數(shù)字檔案館視閾下的檔案智慧服務(wù)思考

文/華能澠池?zé)犭娪邢挢?zé)任公司 孫惠媛

檔案是指國家機(jī)構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。隨著我國網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和電子計算機(jī)的快速發(fā)展，各行業(yè)、機(jī)構(gòu)在發(fā)展中積累和形成了大量具有重要保存價值的檔案。在新形勢下，數(shù)字檔案館工作人員應(yīng)不斷創(chuàng)新服務(wù)模式，采取檔案智慧服務(wù)方式為用戶提供深層次的數(shù)字檔案信息服務(wù)，以充分發(fā)揮數(shù)字檔案館資源價值，提高數(shù)字檔案智慧服務(wù)水平。

一、數(shù)字檔案館及智慧服務(wù)概述

（一）數(shù)字檔案館。為更好地滿足國家信息化建設(shè)要求，我國自2010年開始規(guī)范建設(shè)數(shù)字檔案館，國家也先后制定出臺了一系列規(guī)范性文件，對數(shù)字檔案館建設(shè)進(jìn)行有效規(guī)范。數(shù)字檔案館主要是指利用現(xiàn)代信息技術(shù)，收集、整理、保存數(shù)字資源和電子檔案，并通過網(wǎng)絡(luò)提供檔案信息共享服務(wù)的系統(tǒng)管理平臺。數(shù)字檔案館在檔案管理過程中，注重用現(xiàn)代信息技術(shù)代替原來的手工收集、整理和檢索技術(shù)，檔案管理的內(nèi)容也由紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字資源和電子檔案，通過電子系統(tǒng)平臺提供全方位、網(wǎng)絡(luò)化的資源共享和檔案服務(wù)。

（二）智慧服務(wù)。智慧服務(wù)是指以數(shù)字檔案館的大量數(shù)字信息資源為基礎(chǔ)，利用大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)等信息技術(shù)、手段和設(shè)備，通過檔案人員的智慧和專業(yè)能力給“智慧用戶”提供服務(wù)的一種新型檔案信息服務(wù)模式?！爸腔鄯?wù)”是集技術(shù)、資源、檔案人員、服務(wù)和用戶于一體的智慧共同體，其重點關(guān)注的是用戶與檔案人員之間的感知、交互和協(xié)同關(guān)系。

二、數(shù)字檔案館視閾下的檔案智慧服務(wù)實現(xiàn)

（一）轉(zhuǎn)變檔案服務(wù)理念。很長時間以來，我國檔案服務(wù)工作始終停留在“你來我查、你問我答、你借我調(diào)”的層面上，而隨著社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，人們更加注重自我價值的實現(xiàn)，傳統(tǒng)的檔案管理觀念已經(jīng)不能適應(yīng)社會發(fā)展的需要。為更好地適應(yīng)信息技術(shù)快速發(fā)展和社會不斷進(jìn)步對檔案服務(wù)提出的全新需求，實現(xiàn)檔案管理工作的“智慧服務(wù)”，必須徹底改變傳統(tǒng)的落后觀念，積極發(fā)揮主觀能動性，檔案人員要立足本職工作崗位，主動參與、深入挖掘檔案的巨大價值，加大檔案的傳播和普及力度，徹底轉(zhuǎn)變以往故步自封的思維模式，主動從檔案管理的后臺走向臺前，運(yùn)用專業(yè)檔案管理知識展示良好的職業(yè)形象，充分體現(xiàn)檔案工作的重要價值。

（二）加強(qiáng)檔案資源建設(shè)。對于檔案館而言，假如沒有大量的、多樣化的、標(biāo)準(zhǔn)的檔案資源，那么檔案的“智慧服務(wù)”也就缺乏可以依托的堅實根基，好似海上樓閣，虛幻縹緲。因此，開展檔案“智慧服務(wù)”必須以檔案收集數(shù)字化、館藏資源電子化、用戶需求多樣化作為基礎(chǔ)，突出檔案資源建設(shè)的“多樣化”和“全面化”。與此同時，為實現(xiàn)高效、統(tǒng)一的數(shù)據(jù)挖掘和資源檢索，在建設(shè)數(shù)字檔案館時應(yīng)當(dāng)對數(shù)字檔案資源的加工標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行統(tǒng)一，構(gòu)建元數(shù)據(jù)的統(tǒng)一描述標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)而形成數(shù)字檔案加工標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，為提供更大范圍的數(shù)據(jù)信息共享服務(wù)奠定堅實的基礎(chǔ)。

（三）豐富智慧服務(wù)模式。1.基于用戶需求的個性化服務(wù)。該服務(wù)模式是指通過先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，比如信息瀏覽跟蹤技術(shù)、信息檢索技術(shù)等，獲得用戶信息利用和信息獲取的行為偏好、特點與習(xí)慣，并結(jié)合用戶行為習(xí)慣來選擇、收集、聚類、挖掘和分析檔案信息資源，將數(shù)字檔案信息與用戶瀏覽內(nèi)容進(jìn)行對比，再把其中與用戶相關(guān)聯(lián)的數(shù)字檔案資源推薦給用戶的一種服務(wù)模式。個性化服務(wù)包括學(xué)科專題信息服務(wù)和行為偏好推薦服務(wù)兩種模式。（1）學(xué)科專題信息服務(wù)。根據(jù)用戶的檔案信息需求情況及利用習(xí)慣，將收集和整理的檔案信息按照專題進(jìn)行分類，對檔案信息資源的價值進(jìn)行進(jìn)一步分析，為用戶提供專題信息服務(wù)。檔案索引標(biāo)準(zhǔn)主要是通過輸入關(guān)鍵詞進(jìn)行檢索，不能對全文內(nèi)容進(jìn)行有效揭示，一些數(shù)據(jù)信息被隱藏在內(nèi)容中，很難發(fā)揮有效價值。而利用全文檢索、數(shù)據(jù)聚類分析等方法可以幫助用戶盡快檢索到所需專題檔案內(nèi)容，可滿足不同用戶對數(shù)字檔案信息的需求。（2）行為偏好推薦服務(wù)。用戶的信息行為包括兩個方面，即信息利用和信息獲取。目前，用戶主要利用手機(jī)端獲取信息，比如利用微信公眾號進(jìn)行網(wǎng)上預(yù)約和查找等，較之到實體檔案館親自查閱，用戶更希望利用互聯(lián)網(wǎng)隨時獲取自己需要的檔案信息。數(shù)字檔案館可結(jié)合用戶喜好和需要制作出易用、易找、個性化的檢索界面，為用戶提供標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的數(shù)字資源信息，使用戶可以利用客戶端及公眾號進(jìn)行網(wǎng)上查閱，進(jìn)而在最短時間內(nèi)獲取所需的檔案信息。2.基于知識組織的專項服務(wù)。該服務(wù)模式是指通過統(tǒng)一元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)體系和標(biāo)引規(guī)則的方式對不同格式、載體、類型的分散、碎片化數(shù)字檔案資源進(jìn)行分類標(biāo)記，實行規(guī)范化處理，進(jìn)而為用戶提供新知識資源的一種服務(wù)模式。該服務(wù)模式主要包括統(tǒng)一數(shù)字檔案元數(shù)據(jù)體系和統(tǒng)一檔案標(biāo)引規(guī)則與分類兩個方面：（1）統(tǒng)一數(shù)字檔案元數(shù)據(jù)體系。元數(shù)據(jù)可用于資源保護(hù)、資源管理、信息檢索和確認(rèn)，是實現(xiàn)數(shù)據(jù)長期保存和今后獲取數(shù)據(jù)資源的關(guān)鍵?？筛鶕?jù)國家、行業(yè)及地方有關(guān)元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，制定數(shù)字檔案資源的元數(shù)據(jù)方案。按照統(tǒng)一的元數(shù)據(jù)方案，為數(shù)字檔案的資源管理、資源描述和永久利用保存提供統(tǒng)一的技術(shù)基礎(chǔ)和標(biāo)準(zhǔn)。（2）統(tǒng)一檔案標(biāo)引規(guī)則與分類。為實現(xiàn)數(shù)據(jù)資源的統(tǒng)一聚合和集中揭示，應(yīng)改變數(shù)字檔案資源的分散管理模式，構(gòu)建一個邏輯集中、物理分散的一體化、開放式檔案數(shù)據(jù)中心，以方便用戶使用和數(shù)據(jù)統(tǒng)一管理。在對原有實體檔案進(jìn)行分類管理的前提下，對數(shù)字檔案信息進(jìn)行重新整合、分類。如對建筑工程許可類檔案，可按照案卷名稱、項目名稱、建設(shè)工程許可證號、建設(shè)地址等進(jìn)行統(tǒng)一著錄，統(tǒng)一標(biāo)引與分類，以方便用戶使用。3.基于數(shù)據(jù)挖掘的關(guān)聯(lián)服務(wù)。（1）數(shù)據(jù)統(tǒng)計關(guān)聯(lián)分析服務(wù)。在給用戶提供借閱情況統(tǒng)計、基本館藏統(tǒng)計等數(shù)據(jù)統(tǒng)計服務(wù)的基礎(chǔ)上，綜合利用“一張圖”系統(tǒng)、OA系統(tǒng)等為用戶提供空間分布地圖服務(wù)和專題統(tǒng)計服務(wù)。比如：對于“建設(shè)用地選址意見書”類檔案，不但能為其提供不同行政區(qū)劃、不同年度的選址意見書數(shù)據(jù)，并且還能查閱到相應(yīng)項目的空間地理分布情況。（2）數(shù)據(jù)挖掘關(guān)聯(lián)分析服務(wù)。數(shù)字檔案館可利用關(guān)聯(lián)挖掘技術(shù)、聚類技術(shù)、分類技術(shù)等深入挖掘數(shù)字檔案信息資源，把檔案信息內(nèi)容中隱藏的某一類信息提取出來，與其他有關(guān)檔案信息要素進(jìn)行關(guān)聯(lián)，達(dá)到分類標(biāo)引無法細(xì)致到的層面。在挖掘數(shù)據(jù)的同時還應(yīng)找到數(shù)據(jù)信息之間的關(guān)聯(lián)，同類項目文件之間的關(guān)聯(lián)、結(jié)論文件與支撐材料之間的關(guān)聯(lián)，空間和時間上的關(guān)聯(lián)等，以更好地發(fā)揮隱藏檔案信息的價值，滿足用戶對數(shù)字檔案信息的多方面需求。4.基于用戶感知的智慧服務(wù)。（1）智能化感知服務(wù)。智能化感知服務(wù)是指多個數(shù)字檔案館和不同用戶之間利用互聯(lián)網(wǎng)和云相互鏈接而形成的智慧網(wǎng)，為用戶提供全新的感應(yīng)服務(wù)。該服務(wù)方式能實現(xiàn)不同檔案與不同檔案之間的連接、不同用戶與不同用戶之間的連接、不同檔案與不同用戶之間的連接，甚至是不同檔案館與不同檔案館之間的連接，可讓用戶實現(xiàn)真人檔案和活人借閱，和其他用戶進(jìn)行共享互動。（2）云服務(wù)。各數(shù)字檔案館可以把數(shù)字檔案資源都放于公共云端上，所有用戶都可利用移動網(wǎng)絡(luò)，在移動終端上共享所需的數(shù)字檔案信息資源。在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，通過深度挖掘和提煉各類檔案資源信息，將高質(zhì)量的科技成果傳輸?shù)健霸贫恕保瑸橛脩籼峁┒鄻踊?、多層次的云共享服?wù)，可大大滿足用戶對數(shù)字檔案信息的利用需求。

三、結(jié)語

綜上所述，數(shù)字檔案館可采取轉(zhuǎn)變檔案服務(wù)理念、加強(qiáng)檔案資源建設(shè)、豐富智慧服務(wù)模式等幾項有效措施，為用戶提供檔案信息智慧服務(wù)，不斷提升數(shù)字檔案信息服務(wù)水平，充分發(fā)揮數(shù)字檔案資源的價值和作用。