大數(shù)據(jù)背景下檔案管理的機(jī)遇與挑戰(zhàn)

文/泰安市岱岳區(qū)公共就業(yè)服務(wù)中心 李莉

大數(shù)據(jù)的性質(zhì)較為特殊，可為各行各業(yè)的發(fā)展提供技術(shù)支持，也可將其看作為思維或者工具?？傮w上看，大數(shù)據(jù)是一種解決策略，可以完成各項(xiàng)信息的處理、收集與應(yīng)用。檔案管理工作與信息收集和管理之間密切相關(guān)，大數(shù)據(jù)技術(shù)的出現(xiàn)和應(yīng)用一定會(huì)給檔案事業(yè)的發(fā)展帶來或多或少的影響。如今，大數(shù)據(jù)技術(shù)已經(jīng)席卷全球，并成功應(yīng)用于各行各業(yè)當(dāng)中，雖然說檔案管理可以利用大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行信息的收集與管理，并突破傳統(tǒng)檔案管理帶來的束縛和禁錮，但是其中仍然潛藏著一定的風(fēng)險(xiǎn)和陷阱，需要檔案管理人員保持敏銳的洞察力和冷靜的頭腦，識(shí)別其中存在的問題，應(yīng)對(duì)挑戰(zhàn)，充分挖掘大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)和價(jià)值，使得檔案管理借助大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)入全新的發(fā)展階段。

一、大數(shù)據(jù)的概念與特征

大數(shù)據(jù)可以說是經(jīng)濟(jì)和社會(huì)快速發(fā)展的產(chǎn)物，也是互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)共同作用的結(jié)果。從某種意義而言，大數(shù)據(jù)就是一種處理模式，可以應(yīng)用于信息處理當(dāng)中，也可以更快的速度完成信息資產(chǎn)的應(yīng)用，兼具海量化和快速化的特征。顧名思義，大數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)種類一定十分豐富，且擁有較高的商業(yè)價(jià)值，并在數(shù)據(jù)處理與數(shù)據(jù)應(yīng)用方面取得了突破性的進(jìn)展，這也是大數(shù)據(jù)優(yōu)于傳統(tǒng)數(shù)據(jù)的直觀表現(xiàn)。運(yùn)用大數(shù)據(jù)處理各項(xiàng)信息時(shí)，可以有效突出大數(shù)據(jù)的潛在優(yōu)勢(shì)和價(jià)值，不僅可以對(duì)更加復(fù)雜的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和處理，還可在海量的數(shù)據(jù)之中找到事物之間的內(nèi)在聯(lián)系。值得注意的是，在不同的領(lǐng)域或?qū)用娈?dāng)中，大數(shù)據(jù)的特點(diǎn)也會(huì)發(fā)生改變，基于數(shù)據(jù)管理層理念所進(jìn)行的大數(shù)據(jù)特點(diǎn)分析，可以得出多數(shù)據(jù)處理工具處理對(duì)象較多，處理類型較為豐富的特征，而在操作方面，大數(shù)據(jù)則可完成因果分析，將零散的信息整合在一起，發(fā)揮其價(jià)值?？偠灾?，大數(shù)據(jù)的出現(xiàn)為各行各業(yè)的發(fā)展提供了全新的藍(lán)圖和愿景，也為檔案事業(yè)的建設(shè)與發(fā)展提供了更多可能。管理人員應(yīng)審慎對(duì)待大數(shù)據(jù)技術(shù)和大數(shù)據(jù)背景，抓住其中的機(jī)遇，使之成為加快檔案管理與檔案建設(shè)的驅(qū)動(dòng)力。

二、大數(shù)據(jù)背景下檔案管理的機(jī)遇與挑戰(zhàn)

（一）機(jī)遇。1.有利于儲(chǔ)存、備份和處理。信息化時(shí)代，各個(gè)單位和企業(yè)在發(fā)展過程中都要面臨海量的信息，這對(duì)檔案管理人員而言是極大的挑戰(zhàn)。單純的以人工方式進(jìn)行的檔案管理與信息收集會(huì)出現(xiàn)效率與質(zhì)量低下的問題，也無法挖掘信息中的潛在價(jià)值，會(huì)給檔案事業(yè)本身乃至單位和企業(yè)發(fā)展造成負(fù)面影響。而大數(shù)據(jù)技術(shù)的出現(xiàn)，可為檔案管理提供技術(shù)上的支持，通過信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)構(gòu)建檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)，為檔案的數(shù)據(jù)化管理和信息化管理搭建平臺(tái)，即便是有新的檔案信息出現(xiàn)時(shí)，也可利用檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)其進(jìn)行儲(chǔ)存、備份并應(yīng)用，有效提高了信息的實(shí)用性及有效性。另外，以往的檔案數(shù)據(jù)管理中，如果出現(xiàn)儲(chǔ)存時(shí)間較久或失去價(jià)值的資料，必須予以銷毀處理，這會(huì)對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的信息完整性造成嚴(yán)重影響，而利用大數(shù)據(jù)所構(gòu)建的檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)則不需要考慮這一問題，完全可以應(yīng)用其大體量的優(yōu)勢(shì)儲(chǔ)存海量的數(shù)據(jù)信息，始終維持?jǐn)?shù)據(jù)庫(kù)的完整性與秩序性。2.挖掘數(shù)據(jù)資源的潛在價(jià)值。眾所周知，檔案管理是一項(xiàng)十分復(fù)雜且系統(tǒng)的工作，這不僅是因?yàn)闄n案信息擁有較大的體量，還因?yàn)楣芾砑夹g(shù)和管理設(shè)備存在一定的不足，缺乏后備力量。就目前來看，我國(guó)在檔案資源開發(fā)方面遠(yuǎn)不如西方發(fā)達(dá)國(guó)家，也無法利用有價(jià)值的信息資源。大數(shù)據(jù)憑借自身的優(yōu)勢(shì)與作用快速應(yīng)用于檔案信息管理當(dāng)中，這是因?yàn)榇髷?shù)據(jù)技術(shù)可以完成信息價(jià)值和能力的有效挖掘，發(fā)揮出各項(xiàng)信息的潛在價(jià)值，并為用戶的信息搜索提供更加便捷的渠道，是發(fā)揮檔案數(shù)字化價(jià)值與作用的重要前提。3.創(chuàng)建新型服務(wù)引擎。在社會(huì)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展的同時(shí)，人們的需求也發(fā)生一定的變化，數(shù)據(jù)借閱或文件傳閱已經(jīng)無法滿足社會(huì)及經(jīng)濟(jì)的發(fā)展需求。要想改變這一問題，必須利用信息化技術(shù)完成檔案數(shù)據(jù)的處理。而在這一過程中，大數(shù)據(jù)完全可以扮演引擎技術(shù)的角色，為檔案的信息化服務(wù)提供核心技術(shù)。在此基礎(chǔ)上所構(gòu)建的服務(wù)引擎大大提高了檔案資源的開發(fā)價(jià)值與利用價(jià)值，為社會(huì)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展貢獻(xiàn)了諸多力量。

（二）挑戰(zhàn)。1.沖擊傳統(tǒng)管理理念與管理模式。以往的檔案管理以人工操作的形式為主，管理工作主要涉及分層管理、檔案的分類、信息收集與信息處理幾個(gè)方面。自大數(shù)據(jù)誕生并應(yīng)用以來，檔案管理信息已經(jīng)可以利用大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行融合。無論是信息之間的因果關(guān)系還是信息之間的潛在關(guān)聯(lián)，都可以利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)其進(jìn)行挖掘并處理。這不僅對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理工作提出了越來越高的要求，還要求管理人員轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理理念與管理模式。只有借助大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行適當(dāng)?shù)淖兏锱c轉(zhuǎn)型，才能更好地完成檔案管理工作，發(fā)展檔案事業(yè)。2.改變處理方式，提高處理能力。信息化時(shí)代，檔案信息的數(shù)量呈幾何級(jí)增長(zhǎng)，其類型和數(shù)量在短時(shí)間內(nèi)發(fā)生了較大的變化。對(duì)于市場(chǎng)和社會(huì)發(fā)展而言，并不是需要數(shù)量且類型龐大的信息數(shù)據(jù)，而是要有效地處理這些信息，并挖掘及潛在價(jià)值，以往的手段和方式已經(jīng)無法滿足社會(huì)及經(jīng)濟(jì)發(fā)展對(duì)檔案信息管理提出的要求，必須利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和信息化技術(shù)，并在配合云計(jì)算與大數(shù)據(jù)技術(shù)的基礎(chǔ)之上，全面挖掘信息資源的能力，全方位地發(fā)揮其作用和功能。當(dāng)然，這也對(duì)檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)與能力提出了一定的要求，均要在原有基礎(chǔ)上做出一定的改變。

三、大數(shù)據(jù)背景下優(yōu)化檔案管理的問題及策略

（一）完善大數(shù)據(jù)背景下檔案管理過程存在的問題。如果不能處理好當(dāng)管理中存在的問題或缺陷，則無法利用大數(shù)據(jù)技術(shù)開展現(xiàn)代化的檔案管理，白白浪費(fèi)了數(shù)據(jù)資源。要想在大數(shù)據(jù)背景下優(yōu)化檔案管理，提升其效率與水平，必須做好系統(tǒng)融合工作，還要善于利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)逐步實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理。另外，也可利用信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建設(shè)智慧檔案服務(wù)平臺(tái)，量化檔案管理工作，以更加貼合實(shí)際的策略和手段，實(shí)時(shí)解決檔案信息化建設(shè)中的問題，彌補(bǔ)其薄弱環(huán)節(jié)，最重要的是要做好人才儲(chǔ)備，組建高素質(zhì)的人才隊(duì)伍，優(yōu)化人員結(jié)構(gòu)，全面提升檔案管理人員的素質(zhì)與水平，共同為檔案管理工作的開展和建設(shè)而努力。

（二）完善大數(shù)據(jù)背景下檔案管理的策略。1.引進(jìn)優(yōu)秀人才，提高工作人員的工作效率。在改革開放、經(jīng)濟(jì)全球化的推動(dòng)下，科學(xué)技術(shù)是第一生產(chǎn)力的工作方針日漸突出。與其說是企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日漸激烈，倒不如說是有關(guān)人才的競(jìng)爭(zhēng)日漸突出，人才對(duì)一個(gè)企業(yè)的發(fā)展起到了至關(guān)重要的作用。因此，相關(guān)部門應(yīng)該提高對(duì)人才管理的管理力度，積極引進(jìn)更加優(yōu)秀人才的同時(shí)，也應(yīng)該提高自身工作人員的綜合素質(zhì)。就引進(jìn)優(yōu)秀人員而言，經(jīng)驗(yàn)至關(guān)重要。具有豐富工作經(jīng)驗(yàn)的優(yōu)秀人才，不僅具有更為高效的工作能力，同時(shí)還具有更為豐富的處理突發(fā)事件的經(jīng)驗(yàn)與辦法。由此可見，企業(yè)在招賢納士的過程中，應(yīng)該采取應(yīng)對(duì)突發(fā)狀況的能力與專業(yè)能力相結(jié)合的錄用方式。成績(jī)是衡量人才的一把尺子，通過考試我們可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)應(yīng)聘人員的優(yōu)點(diǎn)與不足，并可以此作為轉(zhuǎn)崗的重要依據(jù)。在注重成績(jī)的同時(shí)，同樣需要提高對(duì)綜合能力的重視程度。將應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的能力與綜合素質(zhì)相結(jié)合，以此來招聘更加優(yōu)秀的人才，不僅可以提高其工作效率，同時(shí)也可以提高其應(yīng)對(duì)突發(fā)問題時(shí)的能力與方法。就在職人員而言，相關(guān)部門應(yīng)該采用考試與獎(jiǎng)勵(lì)相結(jié)合的管理模式，通過考試及時(shí)發(fā)現(xiàn)工作人員在工作過程中所存在的不足，并及時(shí)作出相應(yīng)調(diào)整。針對(duì)工作人員存在的不足，加強(qiáng)相關(guān)專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，不僅可以緩解工作人員在工作過程中的壓力與困難，同時(shí)也可以激發(fā)工作人員面對(duì)困難的斗志與決心，從而達(dá)到提高工作效率與工作質(zhì)量的目的。2.提高工作人員的歸屬感與認(rèn)同感。在工作過程中，工作部門應(yīng)該采取一定的獎(jiǎng)懲制度。為工作優(yōu)秀、成績(jī)良好的工作人員提供相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)。獎(jiǎng)勵(lì)內(nèi)容可以分為兩方面，即精神獎(jiǎng)勵(lì)與物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)。物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)可以在短時(shí)間內(nèi)提高工作人員的工作積極性，為提高其工作效率起到積極的促進(jìn)作用。就精神獎(jiǎng)勵(lì)而言，則可以通過開表彰大會(huì)、頒發(fā)榮譽(yù)證書等方式，來對(duì)工作人員起到一定的鼓勵(lì)作用，精神獎(jiǎng)勵(lì)可以在第一時(shí)間提高工作人員的歸屬感與認(rèn)同感。因此對(duì)于激勵(lì)工作人員而言，物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)與精神獎(jiǎng)勵(lì)都至關(guān)重要，缺一不可。企業(yè)在重視工作人員工作效率的同時(shí)，也應(yīng)該提高對(duì)工作人員日常生活的關(guān)注程度。及時(shí)發(fā)現(xiàn)其在生活中所存在的問題，盡可能地幫其解決。這樣的處理方式不僅可以解決其后顧之憂，同時(shí)也可以加強(qiáng)工作人員的歸屬感，從而實(shí)現(xiàn)提高工作效率，認(rèn)真努力工作的目標(biāo)。上述分析已經(jīng)可以說明，大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理工作可以說是機(jī)遇和挑戰(zhàn)并存，只有從細(xì)節(jié)上做好檔案管理的優(yōu)化與完善，才能更好地應(yīng)對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)帶來的挑戰(zhàn)。除做好人才儲(chǔ)備更新理念外，還要建立嚴(yán)密且合理的監(jiān)管制度與準(zhǔn)入原則，從源頭上提高檔案管理的時(shí)效性，確保各項(xiàng)檔案信息真實(shí)準(zhǔn)確。這些只是用于優(yōu)化檔案管理工作的常用手段，還有多種方法和策略可以應(yīng)對(duì)大數(shù)據(jù)背景下的挑戰(zhàn)和危機(jī)，需要檔案管理人員在日后的管理中加深探討與研究，用更具針對(duì)性和個(gè)性化的策略完成檔案管理的轉(zhuǎn)型與改革，使得檔案管理在社會(huì)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展中發(fā)光發(fā)熱。

四、結(jié)語

綜上所述，檔案管理工作正向數(shù)字化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化的方向發(fā)展，這一目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)必須得到大數(shù)據(jù)的支持。大數(shù)據(jù)快速發(fā)展的背景之下，檔案管理工作已經(jīng)可以利用大數(shù)據(jù)技術(shù)完成檔案信息的充分利用，并在尋求各項(xiàng)事物因果關(guān)系的基礎(chǔ)上，全面發(fā)揮信息的作用和價(jià)值。雖然說大數(shù)據(jù)給檔案管理帶來了前所未有的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，但是不斷更新管理理念、管理模式與管理方法后，檔案管理人員仍舊可以利用相應(yīng)的策略和手段，抓住大數(shù)據(jù)背景下的機(jī)遇，利用大數(shù)據(jù)帶來的契機(jī)做好檔案管理的轉(zhuǎn)型與改革。這是檔案管理長(zhǎng)久發(fā)展的必由之路，也是其銳意革新的重要表現(xiàn)。