知識(shí)管理背景下檔案管理模式研究

文/吉林省梨樹(shù)縣醫(yī)療保險(xiǎn)經(jīng)辦中心 孫曉宇

檔案管理是事業(yè)單位管理的基礎(chǔ)，其重要性不言而喻。用有效方式實(shí)現(xiàn)檔案管理的價(jià)值，不僅是事業(yè)單位進(jìn)行檔案建設(shè)的要求，也是實(shí)現(xiàn)國(guó)家文化建設(shè)政策的要求，特別是近年來(lái)中國(guó)事業(yè)單位改革步伐的加速，使得新的檔案管理方法不斷涌現(xiàn)。

一、知識(shí)管理與檔案管理的關(guān)系

（一）知識(shí)管理概念分析。知識(shí)管理是在克服信息管理內(nèi)在缺陷的基礎(chǔ)上發(fā)展起來(lái)的，這是一種重視與人溝通作用的信息管理活動(dòng)，其本質(zhì)是將一切結(jié)構(gòu)化以及非結(jié)構(gòu)化的信息與使用規(guī)則相互關(guān)聯(lián)起來(lái)，知識(shí)管理側(cè)重于知識(shí)資產(chǎn)的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，重視學(xué)習(xí)創(chuàng)新，要求管理過(guò)程兼?zhèn)潇`活性、智能性、獨(dú)創(chuàng)性等特征。

（二）知識(shí)管理與檔案管理。檔案管理活動(dòng)與知識(shí)管理之間緊密相關(guān)，二者之間的相似之處在于推動(dòng)社會(huì)發(fā)展的管理目的，存在一部分相重疊的管理對(duì)象。另外，檔案管理和知識(shí)管理的管理過(guò)程有著密切關(guān)系，檔案管理與知識(shí)管理同樣需要對(duì)信息進(jìn)行集中處理，也都同時(shí)適用于信息推廣和元數(shù)據(jù)等其他技術(shù)。因此，研究知識(shí)管理對(duì)檔案管理特別是事業(yè)單位的檔案管理工作具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

二、當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理存在的問(wèn)題

（一）檔案管理思想觀念更新不及時(shí)。目前，部分事業(yè)單位的檔案管理工作仍集中于材料的收集、分類、保存、咨詢等方面。在年終總結(jié)階段，負(fù)責(zé)檔案管理工作的人員千篇一律，總是強(qiáng)調(diào)檔案管理工作一年中提交了多少材料，或者是為多少人提供了咨詢服務(wù)。他們認(rèn)為檔案管理的關(guān)鍵在于管理，工作人員的責(zé)任在于對(duì)檔案資料的存放，重點(diǎn)工作要放在檔案資料的防蟲(chóng)、防火、防潮、高溫預(yù)防等方面。至于定期檢查檔案的存儲(chǔ)狀況，及時(shí)針對(duì)已經(jīng)損壞的檔案進(jìn)行修復(fù)處置，檔案資料的利用是否達(dá)到最大化與自己無(wú)關(guān)，檔案管理不能適應(yīng)單位發(fā)展的需要，思想處于落后狀態(tài)。

（二）檔案管理模式一味沿用舊例。時(shí)代不斷發(fā)展，科技的應(yīng)用越來(lái)越廣泛。如今，先進(jìn)的信息技術(shù)已廣泛應(yīng)用于工作及生活的各個(gè)領(lǐng)域。但是，有些單位沒(méi)有意識(shí)到這一點(diǎn)，在檔案管理上也沒(méi)有及時(shí)引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)，檔案管理模式仍然沿用舊例，技術(shù)水平不高，從而影響到檔案管理的效率。另外，在一些事業(yè)單位內(nèi)部，檔案管理工作人員在檔案保存方面也存在問(wèn)題，某些損壞或不完整的檔案資料無(wú)法得到修復(fù)，資料丟失問(wèn)題層出不窮。

（三）檔案材料使用效率低。從檔案材料使用實(shí)際情況來(lái)看，部分單位仍然存在一些不合理的地方。在使用檔案材料的過(guò)程中，大多數(shù)是以借閱的形式或直接去檔案室查詢所需信息。此外，不屬于單位內(nèi)部在編的人員在查閱檔案的過(guò)程中往往會(huì)受到較多限制。這些情況的出現(xiàn)將在一定程度上影響單位檔案材料的有效共享和使用效率，造成檔案材料存放雖多，但檔案使用價(jià)值低等問(wèn)題。

三、知識(shí)管理背景下如何創(chuàng)新檔案管理模式

（一）樹(shù)立檔案管理的大局觀念。從知識(shí)管理的角度，我們必須考慮檔案管理工作的改進(jìn)問(wèn)題。這不僅需要與實(shí)踐相結(jié)合，同時(shí)也需要進(jìn)一步在檔案管理的過(guò)程中確立大局觀念。事業(yè)單位檔案管理應(yīng)當(dāng)結(jié)合環(huán)境因素和其他有關(guān)因素加以綜合考慮，同時(shí)我們還應(yīng)注意事業(yè)單位的外部環(huán)境因素，明確管理重點(diǎn)。在實(shí)際的檔案管理工作中，不僅要做好文件的收集和整理，還要意識(shí)到動(dòng)態(tài)的知識(shí)信息化可以提高檔案管理的工作效率，并通過(guò)這種方式建立相對(duì)完整的文件管理模式。要進(jìn)一步分析事業(yè)單位檔案管理的新理念，建立大局觀，改變傳統(tǒng)的狹義認(rèn)知，并根據(jù)事業(yè)單位的檔案管理要求和知識(shí)內(nèi)容擴(kuò)展管理內(nèi)容。

（二）提高單位管理人員的素質(zhì)。通過(guò)檔案管理和知識(shí)資源的結(jié)合，有助于檔案管理人員從簡(jiǎn)單的資料整理者轉(zhuǎn)變?yōu)橹R(shí)管理者。檔案管理工作的特點(diǎn)、工作方式等均已發(fā)生了很大變化，對(duì)管理人員本身的要求也大大提高。長(zhǎng)期以來(lái)，檔案管理工作一直是以實(shí)體資料的管理作為基礎(chǔ)，但現(xiàn)在依靠的主要是知識(shí)資源，需要高水平的業(yè)務(wù)人員。例如，將文件管理集成到網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)后，檔案管理人員應(yīng)具有一定的網(wǎng)絡(luò)安全知識(shí)，對(duì)安全問(wèn)題保持敏感，及時(shí)發(fā)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中一些隱藏的風(fēng)險(xiǎn)因素，或者發(fā)現(xiàn)存在黑客攻擊的可能，并能夠積極進(jìn)行應(yīng)對(duì)。此外，由于檔案管理逐漸朝著知識(shí)密集型的方向發(fā)展，因此要不斷通過(guò)培訓(xùn)學(xué)習(xí)、實(shí)踐操作練習(xí)等方式提高檔案管理人員的整體素質(zhì)。

（三）建立基于知識(shí)理念的檔案管理制度。在構(gòu)建基于知識(shí)理念的檔案管理模式的過(guò)程中，第一，要在原有管理系統(tǒng)存在的基礎(chǔ)上，建立適合于知識(shí)管理模式存在的系統(tǒng)。基于知識(shí)理念的事業(yè)單位檔案管理模式的建立主要包括人員結(jié)構(gòu)、文化思想、管理體系三個(gè)方面。其中，在事業(yè)單位檔案管理部門中弘揚(yáng)先進(jìn)的文化思想尤為重要。應(yīng)該努力在事業(yè)單位內(nèi)部形成檔案管理的文化觀念，使檔案管理人員在做好相關(guān)工作的同時(shí)，能夠以基于知識(shí)理念的檔案管理制度為指導(dǎo)，積極進(jìn)行變革。人員結(jié)構(gòu)是整個(gè)事業(yè)單位知識(shí)型工作組織建構(gòu)的核心組成部分，主要是通過(guò)培養(yǎng)更加專業(yè)的檔案管理人員隊(duì)伍提高人員素質(zhì)，除了具備專業(yè)知識(shí)之外，還可以要求他們掌握一定的管理文化知識(shí)。第二，對(duì)于分散在其他職能部門的檔案管理人員，他們應(yīng)該盡快了解檔案管理模式和基本的工作理論，對(duì)保護(hù)檔案的價(jià)值具有一定的認(rèn)知，增強(qiáng)他們的檔案管理知識(shí)理念。另外，對(duì)于檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)，還要建立并不斷完善以服務(wù)為導(dǎo)向的檔案管理制度，以提高知識(shí)理念在檔案管理工作中的作用。

（四）積極應(yīng)用先進(jìn)的信息技術(shù)。為了實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理的有效性，事業(yè)單位必須積極改變傳統(tǒng)的管理方式，使先進(jìn)的信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理，使其能夠滿足實(shí)際需要。因此，從該角度出發(fā)，檔案管理需要積極引入先進(jìn)信息技術(shù)，在特定的資料管理工作中有效利用技術(shù)力量，使檔案管理工作具備現(xiàn)代信息化的特點(diǎn)。積極應(yīng)用先進(jìn)技術(shù)不僅有利于對(duì)檔案進(jìn)行分類，而且有利于后續(xù)管理工作更好地開(kāi)展。在具體工作過(guò)程中，事業(yè)單位通常會(huì)累積很多原始文件信息。為了更好地處理這些資料，相關(guān)單位需要將數(shù)據(jù)輸入到計(jì)算機(jī)的文件目錄中，然后對(duì)信息進(jìn)行處理和分類保存，并設(shè)置關(guān)鍵字作為搜索方式，方便后續(xù)的信息搜索工作。此外，原始文件信息也應(yīng)及時(shí)上傳到相關(guān)系統(tǒng)，并由具備一定安全系數(shù)的系統(tǒng)進(jìn)行保存。如此一來(lái)，檔案管理模式將更加信息化。但需要注意的是，在檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)過(guò)程中，有關(guān)人員必須從單位的實(shí)際情況出發(fā)，準(zhǔn)確把握單位的發(fā)展趨勢(shì)，以確保信息系統(tǒng)的安全穩(wěn)定為目標(biāo)，準(zhǔn)確區(qū)分文件的安全管理級(jí)別，并提供相對(duì)應(yīng)的管理措施。

四、結(jié)束語(yǔ)

在技術(shù)更新不斷加快的時(shí)代，基于知識(shí)管理背景下的檔案管理應(yīng)采用更多技術(shù)性的信息手段，培養(yǎng)更多高素質(zhì)的檔案管理人員。同時(shí)，只有讓所有人意識(shí)到檔案管理工作的重要性，并在管理制度、資金、人員、流程等方面進(jìn)行創(chuàng)新，才能為知識(shí)管理背景下的檔案管理工作開(kāi)辟全新途徑。