提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑

文/濟(jì)南市萊蕪區(qū)檔案館 孫艾青

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的持續(xù)正增長(zhǎng)，檔案在社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域發(fā)揮的正向促進(jìn)作用越來(lái)越明顯，扮演的角色越來(lái)越重要，因此，包括教育、醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)在內(nèi)的企事業(yè)單位將檔案管理也列為重點(diǎn)主抓工作，并將信息技術(shù)植入檔案建檔、檔案檢索、檔案借閱、檔案保管等具體的檔案管理細(xì)節(jié)工作當(dāng)中，不僅節(jié)省了大量的人力資源成本，精簡(jiǎn)了檔案管理流程，提高了檔案管理工作效率，而且也提高了檔案利用率，為企事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化水平的提升奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

一、檔案管理工作存在的問(wèn)題

（一）管理機(jī)制欠缺，保密意識(shí)淡薄。目前，部分企事業(yè)單位的決策層領(lǐng)導(dǎo)往往將關(guān)注焦點(diǎn)全部集中在經(jīng)濟(jì)效益與形象建設(shè)工作當(dāng)中，而忽略了檔案管理的重要性，尤其在制訂檔案管理制度時(shí)，不結(jié)合檔案管理工作現(xiàn)狀，而采取“照貓畫虎”的方法，在原有檔案制度的基礎(chǔ)上，稍做調(diào)整和修改，便制訂出臺(tái)新制度，導(dǎo)致一些制度條款與實(shí)際工作不相匹配，使得檔案管理工作無(wú)法可依、無(wú)章可循、無(wú)規(guī)可守。比如《檔案保密制度》，只是籠統(tǒng)地規(guī)定了泄漏檔案機(jī)密的處罰措施，針對(duì)檔案管理如何采取加密措施卻絲毫未予提及，無(wú)形當(dāng)中就增加了檔案管理人員的工作難度，檔案內(nèi)容泄漏也成為家常便飯。此外，由于檔案使用人員保密意識(shí)淡薄，在借閱和使用檔案過(guò)程中，往往只圖一時(shí)方便，隨意處置紙質(zhì)檔案以及電子檔案，導(dǎo)致檔案由于人為原因發(fā)生泄密的概率明顯增加。而一旦發(fā)生此類泄密事件，企事業(yè)單位只是針對(duì)責(zé)任人實(shí)施了“不痛不癢”的經(jīng)濟(jì)處罰，處罰力度較輕，無(wú)法達(dá)到警示和糾正的最終目的，這就給行為懶散，責(zé)任心不強(qiáng)，主人翁意識(shí)欠缺的人員敞開了一扇寬容的大門，導(dǎo)致檔案保密工作漏洞百出。

（二）思想觀念守舊，管理方法單一。計(jì)算機(jī)、大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)在檔案管理工作中的普及應(yīng)用，為提升檔案管理效率提供了強(qiáng)大的技術(shù)支撐，但是由于部分企事業(yè)單位的檔案管理人員年齡結(jié)構(gòu)偏大，文化水平偏低，學(xué)習(xí)意識(shí)淡薄，使得管理人員在接受新思想、新事物、新技術(shù)方面存在嚴(yán)重滯后現(xiàn)象，甚至一些檔案工作人員不思進(jìn)取、不謀發(fā)展，依然沿用過(guò)去的老套陳舊的管理方法，導(dǎo)致檔案信息化管理水平始終處于落后狀態(tài)。比如在檔案建檔階段，管理人員仍然將大部分檔案制成紙質(zhì)檔案，對(duì)一些利用價(jià)值高、保存密級(jí)高的文字、圖片信息，并未進(jìn)行掃描錄入，這樣就加大了檔案的保存風(fēng)險(xiǎn)，而且對(duì)檔案的保存壽命也造成嚴(yán)重影響。此外，檔案管理是一項(xiàng)過(guò)程繁瑣、內(nèi)容復(fù)雜的工作，需要管理人員既具備高尚的職業(yè)道德情操，同時(shí)也需要具備高超專業(yè)技術(shù)水平與卓越的管理能力，但是就目前檔案管理人員組成結(jié)構(gòu)看，部分人員始終抱有“當(dāng)一天和尚撞一天鐘”的心理，不及時(shí)接納和吸取先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)以及應(yīng)用技術(shù)，在實(shí)際工作當(dāng)中，我行我素，認(rèn)為檔案管理工作只是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，與企事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)效益與長(zhǎng)遠(yuǎn)得益毫無(wú)關(guān)聯(lián)，逐漸散失了工作熱情，久而久之，檔案管理工作成為一個(gè)爛攤子，不僅給單位其他各部門的工作造成嚴(yán)重的負(fù)面影響，也使單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展進(jìn)程受到阻礙。

（三）資金投入有限，硬件資源欠缺。由于部分企事業(yè)單位的決策層領(lǐng)導(dǎo)將工作重點(diǎn)放在單位的經(jīng)濟(jì)效益與長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展效益上面，資金投入更加傾向于項(xiàng)目投資與擴(kuò)大生產(chǎn)規(guī)模方面，這就使得檔案管理工作被架在半空，相關(guān)的硬件設(shè)施、專業(yè)人才、軟件開發(fā)應(yīng)用等涉及檔案管理的投資額度少之又少。一些單位甚至沒有一個(gè)功能健全的檔案室，而是以部門為單位，對(duì)相關(guān)檔案資源采取部門立卷、部門管理的方法，使檔案資源呈現(xiàn)出嚴(yán)重分化態(tài)勢(shì)。當(dāng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或者基礎(chǔ)管理部門需要調(diào)用檔案資料時(shí)，常常與部門間進(jìn)行協(xié)商溝通，不但影響各項(xiàng)工作的順利開展，同時(shí)，對(duì)單位的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)也產(chǎn)生了諸多不利影響。在檔案管理人才方面，一些單位為了節(jié)省人力資源成本，往往采取一人多崗的做法，將行政人員安插在檔案管理崗位，與此同時(shí)，還兼顧管理單位內(nèi)部的行政事務(wù)。此外，單位在招錄檔案管理人員時(shí)，只是走走形式看一下對(duì)方的學(xué)歷，并未對(duì)所學(xué)專業(yè)設(shè)立嚴(yán)格的禁入門檻，這就出現(xiàn)大量的非專業(yè)檔案管理人員從事專業(yè)的檔案管理工作的局面，這些非專業(yè)管理人員由于缺乏檔案管理專業(yè)知識(shí)，對(duì)檔案管理流程知之甚少，進(jìn)而在實(shí)際工作當(dāng)中，常常出現(xiàn)管理差錯(cuò)，使檔案工作與其他部門各項(xiàng)工作的有效銜接受到阻滯。

二、提高檔案管理科學(xué)化水平的有效路徑

（一）健全管理機(jī)制，加大執(zhí)行效力?？茖W(xué)高效的管理機(jī)制是推進(jìn)檔案科學(xué)化水平的一條有效路徑，隨著社會(huì)的進(jìn)步與各種行業(yè)類型的應(yīng)運(yùn)而生，檔案管理涉及的具體內(nèi)容不斷得到擴(kuò)充，檔案資源的來(lái)源渠道也越加廣泛，這就加大了檔案管理人員的工作量。在這種形勢(shì)之下，企事業(yè)單位應(yīng)結(jié)合自身的經(jīng)營(yíng)發(fā)展特點(diǎn)與檔案管理現(xiàn)狀，制訂符合當(dāng)下市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的檔案管理機(jī)制，并由檔案專職管理人員牽頭，對(duì)各項(xiàng)制度內(nèi)容進(jìn)行集中審核校驗(yàn)，對(duì)不符合單位內(nèi)部檔案管理工作實(shí)際的內(nèi)容，及時(shí)予以剔除，對(duì)缺失的一些細(xì)節(jié)管理內(nèi)容進(jìn)行添補(bǔ)，比如《紙質(zhì)檔案借閱管理制度》中的個(gè)人損壞賠償問(wèn)題、《電子檔案管理制度》中各級(jí)人員泄漏電子檔案內(nèi)容的具體處罰條款》《檔案管理監(jiān)督制度》中的檔案管理日常巡視方法與違規(guī)處理措施等。同時(shí)，檔案管理部門的主管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)與其他部門建立工作聯(lián)動(dòng)機(jī)制，將涉及檔案管理的各項(xiàng)制度落實(shí)到每一個(gè)人頭上，每一項(xiàng)細(xì)節(jié)工作當(dāng)中，避免出現(xiàn)工作死角，以提高檔案管理制度的執(zhí)行力度。對(duì)于因個(gè)人行為造成檔案丟失、損毀、泄密等突發(fā)事故時(shí)，應(yīng)堅(jiān)決采取“零容忍”態(tài)度，對(duì)責(zé)任人進(jìn)行嚴(yán)肅處理，以避免此類事件的重演。

（二）推進(jìn)信息化管理進(jìn)程，加大資源化整合力度。互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的到來(lái)不僅為企事業(yè)單位提供了資源共享、拓展信息獲取渠道的高效平臺(tái)，而且為單位內(nèi)部的檔案管理工作也帶來(lái)了發(fā)展契機(jī)，在這一背景下，以計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)字技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)為技術(shù)核心的檔案信息化管理系統(tǒng)也日趨完善。因此，企事業(yè)單位應(yīng)緊緊抓住信息管理這條主線，進(jìn)一步完善檔案信息化管理平臺(tái)，加速推進(jìn)檔案信息化管理進(jìn)程，從檔案立卷建檔階段開始，利用信息管理系統(tǒng)中的資源數(shù)據(jù)庫(kù)，將涉及單位內(nèi)部、外部的各種檔案信息資源輸入數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中，同時(shí)將過(guò)去的紙質(zhì)檔案利用掃描儀、數(shù)碼照相、攝像等專業(yè)設(shè)備轉(zhuǎn)化為電子文檔、壓縮文檔、圖片或者視頻影像資源，保證紙質(zhì)檔案內(nèi)容與電子檔案內(nèi)容一一對(duì)應(yīng)，便于檔案集中管理以及使用部門的快速查詢與借閱。此外，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)單位內(nèi)部的相關(guān)檔案內(nèi)容，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)及時(shí)收集與之相關(guān)的信息資源，將其納入檔案信息管理系統(tǒng)當(dāng)中，這樣一來(lái)，不僅充實(shí)了檔案內(nèi)容，而且也提高了檔案利用率，使檔案資源需求部門能夠通過(guò)查找檔案資料，找到與實(shí)際工作息息相關(guān)的參考信息，為各項(xiàng)工作的順利展開提供便利條件。

（三）拓展人才引進(jìn)渠道，完善內(nèi)部培訓(xùn)體系。檔案管理專業(yè)人才是提高檔案管理科學(xué)化水平的必要前提條件，人才缺失只會(huì)造成檔案管理格局混亂，給企事業(yè)單位帶來(lái)諸多負(fù)面影響?；诖?，企事業(yè)單位的決策層領(lǐng)導(dǎo)與人力資源部門應(yīng)當(dāng)及時(shí)轉(zhuǎn)變思想觀念，針對(duì)內(nèi)部檔案管理工作，構(gòu)建一個(gè)科學(xué)、高效、專業(yè)的管理人才團(tuán)隊(duì)。對(duì)于現(xiàn)有管理人員，通過(guò)專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)、個(gè)人執(zhí)業(yè)素養(yǎng)培訓(xùn)，使其樹立高度的主人翁責(zé)任感與風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，并不斷借助于單位內(nèi)部培訓(xùn)、遠(yuǎn)程教育、自主學(xué)習(xí)等方式，提高自身的專業(yè)技能水平，尤其是信息管理平臺(tái)的操作、使用與維護(hù)知識(shí)，做到熟能生巧、輕車熟路，為檔案管理科學(xué)化水平的提升貢獻(xiàn)一份力量。與此同時(shí)，企事業(yè)單位可以利用互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)、社會(huì)第三方招聘平臺(tái)以及對(duì)口專業(yè)的大中專院校，廣納賢才，并將一部分新上崗的管理人員作為單位后備管理力量，使其通過(guò)自我磨煉、培訓(xùn)指導(dǎo)、自我提升，逐漸步入正軌，成為單位檔案管理人才隊(duì)伍的中堅(jiān)力量。

（四）優(yōu)化管理流程，改變服務(wù)模式。自建立檔案信息管理平臺(tái)后，企事業(yè)單位的檔案管理效率得到大幅提升，但是，如果沿有過(guò)去的管理服務(wù)模式，往往降低檔案使用率，尤其對(duì)檔案管理人員來(lái)說(shuō)，在實(shí)際工作當(dāng)中，容易陷入被動(dòng)境遇。比如檔案使用部門在調(diào)取檔案過(guò)程中，常常通過(guò)管理系統(tǒng)中的自主服務(wù)、自主查詢功能自行檢索所需檔案資源，這就使檔案管理人員只能扮演輔助查詢、輔助指導(dǎo)的角色，無(wú)法突出檔案管理工作的重要性。針對(duì)這種情況，為了進(jìn)一步提升檔案管理科學(xué)化水平，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)采取“個(gè)性化服務(wù)”方式，結(jié)合每一個(gè)具體部門對(duì)檔案資源的需求內(nèi)容，進(jìn)行事先對(duì)口訂制。比如基建部門需要的圖紙、政府審批材料等檔案資源，管理人員可以在檢索界面，將這些資源直接指向基建部門，這樣，基建部門在查找相關(guān)檔案材料時(shí)，只需要一鍵點(diǎn)擊進(jìn)入，就可以瀏覽到所需材料，既提高了查詢效率，也使檔案管理工作的正向價(jià)值突顯出來(lái)。

三、結(jié)束語(yǔ)

目前，企事業(yè)單位的檔案管理工作逐漸步入科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展軌道，在這一利好形勢(shì)下，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)始終秉持與時(shí)俱進(jìn)的態(tài)度，站在新高度、利用新視野、運(yùn)用新思維，將檔案管理工作做到位、做精細(xì)，確保檔案管理科學(xué)化水平躍升到一個(gè)嶄新的高度。