信息化視角下創(chuàng)新檔案管理工作的路徑

文/萊州市疾病預(yù)防控制中心 宿偉偉

辦公室信息化檔案建設(shè)主要是以資源建設(shè)作為中心，不斷加強(qiáng)檔案的數(shù)字化建設(shè)，通過互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)來進(jìn)一步擴(kuò)大檔案資源的開發(fā)利用。在辦公室檔案現(xiàn)代化建設(shè)過程之中，信息化水平直接影響到辦公室檔案建設(shè)的現(xiàn)代化，加強(qiáng)信息化建設(shè)有助于進(jìn)一步完善辦公室檔案的各項(xiàng)服務(wù)功能，這也是辦公室檔案工作者的必然要求。

一、辦公室檔案信息化建設(shè)的必要性

（一）順應(yīng)社會發(fā)展的現(xiàn)實(shí)需求。隨著我國社會的快速發(fā)展，科學(xué)技術(shù)日新月異，辦公室辦公也隨著呈現(xiàn)出了自動化的發(fā)展趨勢，辦公室檔案的信息化建設(shè)已經(jīng)到了一個(gè)新的歷史階段。傳統(tǒng)的辦公室檔案管理模式正在逐步被現(xiàn)代化的管理模式所取代，原有的手工操作和紙質(zhì)檔案越來越多地被信息化技術(shù)所取代，檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為辦公室檔案工作發(fā)展的必然趨勢。

（二）有助于更好地拓展辦公室檔案工作的服務(wù)領(lǐng)域。檔案信息化是信息社會發(fā)展的必然趨勢，也可以更好地滿足人們對于信息的需求，為公共信息的開發(fā)建立了基礎(chǔ)。在辦公室工作之時(shí)，通過運(yùn)用現(xiàn)代化的信息技術(shù)有助于儲存辦公室的各種信息，同時(shí)也有助于利用辦公室的各種信息，有助于產(chǎn)生良好的社會效應(yīng)，加強(qiáng)和拓展辦公室檔案服務(wù)的工作范圍。

（三）提高管理效率。信息化背景之下的紙質(zhì)文件或者是電子化的文件，辦公室的檔案管理人員都可以通過互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行文件收發(fā)，做好文件上傳以及輸入工作。辦公室工作人員可以充分利用當(dāng)前信息化技術(shù)做好檔案的自動歸檔，生成電子檔案和紙質(zhì)檔案，減少自身在工作中的工作量，這樣既縮短了檔案的形成周期，同時(shí)也提高了工作效率。

二、辦公室檔案信息化建設(shè)的影響因素

（一）資源建設(shè)離不開技術(shù)的有效支撐。在進(jìn)行檔案信息化工作的過程之中，數(shù)字檔案信息資源是工作的重要源泉，也是工作的根本所在。一般而言，資源可以分成多種不同的形式，例如原文信息、檔案的目錄以及編研信息等等。一般來說，原文信息可以在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中自動生成，可以將其以電子文件的形式儲存。與此同時(shí)，還可以通過數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換或者是掃描的方式將一些紙質(zhì)文件信息儲存到硬盤之中，使其由原有紙質(zhì)化信息變成數(shù)字化的檔案信息。檔案目錄既可以通過手動也可以通過人工的方式生成，在生成過程之中可以多個(gè)不同的數(shù)據(jù)庫的方式進(jìn)行保存。編研主要是對各項(xiàng)信息做好提煉工作，這樣可以更好地對檔案做好深層次的挖掘和開發(fā)。編研主要是在原有信息基礎(chǔ)上注意做好信息加工工作，可以依托互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)對各種不同的信息做好整合，這樣才能夠真正做好信息的開發(fā)。

（二）離不開信息技術(shù)的支撐。一般而言，各項(xiàng)檔案信息資源都是以數(shù)字化電子化的方式進(jìn)行儲存，這種方式既需要通過信息技術(shù)對資源進(jìn)行數(shù)字化的改革，同時(shí)也需要對當(dāng)前的技術(shù)做好規(guī)范。一般而言，電子文件包含的內(nèi)容非常的寬泛，除了收集之外還有加工統(tǒng)計(jì)等一系列的功能。在數(shù)字化環(huán)境之下，數(shù)字信息保存也存在著丟失風(fēng)險(xiǎn)，因此在實(shí)施信息網(wǎng)絡(luò)管理之后不能將原有的數(shù)據(jù)或者是信息全部刪除，而是應(yīng)當(dāng)同樣被留一份，做好檔案的安全保護(hù)工作。

（三）體制機(jī)制是影響辦公室檔案信息化建設(shè)一個(gè)重要因素。辦公室的檔案信息化建設(shè)是整個(gè)單位信息化建設(shè)的一部分，需要與單位的整體信息化建設(shè)進(jìn)行同步，同時(shí)還需要做好電子文檔一體化的管理，但是當(dāng)前很多單位并沒有建立起完善的分工機(jī)制，也沒有建立起相應(yīng)的信息化體系，存在著管理不一的現(xiàn)象，因此理順管理機(jī)制也是確保辦公室信息化建設(shè)的一個(gè)重要因素。

三、辦公室檔案信息化建設(shè)的路徑對策

（一）檔案信息資源體系建設(shè)。1.辦公室檔案信息資源的數(shù)字化建設(shè)。在建設(shè)過程之中，辦公室需要做好有價(jià)值檔案信息的采集工作，可以通過調(diào)查和分析來確定好的信息源，同時(shí)還可以定期從單位的各個(gè)部門來收取預(yù)定的信息資源。辦公室在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)過程中需要做到信息采集不留死角，辦公室應(yīng)當(dāng)與其他的各個(gè)部門之間形成合作，將有價(jià)值檔案信息進(jìn)行收集和歸檔，將人事行政等各個(gè)不同類別檔案進(jìn)行集中管理，確保檔案管理的完整性以及高效性。與此同時(shí)，辦公室還需要做好對于電子文件的歸檔工作，可以實(shí)現(xiàn)辦公室環(huán)境下的電子文件實(shí)時(shí)接收和實(shí)時(shí)利用。除此之外，辦公室還可以通過數(shù)字模擬整合技術(shù)來做好各項(xiàng)檔案的數(shù)字化管理，將紙質(zhì)檔案信息輸入到計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)之中，形成全新的信息檔案，同時(shí)也可以通過掃描技術(shù)將現(xiàn)有的檔案或者是原有的資料儲存到計(jì)算機(jī)之中，形成完善的檔案信息系統(tǒng)。2.檔案信息資源庫的建設(shè)。為了更好地完善辦公室的檔案信息資源庫，辦公室首先需要對各項(xiàng)數(shù)據(jù)做好梳理工作，可以對各項(xiàng)檔案進(jìn)行信息化的梳理，進(jìn)行數(shù)字全覆蓋，完善數(shù)據(jù)庫。在信息整合的過程之中，辦公室可以建立起屬于自身的特色數(shù)據(jù)庫，這樣可以更好地用新型技術(shù)做好數(shù)據(jù)管理，在各個(gè)環(huán)節(jié)做好數(shù)據(jù)資源的整合，便于數(shù)據(jù)的儲存和檢索，這樣有助于提高數(shù)據(jù)的交流和服務(wù)質(zhì)量。例如，在建設(shè)縣級疾控檔案的過程之中，可以建立起病人的數(shù)據(jù)庫，將病人在疾控中心就醫(yī)診治的數(shù)據(jù)進(jìn)行集中歸納，這樣可以辨別病人的病情，同時(shí)也為病人的后期康復(fù)工作提供有效的依據(jù)，便于后續(xù)的持續(xù)性跟蹤和觀察。除此之外，還可以建立起醫(yī)生的數(shù)據(jù)庫，將醫(yī)生參加工作以來的榮譽(yù)以及成果等各方面情況進(jìn)行客觀反映，也可以作為未來醫(yī)生培養(yǎng)的重要依據(jù)。

（二）檔案信息管理與利用體系建設(shè)。1.建立起統(tǒng)一的管理平臺。為了更好地做好辦公室的檔案信息化建設(shè)，我們首先必須加大信息化建設(shè)各種基礎(chǔ)設(shè)施的投入，需要加強(qiáng)硬件設(shè)施投入，需要配置相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)，同時(shí)還需要配置足夠數(shù)量的掃描儀以及打印機(jī)。與此同時(shí)，還需要進(jìn)一步加大檔案信息管理軟件的開發(fā)，適時(shí)地與疾控中心其他部門進(jìn)行聯(lián)網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)公文和電子公文的雙重歸檔，進(jìn)一步加強(qiáng)電子檔案的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。辦公室的檔案信息化建設(shè)軟件可以對單位內(nèi)部的所有檔案進(jìn)行有效收集和統(tǒng)計(jì)，這也方便了對檔案信息的檢索和利用，可以通過不同格式以及不同來源的數(shù)字化檔案進(jìn)行規(guī)范化加工，使其數(shù)據(jù)變得更加規(guī)范，不斷提高檔案的使用效率。除此之外，還需要建立起以辦公室檔案為中心，覆蓋所有單位部門的應(yīng)用系統(tǒng)，通過這個(gè)應(yīng)用系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)辦公自動化與檔案信息的有機(jī)對接，實(shí)現(xiàn)文件和公文的檔案進(jìn)行結(jié)合，有助于進(jìn)一步提高信息共享的水平。2.建立起完善的檔案信息服務(wù)體系。疾控中心需要不斷創(chuàng)新自身的服務(wù)方式，需要讓廣大員工熟悉并了解疾控中心的檔案工作原理，進(jìn)一步擴(kuò)大技工中心檔案工作的知名度。與此同時(shí)，還需要進(jìn)一步加強(qiáng)檔案宣傳的意識，做好檔案宣傳工作，由以往的被動式服務(wù)變成主動式的服務(wù)，改變傳統(tǒng)的檔案服務(wù)模式，建立起電話咨詢計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)的服務(wù)體系，實(shí)現(xiàn)多途徑、多渠道的主動服務(wù)。除此之外，還需要充分利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，通過現(xiàn)代信息技術(shù)做好管理工作，全面啟動檔案管理數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案資料的快速檢索，不斷提高工作效率。

（三）檔案信息化人才隊(duì)伍體系建設(shè)。1.辦公室的檔案工作人員需要進(jìn)一步加強(qiáng)自身的檔案信息化意識，需要擁有緊迫感和責(zé)任感，改變傳統(tǒng)的管理思維，加強(qiáng)主動服務(wù)，改變被動服務(wù)，通過依靠現(xiàn)代信息技術(shù)來做好工作的轉(zhuǎn)型，為檔案信息的共享創(chuàng)造條件，創(chuàng)造全新的檔案管理模式，真正實(shí)現(xiàn)檔案工作的信息化。2.通過繼續(xù)教育或者其他多種不同的方式，來進(jìn)一步提高人員隊(duì)伍的素質(zhì)。在信息化的環(huán)境之下，人員隊(duì)伍素質(zhì)往往決定著整個(gè)信息化的水平，因此人員不僅需要掌握一些基礎(chǔ)的理論知識，同時(shí)還需要熟練掌握各項(xiàng)現(xiàn)代信息技術(shù)，具有良好的信息傳播和交流能力。為此，檔案工作人員需要改變傳統(tǒng)的工作方式，進(jìn)一步加強(qiáng)自身的綜合素質(zhì)，為辦公室的檔案信息化建設(shè)作出貢獻(xiàn)。

（四）檔案信息化安全保障體系建設(shè)。1.統(tǒng)一各方思想，做好統(tǒng)一協(xié)調(diào)，制定出辦公室檔案信息化建設(shè)的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。為了更好地做好辦公室的檔案信息化建設(shè)，在檔案聯(lián)網(wǎng)之時(shí)就需要做好各項(xiàng)檔案的規(guī)范，對于格式和文字以及各種符號需要做到統(tǒng)一和兼容。在制定標(biāo)準(zhǔn)的過程之中需要充分考慮到各種硬件設(shè)施和軟件配置，同時(shí)還需要充分考慮到數(shù)據(jù)庫的各項(xiàng)格式，尤其是使用軟件的過程之中需要做好統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，打破在應(yīng)用軟件以及資源建設(shè)等方面的局限，確保檔案信息建設(shè)的安全，進(jìn)一步提高資源的共享。2.根據(jù)實(shí)際狀況建立起一套屬于自身的檔案管理制度，做好電子檔案收集處理等各項(xiàng)細(xì)則的規(guī)定，及時(shí)對這些規(guī)定進(jìn)行更新，更好地適應(yīng)當(dāng)前檔案管理信息化發(fā)展。3.進(jìn)一步加強(qiáng)信息安全保障。為了可以更好地做好辦公室信息檔案的管理工作，辦公室可以根據(jù)當(dāng)前的法律法規(guī)做好各項(xiàng)規(guī)章制度，嚴(yán)格落實(shí)到人。與此同時(shí)，辦公室還需要進(jìn)一步加強(qiáng)對于各項(xiàng)檔案的跟蹤調(diào)查，對于檔案的生成進(jìn)行有效的監(jiān)控，對于已經(jīng)進(jìn)行數(shù)字化的信息可以進(jìn)行異地保存?zhèn)浞荨３酥?，還需要進(jìn)一步加快整個(gè)系統(tǒng)的安全建設(shè)，確保網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器的安全級別最高，確保做好各種病毒的防入侵工作，尤其是做好黑客的防入侵工作。因此，辦公室可以及時(shí)對系統(tǒng)進(jìn)行升級，設(shè)置密碼，及時(shí)發(fā)現(xiàn)潛在的威脅。

四、結(jié)語

綜上所述，辦公室的檔案信息化建設(shè)是一個(gè)系統(tǒng)性的過程，不可能一蹴而就，它是整個(gè)單位數(shù)字化信息化建設(shè)的有機(jī)組成，其最終目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化以及規(guī)范化，促進(jìn)資源共享，不斷提高檔案資源的使用效率。辦公室檔案信息化建設(shè)具有長期性、復(fù)雜性等一系列特點(diǎn)，因此也必然會受到各種各樣因素的影響。為了更好地做好辦公室的檔案信息化建設(shè)，辦公室需要進(jìn)一步加強(qiáng)檔案的基礎(chǔ)投入，加快專業(yè)人才的培養(yǎng)，做好各項(xiàng)保障工作，這樣才能更好地逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息化的發(fā)展目標(biāo)。