創(chuàng)新醫(yī)保檔案管理工作的思考

文/菏澤市醫(yī)療保險事業(yè)中心 朱秀紅

人們的生活水平隨著時代的發(fā)展變得越來越好，與此同時，社會醫(yī)療水平也在不斷提高，人們對身體健康問題的重視程度更是在不斷提高。在這種社會背景下，我國的醫(yī)療保險制度也在不斷地發(fā)展完善，越來越多的人在醫(yī)療保險中受益，參保對象變得越來越廣泛，所以醫(yī)保檔案也就越來越多。而在新的時代背景之下，如何對醫(yī)保檔案進(jìn)行更加妥善與高效的管理則成為人們應(yīng)該思考的問題。

一、創(chuàng)新醫(yī)保檔案管理工作的必要性

醫(yī)保的受眾是眾多的社會成員，而每個人都需要通過一定的憑證來進(jìn)行醫(yī)保的報銷，在這其中，醫(yī)保檔案管理是非常重要的一部分。醫(yī)保檔案是每個人參與醫(yī)保的憑證，人們通過這個憑證來維護自身的利益，而這些醫(yī)保檔案同時也是醫(yī)療保障體系進(jìn)行改革的重要基礎(chǔ)，因此，對醫(yī)保檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新是非常有必要的。新時期的醫(yī)保對象范圍有了明顯的擴大，除了公務(wù)員等在職人員外，社會自由工作者也納入其中，因此醫(yī)保體系與人們的關(guān)系非常密切。醫(yī)保檔案從人們開始參與醫(yī)保的那一刻起開始建立，用以記錄每個人的繳費或是報銷等各項活動記錄，在履行醫(yī)保的過程中若是出現(xiàn)各種問題或是想進(jìn)行相關(guān)的查詢都可以通過醫(yī)保檔案來解決，還可以打擊“死人拿活人醫(yī)?！边@樣的違法行為。另外，醫(yī)保檔案管理中的數(shù)據(jù)都是醫(yī)保體系發(fā)展的基礎(chǔ)，若是醫(yī)保體系項進(jìn)行改革，那么必將離不開這些醫(yī)保檔案，這些醫(yī)保檔案將對其提供必要的數(shù)據(jù)，促使醫(yī)保的改革更加科學(xué)、更加準(zhǔn)確。

二、醫(yī)保檔案管理工作中現(xiàn)存的問題

（一）對醫(yī)保檔案管理工作缺乏應(yīng)有的重視。當(dāng)前，部分機構(gòu)對于醫(yī)保檔案的管理工作還是缺乏重視，雖說醫(yī)保機構(gòu)都加強了領(lǐng)導(dǎo)，也提高了相應(yīng)的認(rèn)知并設(shè)置了專業(yè)的人員進(jìn)行管理，從整體來看投入確實加大了，但是仍然存在著問題。部分醫(yī)保機構(gòu)對檔案的認(rèn)識程度不高，宣傳的力度也不足，個別的領(lǐng)導(dǎo)對業(yè)務(wù)工作的重視仍然大于對檔案管理工作的重視，不能對檔案管理工作形成正確的認(rèn)知，仍然認(rèn)為應(yīng)該由檔案部門與檔案管理人員來進(jìn)行此工作。在具體的工作過程中，對檔案法規(guī)熟知的工作人員并不多，從整體上來看檔案管理意識還不夠濃厚，所以在工作的過程中會出現(xiàn)資料殘缺、行文缺乏規(guī)范以及紙張大小不一等情況。

（二）檔案資料收集不及時。醫(yī)保工作的專業(yè)性比較強，在日常工作中往往會形成條塊分割的業(yè)務(wù)，所以醫(yī)保檔案的管理工作也會有著類似的現(xiàn)象，這會導(dǎo)致醫(yī)保檔案的管理工作出現(xiàn)存檔不及時或者入檔不齊全的現(xiàn)象，造成醫(yī)保檔案資料的缺失。具體情況，比如流動人口的參保檔案沒有及時建檔或是歸檔，就會造成跨年度移交歸檔與查閱方面的問題；還有部分工作人員為了方便資料的查詢而不及時對資料進(jìn)行移交，進(jìn)而會導(dǎo)致資料的流失，這些資料最終可能會遺落在各業(yè)務(wù)的承辦部門，甚至?xí)絽⒈Ｈ说氖种?。這些都會對醫(yī)保檔案資料的完整性產(chǎn)生影響，不利于對醫(yī)保檔案的利用，也阻礙著醫(yī)保服務(wù)水平的提高。

（三）檔案管理相關(guān)人員的專業(yè)素養(yǎng)不高。醫(yī)保檔案管理的部分工作人員并沒有合格的專業(yè)素質(zhì)，從整體上來看，工作人員的工作素質(zhì)不夠高。在這其中，部分工作人員雖說以前有過管理檔案的經(jīng)驗，但是這些經(jīng)驗都是在傳統(tǒng)的檔案管理工作方式之中產(chǎn)生的，已經(jīng)不再適應(yīng)新時期的工作要求，習(xí)慣于手工化管理的工作人員對于電子化的工作模式較為生疏，不能很好地完成檔案管理工作，也不利于檔案管理工作的創(chuàng)新。另外也有部分工作人員對計算機的操作非常熟練，但是缺乏檔案管理的工作經(jīng)驗，對于電子化辦公過于依賴，也不利于醫(yī)保檔案的管理。

（四）醫(yī)保檔案管理的電子化程度低。計算機的普及為人們的日常生活帶來了很大的改變，各行各業(yè)都在積極地改變傳統(tǒng)運行方式，順應(yīng)時代的潮流，許多領(lǐng)域都已經(jīng)大大地提升了信息化、電子化的程度。新時期的醫(yī)保檔案管理也應(yīng)該順應(yīng)時代的潮流，將電子化辦公融入檔案管理的日常工作中，但是現(xiàn)今的部分醫(yī)保機構(gòu)工作的電子化程度還不夠高。另外，我國的國土范圍十分廣泛，但是經(jīng)濟的發(fā)展水平卻不平衡，所以部分地區(qū)還不能進(jìn)行跨區(qū)域的結(jié)算，不利于醫(yī)保的報銷。

三、創(chuàng)新醫(yī)保檔案管理工作的策略

（一）加大對醫(yī)保檔案管理工作的投入。為了確保醫(yī)保檔案管理工作的順利進(jìn)行，相關(guān)部門應(yīng)該加大對醫(yī)保檔案管理工作的投入，對其有足夠的重視，這樣才能夠為大眾提供更好的醫(yī)保相關(guān)服務(wù)。在具體的工作過程中，要對檔案有足夠的重視，確保檔案記錄的翔實有序，對于重點的信息要有重點地進(jìn)行突出。還要提升檔案管理工作的創(chuàng)新意識，這可以從兩個方面入手，包括醫(yī)保檔案管理工作的培訓(xùn)以及工作人員的業(yè)績考核。第一個方面主要是為了增強醫(yī)保檔案管理人員的創(chuàng)新能力，更新相關(guān)管理人員的工作方式，發(fā)揮出更多的創(chuàng)造性，打破傳統(tǒng)的工作方式。第二個方面主要是為了讓相關(guān)人員更加重視醫(yī)保檔案的管理工作，通過科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臉I(yè)績考核能夠清楚明了地檢查檔案管理機構(gòu)工作的完成情況，讓檔案管理工作向優(yōu)秀部門看齊，避免出現(xiàn)消極怠工的現(xiàn)象，讓其認(rèn)識到醫(yī)保檔案管理工作的重要性。

（二）提升醫(yī)保檔案管理工作的電子化程度。時代在飛速地發(fā)展，醫(yī)保檔案管理工作也應(yīng)該跟上時代的步伐，提升檔案管理工作的電子化程度。傳統(tǒng)的檔案管理有很多缺陷，紙質(zhì)檔案在管理的過程中不容易保存，且隨著時間的變化紙質(zhì)資料越來越多，儲存方面的管理也是一個較為困難的方面，而且，紙質(zhì)檔案不容易查閱，想要查詢某一信息非常麻煩。但是電子化的檔案管理則很好地解決了這些問題，相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，電子化的管理在檔案的儲存方面節(jié)省了更多的空間，也就相當(dāng)于節(jié)省了檔案儲存的成本，而且電子化的管理在查詢某一信息時也非常方面快捷。所以，在新時期，醫(yī)保檔案管理的電子化是非常有必要的，相關(guān)機構(gòu)應(yīng)該對檔案信息進(jìn)行數(shù)字化的處理，將紙質(zhì)的資料轉(zhuǎn)換為電子數(shù)據(jù)，構(gòu)建完整的電子檔案管理制度。

（三）確保檔案管理的連續(xù)性。醫(yī)保檔案管理的影響因素有很多，參保人的遷出與遷入以及死亡等情況都會對醫(yī)保檔案管理產(chǎn)生影響，對醫(yī)保檔案的連續(xù)性都會產(chǎn)生影響，所以相關(guān)機構(gòu)應(yīng)該對醫(yī)保檔案的連續(xù)性有足夠的重視。在醫(yī)保檔案管理的過程中，首先，工作人員應(yīng)該及時進(jìn)行立卷歸檔，增強工作人員的立卷歸檔意識，避免檔案的遺失與錯漏，一定要在規(guī)定的時間里面進(jìn)行歸檔工作，將醫(yī)保信息及時地進(jìn)行傳遞與保存。其次，醫(yī)保檔案應(yīng)該及時地進(jìn)行更新，新的檔案信息要及時代替舊的檔案信息，確保檔案信息的時效性，及時將失效的信息進(jìn)行剔除，避免造成醫(yī)保工作中的錯誤。最后，參保人的檔案應(yīng)該及時地進(jìn)行轉(zhuǎn)移，當(dāng)參保人員發(fā)生地點上的轉(zhuǎn)移時，相應(yīng)的檔案也應(yīng)該及時進(jìn)行轉(zhuǎn)移，并做好跟蹤管理。

（四）創(chuàng)新醫(yī)保檔案管理體系。如今，隨著醫(yī)療體系的不斷改革和完善，對醫(yī)保檔案管理工作的開展提出了較高的要求，只有具備一套系統(tǒng)、完善的醫(yī)保檔案管理體系，才可以確保醫(yī)保檔案管理工作有條不紊地進(jìn)行。在創(chuàng)新醫(yī)保檔案管理體系過程中，需要做好以下三個方面的工作：（1）制度體系。其一般需要通過行政立法等手段來構(gòu)建一套完善的醫(yī)保檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，在制度上是醫(yī)保檔案管理具備統(tǒng)一性，以確保在數(shù)據(jù)方面區(qū)域醫(yī)保系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)信息共享。如制定完善的《醫(yī)保檔案資料保密制度》《醫(yī)保文件材料歸檔制度》《醫(yī)保檔案資料銷毀制度》等。（2）信息化體系。需要在區(qū)域醫(yī)保系統(tǒng)之間構(gòu)建有效的銜接，該過程需要對不同接口、不同系統(tǒng)等情況給予綜合考慮，倡導(dǎo)實施“一體多用”化管理，即所謂的多部門使用一個體系與系統(tǒng)，這樣不僅可以實現(xiàn)區(qū)域數(shù)據(jù)的快速抓取，而且還可以避免患者在不同醫(yī)院對社?？ㄟM(jìn)行多次激活，從而有效提高醫(yī)保檔案管理效率。（3）管理人員考核體系。其一般是針對醫(yī)保檔案管理崗位上的不同人來開展的考核工作，以確保醫(yī)保檔案管理人員意識到檔案管理的重要性，并認(rèn)真做好本職工作。

（五）強化醫(yī)保檔案管理的監(jiān)督。通常情況下，由于受到各方面因素的影響，導(dǎo)致現(xiàn)有醫(yī)保檔案管理人員的綜合素質(zhì)水平差強人意，此時就需要做好醫(yī)保檔案管理的監(jiān)督工作，以達(dá)到一種約束和警告的效果。如今，隨著時代的快速發(fā)展，推動了醫(yī)療管理工作的不斷改革與創(chuàng)新，而醫(yī)保檔案管理監(jiān)督是其中比較關(guān)鍵的一個環(huán)節(jié)，其不僅可以確保醫(yī)保檔案管理工作順利開展，而且還可以及時發(fā)現(xiàn)其中存在的問題，并采取有效措施給予糾正。實際上，在醫(yī)保檔案管理改革過程中，管理內(nèi)容也在不斷變化，此時就需要工作人員緊隨時代發(fā)展步伐，把醫(yī)保檔案管理監(jiān)督工作落實到實處，并給予高度重視，從而有效提高醫(yī)保檔案管理效率。

四、總結(jié)

越來越多的人將會享受醫(yī)保，這也就意味著醫(yī)保檔案管理的工作將會越來越重，這就提示人們要及時對醫(yī)保檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新?，F(xiàn)行的醫(yī)保檔案管理制度存在著很多的不足，不能夠適應(yīng)快速發(fā)展的時代，相關(guān)人員應(yīng)該積極探索醫(yī)保檔案管理的創(chuàng)新方式，提升醫(yī)保檔案管理的工作效率。