企業(yè)檔案數(shù)字化工作思考研究

文/招商局重工（深圳）有限公司 李紅娟

現(xiàn)如今，社會(huì)信息化進(jìn)程速度越來(lái)越快，檔案數(shù)字化管理也成為大勢(shì)所趨。與傳統(tǒng)的檔案管理相比，檔案數(shù)字化管理具有顯著的優(yōu)勢(shì)，可以打破傳統(tǒng)檔案管理中存在的諸多不足并加以有效彌補(bǔ)，讓企業(yè)檔案管理部門(mén)不再是封閉的狀態(tài)，能夠?qū)n案信息進(jìn)行采集和管理并具有信息服務(wù)的職能，達(dá)到檔案信息資源共享的目的，有效提高檔案管理的工作效率等。基于此，企業(yè)應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到檔案數(shù)字化的關(guān)鍵意義，結(jié)合自身實(shí)際情況，對(duì)企業(yè)檔案數(shù)字化進(jìn)行充分思考，并制定科學(xué)合理地對(duì)策。

一、企業(yè)檔案數(shù)字化工作的關(guān)鍵意義

（一）顯著提高企業(yè)檔案管理工作效率。在企業(yè)檔案管理應(yīng)用信息化技術(shù)，有利于顯著提高檔案管理工作的效率。對(duì)于企業(yè)而言，檔案管理工作主要是對(duì)自身發(fā)展的歷史進(jìn)行記錄，為企業(yè)今后的經(jīng)營(yíng)決策提供一定的支持，領(lǐng)導(dǎo)者可以吸取以往發(fā)展的經(jīng)驗(yàn)，來(lái)對(duì)今后發(fā)展中遇到類(lèi)似的問(wèn)題進(jìn)行有效規(guī)避，推動(dòng)企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。同時(shí)，在以往的企業(yè)檔案管理中存在諸多不足之處，如人工處理效率低、檔案資料量大等，這就嚴(yán)重影響到檔案管理工作的質(zhì)量和效率，而通過(guò)數(shù)字化的改革，可把以往的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成電子檔案，只需利用計(jì)算機(jī)就能夠簡(jiǎn)便的獲取所需檔案，這就顯著提高了企業(yè)檔案管理的工作效率。

（二）保護(hù)檔案的完整性。在企業(yè)檔案管理中，通過(guò)進(jìn)行數(shù)字化改革，可以對(duì)檔案的完整性加以有效保護(hù)。在以往的檔案管理工作中所選擇的管理方式主要是紙質(zhì)檔案，然而這種管理方式極易受到火災(zāi)、蟲(chóng)害等各種外部環(huán)境的影響，造成檔案資料損壞或者缺失，嚴(yán)重影響到了檔案的完整性。針對(duì)這一情況，企業(yè)需要積極開(kāi)展數(shù)字化改革，實(shí)現(xiàn)檔案資料數(shù)字化，并對(duì)云存儲(chǔ)技術(shù)進(jìn)行有效應(yīng)用，從而更好地保護(hù)檔案的完整性，在極大程度上杜絕檔案發(fā)生損壞、缺失等問(wèn)題。

（三）實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。對(duì)于企業(yè)檔案資源的保管，主要是由各個(gè)部門(mén)對(duì)自己部門(mén)的檔案資源進(jìn)行保管，這種分散保管的方式在很大程度上影響了各部門(mén)之間檔案信息的共享，并大大降低了檔案資源的使用效益。針對(duì)這一情況，企業(yè)通過(guò)應(yīng)用信息化技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化，這樣就可以改進(jìn)檔案的利用方式，企業(yè)工作人員可利用信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)來(lái)獲取數(shù)字化加工后的“獨(dú)本”檔案，并提供給所需人員，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。同時(shí)，企業(yè)檔案數(shù)字化后將建立起電子數(shù)據(jù)庫(kù)，相關(guān)人員可借助檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)來(lái)隨時(shí)隨地獲取相關(guān)資料，這樣能夠進(jìn)一步增大檔案的利用空間，讓更多的工作人員認(rèn)識(shí)到檔案數(shù)字化的關(guān)鍵價(jià)值。

二、企業(yè)檔案數(shù)字化工作的幾點(diǎn)思考

（一）強(qiáng)化信息技術(shù)的應(yīng)用。在企業(yè)檔案數(shù)字化工作中，企業(yè)必須進(jìn)一步強(qiáng)化信息技術(shù)的應(yīng)用，具體做到以下幾點(diǎn)：1.打造檔案資源智慧收集平臺(tái)。關(guān)于檔案資源智慧收集平臺(tái)，其主要構(gòu)成部分為：數(shù)據(jù)采集管理平臺(tái)、一體化電子文件接收與管理平臺(tái)，前者的主要作用是對(duì)企業(yè)內(nèi)部業(yè)務(wù)信息數(shù)據(jù)進(jìn)行智能收集并能夠自動(dòng)整理和存儲(chǔ)企業(yè)的檔案信息，后者的主要作用在于對(duì)數(shù)字檔案進(jìn)行智能管理；在檔案資源智慧收集平臺(tái)的建立中，企業(yè)必須高度重視規(guī)范化管理的實(shí)施，通過(guò)強(qiáng)化檔案制度建設(shè)，來(lái)確保檔案元數(shù)據(jù)收集的規(guī)范性，確保錄入數(shù)據(jù)的正確性；同時(shí)，需借助相一致的題名與分類(lèi)號(hào)來(lái)確保檔案信息檢索的查全率、查準(zhǔn)率，通過(guò)強(qiáng)化相關(guān)技術(shù)規(guī)范來(lái)統(tǒng)一管理一系列企業(yè)文件，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理的有效性。2.建設(shè)自動(dòng)鑒定檔案的元數(shù)據(jù)庫(kù)。該數(shù)據(jù)庫(kù)所具備的保管期限自動(dòng)鑒定功能，有利于相關(guān)人員更加便捷、高效地保管已整理好的檔案，利用計(jì)算機(jī)即可快速鑒定大量的檔案，在極大程度上減輕了相關(guān)人員的工作量?；诖?，企業(yè)應(yīng)嚴(yán)格按照自身檔案的鑒定標(biāo)準(zhǔn)，來(lái)對(duì)保管理期限自動(dòng)鑒定的元數(shù)庫(kù)進(jìn)行建設(shè)，并對(duì)于檔案的保管期限與歸檔范圍加以合理設(shè)定，從而有效提高企業(yè)檔案管理的效率。3.實(shí)現(xiàn)檔案信息服務(wù)的智慧化建設(shè)，也就是通過(guò)進(jìn)一步創(chuàng)新數(shù)字檔案室服務(wù)，借助智能移動(dòng)終端來(lái)獲得檔案移動(dòng)服務(wù)，該服務(wù)較好地滿足了現(xiàn)階段信息化、數(shù)字化的社會(huì)發(fā)展的需求；基于此，企業(yè)應(yīng)依據(jù)自身具體情況，在檔案管理中積極應(yīng)用信息技術(shù)，有機(jī)結(jié)合其檔案管理系統(tǒng)與綜合業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)，利用移動(dòng)終端與智慧平臺(tái)，來(lái)達(dá)到檔案信息推送功能、類(lèi)似性搜索功能的目的，進(jìn)而有效提升企業(yè)檔案數(shù)字化管理的水平。

（二）確定檔案數(shù)字化管理的標(biāo)準(zhǔn)。為確保企業(yè)檔案數(shù)字化管理工作的有序進(jìn)行，企業(yè)必須確定檔案數(shù)字化管理的標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的規(guī)范化。具體內(nèi)容為：首先，企業(yè)需選擇適合自身需求的第三方服務(wù)公司，然后結(jié)合企業(yè)具體情況、檔案的種類(lèi)、當(dāng)前檔案存儲(chǔ)情況等，對(duì)數(shù)字化檔案管理方案進(jìn)行制定，這一管理方案不僅能夠滿足檔案管理調(diào)閱方便、快速的要求，還能夠滿足企業(yè)內(nèi)各個(gè)部門(mén)的檔案利用，確保檔案資源共享的實(shí)現(xiàn)，促使企業(yè)內(nèi)各個(gè)部門(mén)之間的協(xié)調(diào)合作。

（三）做好前期工作。在企業(yè)檔案數(shù)字化工作開(kāi)展前，企業(yè)必須做好前期工作，具體內(nèi)容如下：（1）做好以往紙質(zhì)檔案的提取、交接、登記等工作，以便后續(xù)數(shù)字化檔案管理工作的有序開(kāi)展，也能夠有效保證企業(yè)檔案的完整性；同時(shí)，待完成紙質(zhì)檔案錄入工作后，不代表就可以銷(xiāo)毀紙質(zhì)檔案了，相關(guān)人員依舊需嚴(yán)格按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)來(lái)對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行保管，杜絕檔案原件被損壞。（2）做好市場(chǎng)調(diào)研與考察工作，企業(yè)相關(guān)人員需積極調(diào)查和研究其他已開(kāi)展檔案數(shù)字化工作的企業(yè)，借鑒這些企業(yè)檔案數(shù)字化工作的經(jīng)驗(yàn)；同時(shí)，企業(yè)應(yīng)結(jié)合自身實(shí)際情況來(lái)選擇最優(yōu)的服務(wù)工作，待選定服務(wù)公司后，需對(duì)簽訂相關(guān)保密協(xié)議，以此來(lái)保障企業(yè)檔案數(shù)字化工作的安全性，促使自身檔案數(shù)字化工作的高質(zhì)量開(kāi)展。

（四）健全檔案數(shù)字化管理制度。在企業(yè)檔案數(shù)字化工作中，健全的檔案數(shù)字化管理制度起著非常關(guān)鍵的作用。通過(guò)調(diào)查研究一些開(kāi)展檔案數(shù)字化改革的企業(yè)，可以發(fā)現(xiàn)，這些企業(yè)即使已建立檔案數(shù)字化管理制度，但是管理制度主要是關(guān)于硬件方面的利用，并沒(méi)有明確地提出檔案的錄入規(guī)范、歸檔標(biāo)準(zhǔn)等，這就大大降低了企業(yè)檔案數(shù)字化管理工作的有效性，并制約了今后企業(yè)的經(jīng)營(yíng)發(fā)展。面對(duì)這一現(xiàn)象，企業(yè)必須積極建立健全檔案數(shù)字化管理制度，以此來(lái)確保檔案數(shù)字化工作的高效率與高質(zhì)量，并確保檔案管理工作能夠安全可靠地開(kāi)展，盡量避免發(fā)生信息安全事故，最終有效保護(hù)檔案的完整性。同時(shí)，在檔案數(shù)字化管理制度制定過(guò)程中，相關(guān)人員應(yīng)明確檔案數(shù)字化的制度規(guī)范，這是因?yàn)槠髽I(yè)內(nèi)部存在非常多的檔案數(shù)量，在數(shù)字化改革中往往會(huì)發(fā)生遺漏檔案或是錯(cuò)誤記錄檔案等情況，所以需要借助質(zhì)檢來(lái)確保檔案錄入環(huán)節(jié)中的準(zhǔn)確性，以便今后檔案利用過(guò)程中無(wú)差錯(cuò)，其中質(zhì)檢主要涉及三個(gè)方面：一是檔案錄入環(huán)節(jié)有沒(méi)有出現(xiàn)損壞、丟失等問(wèn)題；二是對(duì)數(shù)字化圖像是不是清晰、版面是不是整潔進(jìn)行嚴(yán)格檢查；三是全面核查數(shù)字化圖像和傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，保證檔案錄入環(huán)節(jié)無(wú)任何問(wèn)題發(fā)生。

（五）提高相關(guān)人員的綜合素質(zhì)。對(duì)于企業(yè)檔案數(shù)字化的建設(shè)，要求相關(guān)人員具有良好的綜合素質(zhì)，即俱備牢固扎實(shí)的基礎(chǔ)檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)、科學(xué)采集檔案信息的能力、分析處理檔案信息的能力、研究檔案信息的能力，立足于數(shù)字化角度，相關(guān)人員還應(yīng)充分掌握各種現(xiàn)代化信息技術(shù)，包括計(jì)算通信技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等。為確保企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)工作的有效開(kāi)展，相關(guān)人員具備較高的綜合素質(zhì)，企業(yè)應(yīng)借助一系列有效手段來(lái)建立起一支高素質(zhì)的檔案管理人才隊(duì)伍，具體做到以下兩點(diǎn)：1.立足于企業(yè)的經(jīng)營(yíng)發(fā)展需求，向社會(huì)招聘具備過(guò)硬的檔案管理技能和現(xiàn)代化專(zhuān)業(yè)知識(shí)、充分掌握計(jì)算機(jī)知識(shí)和最新數(shù)字化技術(shù)方面的人才，以此來(lái)為企業(yè)建設(shè)檔案數(shù)字化提供強(qiáng)有力的支持。2.強(qiáng)化檔案管理人員的教育培訓(xùn)，定期組織相關(guān)人員開(kāi)展檔案數(shù)字化管理和信息技術(shù)方面的知識(shí)培訓(xùn)，并邀請(qǐng)專(zhuān)業(yè)人士為檔案管理人員講解，或是派遣相關(guān)人員到其他已開(kāi)展檔案數(shù)字化的企業(yè)中學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)其他企業(yè)的優(yōu)秀經(jīng)驗(yàn)，從而有效提升企業(yè)檔案管理人員的綜合素質(zhì)。

（六）積極加強(qiáng)檔案數(shù)字化的保密性。對(duì)于每個(gè)企業(yè)而言，檔案信息都具有至關(guān)重要的地位，因此企業(yè)在開(kāi)展檔案數(shù)字化建設(shè)工作時(shí)，其相關(guān)人員必須具備較強(qiáng)的檔案保護(hù)意識(shí)，能夠積極承擔(dān)自己的責(zé)任，踐行自己的職責(zé)，對(duì)于企業(yè)內(nèi)部的檔案信息進(jìn)行嚴(yán)格保密，對(duì)檔案信息的完整性加以有效保護(hù)，在極大程度上避免出現(xiàn)檔案丟失、泄漏、損壞等情況。同時(shí)，在檔案信息數(shù)字化過(guò)程中，雖然存儲(chǔ)非常方便、調(diào)用非常靈活，然而在具體操作時(shí)極易發(fā)生信息被盜取現(xiàn)象，尤其是信息被盜取的過(guò)程，相關(guān)人員往往難以發(fā)現(xiàn)，一旦企業(yè)檔案信息被盜取，將嚴(yán)重影響到企業(yè)的發(fā)展，所以企業(yè)必須高度重視檔案數(shù)字化的保密性建設(shè)，在建設(shè)檔案數(shù)字化的同時(shí)，積極建設(shè)保密性，還應(yīng)強(qiáng)化相關(guān)人員的保密意識(shí)，使之認(rèn)識(shí)到檔案信息保密的必要性，使之在日后的檔案管理中能夠提高警惕，確保檔案的保密性。此外，在信息化時(shí)代背景下，企業(yè)要想有效提高自身的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，必須重視信息方面的競(jìng)爭(zhēng)，即通過(guò)積極推進(jìn)數(shù)字化建設(shè)，來(lái)強(qiáng)化保密性建設(shè)。

（七）大力建設(shè)數(shù)字化檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)。為確保企業(yè)未來(lái)數(shù)字化檔案管理的有序開(kāi)展，企業(yè)必須重視檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，其中檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)主要涉及兩個(gè)方面：1.檢索型檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)方面的建設(shè)，這一數(shù)據(jù)庫(kù)的主要作用在于：針對(duì)開(kāi)放性的檔案，為檔案利用者提供范圍、目錄、檢索途徑。2.文件型檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)方面的建設(shè)，這一數(shù)據(jù)庫(kù)的主要作用在于：確保企業(yè)檔案文件能夠完整順利錄入，并具備網(wǎng)絡(luò)獲取檔案信息的服務(wù)能力。同時(shí)，企業(yè)應(yīng)積極建設(shè)電子文檔管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)作為一種軟件應(yīng)用系統(tǒng)，其存在形式為數(shù)字化，在電子文檔管理方面，該系統(tǒng)呈現(xiàn)出非常顯著的優(yōu)勢(shì)，包括：強(qiáng)大的錄入功能、查詢功能、整理功能等，及掃描與數(shù)碼攝像功能，將電子文檔管理系統(tǒng)應(yīng)用到檔案管理中，可將紙質(zhì)檔案中的信息轉(zhuǎn)化成數(shù)字，再生成電子文件，以便相關(guān)人員更加科學(xué)、有效地管理，也有利于相關(guān)人員全過(guò)程監(jiān)控電子文件的存儲(chǔ)與使用。

三、結(jié)束語(yǔ)

總而言之，在信息時(shí)代，企業(yè)要想具備較強(qiáng)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)能力，必須重視檔案數(shù)字化工作。在檔案數(shù)字化工作中，企業(yè)必須進(jìn)一步強(qiáng)化信息技術(shù)的應(yīng)用，確定檔案數(shù)字化管理的標(biāo)準(zhǔn)，做好前期工作，健全檔案數(shù)字化管理制度，提高相關(guān)人員的綜合素質(zhì)，并積極建設(shè)檔案數(shù)字化的保密性及數(shù)字化檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，以此來(lái)確保企業(yè)檔案數(shù)字化工作高效高質(zhì)地開(kāi)展。