新形勢下醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)研究

文/泰安市婦幼保健院 趙梅玲

在各級(jí)醫(yī)院的人事組織工作中，人事檔案管理發(fā)揮著極為重要的作用。比如醫(yī)院在人才招聘、崗位設(shè)置、職稱評(píng)定等工作中，需要從檔案中找到依據(jù)并予以公平、合理的安排。在紙質(zhì)檔案時(shí)代，醫(yī)院人事檔案管理效率較低，檔案信息的應(yīng)用價(jià)值得不到極為有效的發(fā)揮，而進(jìn)入信息化時(shí)代，電子檔案逐漸替代紙質(zhì)檔案，信息系統(tǒng)能夠通過智能化手段實(shí)現(xiàn)對信息的自動(dòng)整合與挖掘，這對醫(yī)院的人事組織安排必然會(huì)產(chǎn)生深刻影響。當(dāng)前，是我國醫(yī)療衛(wèi)生體制改革的關(guān)鍵時(shí)期，各級(jí)醫(yī)院應(yīng)充分分析新形勢下人事檔案管理信息化建設(shè)的可能性，并不斷積累信息化建設(shè)理論與實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。

一、新形勢下醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)的概述

信息化檔案管理是當(dāng)前醫(yī)院人事管理工作改革的重點(diǎn)。從人事檔案管理需求來看，醫(yī)院的信息化建設(shè)主要包括以下幾點(diǎn)：建設(shè)電子檔案，即利用當(dāng)前醫(yī)院檔案管理部門以及整個(gè)醫(yī)院信息系統(tǒng)，對人事檔案進(jìn)行整合與處理，并錄入專門的系統(tǒng)平臺(tái)，作為日后調(diào)用與管理的依據(jù)，這樣則形成了數(shù)字化資源庫，并利用信息平臺(tái)實(shí)現(xiàn)對檔案信息的集中管理，有效維護(hù)人事檔案的完整性；利用系統(tǒng)平臺(tái)，形成統(tǒng)一化的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，便于檔案信息的傳輸與共享，提高信息交流效率；利用信息技術(shù)轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案的存儲(chǔ)方式，例如將數(shù)據(jù)上傳云端，利用虛擬空間實(shí)現(xiàn)人事檔案資源管理，這樣不僅可減少檔案實(shí)際空間的占用，也確保了其在安全環(huán)境下的重復(fù)利用，從而控制醫(yī)院檔案管理的成本投入；從檔案中挖掘數(shù)據(jù)資源，形成數(shù)據(jù)分析模型，并運(yùn)用到人事決策、預(yù)測、管理中來，挖掘檔案資源的應(yīng)用價(jià)值。然而，目前醫(yī)院人事檔案管理的信息化建設(shè)中，面臨著諸多顯而易見的問題。一是規(guī)劃不合理，人事檔案信息化建設(shè)是在醫(yī)院內(nèi)部控制信息化建設(shè)中形成的，但相關(guān)調(diào)查研究結(jié)果顯示，目前只有40%左右的醫(yī)院針對人事檔案管理的信息化建設(shè)做出了系統(tǒng)明確的安排，其他醫(yī)院要么安排規(guī)劃相對片面，要么根本沒有指定規(guī)劃，而這對于人事檔案管理的信息化建設(shè)顯然是不利的。二是缺乏足夠的重視，在資金、人才、技術(shù)等方面的投入不足。在醫(yī)院的日常工作中，醫(yī)療衛(wèi)生工作相較于檔案管理工作重要的多，因此，醫(yī)院在資源配置中必然要有所偏向，將更多的資源投入到醫(yī)院醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)水平的提升上，資金、人才、技術(shù)這三個(gè)關(guān)鍵因素的缺失，讓人事檔案的信息化建設(shè)工作始終難以落到實(shí)處。三是檔案質(zhì)量偏低，不符合信息化管理要求。信息化環(huán)境下，統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化的信息內(nèi)容才能夠保證信息的錄入、傳輸、調(diào)用。然而，目前醫(yī)院在檔案管理中缺乏統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，缺乏嚴(yán)格的檔案標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致人事檔案在不同環(huán)節(jié)的管理出現(xiàn)矛盾，更是對醫(yī)院之間的信息傳遞制造了阻礙，降低了檔案信息分享與利用效果。四是專業(yè)性人才不足，由于醫(yī)院管理層對人事檔案重視程度不高，在人力資源安排上也相對隨意，一些年齡偏大、工作方法陳舊的工作人員長期停留在崗位上，這些人對于信息化檔案管理的適應(yīng)性不強(qiáng)，缺乏主動(dòng)參與信息化建設(shè)的動(dòng)力，從而影響了人事檔案管理與現(xiàn)代信息技術(shù)的融合。

二、新形勢下醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)的策略

（一）轉(zhuǎn)變管理意識(shí)，構(gòu)建人事檔案管理信息化制度。新形勢下管理者應(yīng)當(dāng)對信息化檔案工作的轉(zhuǎn)型與創(chuàng)新給予足夠重視，主動(dòng)學(xué)習(xí)國內(nèi)外信息化管理經(jīng)驗(yàn)，樹立信息化管理理念，從宏觀層面推動(dòng)醫(yī)院內(nèi)部管理制度的調(diào)整與優(yōu)化，以便充分適應(yīng)信息時(shí)代對醫(yī)院人力資源管理提出的新要求。檔案管理制度建設(shè)是各項(xiàng)工作有序進(jìn)行的保障，醫(yī)院應(yīng)以國家相關(guān)政策為指導(dǎo)，從制度上做出安排，確保各項(xiàng)資源的合理投入，利用已經(jīng)存在的信息系統(tǒng)平臺(tái)構(gòu)建科學(xué)發(fā)展規(guī)劃，從長期、短期等多個(gè)層面推進(jìn)信息化管理制度的有序建設(shè)；在制度的落實(shí)過程中，管理層應(yīng)當(dāng)深入研究當(dāng)前醫(yī)改新趨勢，把握信息化人事檔案管理的新特征，提高信息化檔案管理制度的執(zhí)行效果，促進(jìn)人事檔案信息資源的有效挖掘；提高信息安全管理意識(shí)，明確制度規(guī)范在風(fēng)險(xiǎn)管理中的意義，統(tǒng)一醫(yī)院檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，針對信息安全建立風(fēng)險(xiǎn)控制機(jī)制，完善風(fēng)險(xiǎn)管理規(guī)范，以確保人事檔案在存儲(chǔ)、利用過程中的完整性和安全性。

（二）增加資源投入，提高信息化人事檔案的利用效率。醫(yī)院應(yīng)從軟硬件兩個(gè)層面入手，打造全方位、立體化的檔案管理模式，以實(shí)現(xiàn)對人事檔案的高效、安全管理，提高檔案資源的利用效率。目前，相關(guān)部門頒布的《全國檔案系統(tǒng)信息化建設(shè)實(shí)施綱要》對于醫(yī)院的人事檔案信息化管理做出了明確指導(dǎo)，醫(yī)院應(yīng)結(jié)合《綱要》內(nèi)容，開列硬件采購清單，如電腦、復(fù)印機(jī)、速印機(jī)等，為人事檔案的信息化轉(zhuǎn)型奠定堅(jiān)實(shí)的物質(zhì)基礎(chǔ)；醫(yī)院應(yīng)根據(jù)全面性與動(dòng)態(tài)性原則，完善軟件系統(tǒng)，結(jié)合醫(yī)院員工管理構(gòu)建系統(tǒng)功能，對考勤輪班、人工成本管理、人力資源管理、人員招聘等形成數(shù)據(jù)信息，并納入檔案，依托軟件平臺(tái)分析對個(gè)人經(jīng)歷、思想品德、業(yè)務(wù)能力等進(jìn)行整合，形成更具參考意義的檔案資源。此外，管理者還應(yīng)通過分析數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)性，將人事檔案作為醫(yī)護(hù)人員職業(yè)素養(yǎng)評(píng)價(jià)的重要標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)大數(shù)據(jù)分析，組織醫(yī)護(hù)人員進(jìn)行衛(wèi)生技術(shù)考核，形成醫(yī)德醫(yī)風(fēng)檔案等等，依靠信息化人事檔案打造高素質(zhì)的醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)隊(duì)伍。

（三）完善人事檔案管理細(xì)節(jié)，提高人事檔案信息化管理水平。新形勢下，醫(yī)院的人事檔案不再是存在于檔案室的靜態(tài)資源，而是與員工的日常工作密切相關(guān)的信息內(nèi)容。因此，醫(yī)院應(yīng)將人事檔案的信息化建設(shè)與日常工作流程相結(jié)合，將員工的工作過程納入系統(tǒng)平臺(tái)中來，以形成更加細(xì)致、完善的檔案信息，從而為大數(shù)據(jù)的開發(fā)與運(yùn)用提供支持。例如，在各科室醫(yī)護(hù)人員輪班考勤的過程中，醫(yī)院可以采用智能化手段，利用專業(yè)軟件定制考勤方案，通過不同的日期、為醫(yī)護(hù)人員一鍵添加“白班、晚班、休息”的規(guī)則，并導(dǎo)入排班表，利用更加多元化的方式提高考勤的靈活性與實(shí)效性；在績效管理中，系統(tǒng)軟件則可以充分結(jié)合不同科室、不同崗位的醫(yī)護(hù)人員設(shè)置差異化的績效考核方案，充分體現(xiàn)醫(yī)護(hù)人員的工作價(jià)值，驅(qū)動(dòng)醫(yī)護(hù)人員在醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)中持續(xù)保持積極向上的心態(tài)，并將考核結(jié)果錄入檔案，成為其發(fā)展的依據(jù)；利用移動(dòng)云平臺(tái)，對醫(yī)院工作人員的工作交接、轉(zhuǎn)調(diào)、晉升、離崗等作出靈敏反應(yīng)，確保人力資源管理效率，提高管理工作質(zhì)量。

（四）加強(qiáng)安全系統(tǒng)構(gòu)建，有效控制人事檔案信息化管理風(fēng)險(xiǎn)。信息安全是信息化建設(shè)工作中的一個(gè)關(guān)鍵性問題。醫(yī)院的人事檔案管理涉及員工的隱私，保密工作由此顯得更加重要。醫(yī)院在人事檔案信息化管理中，一方面應(yīng)加強(qiáng)制度建設(shè)，利用制度安排提高相關(guān)人員的責(zé)任意識(shí)，切實(shí)落實(shí)信息安全管理責(zé)任，根據(jù)制度運(yùn)行實(shí)現(xiàn)對人事檔案的保密與維護(hù)，杜絕信息丟失、泄密等問題；另一方面則應(yīng)加強(qiáng)信息系統(tǒng)的建設(shè)與管理，提高系統(tǒng)自身抵御風(fēng)險(xiǎn)的能力，例如在系統(tǒng)登錄時(shí)利用唯一的用戶名和密碼，驗(yàn)證登錄者身份，建立多層級(jí)備份機(jī)制，在系統(tǒng)故障時(shí)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)備份，避免人事檔案的丟失，確保用戶數(shù)據(jù)能夠迅速恢復(fù)且不被第三方截獲，系統(tǒng)采用SLL體結(jié)構(gòu)對數(shù)據(jù)傳輸進(jìn)行加密，確保數(shù)據(jù)的保密性和完整性，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控系統(tǒng)，對網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的運(yùn)行狀況進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，以確保能夠針對信息安全問題即時(shí)作出警示，制定多層次、全方位的防毒策略；在維護(hù)和使用過程中，將管理員的系統(tǒng)功能維護(hù)和系統(tǒng)功能維護(hù)相分離，管理員能夠在后臺(tái)維護(hù)檔案管理所有功能模塊，但是在前臺(tái)只能根據(jù)授權(quán)情況維護(hù)部分功能模塊等等。只有如此，才能更好地保證人事檔案安全，提高信息資源利用價(jià)值。

（五）提高檔案管理人員素質(zhì)，促進(jìn)信息化建設(shè)工作的有序落實(shí)。優(yōu)質(zhì)人才是現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展中的必要因素。新形勢下，醫(yī)院人事檔案管理面臨著信息化轉(zhuǎn)型，而人才在這一過程中的重要性是不言而喻的。因此，醫(yī)院在人事檔案管理過程中，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)工作人員的素質(zhì)培養(yǎng)。首先，加強(qiáng)對檔案管理人員專業(yè)技術(shù)和理論知識(shí)的構(gòu)建，結(jié)合信息化管理要求提高其專業(yè)素質(zhì)，尤其強(qiáng)調(diào)其信息整合、挖掘與利用的能力。其次，注重對人力資源管理人員的培訓(xùn)，根據(jù)人事檔案信息內(nèi)容對醫(yī)院的人事安排進(jìn)行規(guī)劃，并針對檔案信息管理利用效果構(gòu)建績效管理機(jī)制，利用績效考核調(diào)動(dòng)員工的積極性。

三、結(jié)語

綜上所述，信息化是當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理轉(zhuǎn)型與創(chuàng)新發(fā)展的基本趨勢，更加準(zhǔn)確、有效的信息化管理制度不僅能夠推進(jìn)人事檔案管理從紙質(zhì)向數(shù)字化的轉(zhuǎn)型，更能夠促進(jìn)醫(yī)院的整體信息化發(fā)展。目前各級(jí)醫(yī)院在人事檔案信息化建設(shè)中已經(jīng)取得了初步成績，但同時(shí)也存在著諸如重視程度不高、缺乏長遠(yuǎn)規(guī)劃、檔案質(zhì)量偏低、缺乏專業(yè)性人才等一系列問題，使得醫(yī)院在管理工作中難以最大化實(shí)現(xiàn)信息化轉(zhuǎn)化。針對此，本文從多角度入手，圍繞著提升人事檔案信息化管理工作效率與質(zhì)量的基本要求，就推進(jìn)信息系統(tǒng)的建設(shè)與運(yùn)轉(zhuǎn)，切實(shí)提升醫(yī)院信息化管理水平作了相關(guān)論述，以期能為今后的相關(guān)研究和實(shí)踐工作提供一定的啟示，并就教于諸位方家。