確地分析出新員工的優(yōu)勢，從而幫助醫(yī)院的人力資源部門合理安排，發(fā)揮其專長和潛力。

（二）有助于醫(yī)院檔案管理質(zhì)量的提升。新員工檔案是醫(yī)院人事檔案中重要的組成部分，做好新員工的檔案管理，完善新員工檔案內(nèi)容，按照制度規(guī)范將新員工檔案妥善保存對于醫(yī)院檔案管理整體水平的提升是具有重要意義的。新員工是醫(yī)院發(fā)展的潛力和動力，對其檔案的管理應(yīng)當(dāng)堅持規(guī)范化、標準化、科學(xué)化的原則，切實做好相關(guān)事宜。

（三）有助于提高醫(yī)院現(xiàn)代化管理水平。在醫(yī)院長期發(fā)展過程中，檔案記錄了醫(yī)院的發(fā)展歷史、病案研究、人才引進等信息，醫(yī)院的檔案管理情況直接反映了醫(yī)院的現(xiàn)代化管理水平。新員工檔案作為檔案管理的一部分，也在其中發(fā)揮著不可忽視的重要作用。信息時代利用信息技術(shù)手段增強新員工檔案管理的安全性和利用率，能夠幫助醫(yī)院進一步提升工作效率，實現(xiàn)更好的管理。

三、當(dāng)前醫(yī)院新員工檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理理念與方法落后。雖然部分醫(yī)院已經(jīng)開始對人事檔案實施信息化管理，但依然還有許多醫(yī)院沿用傳統(tǒng)的檔案管理理念，沒有引進電子信息設(shè)備，而仍然保留原始的人工查閱檔案的方式；部分醫(yī)院雖然已經(jīng)配備了相應(yīng)的管理設(shè)備，但由于人員素質(zhì)能力或其他方面的不足，對檔案管理的方式仍然以手動操作為主，這樣極容易在檔案管理過程中出現(xiàn)疏漏。

（二）檔案管理信息化建設(shè)滯后。首先，傳統(tǒng)的檔案管理相對于電子化檔案管理來說，所需要的存儲空間更大，并且對于資料的分類以及裝訂有著相應(yīng)的要求。然而，電子化檔案就空間難度來說相對較低，且查詢起來也更加容易。其次，醫(yī)院管理部門對檔案部門重要性認識的缺失直接導(dǎo)致人事檔案管理在信息化建設(shè)上面的滯后。部分醫(yī)院在新員工入職時，并沒有嚴格地審查檔案信息，而醫(yī)院信息化建設(shè)的落后則導(dǎo)致新員工檔案也沒有按照電子檔案的統(tǒng)一要求進行歸檔，這就造成后期可能出現(xiàn)檔案原始材料缺失，造成檔案內(nèi)容不完整，降低了檔案管理工作的效率。

（三）檔案管理隊伍能力略欠缺。目前來看，我國大部分地區(qū)的人事檔案管理人員都普遍存在學(xué)歷較低、年齡較大的特點，缺乏專業(yè)人員的管理能力和實際操作能力，他們對于信息技術(shù)的掌握能力與年輕的、具有專業(yè)技術(shù)背景的人員相比是有一定差距的。然而，不同醫(yī)院對檔案管理的認識態(tài)度直接決定了檔案管理的水平，部分醫(yī)院認為檔案管理只是簡單的保管檔案，沒有技術(shù)含量，沒有專業(yè)性。因此檔案管理隊伍的素質(zhì)能力一直不高，導(dǎo)致新進員工檔案審核整理不到位。

（四）新員工檔案信息數(shù)據(jù)欠缺。當(dāng)前，部分醫(yī)院的檔案管理能力依然有限，因而對于人事檔案管理的重視程度并不是很高，新員工檔案沒有引起醫(yī)院的重視。有些醫(yī)院只掌握有編制的人員的檔案，而大量編外人員的檔案則需要依靠第三方機構(gòu)來進行代管，這就造成醫(yī)院所掌握的人員信息不夠完整，因此在需要查閱檔案時，往往只能到代理機構(gòu)去查閱，極大地耗費人力、物力、財力。與此同時，由于檔案管轄區(qū)域限制，部分新進人員的檔案信息完整度難以受到醫(yī)院的管控，這就極易造成新員工檔案材料出現(xiàn)疏漏，導(dǎo)致部分信息數(shù)據(jù)欠缺。

（五）新員工檔案開發(fā)利用率較低。員工檔案是了解員工并進行人力資源優(yōu)化配置的最佳途徑之一，然而許多醫(yī)院還是無法做到這一點。新員工的檔案在員工入職交到醫(yī)院后就直接放到檔案室保存或制作成電子版存入計算機中，除非本人需要查閱開具相關(guān)證明，否則幾乎很少被用到，員工檔案資源幾乎沒有進行開發(fā)利用，而部分非在編人員而由第三方機構(gòu)代管的新員工檔案就更少有機會被查閱，這對于醫(yī)院合理安排人員、充分利用人力資源發(fā)揮員工各自優(yōu)勢是非常不利的。

四、信息化時代醫(yī)院新員工檔案管理路徑探索

（一）建立現(xiàn)代化檔案意識，重視檔案管理。檔案管理應(yīng)當(dāng)引起醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的重視，醫(yī)院應(yīng)該利用各種宣傳方式，針對員工進行宣傳檔案管理的重要性和必要性，尤其是人事檔案管理對于醫(yī)院人力資源最優(yōu)配置的作用應(yīng)當(dāng)被全體醫(yī)院員工所了解，也能在平常的工作中讓每個員工發(fā)揮其職責(zé)。醫(yī)院還應(yīng)該制定相應(yīng)的檔案管理制度，促進檔案管理的規(guī)范化。信息時代帶來了管理理念和管理方式的變革，建立現(xiàn)代檔案管理意識，持續(xù)增強對員工檔案的管理是實現(xiàn)醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵環(huán)節(jié)之一。特別是對于新員工檔案，更要適應(yīng)新時代新形勢下的新要求，保證新員工檔案的完整性、真實性和準確性，在審查、審核、歸檔等流程中按照相應(yīng)的制度和程序規(guī)范管理，標準操作，全面提升新員工檔案管理的科學(xué)化水平。

（二）推進數(shù)字化信息化，創(chuàng)新工作局面。進入信息時代后，互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云計算等技術(shù)手段已經(jīng)深入到檔案管理領(lǐng)域中。醫(yī)院也應(yīng)順應(yīng)形勢的發(fā)展變化，將人事檔案信息化建設(shè)納入醫(yī)院總體的發(fā)展規(guī)劃當(dāng)中，充分調(diào)動資金、技術(shù)及人力，深入學(xué)習(xí)貫徹《干部人事檔案工作條例》《全國檔案系統(tǒng)信息化建設(shè)實施綱要》，完善醫(yī)院的信息化管理制度與檔案管理制度，保證數(shù)字信息化檔案管理工作的專業(yè)性與高效性，推動全體員工的人事檔案管理工作全面提高水平。

（三）加強兼職人員作用，組建檔案隊伍。鑒于部分醫(yī)院存在編制、財務(wù)等方面的困難，檔案管理人員人數(shù)被壓縮，在此情況下，醫(yī)院可以采用組建專兼職檔案管理隊伍的方式來增強檔案管理的隊伍力量。在做好新員工檔案管理的過程中，首先要求專職檔案人員在新員工入職時就對其檔案內(nèi)容進行嚴格的審核，確保檔案信息不丟項、不漏項，而在長時間的工作中，員工檔案還會逐步進行豐富，這就要求新員工所屬部門的兼職檔案人員及時提供相關(guān)情況，提醒員工豐富、增加檔案內(nèi)容，以保證員工檔案更新的及時性和內(nèi)容的完整性。

（四）基于前端控制理論，提升檔案質(zhì)量。將新員工的人事檔案作為重點內(nèi)容獨立管理本身就是前端控制理論思想的體現(xiàn)，只有將人事檔案在“入口”處把好關(guān)，才能在根源上規(guī)范人事檔案材料及管理，為這些人事檔案管理的案卷質(zhì)量提供堅實的保障。在新員工入職時，人事檔案部門要注重基礎(chǔ)檔案信息數(shù)據(jù)的審核，按照醫(yī)院檔案管理制度的要求逐項、逐步進行，確保三齡二歷信息準確，并及時錄入人力資源管理信息系統(tǒng)，以備提取利用。對審核發(fā)現(xiàn)的問題要及時聯(lián)系相關(guān)人員妥善處理，以最嚴謹認真的態(tài)度完成入職檔案審查工作，提升新員工檔案質(zhì)量。

（五）注重檔案人才培養(yǎng)，構(gòu)建培訓(xùn)體系。檔案人才的培養(yǎng)對于信息化時代新員工人事檔案管理的發(fā)展至關(guān)重要。檔案管理是專業(yè)性很高的工作，即使是傳統(tǒng)形式下檔案管理也需要檔案管理的專業(yè)人才來進行。而信息化時代的人事檔案管理，結(jié)合了信息化技術(shù)和方式，對于傳統(tǒng)檔案管理是一種創(chuàng)新和突破，對于檔案管理人員而言，對其專業(yè)能力也提出了更高的要求。除原有的熟悉檔案分類、儲存等傳統(tǒng)管理手段和知識外，更重要的是要對信息技術(shù)有充分的了解，并能夠熟練地運用到檔案管理的日常工作中。而目前而言，醫(yī)院對檔案管理的重視程度不夠，檔案一般沒有專門的部門管理，而是由人事部門工作人員兼管。這使得檔案管理不具有延續(xù)性和穩(wěn)定性，往往出現(xiàn)管理人員對于檔案管理流程和方法不熟悉，人員崗位流動等都可能影響檔案管理的穩(wěn)定性。那么，對于人員素質(zhì)要求更高信息化管理方式而言，這種非專人且非專業(yè)人士管理的模式根本無法滿足信息化管理對管理人才的需求。因而，筆者認為，如果醫(yī)院要采用信息化手段管理人事檔案，首先應(yīng)當(dāng)專設(shè)檔案管理崗位，并且根據(jù)信息化系統(tǒng)的要求，對檔案管理專干進行培訓(xùn)，在符合操作要求后方能上崗。同時，檔案管理人員的崗位應(yīng)當(dāng)減少調(diào)動，以保持崗位的穩(wěn)定性，從而保證在一定時期內(nèi)形成檔案管理的體系和制度。

五、結(jié)束語

綜上所述，人事檔案管理對于醫(yī)院的綜合發(fā)展是具有重要作用的。新員工檔案屬于人事管理檔案的一部分，在適應(yīng)信息時代發(fā)展的基礎(chǔ)上增強對新員工檔案的管理和利用對于提升醫(yī)院人事檔案管理開發(fā)利用率，加強醫(yī)院人力資源管理的工作效率，達到人盡其用、人盡其才的目標是非常有益的。因此，醫(yī)院應(yīng)該在深入學(xué)習(xí)《干部人事檔案工作條例》的基礎(chǔ)上，增強對于新員工檔案重要性的認識，建立現(xiàn)代化的檔案管理理念，并推進醫(yī)院檔案管理部門的信息化建設(shè)進程，從管理上、人員配備上幫助人事檔案管理開創(chuàng)新局面，并在前進的道路上不斷總結(jié)經(jīng)驗，進一步加強對新員工檔案的嚴格管理。