科研事業(yè)單位改革中檔案管理存在的問(wèn)題

文/遼寧省旱地農(nóng)林研究所 鄭璐 劉海英 張俊生 于欣

一、檔案管理的現(xiàn)狀

（一）檔案管理的意義。檔案是人們?cè)诟黜?xiàng)生活中直接形成的各種形式的具有保存價(jià)值的原始記錄。檔案是人們?cè)诟黜?xiàng)生產(chǎn)活動(dòng)中直接形成的各種形式的具有保存價(jià)值的原始記錄。改革開(kāi)放40年來(lái)，我國(guó)以推動(dòng)公益事業(yè)發(fā)展為目標(biāo)，以創(chuàng)新體制機(jī)制為核心，著力推動(dòng)事業(yè)單位改革，革除制約公益事業(yè)發(fā)展的制度性障礙。在科研事業(yè)單位改革過(guò)程中，無(wú)論是人事人才、科研課題、科技成果、科研儀器等都與檔案密切聯(lián)系。科研單位的檔案全面、真實(shí)記錄了20世紀(jì)50年代科研單位成立以來(lái)，以科學(xué)研究、生產(chǎn)技術(shù)、基本建設(shè)為主的科研活動(dòng)，存在的制約發(fā)展問(wèn)題及取得的重大成果等文件材料。這些記錄和信息儲(chǔ)備是推動(dòng)單位向前發(fā)展的第一手資料，讓我們更好了解歷史，掌握研究領(lǐng)域動(dòng)態(tài)走向?？茖W(xué)規(guī)范的檔案管理，能夠不斷提升科研單位的工作效率和管理水平，保護(hù)和利用好檔案能夠?yàn)榭蒲袉挝慌嘤碌闹卮罂萍汲晒?、加快科技成果轉(zhuǎn)化、推動(dòng)應(yīng)用、各項(xiàng)工作高質(zhì)量發(fā)展作出貢獻(xiàn)。

（二）改革中檔案的交接與管理。為確保科研事業(yè)單位改革工作圓滿完成，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《機(jī)關(guān)檔案工作條例》《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》等法律條例，緊扣科研單位復(fù)雜繁重的改革、穩(wěn)定和發(fā)展任務(wù)，謀劃和推動(dòng)檔案工作，堅(jiān)持政治引領(lǐng)，成立檔案領(lǐng)導(dǎo)小組，加強(qiáng)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)。完整準(zhǔn)確記錄單位改革全過(guò)程，確保單位改革工作中形成的文件材料收集齊全、整理規(guī)范。自新組建單位正式成立之日起，整合單位的檔案全宗自行終止，檔案全宗整體移交到新組建單位接受保管，全宗號(hào)隨之變更。新組建單位接管整合單位的檔案全宗后，由其檔案室對(duì)該檔案全宗實(shí)行封口管理，不得分散與割裂。充分做好新組建單位成立前文件材料的收集、整理、鑒定工作，堅(jiān)決防止個(gè)人帶走、留存、轉(zhuǎn)移和銷毀應(yīng)歸檔文件。并制作交接文據(jù)、全宗介紹、機(jī)構(gòu)沿革、檔案目錄等相關(guān)材料。做好檔案的收集、整理、鑒定和交接等工作，確保檔案的齊全、完整、規(guī)范、安全，切實(shí)推動(dòng)檔案工作與改革、穩(wěn)定、發(fā)展工作同頻共振。

二、檔案管理存在的問(wèn)題

（一）檔案收集不完整。在科研事業(yè)單位改革中，往往忽視檔案管理工作，認(rèn)為檔案管理是一項(xiàng)常規(guī)性政務(wù)工作，檔案歸檔范圍大、周期長(zhǎng)、載體多樣，檔案管理制度中又缺乏獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，難以調(diào)動(dòng)檔案管理人員工作主動(dòng)性和積極性，導(dǎo)致檔案原始資料收集不全。部分科技人員、崗位發(fā)生變化，相關(guān)科技人員在科研項(xiàng)目從立項(xiàng)、驗(yàn)收、成果認(rèn)定過(guò)程中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的各種圖紙、圖表、文字材料、計(jì)算材料、照片、影片、錄像、錄音等檔案沒(méi)有及時(shí)歸檔，導(dǎo)致科技檔案原始資料缺失。

（二）檔案設(shè)施不齊全?？蒲袉挝蛔鳛閲?guó)家科技的研發(fā)主體，承擔(dān)了大量的技術(shù)研發(fā)項(xiàng)目，積累了大量的試驗(yàn)數(shù)據(jù)和科研資料。隨著科研檔案數(shù)量逐年增加，現(xiàn)有檔案室面積都不夠容納改革后的檔案存放，只能分別存放，不方便科技人員查閱。檔案室的設(shè)施也較為簡(jiǎn)陋，檔案保護(hù)設(shè)施配置不齊全，檔案室、辦公室、接待室還沒(méi)有三分開(kāi)，存在一定的安全隱患。

（三）檔案管理水平不強(qiáng)。隨著《檔案法》的頒布實(shí)施，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的檔案管理重視程度有了很大提高。但依然存在“重藏輕用”現(xiàn)象，對(duì)科研檔案仍處在統(tǒng)計(jì)、分類、歸檔的層面。檔案管理手段也僅限于紙質(zhì)文檔上，歸檔時(shí)間長(zhǎng)、難度大、查找效率較低、利用率不高、影響保密程度。還沒(méi)有利用計(jì)算機(jī)信息設(shè)備存儲(chǔ)檔案，沒(méi)有形成數(shù)字化電子檔案，不能隨時(shí)隨地進(jìn)行檔案檢索、借閱、管理。歸檔的檔案理論和應(yīng)用價(jià)值不高，有效利用率低，存在丟失、泄密危險(xiǎn)，無(wú)法滿足當(dāng)前檔案資源共享利用的需要。

（四）檔案研究能力薄弱。目前，科研單位檔案工作實(shí)際中，還沒(méi)有圍繞檔案服務(wù)科研單位治理能力現(xiàn)代化、改革后檔案管理體制機(jī)制創(chuàng)新、檔案室職能定位開(kāi)展相關(guān)的研究工作，特別是新時(shí)代檔案事業(yè)發(fā)展具有普遍性、長(zhǎng)遠(yuǎn)性影響的重點(diǎn)難點(diǎn)問(wèn)題，也沒(méi)有開(kāi)展創(chuàng)新性、先進(jìn)性、實(shí)用性相關(guān)研究。

三、檔案管理的措施

（一）加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)。明確檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)，設(shè)檔案專職管理人員，配齊檔案兼職管理人員，建設(shè)一支具有檔案專業(yè)知識(shí)、科研專業(yè)知識(shí)和有一定工作能力的高素質(zhì)檔案管理人才隊(duì)伍。要定期對(duì)專兼職檔案員進(jìn)行檔案管理專項(xiàng)培訓(xùn)，強(qiáng)化檔案意識(shí)，變被動(dòng)為主動(dòng)服務(wù)。注重檔案人員開(kāi)展理論知識(shí)學(xué)習(xí)，積極組織專職檔案人員、兼職檔案人員開(kāi)展檔案專業(yè)知識(shí)學(xué)習(xí)，參加省檔案局組織的全省專業(yè)技術(shù)人員繼續(xù)教育培訓(xùn)，獲取檔案管理資格證書，推進(jìn)從檔案管理者變?yōu)闄n案信息開(kāi)發(fā)者，不斷提升檔案人員綜合素質(zhì)。經(jīng)常深入項(xiàng)目組，指導(dǎo)和協(xié)助科研檔案整理。規(guī)范收集和保存原始檔案材料，做好安全保密工作。

（二）開(kāi)展風(fēng)險(xiǎn)隱患排查。對(duì)照近年來(lái)頒布的檔案安全工作規(guī)章制度和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，制定科研單位災(zāi)害預(yù)防和安全應(yīng)急管理預(yù)案，定期對(duì)本單位檔案安全情況進(jìn)行全面深入的排查摸底。重點(diǎn)排查消防設(shè)施、監(jiān)控報(bào)警系統(tǒng)是否齊備，是否正常發(fā)揮作用；電氣電路、水暖管道、機(jī)電設(shè)備是否安全，檢修維護(hù)是否及時(shí)；檔案信息系統(tǒng)和檔案數(shù)字化加工場(chǎng)所是否管理規(guī)范；檔案庫(kù)房是否有出租、出借改作他用的情況，是否存有危及檔案安全的物品；檔案庫(kù)房及其設(shè)備的安全風(fēng)險(xiǎn)是否杜絕；是否定期開(kāi)展消防安全知識(shí)講座；數(shù)字檔案資源是否長(zhǎng)久保存和備份；網(wǎng)絡(luò)與重要信息系統(tǒng)是否安全有保障體系建設(shè)。

（三）完善檔案管理制度。結(jié)合新單位工作特點(diǎn)和實(shí)際情況，需要制定新的檔案管理規(guī)章制度。改革后的科研檔案存在學(xué)科差異，種類繁多，類型復(fù)雜，包括研究、技術(shù)、成果等科研工作必不可少的參考資料，都需要對(duì)范圍、時(shí)間、要求進(jìn)行規(guī)范。同時(shí)還要完善立卷歸檔制度、借閱制度、保管制度、庫(kù)房管理制度、保密制度等。建立強(qiáng)有力的監(jiān)督制約機(jī)制，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、系統(tǒng)化、科學(xué)化和現(xiàn)代化。

（四）創(chuàng)新檔案管理方法。檔案對(duì)于科研事業(yè)單位發(fā)展具有十分重要的參考作用，不斷創(chuàng)新檔案管理方法，利用辦公技術(shù)，運(yùn)用計(jì)算機(jī)、光盤、復(fù)印機(jī)、多媒體等先進(jìn)技術(shù)和設(shè)備進(jìn)行檔案收集、整理及加工。注重大數(shù)據(jù)環(huán)境下文檔一體化管理，在安全可控環(huán)境中，建立電子文件歸檔與電子檔案管理系統(tǒng)。加強(qiáng)大數(shù)據(jù)、區(qū)塊鏈、云計(jì)算等新一代信息技術(shù)在電子檔案管理中的應(yīng)用等方面的學(xué)習(xí)研究。注重對(duì)科研檔案全過(guò)程系統(tǒng)管理，從提交申請(qǐng)、經(jīng)費(fèi)預(yù)算、立項(xiàng)、中期檢查、變更、結(jié)題、成果等材料時(shí)，應(yīng)多備一份存檔。適當(dāng)延長(zhǎng)檔案保管期限，積極組織開(kāi)展評(píng)審定級(jí)。不僅有助于科研水平的提高，還有利于促進(jìn)科研單位科技成果的轉(zhuǎn)化工作進(jìn)一步深入開(kāi)展。

（五）提高檔案科研能力。完整保存和科學(xué)管理檔案的同時(shí)，還要充分發(fā)揮檔案在社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)中的作用，要根據(jù)科研單位檔案工作實(shí)際，圍繞單位改革后檔案歸屬與流向、數(shù)字檔案資源建設(shè)及所屬企業(yè)檔案管理等工作，積極爭(zhēng)取申報(bào)省檔案局、國(guó)家檔案局科技項(xiàng)目。緊緊圍繞檔案工作融入國(guó)家大數(shù)據(jù)發(fā)展戰(zhàn)略、信息化條件下檔案工作轉(zhuǎn)型發(fā)展策略，開(kāi)展“互聯(lián)網(wǎng)+科技服務(wù)”檔案管理、檔案資源建設(shè)與開(kāi)放共享、檔案資源整合與利用等模式創(chuàng)新研究。開(kāi)發(fā)利用好科學(xué)研究、科技成果、生產(chǎn)信息等檔案資源推動(dòng)科研正向發(fā)展，以高效檔案管理利用工作，為科研單位高質(zhì)量發(fā)展提供有力支撐，為服務(wù)鄉(xiāng)村振興、脫貧攻堅(jiān)和決勝全面建成小康社會(huì)作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。