商業(yè)銀行檔案精細(xì)化管理研究

文/海軍勤務(wù)學(xué)院 趙文娜

檔案工作是商業(yè)銀行的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，是維護(hù)銀行合法權(quán)益、記載歷史真實(shí)面貌、保證各項(xiàng)工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)的必要手段。一定意義上來說，檔案管理工作是商業(yè)銀行內(nèi)部管理的基石。首先，商業(yè)銀行在經(jīng)營(yíng)管理過程中形成的各類管理類檔案體現(xiàn)和記錄著銀行發(fā)展與企業(yè)文化建設(shè)的歷史演進(jìn)，還可為銀行轉(zhuǎn)型發(fā)展及創(chuàng)新企業(yè)文化提供直接依據(jù)；其次，商業(yè)銀行在辦理各項(xiàng)信貸業(yè)務(wù)形成的信貸業(yè)務(wù)檔案，可以真實(shí)反映銀行信貸業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)的全過程。隨著商業(yè)銀行分支機(jī)構(gòu)的增多和業(yè)務(wù)量的增加，各類檔案數(shù)量急劇增加，對(duì)檔案的精細(xì)化管理提出了更高的要求。為了更好地提升商業(yè)銀行內(nèi)部管理水平，本文針對(duì)商業(yè)銀行檔案中存在的問題，提出檔案精細(xì)化管理的措施。

一、商業(yè)銀行檔案管理現(xiàn)狀

（一）商業(yè)銀行檔案管理組織架構(gòu)。商業(yè)銀行檔案工作多數(shù)實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)負(fù)責(zé)和歸口管理的原則。一般由各級(jí)行綜合管理部門作為全行各類檔案的管理部門，對(duì)全行檔案工作實(shí)行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導(dǎo)，其主要工作職責(zé)一般包括：貫徹執(zhí)行國(guó)家檔案工作法律法規(guī)，結(jié)合實(shí)際情況，制定本行檔案管理制度與規(guī)章并組織實(shí)施；對(duì)于轄內(nèi)各分支機(jī)構(gòu)檔案工作實(shí)行統(tǒng)一管理和指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查；組織轄內(nèi)分支機(jī)構(gòu)各類檔案管理系統(tǒng)的推廣、應(yīng)用工作；組織、指導(dǎo)各業(yè)務(wù)部門業(yè)務(wù)類檔案的收集、整理和歸檔工作；集中管理本行的各類檔案，做好檔案的編目、鑒定、銷毀、統(tǒng)計(jì)和查閱調(diào)用工作。在日常管理中，通常由檔案形成部門負(fù)責(zé)收集、整理并按規(guī)定向檔案管理部門移交，由綜合管理部門統(tǒng)一上架、集中管理。對(duì)于規(guī)模較大的商業(yè)銀行，根據(jù)不同工作職能和業(yè)務(wù)屬性，也可由相關(guān)職能部門獨(dú)立管理本部門檔案，比較典型的是人事檔案、會(huì)計(jì)檔案以及信貸類檔案。

（二）商業(yè)銀行檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。商業(yè)銀行通過建立內(nèi)部檔案管理工作評(píng)級(jí)體系或參與屬地檔案行政管理部門評(píng)級(jí)來規(guī)范、提升自身檔案管理水平。從硬件配備來說，商業(yè)銀行檔案設(shè)施普遍優(yōu)于非金融企業(yè)，一般均配備專門的檔案室、借閱室和辦公室。檔案室配有防火、防盜、防光、防潮、防干燥等“十防”必要設(shè)施，以確保檔案的安全存放。同時(shí)，檔案室和借閱室要配備專用監(jiān)控設(shè)備，確保檔案出入庫(kù)工作在監(jiān)控環(huán)境下實(shí)施。目前，部分商業(yè)銀行檔案室已經(jīng)采用了先進(jìn)的全自動(dòng)化檔案密級(jí)架，實(shí)現(xiàn)了全程電子操控通風(fēng)等功能，極大地便利了檔案管理和檔案查詢使用。

（三）商業(yè)銀行檔案管理制度建設(shè)。商業(yè)銀行檔案管理制度體系建設(shè)依托于《中華人民共和國(guó)檔案法》和國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)政策，同時(shí)結(jié)合商業(yè)銀行各類管理類檔案和業(yè)務(wù)類檔案工作要求，制定檔案管理辦法、檔案評(píng)估管理辦法、檔案分類辦法、檔案歸檔文件整理規(guī)則、檔案借閱管理規(guī)定以及檔案工作突發(fā)事件應(yīng)急處理辦法等規(guī)定。同時(shí)，針對(duì)不同業(yè)務(wù)屬性，還包括各類業(yè)務(wù)檔案管理辦法，如零售信貸、批發(fā)授信、金融市場(chǎng)業(yè)務(wù)檔案、會(huì)計(jì)檔案及業(yè)務(wù)營(yíng)運(yùn)會(huì)計(jì)檔案管理辦法等。隨著檔案管理電子化水平的提升，商業(yè)銀行還專門制定了電子類檔案管理規(guī)定、聲像類檔案管理規(guī)定等。

二、商業(yè)銀行檔案管理存在的問題

（一）對(duì)檔案管理工作的重視程度不夠。商業(yè)銀行作為競(jìng)爭(zhēng)性企業(yè)，在守住風(fēng)險(xiǎn)底線的前提下，以實(shí)現(xiàn)利潤(rùn)最大化為主要經(jīng)營(yíng)目標(biāo)。由于檔案管理部門屬于成本中心，并不直接創(chuàng)造利潤(rùn)，相對(duì)于業(yè)務(wù)發(fā)展，商業(yè)銀行對(duì)檔案管理重視程度普遍不高。部分商業(yè)銀行重視會(huì)計(jì)檔案、信貸檔案等業(yè)務(wù)類檔案的管理，而忽視對(duì)管理類檔案的管理工作。檔案管理部門對(duì)全行各類檔案管理工作的檢查指導(dǎo)力度不夠，往往只是負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)一入庫(kù)管理，而對(duì)入庫(kù)前的管理處于真空狀態(tài)，一般由各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)本部門的檔案管理。在眾多小型商業(yè)銀行，普遍存在檔案工作管理粗放、檔案庫(kù)房不達(dá)標(biāo)、檔案分類不準(zhǔn)確以及不按要求定期歸檔等現(xiàn)象。

（二）檔案管理人員專業(yè)性不高。在檔案管理人員配置方面，檔案管理專職人員配較少，大多數(shù)檔案管理員身兼數(shù)職，容易被其他業(yè)務(wù)工作所牽制，導(dǎo)致實(shí)際工作中對(duì)檔案工作往往心有余而力不足。加之有些檔案管理人員并沒有接受過系統(tǒng)的、專業(yè)的培訓(xùn)，容易產(chǎn)生檔案管理意識(shí)不強(qiáng)、管理漏洞較多等現(xiàn)象，直接影響檔案管理的專業(yè)化和精細(xì)化程度。同時(shí)，由于檔案管理崗位的崗位價(jià)值普遍低于業(yè)務(wù)類崗位的崗位價(jià)值，薪酬水平普遍低于業(yè)務(wù)類崗位，導(dǎo)致一般工作能力突出的員工更傾向于從事業(yè)務(wù)類工作，而檔案管理崗位對(duì)員工的吸引力則相對(duì)不足。除此之外，商業(yè)銀行員工調(diào)動(dòng)相對(duì)頻繁，也對(duì)檔案管理工作的持續(xù)性造成了一定的影響。

（三）檔案利用效果不顯著。商業(yè)銀行大多重視檔案收集、整理、歸檔以及保管工作，而忽視對(duì)檔案資源的開發(fā)利用，檔案管理中“重藏輕用”的現(xiàn)象比較普遍。目前，商業(yè)銀行各類檔案的利用主要體現(xiàn)在業(yè)務(wù)查詢、干部任用前的考察、離任審計(jì)、監(jiān)管檢查調(diào)閱等日常工作。由于檢索工具單一，檔案管理系統(tǒng)檢索速度慢，文書類檔案利用效率普遍低。而由于基建類、財(cái)務(wù)類、營(yíng)運(yùn)會(huì)計(jì)類、信貸類檔案一般沒有專門的檔案管理系統(tǒng)，檔案利用智能通過翻閱紙質(zhì)檔案實(shí)現(xiàn)，這極大地影響了工作效率。對(duì)于干部人事檔案中關(guān)于員工人員、年齡、學(xué)歷、職務(wù)、職稱、崗位等情況的基礎(chǔ)性資料的深度分析利用不夠，沒有做到通過深入挖掘上述基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的內(nèi)在關(guān)聯(lián)，為銀行所需人才儲(chǔ)備、人才選聘以及人才利用提供決策參考依據(jù)。

（四）檔案管理電子化水平不高。部分商業(yè)銀行尤其是小型商業(yè)銀行對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)仍然停留在紙質(zhì)檔案管理的水平，對(duì)于電子類檔案的形成、保管與利用能力有所欠缺。一些銀行的檔案管理仍沿用傳統(tǒng)的管理方式，檔案的歸檔保管主要依靠手工錄入的狀態(tài)，這與商業(yè)銀行業(yè)務(wù)發(fā)展所需的檔案管理水平極不相稱，在一定程度上限制了商業(yè)銀行經(jīng)營(yíng)管理工作水平的提升。

三、商業(yè)銀行檔案精細(xì)化管理措施

（一）增強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視程度。商業(yè)銀行應(yīng)轉(zhuǎn)變以往視檔案管理工作為邊緣性工作的認(rèn)識(shí)，重視檔案形成、保存、利用、銷毀的全流程管理，把檔案管理工作作為一項(xiàng)基礎(chǔ)工作來抓。一是做好檔案宣傳工作，加大宣傳力度，通過開展檔案管理交流培訓(xùn)等方式提高管理人員以及普通員工對(duì)檔案管理工作的理解與重視。二是通過制定有較強(qiáng)可操作性的規(guī)章制度，詳細(xì)確定檔案收集、整理和歸檔流程，確保檔案收集、整理和歸檔的準(zhǔn)確性，加大對(duì)下級(jí)行及轄屬分支機(jī)構(gòu)的檔案管理考核力度與考核結(jié)果運(yùn)用。三是加大對(duì)各檔案管理職能部門的定期檢查力度，對(duì)檢查出的問題要采取有效措施切實(shí)解決。對(duì)違反《檔案法》及行內(nèi)檔案管理規(guī)定造成檔案損毀、泄密或造成經(jīng)濟(jì)損失的，按照員工違規(guī)違紀(jì)處理的有關(guān)規(guī)定予以處理。構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。

（二）提高檔案管理員的綜合服務(wù)專業(yè)性。首先，要不斷提高檔案管理從業(yè)人員準(zhǔn)入門檻，實(shí)施業(yè)務(wù)類檔案管理人員持證上崗制，上崗前必須具有較高的專業(yè)素質(zhì)和扎實(shí)的專業(yè)理論知識(shí)，全面掌握各項(xiàng)規(guī)章制度的要求和工作流程，認(rèn)真貫徹執(zhí)行檔案工作的各項(xiàng)法律法規(guī)和制度規(guī)定，并靈活運(yùn)用到實(shí)際檔案管理中。其次，通過優(yōu)化檔案管理的激勵(lì)約束機(jī)制，加大考核力度，提升檔案管理人員的崗位價(jià)值與薪酬水平，充分調(diào)動(dòng)檔案管理人員的工作積極性與主動(dòng)性。最后，要不斷、健全檔案管理人員培訓(xùn)與能力提升體系，及時(shí)傳導(dǎo)總、分行對(duì)各類檔案管理的最新要求，結(jié)合部門工作實(shí)際及時(shí)學(xué)習(xí)掌握最新工作要求，不斷提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，著力打造一支專業(yè)能力強(qiáng)、精通檔案管理制度、對(duì)檔案管理工作認(rèn)真負(fù)責(zé)、職業(yè)歸屬感強(qiáng)的檔案管理專業(yè)人員隊(duì)伍。

（三）注重檔案利用，充分發(fā)揮檔案的使用價(jià)值。首先，要不斷提高對(duì)各類檔案資源開發(fā)利用的重視程度，充分發(fā)揮現(xiàn)存檔案的利用價(jià)值，為商業(yè)銀行日常經(jīng)營(yíng)管理決策提供依據(jù)。其次，要不斷優(yōu)化信息系統(tǒng)資源配置，建立完善檔案管理信息系統(tǒng)，通過配備功能性較強(qiáng)的電腦、掃描、復(fù)印等專業(yè)機(jī)器設(shè)備，提高各類電子檔案的日常規(guī)范管理以及開發(fā)利用效率。第三，在預(yù)算允許的情況下，努力提高檔案管理工作電子化水平，在確保檔案安全保存的前期下，充分運(yùn)用信息技術(shù)管理檔案及利用檔案。第四，要更加重視對(duì)于已有檔案的編研工作，檔案的編研工作水平的將直接影響檔案信息資源的開發(fā)利用深度。

（四）提高檔案管理的電子化水平。隨著物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)的應(yīng)用，商業(yè)銀行電子類檔案的應(yīng)用將更加普遍，為適應(yīng)這種變化，商業(yè)銀行應(yīng)著力提高類檔案管理的電子水平。首先，應(yīng)廣泛利用IT、數(shù)據(jù)庫(kù)、數(shù)據(jù)壓縮以及高速掃描等技術(shù)手段，將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為單子類檔案加以保存，盡可能減少紙制檔案。其次，借助電子工具對(duì)電子類檔案進(jìn)行科學(xué)、有序的分類整理，形成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù)，便于檢索可以通過。最后，要結(jié)合銀行業(yè)務(wù)屬性，分析業(yè)務(wù)各流程產(chǎn)生的電子數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)特點(diǎn)，通過合理預(yù)測(cè)未來業(yè)務(wù)發(fā)展空間，對(duì)電子檔案不斷進(jìn)行擴(kuò)容整理，使檔案管理促進(jìn)銀行新型業(yè)務(wù)發(fā)展。