電大教育學(xué)籍檔案管理信息化建設(shè)研究

文/陜西廣播電視大學(xué)商洛分校 張慧林

學(xué)生學(xué)籍信息紙質(zhì)文檔利用掃描或錄入等方式存入計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫，從而形成學(xué)籍檔案信息，利用信息化建設(shè)手段對其進(jìn)行科學(xué)化、系統(tǒng)化、規(guī)范化、網(wǎng)絡(luò)化的管理。將以傳統(tǒng)紙質(zhì)為載體的檔案資源通過現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)進(jìn)行數(shù)學(xué)化檔案信息的轉(zhuǎn)化，并利用二進(jìn)制編碼形式進(jìn)行存儲，這種數(shù)字化的學(xué)籍檔案信息不僅有利于海量數(shù)據(jù)的存儲、利用，同時提供計(jì)算機(jī)管理、檢索、傳輸、查閱、調(diào)用等服務(wù)也極為便捷，進(jìn)一步提高了檔案社會化服務(wù)功能，使檔案資源共享得以實(shí)現(xiàn)，使其經(jīng)濟(jì)價值和社會價值得以充分發(fā)揮。

一、電大教育學(xué)籍檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的特點(diǎn)

（一）信息容量擴(kuò)大。隨著時代的進(jìn)步和教育制度的全面改革，學(xué)生在?；顒拥刃畔⒃絹碓蕉嘣?，數(shù)據(jù)也越來越龐大，面對學(xué)籍信息的發(fā)展趨勢，傳統(tǒng)學(xué)籍檔案管理模式已無法適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)時代的學(xué)籍信息管理。目前在學(xué)籍檔案中需要涵蓋的學(xué)生信息不僅包括學(xué)生學(xué)籍，還涉及學(xué)生在學(xué)校內(nèi)參與的各類評比成績和表現(xiàn)、校內(nèi)各項(xiàng)競賽活動成績、思想品德情況，以及休學(xué)退學(xué)或轉(zhuǎn)學(xué)等學(xué)籍變動情況等，甚至還包括學(xué)分制度改革對學(xué)生成績所造成的影響。采用傳統(tǒng)的檔案管理模式，極容易出現(xiàn)因人工操作失誤而造成檔案內(nèi)容錯漏等情況，另外管理人員的管理能力和方法參差不齊，也使檔案管理的可靠性降低。隨著信息化技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，對電大教育學(xué)籍管理進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)，能夠有效克服和彌補(bǔ)傳統(tǒng)學(xué)籍管理中存在的缺陷和不足，使學(xué)籍內(nèi)容的規(guī)范、清晰、及時錄入得以實(shí)現(xiàn)。

（二）服務(wù)查詢功能便利。相較于對傳統(tǒng)學(xué)籍管理模式，學(xué)籍檔案信息化建設(shè)和網(wǎng)絡(luò)化管理能夠?qū)崿F(xiàn)實(shí)時服務(wù)查詢功能，能夠不受地點(diǎn)、時間的限制，實(shí)現(xiàn)隨時遠(yuǎn)距離的信息查詢和求證。目前網(wǎng)絡(luò)化學(xué)籍檔案管理服務(wù)所提供的查詢功能主要包括三類：從學(xué)籍檔案中可以有效提取學(xué)校教學(xué)質(zhì)量信息；根據(jù)學(xué)生招生部分的內(nèi)容可以對生源質(zhì)量信息和專業(yè)受歡迎程度進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析；根據(jù)學(xué)生畢業(yè)部分內(nèi)容可以對教學(xué)理論和實(shí)踐成果以及學(xué)校社會信譽(yù)度等進(jìn)行分析，分析總結(jié)結(jié)果可作為學(xué)校開展教育教學(xué)改革和發(fā)展的重要研究數(shù)據(jù)。在學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)中，針對學(xué)生在校的所有學(xué)習(xí)資料進(jìn)行詳細(xì)的分類和統(tǒng)計(jì)，其中包括學(xué)生的品德特長愛好、綜合能力以及思想品德等，這些都可作為學(xué)生畢業(yè)后，學(xué)籍檔案系統(tǒng)能夠向相關(guān)就業(yè)單位或升學(xué)學(xué)校提供的信息服務(wù)內(nèi)容；另外管理人員可以實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)的直接調(diào)用，具有格式規(guī)范統(tǒng)一、方便快捷等優(yōu)勢，能夠?qū)W(xué)校信息化建設(shè)和管理水平進(jìn)行充分體現(xiàn)。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，通過全國教育學(xué)生信息網(wǎng)的構(gòu)建和連接，使遠(yuǎn)距離信息求證以及方便快捷的查詢功能得以實(shí)現(xiàn)，學(xué)籍信息利用率有效提高。同時也有利于有效打擊買賣假文憑的行為，確保為用人單位提供全面、可靠的用人信息。

二、電大教育學(xué)籍檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題

（一）檔案管理制度不健全。目前在不少電大教育系統(tǒng)中，教育管理者對檔案管理缺乏足夠的重視，對學(xué)籍檔案管理的重要性認(rèn)識不足，造成學(xué)籍檔案管理制度不健全，檔案資料不規(guī)范、不完整等，給學(xué)生升級或就業(yè)帶來不利影響。另外學(xué)籍檔案網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)力度不足，相關(guān)管理人員缺乏必要的培訓(xùn)計(jì)劃，因此無法對學(xué)籍檔案的安全性、完整性和系統(tǒng)性予以保障。

（二）檔案管理手段落后。在電大教育學(xué)籍檔案管理中，不少仍采用原始、傳統(tǒng)的手工操作管理模式，隨著電大教育招生規(guī)模的擴(kuò)大，學(xué)生檔案數(shù)據(jù)不斷增加，以及學(xué)生分配去向廣、流動快等特點(diǎn)，由于管理手段落后，學(xué)籍?dāng)?shù)字檔案的信息無法有效建立。為了促進(jìn)信息化建設(shè)，需要通過電子攝像、掃描以及直接錄入計(jì)算機(jī)等手段，對紙質(zhì)檔案、錄音錄像、膠版等進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換和加工，但在實(shí)際建設(shè)過程中，不少高校投入力度不足，導(dǎo)致信息化建設(shè)滯后，造成信息資源共享無法有效實(shí)現(xiàn)，無法為相關(guān)用人單位提供相應(yīng)的信息服務(wù)。

（三）檔案安全保密措施缺失。在不少學(xué)校建立學(xué)籍檔案時，作為學(xué)籍檔案管理的重要內(nèi)容，學(xué)籍檔案信息安全性設(shè)置和保護(hù)不完善。在網(wǎng)絡(luò)平臺上進(jìn)行學(xué)生個人信息的共享，學(xué)生信息的保密和安全問題至關(guān)重要，但在實(shí)際管理過程中，缺乏對公布內(nèi)容的審核，極可能導(dǎo)致機(jī)密信息的泄漏。另外對于使用信息者缺乏必要限制和訪問權(quán)限的設(shè)定，以及必要的有效安全防護(hù)措施，導(dǎo)致信息篡改、丟失等問題，導(dǎo)致檔案信息的安全性無法得到有效保障。

（四）檔案管理人員綜合素質(zhì)較低。目前在檔案管理工作中，由于物力、人力方面的投入不足，在信息化建設(shè)方面研究力度欠缺，對檔案管理工作造成不利影響。同時不少檔案管理人員專業(yè)知識缺乏，對信息化建設(shè)認(rèn)識不足，專職檔案管理隊(duì)伍薄弱。因此，有效推動學(xué)籍檔案管理的信息化建設(shè)，需要加強(qiáng)人才團(tuán)隊(duì)建設(shè)和專業(yè)人員培訓(xùn)，更好地適應(yīng)信息化時代檔案管理的創(chuàng)新和改進(jìn)。

三、電大教育學(xué)籍信息化建設(shè)的有效措施

（一）建全學(xué)籍檔案管理制度。學(xué)籍檔案信息化建設(shè)和網(wǎng)絡(luò)化管理的重要前提是加強(qiáng)學(xué)籍檔案網(wǎng)絡(luò)管理制度和機(jī)制的建立和完善，將傳統(tǒng)的靜態(tài)式學(xué)籍管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒瘯r代的動態(tài)管理模式，使學(xué)籍檔案能夠更好地為需求者提供有效服務(wù)，使檔案管理目的得以實(shí)現(xiàn)。通過合理科學(xué)的管理機(jī)制，在與學(xué)生在?；顒拥让芮邢嚓P(guān)的院系及單位中，進(jìn)行學(xué)籍檔案管理權(quán)限的下放，并將信息化建設(shè)和管理職責(zé)進(jìn)行有效落實(shí)，利用各種先進(jìn)的軟、硬件技術(shù)，加強(qiáng)學(xué)生學(xué)籍內(nèi)容的收集、記錄、整理、儲存等；另外需要根據(jù)網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)和管理的有關(guān)制度規(guī)定，加強(qiáng)相關(guān)管理人員的培訓(xùn)力度，使其能夠充分掌握并嚴(yán)格執(zhí)行，確保學(xué)籍檔案的安全性、完整性和系統(tǒng)性。

（二）網(wǎng)絡(luò)技術(shù)支持。學(xué)籍檔案信息化建設(shè)和網(wǎng)絡(luò)化管理的重要保障是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的有力支持。在實(shí)際建設(shè)過程中，需要對網(wǎng)絡(luò)用戶終端以及正版優(yōu)質(zhì)的檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)進(jìn)行選擇和安裝，使計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)處理信息的高效性、穩(wěn)定性得以有效保證。在檔案管理的信息化建設(shè)中，檔案管理人員需要不斷提高自身綜合素質(zhì)，其中主要包括檔案人員的職業(yè)道德和業(yè)務(wù)素質(zhì)，需要對檔案機(jī)密、歷史資料等進(jìn)行有效保護(hù)，加強(qiáng)責(zé)任心，并提供良好的檔案信息服務(wù)。同時隨著信息技術(shù)的發(fā)展，對學(xué)籍檔案管理的信息化建設(shè)提出了更高的要求，加強(qiáng)相關(guān)專業(yè)管理人員的配備至關(guān)重要，管理人員不僅需要掌握先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息處理技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等，還需要對檔案保護(hù)技術(shù)、檔案管理學(xué)進(jìn)行培訓(xùn)，以及對網(wǎng)絡(luò)終端管理人員進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)知識培訓(xùn)等，確保管理人員能夠充分利用計(jì)算機(jī)功能和存儲特點(diǎn)進(jìn)行信息錄入，并充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)化管理的優(yōu)勢，對信息庫內(nèi)容不斷更新完善，并確保原始性材料的有效保管，使學(xué)籍檔案的現(xiàn)代化管理得以實(shí)現(xiàn)。

（三）安全保密措施加強(qiáng)。在學(xué)籍檔案的信息化建設(shè)中，信息安全性是其中重點(diǎn)環(huán)節(jié)。在學(xué)籍檔案管理中，會將學(xué)生個人信息通過網(wǎng)絡(luò)平臺進(jìn)行發(fā)布，有利于相關(guān)需求者的查詢和研究，同時也關(guān)系到學(xué)生信息的保密和安全問題。首先需要加強(qiáng)對公布內(nèi)容的嚴(yán)格審查，避免出現(xiàn)保密等級較高的信息泄密的問題；另外加強(qiáng)對信息查詢者的限制，通過設(shè)立相應(yīng)的權(quán)限限制，對信息的安全性予以保證；針對網(wǎng)絡(luò)信息的輸入、輸出和使用三個層面加強(qiáng)安全防護(hù)措施的運(yùn)用，可采用安全代理、防火墻、權(quán)限控制等技術(shù)，有效避免數(shù)據(jù)丟失或篡改，使檔案信息的安全得到有效保障。

（四）學(xué)籍檔案資源的建立完善。建立有效學(xué)生學(xué)籍檔案主要包括資源建設(shè)和環(huán)境建設(shè)兩方面，前者為建設(shè)核心，后者為建設(shè)基礎(chǔ)，兩者都不可或缺。電大教育學(xué)籍?dāng)?shù)字檔案的信息主要通過電子攝像、掃描以及直接錄入計(jì)算機(jī)等手段，將紙質(zhì)檔案、錄音錄像、膠版等進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換和加工，使數(shù)字化檔案得以建立。另外通過教學(xué)軟件，對相關(guān)學(xué)生的有效信息和電子文件進(jìn)行生成，并在數(shù)據(jù)庫的單元模塊中進(jìn)行存儲，與教務(wù)信息管理系統(tǒng)的電子文件相脫離。通過學(xué)籍檔案資源的有效建立，能夠更好地提供計(jì)算機(jī)管理、檢索、傳輸、查閱、調(diào)用等服務(wù)，使檔案社會化服務(wù)功能得以實(shí)現(xiàn)。

四、結(jié)束語

電大教育檔案管理信息化建設(shè)和網(wǎng)絡(luò)化管理是電大學(xué)籍管理和發(fā)展的必然選擇，學(xué)籍檔案具有長期性、艱巨性的特點(diǎn)，其管理質(zhì)量直接影響著學(xué)生就業(yè)和終生發(fā)展。因此相關(guān)檔案管理人員應(yīng)不斷提高自身綜合素質(zhì)與專業(yè)管理能力，將信息化技術(shù)等充分融入檔案管理工作中，結(jié)合信息化時代發(fā)展的大環(huán)境，加快檔案管理的信息化建設(shè)速度，加大檔案管理力度，有效提高學(xué)籍管理水平和管理質(zhì)量，更好地為學(xué)生和社會提供所需服務(wù)，在教育現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程中充分發(fā)揮學(xué)籍檔案管理信息化建設(shè)的價值。