水利工程檔案管理建設(shè)的現(xiàn)狀與對策

文/連云港市水利局 葉敏 郭涓

水利工程項(xiàng)目的建設(shè)全過程需要各方單位、各類資源的全局部署和調(diào)配，這使得水利工程項(xiàng)目難免會存在檔案管理弱化的情況，基于此，以水利事業(yè)單位主導(dǎo)的檔案管理建設(shè)現(xiàn)狀需要加速轉(zhuǎn)變。也就是說，水利工程項(xiàng)目的檔案記錄需要保證項(xiàng)目流程的系統(tǒng)記錄、項(xiàng)目各階段的材料收集、項(xiàng)目可研和項(xiàng)目驗(yàn)收環(huán)節(jié)的重點(diǎn)核查和監(jiān)督，以保證水利工程項(xiàng)目的監(jiān)督管理活動能夠順利開展。

一、水利工程檔案管理建設(shè)的現(xiàn)狀

（一）檔案管理模式亟待轉(zhuǎn)變。由于檔案管理活動受到水利事業(yè)單位的制度部署、執(zhí)行措施安排、直接和間接管理方式的影響，水利事業(yè)單位開展的各項(xiàng)檔案審批、檔案歸檔、檔案復(fù)核工作長期呈現(xiàn)出效率不夠高、管理模式亟待優(yōu)化的現(xiàn)狀。一是檔案管理的直接、間接機(jī)制需要更新。由于單位絕大多數(shù)情況下應(yīng)用人工直接審批材料、分級間接審批等形式進(jìn)行檔案管理活動，單位處置大量水利工程檔案材料的情況下存在一定的效率提升空間，使得水利工程監(jiān)管單位的管理模式無法適應(yīng)新時期的水利建設(shè)需求。二是水利工程檔案管理的制度部署需要加強(qiáng)。由于水利工程項(xiàng)目參與各方的人力資本差異，再加上人力資源的高流動性影響，項(xiàng)目檔案材料的編制和收集過程難免會受到不利影響，從而導(dǎo)致水利項(xiàng)目參與各方單位的制度執(zhí)行差異，最終影響到水利工程檔案管理活動的優(yōu)化和提升。三是水利工程檔案管理活動的長期規(guī)劃有待細(xì)化。由于水利事業(yè)單位無法及時掌握長期內(nèi)的水利工程建設(shè)需求，使得水利建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理服務(wù)出現(xiàn)供給不充分現(xiàn)象。

（二）檔案材料的應(yīng)用不足。一是檔案分析報告的編制不充分。也就是說，單位對檔案材料中出現(xiàn)的問題和不足并未及時挖掘，例如工程是否達(dá)到其設(shè)計要求、預(yù)算資金使用是否合理、項(xiàng)目建設(shè)后評價作用是否客觀等都普遍存在，最終無法保證對于水利工程項(xiàng)目的充分分析和報告。二是檔案材料的實(shí)際應(yīng)用方式存在不足。當(dāng)前，較多的水利工程檔案管理單位的主要職能還在于檔案的收集、整理與歸檔，立足于基本的檔案“收集”與“整理”工作，而這些重要的檔案資料，卻沒有發(fā)揮其“活教材”的重要作用，對于本區(qū)域的相應(yīng)水利工程建設(shè)乃至本地國民生產(chǎn)沒有發(fā)揮應(yīng)有的作用。未能對本區(qū)域未來同類型或者類似的水利工程設(shè)計、建設(shè)、管理提供可借鑒的重要參考，降低了水利檔案管理的應(yīng)用效率，最終無法保證水利檔案利用率的穩(wěn)步提升。

（三）檔案管理方式存在優(yōu)化空間。一方面，是指單位的檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施需要優(yōu)化。由于單位檔案處理設(shè)備、單位檔案歸集設(shè)備以及其他檔案管理活動所需的設(shè)備配置不完善，使得單位的檔案管理效率難以提升。另一方面，是指單位需要進(jìn)一步完善檔案管理方法論。由于單位針對檔案材料的初步收集、進(jìn)一步審核、事中調(diào)研活動等環(huán)節(jié)缺少科學(xué)的理論指導(dǎo)，再加上管理方式過于單一、陳舊，使得單位長期的檔案管理模式難以優(yōu)化。

（四）檔案管理的分工模式亟待優(yōu)化。由于水利工程項(xiàng)目參與各方面對水利工程檔案存在重視度不高、信息不對稱現(xiàn)象，水利工程檔案管理活動的分工現(xiàn)狀不容樂觀。一方面，是檔案管理活動的崗位分工不明確。由于個別建設(shè)單位存在臨時設(shè)立檔案管理部門的現(xiàn)象，使得水利工程檔案的前期籌劃、中期執(zhí)行、后期核驗(yàn)環(huán)節(jié)存在權(quán)責(zé)混亂現(xiàn)象；另一方面，是檔案管理活動的分工科學(xué)性需要增強(qiáng)。由于個別水利工程項(xiàng)目的建設(shè)過程中存在一人多崗、一人包攬水利工程檔案記錄的現(xiàn)象，使得水利工程檔案資料的可靠性和準(zhǔn)確性難以保障，最終不利于水利工程監(jiān)管單位順利地開展檔案核查、檔案監(jiān)督活動。

（五）檔案管理的制度執(zhí)行力需要提升。盡管目前的水利檔案管理制度比較完善，但是個別工程項(xiàng)目的檔案材料編制過程中依然存在制度執(zhí)行不力的情況。一是工程項(xiàng)目的資金結(jié)算制度執(zhí)行力需要加強(qiáng)。由于水利專項(xiàng)資金在各單位間的資金明細(xì)材料細(xì)化程度不足，使得工程項(xiàng)目的資金流量明細(xì)核算難度增加。二是水利工程檔案編制的制度流程執(zhí)行力有限。由于水利工程建設(shè)項(xiàng)目的參與方復(fù)雜、檔案材料編撰方不一，個別檔案編制者難免會出現(xiàn)臨時編寫、編寫細(xì)化程度不足等問題，使得后續(xù)水利事業(yè)單位的檔案審核難度加大。

（六）檔案應(yīng)用管理的數(shù)字化程度不足。由于單位數(shù)字化檔案管理模式尚未確立，單位針對水利檔案的應(yīng)用過程難免會存在數(shù)字化程度不足現(xiàn)象。一是數(shù)字化應(yīng)用流程尚未確立。由于針對檔案收集、一次審核、集中歸檔、整體分類等過程的數(shù)字化處理方式尚未完整確立，單位檔案應(yīng)用活動的處理效率難以提升。二是數(shù)字化管理的設(shè)備支持需要加強(qiáng)。由于設(shè)備采購不充足、設(shè)備選擇不科學(xué)，單位水利檔案的數(shù)字化設(shè)備難以科學(xué)配置，例如大容量存儲設(shè)備、數(shù)字化移動設(shè)備等設(shè)備采購不充足。

二、改善水利工程檔案管理現(xiàn)狀的科學(xué)對策

（一）進(jìn)一步優(yōu)化單位檔案管理方式。要提升水利事業(yè)單位檔案管理活動的質(zhì)效水平，單位需要進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理方式：一是加大檔案管理活動的資本投入。也就是說，單位需要保證檔案管理活動的資本密集投入，通過集中采購掃描儀、存儲設(shè)備、檔案處理設(shè)備等設(shè)備，使得程序化、電子化、無紙化的檔案管理方式得到全面應(yīng)用，最終保證水利事業(yè)單位對水利工程項(xiàng)目的積極引導(dǎo)和合理控制。比如，針對檔案歸集環(huán)節(jié)的設(shè)備投入，單位需要增加掃描儀的投入規(guī)模，以保證單位檔案管理服務(wù)的有力供給。二是改善基于水利工程項(xiàng)目的檔案管理方法論。這需要水利事業(yè)單位針對以往檔案管理案例、檔案管理經(jīng)驗(yàn)，通過標(biāo)準(zhǔn)化處理、理論研討等形式，使得單位水利檔案的歷史遺留問題得到解決、后期規(guī)劃問題得到改善、標(biāo)準(zhǔn)化處置流程得到確立。例如，檔案管理目標(biāo)和檔案應(yīng)用的審核方式和數(shù)字化流程是其方法論主體內(nèi)容之一。

（二）完善檔案應(yīng)用不足。一是科學(xué)編制檔案應(yīng)用的分析報告。單位需要對各方檔案編制材料中出現(xiàn)的問題和不足進(jìn)行全面可靠的挖掘，從而杜絕檔案材料審核不嚴(yán)、檔案材料編制不規(guī)范等現(xiàn)象，以保證后期檔案材料各項(xiàng)信息的可靠應(yīng)用。二是改進(jìn)檔案材料的實(shí)際應(yīng)用方式。這需要單位針對同類型、不同規(guī)模的水利項(xiàng)目建立足夠全面的數(shù)字化分類，使得單位檔案材料的應(yīng)用過程中存在高效率的搜集、查找、歸集途徑，從而減少單位檔案應(yīng)用過程中存在的效率問題，最終保證檔案審核復(fù)核、臨時查閱、后期二次利用等應(yīng)用活動的效率提升。

（三）加速形成適應(yīng)新時期的檔案管理模式。要加速形成適應(yīng)新時期的檔案管理模式，水利事業(yè)單位需要關(guān)注兩方面內(nèi)容：一是持續(xù)更新檔案管理活動的直接、間接機(jī)制。這需要單位應(yīng)用施工單位自主性審批材料、第三方專業(yè)機(jī)構(gòu)出具研究報告等形式開展檔案管理活動，以保證檔案應(yīng)用環(huán)節(jié)的健康運(yùn)轉(zhuǎn)。二是加強(qiáng)水利工程檔案管理的制度部署。這需要水利事業(yè)單位通過制度剛性確定水利項(xiàng)目的檔案管理人盡可能屬于非流動性人力資源，以保證水利事業(yè)單位后期接收和審核檔案材料的可靠性和合理性。

（四）科學(xué)設(shè)計檔案管理活動的分工流程。一方面，需要單位保證檔案管理活動的分工科學(xué)性。這需要水利事業(yè)單位加強(qiáng)監(jiān)督杜絕水利檔案編制過程中的一人多崗現(xiàn)象，通過編制條例、設(shè)置監(jiān)督節(jié)點(diǎn)、明確懲罰責(zé)任等形式，積極引導(dǎo)水利工程項(xiàng)目參與單位科學(xué)的履行自身的檔案管理職責(zé)，以保證水利檔案材料的可靠獲取；另一方面，需要單位增加檔案管理活動的分工細(xì)化程度。這需要針對水利工程項(xiàng)目的建設(shè)方和監(jiān)督方開展一定的理論引導(dǎo)，水利事業(yè)單位要借助于勘測設(shè)計方針對監(jiān)理的職責(zé)和權(quán)力范圍做出進(jìn)一步闡述和約束，同時還要對建設(shè)方的檔案管理職責(zé)進(jìn)行明確，最終保證單位對各項(xiàng)水利工程項(xiàng)目的高效管理和部署。比如，監(jiān)理單位提供一部分檔案材料的，水利事業(yè)單位可以探索設(shè)計復(fù)核機(jī)制，使得監(jiān)理單位的檔案材料編制更可靠、更靈活，在此基礎(chǔ)上，如若遇到項(xiàng)目建設(shè)檔案不符合歸檔標(biāo)準(zhǔn)的情況下，那么水利事業(yè)單位可以向監(jiān)理方追究責(zé)任或提取證據(jù)材料。

（五）科學(xué)監(jiān)督水利工程項(xiàng)目的檔案制度執(zhí)行。要保證水利工程項(xiàng)目的健康持續(xù)開展，單位不僅需要針對施工單位的財務(wù)制度執(zhí)行、檔案制度執(zhí)行進(jìn)行一定程度的監(jiān)督，單位還需要針對非施工單位的、監(jiān)理單位的檔案制度進(jìn)行有力的控制和調(diào)查，從而保證水利工程項(xiàng)目的可靠進(jìn)行。一是增加工程項(xiàng)目的資金結(jié)算執(zhí)行監(jiān)督。由于資金流屬于水利工程項(xiàng)目持續(xù)建設(shè)的血液，要保證水利項(xiàng)目的可靠進(jìn)行，水利事業(yè)單位需要增加對水利專項(xiàng)資金的撥付結(jié)算監(jiān)督，從上一級單位到基層單位間再到項(xiàng)目組的資金來向和去向都需要明確呈現(xiàn)在檔案材料中，從而保證水利工程項(xiàng)目檔案管理水平的提升。二是完善水利工程檔案編制的制度流程。針對水利工程建設(shè)項(xiàng)目的參與方復(fù)雜、檔案材料編撰方不一的現(xiàn)狀，水利事業(yè)單位需要明確指出勘察設(shè)計方、施工方和監(jiān)理方等主要參與者的檔案編制流程，包括對水利工程項(xiàng)目的可研環(huán)節(jié)檔案編制、施工環(huán)節(jié)檔案編制和竣工驗(yàn)收環(huán)節(jié)的檔案編制，同時對各方檔案材料的提供提出一定的細(xì)化程度要求，從而保證眾多水利工程項(xiàng)目的檔案材料完整可靠。

（六）建立數(shù)字化檔案管理模式。加快建立數(shù)字化檔案管理模式，首先，需要水利事業(yè)單位科學(xué)的開展設(shè)備采購活動，針對水利檔案材料的數(shù)字化處理設(shè)備、數(shù)字化應(yīng)用硬件設(shè)備、數(shù)字化應(yīng)用程序進(jìn)行及時的引入和探索。其次，需要嚴(yán)格遵循預(yù)算程序編制預(yù)算計劃和預(yù)算可研報告，以保證水利檔案材料的數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)庫及時搭建，最終為水利事業(yè)單位的數(shù)字化檔案應(yīng)用過程提供有力的支持。比如，針對水利檔案材料的數(shù)字化處理設(shè)備，需要保證數(shù)字掃描儀、大容量存儲設(shè)備的采購和支持。再次，針對數(shù)字化應(yīng)用的硬件設(shè)備，應(yīng)當(dāng)不僅限于計算機(jī)設(shè)備，還應(yīng)該包括平板電腦設(shè)備等移動硬件。最后，在查詢或使用方面，可以通過電子檢索的方式，快速查找檔案，并通過相應(yīng)的審批提供下載或借閱，為未來的水利工程設(shè)計與建設(shè)工作提供參考。

三、結(jié)論

水利工程檔案管理事關(guān)民生、事關(guān)經(jīng)濟(jì)社會的持續(xù)健康發(fā)展，要想保證水利工程檔案管理現(xiàn)狀的持續(xù)改善，單位需要持續(xù)明確的目前水利工程檔案管理現(xiàn)狀，同時結(jié)合地方地理特征和現(xiàn)實(shí)情況進(jìn)行對策探索，以數(shù)字化檔案管理為未來管理的主要方向，充分提升水利工程檔案的使用效率與效果，促進(jìn)水利工程建設(shè)這一基礎(chǔ)設(shè)施的發(fā)展與完善。