醫(yī)院文書檔案管理的現(xiàn)狀及對(duì)策

文/淄博市精神衛(wèi)生中心 郭曉璇

醫(yī)院文書檔案是指醫(yī)院在發(fā)展歷程中產(chǎn)生的具有保存價(jià)值的音頻、視頻或文獻(xiàn)資料等，可以系統(tǒng)地反映醫(yī)院在財(cái)務(wù)管理、基礎(chǔ)建設(shè)、人力管理等方面的政策和舉措。在新醫(yī)改日益深入的當(dāng)前社會(huì)，對(duì)醫(yī)院文書檔案管理的模式進(jìn)行積極探討，以此來契合新醫(yī)改對(duì)醫(yī)院管理的要求，使醫(yī)院文書檔案管理可以發(fā)揮更大作用，對(duì)于醫(yī)院的綜合發(fā)展具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、醫(yī)院文書檔案管理的原則

（一）保密性原則。醫(yī)院文書檔案不僅包括紙質(zhì)文書檔案，而且也包括電子文書檔案。醫(yī)院文書檔案管理工作者必須秉持著“保密性”原則，避免文書檔案的泄露或遺失。對(duì)于紙質(zhì)文書檔案而言，其原件從生成之日起，載體形式和信息內(nèi)容就不會(huì)再發(fā)生變化，所以醫(yī)院文書管理工作者在紙質(zhì)文書檔案歸檔中，必須確保紙質(zhì)文書檔案的原始性。對(duì)于電子文書檔案而言，要想確保其信息內(nèi)容不被盜取或泄露，醫(yī)院文書檔案工作者必須對(duì)電子文書檔案進(jìn)行加密處理，如在電子文書檔案?jìng)鬏斶^程中，可以通過設(shè)置傳輸密鑰或口令的方式，確保電子文書檔案?jìng)鬏數(shù)陌踩浴?/p>

（二）標(biāo)準(zhǔn)化原則。醫(yī)院文書檔案管理具有較強(qiáng)的規(guī)范性，不論是對(duì)文書檔案的收集、整理還是管理、利用，都需要遵循統(tǒng)一的原則和標(biāo)準(zhǔn)。首先，在對(duì)文書檔案立卷歸檔時(shí)，必須遵循統(tǒng)一化的原則，嚴(yán)格按照《檔案分類大綱》《機(jī)關(guān)文件材料的歸檔范圍規(guī)定》等相關(guān)規(guī)章條例，對(duì)文書檔案進(jìn)行科學(xué)規(guī)范的收集和鑒定。其次，在對(duì)文書檔案管理和利用的過程中，必須嚴(yán)格按照相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)章進(jìn)行執(zhí)行，如《檔案利用制度》《不歸檔文件銷毀辦法》等，從而使文書檔案管理的流程更加系統(tǒng)、規(guī)范化。最后，在對(duì)文書檔案收集、管理和利用的整個(gè)過程中，必須遵循一定的技術(shù)要求和方法指導(dǎo)，從而使文書檔案管理工作可以達(dá)到事半功倍的效果。

二、醫(yī)院文書檔案管理的現(xiàn)狀

（一）重視程度不足。我國各類醫(yī)院或多或少都存在重業(yè)務(wù)、輕管理的問題，所以對(duì)于文書檔案管理通常缺乏足夠重視，而且資金投入、政策扶持也會(huì)相對(duì)較少，而這也在一定程度上限制了醫(yī)院文書檔案管理水平的提升。一方面，醫(yī)院的文書檔案通常都是由行政辦公室或醫(yī)務(wù)科進(jìn)行管理，從而導(dǎo)致文書檔案管理缺乏系統(tǒng)整合性，而且工作人員大都由其他人員兼任，從而導(dǎo)致文書檔案的收集、管理和利用缺乏效率，無法使文書檔案發(fā)揮其應(yīng)有作用；另一方面，醫(yī)院對(duì)于文書檔案管理缺乏足夠的資金投入和政策扶持，從而導(dǎo)致文書檔案應(yīng)用的設(shè)備及儲(chǔ)存方式更新?lián)Q代緩慢，而這也極大阻礙了醫(yī)院文書檔案工作的現(xiàn)代化進(jìn)程。

（二）專業(yè)素養(yǎng)偏低。隨著新醫(yī)改的不斷深入，醫(yī)院文書檔案管理的要求也日益提升，但是當(dāng)前醫(yī)院文書檔案管理的專業(yè)性和規(guī)范化依舊普遍較差。一方面，醫(yī)院的文書檔案管理通常與其他科室或部門結(jié)合在一起，并未形成一個(gè)單獨(dú)的工作體系，而且工作人員兼任現(xiàn)象也比較普遍，從而使醫(yī)院文書檔案的收集、歸納、管理和利用都缺乏足夠的系統(tǒng)性和規(guī)范性；另一方面，醫(yī)院“重業(yè)務(wù)、輕管理”思想的存在，會(huì)使醫(yī)院在文書檔案管理方面的投入相對(duì)較少，可以用于對(duì)文書檔案工作者培訓(xùn)的費(fèi)用更是少之又少，而這也嚴(yán)重抑制了醫(yī)院檔案管理工作者專業(yè)素質(zhì)的提升。

（三）現(xiàn)代化程度低。傳統(tǒng)的文書檔案設(shè)備及條件已無法滿足當(dāng)前社會(huì)對(duì)文書檔案管理的要求，而這也嚴(yán)重抑制了醫(yī)院綜合文書檔案管理水平的提升。雖然許多大型醫(yī)院可能逐漸意識(shí)到了文書檔案現(xiàn)代化管理的重要性，并開始積極將其付諸實(shí)踐，但是許多中小型醫(yī)院由于管理思想落后，管理設(shè)備老舊，所以其文書檔案管理仍舊以手工管理為主，而這也在一定程度上阻礙了醫(yī)院文書檔案管理數(shù)字化和信息化的進(jìn)程。

三、醫(yī)院文書檔案管理的對(duì)策

（一）提高對(duì)醫(yī)院文書檔案管理的思想重視。文書檔案管理作為醫(yī)院日常基礎(chǔ)管理之一，對(duì)于醫(yī)院服務(wù)水平和醫(yī)療條件的提升起著重要的作用，所以醫(yī)院管理者必須對(duì)文書檔案管理加以重視。首先，醫(yī)院管理者必須發(fā)揮模范帶頭作用，為文書檔案管理工作者做好示范和引導(dǎo)，從而使文書檔案管理工作者可以潛移默化受到感染，逐步端正對(duì)文書檔案管理的態(tài)度。其次，醫(yī)院管理者必須定期組織開展文書檔案管理培訓(xùn)活動(dòng)，從而使文書檔案工作者可以通過培訓(xùn)活動(dòng)，逐漸意識(shí)到文書檔案管理的重要性，切實(shí)明白自身工作的意義及價(jià)值。最后，醫(yī)院管理者必須及時(shí)向文書檔案管理工作者宣傳相關(guān)政策及最新消息，從而使文書檔案管理工作者在工作過程中更具方向性和依據(jù)性。

（二）提升醫(yī)院文書檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。在信息化程度日益提升的當(dāng)前社會(huì)，醫(yī)院文書檔案管理的理念和方式也發(fā)生了極大的改變，而這對(duì)醫(yī)院文書檔案管理工作者而言是一個(gè)不小的挑戰(zhàn)。因此，醫(yī)院管理者必須招聘專業(yè)的文書檔案管理工作者，并且對(duì)其工作內(nèi)容進(jìn)行固定，避免出現(xiàn)兼任的情況。此外，醫(yī)院管理者還要尤為注重對(duì)文書檔案管理工作者的培訓(xùn)和進(jìn)修，從而使文書檔案管理工作者可以及時(shí)掌握最新的管理方式及理論，逐步提升自身的工作水平和專業(yè)素養(yǎng)，只有這樣，才能從根本上提高醫(yī)院文書檔案管理的綜合水平。

（三）加強(qiáng)醫(yī)院文書檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)。醫(yī)院文書檔案管理的現(xiàn)代化程度，會(huì)直接決定醫(yī)院文書檔案管理的工作效率，所以醫(yī)院管理者必須切實(shí)加強(qiáng)文書檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)。首先，醫(yī)院管理者必須安排專門人員對(duì)文書檔案管理工作需要運(yùn)用到的設(shè)備進(jìn)行及時(shí)維護(hù)和更新，并且搭建具有一定防火、防盜功能的現(xiàn)代化存庫，并配以打印機(jī)和計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化文書檔案管理設(shè)備。此外，醫(yī)院管理者必須搭建專門的信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，以供文書檔案管理工作者信息采集和檔案記錄之用，從而切實(shí)提升醫(yī)院文書檔案管理的質(zhì)量和效率。

（四）完善醫(yī)院文書檔案管理的規(guī)章制度。管理規(guī)章制度不完善，是導(dǎo)致醫(yī)院文書檔案管理整理難度大、檔案信息缺失或遺落、歸檔不明確等問題產(chǎn)生的主要原因。因此，醫(yī)院管理者必須制定明確的文書檔案管理規(guī)章制度，使每位文書檔案管理者都能明確自身的責(zé)任及分工，使不同載體、部門的文書檔案都能得以科學(xué)歸置，從而更好地方便文書檔案的查閱和利用。此外，醫(yī)院管理者必須不斷完善文書檔案的管理流程，從原始文書檔案的收集、整理和歸檔都需要專門人員進(jìn)行負(fù)責(zé)，從而最大限度地減少案卷出錯(cuò)的概率，提高文書檔案管理的質(zhì)量。

四、結(jié)語

綜上所述，文書檔案管理是醫(yī)院日常管理不可或缺的重要構(gòu)成部分，對(duì)于醫(yī)院服務(wù)水平和醫(yī)療條件的提升起著重要的作用。因此，醫(yī)院管理人員必須對(duì)文書檔案管理加以重視，在完善文書檔案管理制度和體系的同時(shí)，不斷提高文書檔案管理工作者的專業(yè)素質(zhì)，優(yōu)化文書檔案管理的工作流程，提高文書檔案管理的現(xiàn)代化程度，只有這樣，才能使醫(yī)院文書檔案管理的水平得以最大限度地提升。