科技檔案管理模式的創(chuàng)新策略

文/深圳市匯合發(fā)展有限公司上海分公司 倪斌

當(dāng)今時(shí)代是信息技術(shù)和知識經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的時(shí)代，任何行業(yè)的發(fā)展過程都需要海量信息和知識為其提供幫助。而在這一時(shí)代背景下，檔案管理工作的重要性被越來越多的人所認(rèn)識。對于企事業(yè)單位來說，進(jìn)行高效的科技檔案工作，不僅能夠幫助其獲取更多的信息和知識資源用于運(yùn)營和管理活動(dòng)，而且能夠全面反映單位的運(yùn)營和管理水平。因此，針對科技檔案管理模式的創(chuàng)新機(jī)制進(jìn)行研究具有相當(dāng)重要的研究價(jià)值和意義。而在本文中，重點(diǎn)研究的內(nèi)容就是科技檔案管理模式創(chuàng)新的必要性以及加快管理模式創(chuàng)新的有效措施。通過本研究，希望能夠幫助我國的企事業(yè)單位進(jìn)一步加強(qiáng)自身的科技檔案管理水平。

一、科技檔案管理模式創(chuàng)新的必要性

（一）提升科技檔案的利用率。在國民經(jīng)濟(jì)和信息技術(shù)高速發(fā)展的時(shí)代，企事業(yè)單位在進(jìn)行科技檔案管理的過程中，面臨的最主要問題之一就是科技檔案的數(shù)量大幅度增加。同時(shí)，在這一時(shí)代背景下，科技檔案的復(fù)雜性也顯著加強(qiáng)。因此，在這一過程中，企事業(yè)單位需要在現(xiàn)有的基礎(chǔ)上進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理工作的效率和檔案的利用率，最有效的措施就是對科技檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，并在這一基礎(chǔ)上提升科技檔案管理工作的信息化水平。在進(jìn)行管理模式創(chuàng)新之后，企事業(yè)單位的科技檔案利用率就能夠得到更加有效的提升。而對于企事業(yè)單位來說，科技檔案利用率的有效提升，能夠在提升其運(yùn)營管理水平方面發(fā)揮出至關(guān)重要的作用。

（二）保障科技檔案的信息安全。在信息技術(shù)高速發(fā)展的情況下，越來越多的企事業(yè)單位開始進(jìn)行檔案管理模式的信息化和電子化改造，并在這一基礎(chǔ)上逐漸縮減了紙質(zhì)檔案的使用頻率。在進(jìn)行信息化改造之后，企事業(yè)單位的檔案管理工作效率得到了有效提升，但也由此導(dǎo)致檔案信息安全問題的控制難度更大。而對于企事業(yè)單位來說，想要在進(jìn)行科技檔案管理的過程中有效保護(hù)信息安全，就需要對現(xiàn)有的科技檔案管理模式進(jìn)行更加全面的創(chuàng)新與完善。從這一角度上看，在進(jìn)行科技檔案管理模式創(chuàng)新的過程中，企事業(yè)單位需要將保障檔案信息安全作為重要的工作內(nèi)容之一。只有做到這一點(diǎn)，才能確保科技檔案管理工作的效率和質(zhì)量得到更大幅度的提升。

（三）減輕檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)。在科技檔案管理工作呈現(xiàn)出信息化和電子化的發(fā)展特點(diǎn)之后，檔案管理工作的效率得到了比較有效的提升。但是由于檔案管理工作模式并未完全脫離傳統(tǒng)檔案管理模式的框架，因而部分企事業(yè)單位中檔案管理工作人員的工作負(fù)擔(dān)仍然比較沉重。與之相對的是，在企事業(yè)單位中，檔案管理人員的工資待遇往往處于中下游水平。對于企事業(yè)單位來說，進(jìn)行科技檔案管理模式創(chuàng)新，最主要的目的之一就是有效降低檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)和由此產(chǎn)生的心理壓力。在這一基礎(chǔ)上，企事業(yè)單位的科技檔案管理工作水平就能夠得到更加有效的提升與強(qiáng)化。從這一角度上看，針對科技檔案管理工作模式進(jìn)行創(chuàng)新是相當(dāng)有必要的。

二、科技檔案管理模式創(chuàng)新面臨的挑戰(zhàn)

在當(dāng)下，我國一些企事業(yè)單位雖然針對自身的科技檔案管理工作模式進(jìn)行了一定程度的創(chuàng)新，但其中也存在對檔案管理模式創(chuàng)新的認(rèn)識不到位、相關(guān)法規(guī)不健全以及檔案利用效率低下等問題，給科技檔案管理模式的進(jìn)一步創(chuàng)新帶來了嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。而在本文中，將針對上述問題進(jìn)行全面的研究和分析。

（一）對檔案管理模式創(chuàng)新的認(rèn)識不到位。在進(jìn)行科技檔案管理工作模式創(chuàng)新的過程中，單位管理層和員工的認(rèn)識水平將直接決定工作模式創(chuàng)新的質(zhì)量。而在部分單位中，管理層和員工存在對科技檔案管理模式創(chuàng)新認(rèn)識不到位的問題。具體來說，在一些單位中，由于對科技檔案的重視程度比較有限，導(dǎo)致很多科技檔案并未歸檔保存，因而在工作中逐漸損毀或遺失。其次，在一些單位中，科技檔案的保存僅僅限于對科研項(xiàng)目立項(xiàng)和驗(yàn)收數(shù)據(jù)的保存，而對科研項(xiàng)目進(jìn)行過程中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)，有相當(dāng)一部分單位并未進(jìn)行歸檔和保存。正是在這樣的情況下，這些單位的科技檔案管理工作水平無法得到更大幅度的提升。

（二）相關(guān)法規(guī)不健全。在當(dāng)下，我國的相關(guān)法規(guī)中針對檔案管理，尤其是科技檔案管理的相關(guān)規(guī)定還有待進(jìn)一步完善，這也是導(dǎo)致很多企事業(yè)單位無法對科技檔案管理工作模式進(jìn)行全面創(chuàng)新的重要原因之一。在具體表現(xiàn)方面，首先，在現(xiàn)行的法律法規(guī)中，針對檔案管理工作制定的專門法規(guī)為《中華人民共和國保守國家秘密法》《中華人民共和國檔案法》以及具體的實(shí)施辦法。然而這些法規(guī)制定于2010年之前，其中的部分規(guī)定已經(jīng)無法適應(yīng)信息技術(shù)高速發(fā)展帶來的變化。因此，只有對其進(jìn)行進(jìn)一步完善，才能保障科技檔案管理工作模式創(chuàng)新的順利進(jìn)行，并促使其取得應(yīng)有的效果。

（三）檔案利用效率低下。進(jìn)行檔案管理工作的目的就是幫助單位有效地利用檔案中的各種信息。而在當(dāng)下，檔案管理工作效率低下已經(jīng)成為我國一些企事業(yè)單位中存在的重要問題，并導(dǎo)致這些單位無法對科技檔案管理模式進(jìn)行更加高效的創(chuàng)新。具體來說，首先，在一些企事業(yè)單位的具體檔案管理環(huán)節(jié)中，存在一些影響工作效率進(jìn)一步提升的問題，例如電子檔案和紙質(zhì)檔案同時(shí)存在。此外，在一些企事業(yè)單位中，硬件設(shè)施的先進(jìn)性與工作人員的綜合素質(zhì)都存在一定的提升空間，這也是導(dǎo)致檔案利用效率低下的重要原因之一。針對檔案管理效率低下的問題，必須進(jìn)行全面的研究并加以解決。只有如此，才能保障科技檔案管理模式得到更加全面的創(chuàng)新與完善。

三、加強(qiáng)科技檔案管理模式創(chuàng)新性的建議

（一）加強(qiáng)對檔案管理工作模式創(chuàng)新的認(rèn)識。在進(jìn)行科技檔案管理模式創(chuàng)新的過程中，企事業(yè)單位需要進(jìn)一步加強(qiáng)對檔案管理工作的認(rèn)識水平。具體來說，首先，企事業(yè)單位必須認(rèn)識到科技檔案在單位進(jìn)行科技研發(fā)和管理工作的過程中能夠發(fā)揮出至關(guān)重要的作用。只有如此，才能為科技檔案管理水平的提升提供基礎(chǔ)保障。其次，對于單位管理層來說，在提升對科技檔案管理重視程度的基礎(chǔ)上，還必須在現(xiàn)有的基礎(chǔ)上進(jìn)一步加大對科技檔案管理工作的人才和資金投入，幫助本單位進(jìn)一步提升科技檔案管理工作的效率和質(zhì)量。同時(shí)，為保障科技檔案管理工作的順利進(jìn)行，企事業(yè)單位還需要對科技檔案的管理方法與管理流程進(jìn)行更加科學(xué)的認(rèn)識。在這一基礎(chǔ)上，針對現(xiàn)有的工作流程與工作方法進(jìn)行完善。在這一基礎(chǔ)上，科技檔案管理工作的創(chuàng)新性就能夠得到進(jìn)一步提升。

（二）完善相關(guān)法規(guī)。針對科技檔案管理工作模式無法得到進(jìn)一步創(chuàng)新的問題，國家需要出臺(tái)更加科學(xué)和健全的法律法規(guī)，針對科技檔案管理工作的具體流程和方法進(jìn)行全面的規(guī)定。只有如此，才能保障科技檔案管理工作模式創(chuàng)新的順利進(jìn)行。在進(jìn)行科技檔案管理工作模式創(chuàng)新的過程中，企事業(yè)單位還需要針對自身的檔案管理工作規(guī)章制度進(jìn)行完善，使其能夠適應(yīng)信息技術(shù)高速發(fā)展的形勢。只有做到這一點(diǎn)，才能確?？萍紮n案管理的工作模式得到更加科學(xué)的創(chuàng)新與強(qiáng)化，為企事業(yè)單位的科技檔案管理工作提供更加有力的保障。

（三）進(jìn)一步提升檔案的利用效率。在針對科技檔案管理工作模式進(jìn)行創(chuàng)新的過程中，企事業(yè)單位需要進(jìn)一步加強(qiáng)科技檔案的利用效率。在具體措施方面，首先，企事業(yè)單位需要針對本單位的檔案管理人員進(jìn)行更加全面的培訓(xùn)工作，加強(qiáng)其進(jìn)行檔案管理工作的能力。只有如此，才能為檔案利用效率的提升提供基礎(chǔ)保障。其次，在進(jìn)行科技檔案管理工作的過程中，企事業(yè)單位的檔案管理人員需要對所有科技檔案根據(jù)項(xiàng)目類型等因素進(jìn)行分類整理，并在這一基礎(chǔ)上形成簡單明晰的檔案目錄。只有如此，其他工作人員才能更加高效地查詢和利用科技檔案中的信息。從這一角度上看，加強(qiáng)檔案的利用效率有利于單位對自身的檔案管理工作模式進(jìn)行更加全面的創(chuàng)新和完善。

四、結(jié)論

綜上所述，在企事業(yè)單位的各類檔案中，科技檔案占據(jù)著至關(guān)重要的地位。在進(jìn)行科技檔案管理工作模式創(chuàng)新的過程中，不僅需要加強(qiáng)對檔案管理工作模式創(chuàng)新的認(rèn)識、對相關(guān)法規(guī)進(jìn)行完善，而且需要企事業(yè)單位針對自身的檔案利用效率進(jìn)行進(jìn)一步加強(qiáng)。只有如此，才能確保科技檔案管理工作模式得到更加全面的創(chuàng)新和完善，并在這一基礎(chǔ)上促進(jìn)企事業(yè)單位科技研發(fā)能力與發(fā)展水平的進(jìn)一步提升。