城建檔案信息資源框架建設(shè)研究

文/廈門市城市建設(shè)檔案館 陳海燕

現(xiàn)階段，大多城市已經(jīng)將城建檔案和城市的發(fā)展有效聯(lián)系在一起，并且采取一定的技術(shù)手段和制定相關(guān)的政策法規(guī)，以此來保證城建檔案能夠更好地進行收集和開發(fā)利用，以便為城市建設(shè)、科學(xué)研究、民生保障等等方面提供相應(yīng)的檔案信息支持。城建檔案信息資源的合理使用能夠取得較好的經(jīng)濟效益和社會效益，為城市的發(fā)展做出相應(yīng)貢獻。城建檔案管理部門應(yīng)該根據(jù)相應(yīng)的政策法規(guī)，根據(jù)實際需求，利用多種先進的技術(shù)手段對城建檔案信息進行合理開發(fā)，并與其他部門合作，實現(xiàn)城建檔案信息框架建設(shè)。

一、城建檔案信息資源的重要性

（一）真實性和有效性。城建檔案是在工程建設(shè)過程中直接形成的，并具有保存價值的文字、圖紙、影像等各種形式的歷史記錄。其本身具有檔案的本質(zhì)屬性，即真實性和有效性。隨著城市建設(shè)的發(fā)展和人民生活水平的提高，對城建檔案的利用需求越來越多。比如為新建工程提供檔案資料參考，為社會糾紛提供檔案證據(jù)等，這一切都基于檔案的真實性和有效性。而隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，出現(xiàn)了不同類型的城建檔案，電子文件和紙質(zhì)文件并存。因此，在城建檔案中管理中應(yīng)與時俱進，制定相應(yīng)的檔案管理規(guī)章制度，使歸檔案的城建檔案信息更加完整和真實可靠，使城建檔案的真實性和有效性發(fā)揮最大的作用。

（二）為城市建設(shè)基礎(chǔ)服務(wù)。城建檔案信息包括城市發(fā)展所涉及的所有行業(yè)，比如說城市規(guī)劃、公共建設(shè)、園林設(shè)計等等，保存著這些方面所有的相關(guān)資料。正是基于城建檔案對城市建設(shè)的真實和完整的記錄，其所承載的信息可以極大還原整個城市的建設(shè)情況。所以，城建檔案能夠為城市以后的發(fā)展，為相關(guān)部門的規(guī)劃決策提供相應(yīng)的參考。

（三）城市發(fā)展的推進器。因為城市規(guī)模在不斷擴大，相應(yīng)城市建筑也越來越多。城建檔案中存在著大量的重要文件，在一些大型的公共項目的建設(shè)過程中，檔案信息的利用能夠極大節(jié)約時間成本和經(jīng)濟成本。同時，城建檔案對于普通民眾也有極大的意義，在一些涉及個人利益需求的特定情況下，如辦理產(chǎn)權(quán)、糾紛訴訟等，滿足普通民眾對于城建檔案的需求有利于城市的和諧發(fā)展。

二、城建檔案信息資源建設(shè)的相關(guān)問題

（一）封閉式管理阻礙開發(fā)。因為種種原因，城建檔案管理一直都處于半封閉狀態(tài)，信息并不大量開放，這樣就導(dǎo)致檔案的利用率不高。很多城建工程相關(guān)檔案都處于閑置、封閉狀態(tài)，大多數(shù)都是等待他人來進行查找，并沒有主動地將信息公開，這樣的模式和當(dāng)前的社會發(fā)展并不一致。在這其中只有將城建工程相關(guān)檔案的管理真正引入社會生活中，這樣才能夠更好地提高城建檔案的利用率。

（二）檔案工作人員專業(yè)素質(zhì)不夠。對于檔案工作人員來說，首先，工作人員自身的信息開發(fā)意識較低，因此城建檔案信息只會在被動情況下才能夠進行利用，這樣嚴(yán)重阻礙檔案信息資源的有效開發(fā)。檔案工作人員工作思維固化，專業(yè)技能、知識構(gòu)成單一和沒有跨專業(yè)的合作，是導(dǎo)致檔案信息資源不能夠及時開發(fā)的主要原因。其次，檔案人員的服務(wù)意識落后，還處于原有的工作模式中，缺乏積極性。只有改變服務(wù)形式和意識，并在檔案管理過程中引入其他專業(yè)的人員，如計算機專業(yè)或者工程專業(yè)人員，才能夠更加有效地對檔案信息資源進行開發(fā)。

（三）檔案形式和內(nèi)容較為單一?，F(xiàn)階段，雖然城建檔案已步入數(shù)字化的發(fā)展軌道，但大多還是限于對紙質(zhì)檔案的掃描，對于電子文件的收集極少。并且，從檔案建設(shè)的歸檔內(nèi)容也能夠看出，大多數(shù)都是新建工程圖紙和文字，很少有古建和老舊建筑物的普查資料，也很少有音頻、視頻和照片方面的資料。因此，在這其中雖然檔案信息資料較多，但是形式較為單一，在提供信息方面還是有不足之處。

（四）管理部門檔案意識不強。長期以來，一些管理部門都認為只要能夠?qū)n案工程信息收集進來，就已經(jīng)完成工作，對于城建檔案是否能夠合理利用，并沒有過多的關(guān)心。所以，這樣也就導(dǎo)致沒有為城建檔案配備現(xiàn)代化設(shè)備，下級相應(yīng)工作人員墨守成規(guī)，不懂得利用現(xiàn)代化管理。如果沒有現(xiàn)代化設(shè)備和現(xiàn)代化管理，就會嚴(yán)重影響城建檔案管理效率，導(dǎo)致管理效果并不理想。

三、城建檔案信息資源框架建設(shè)的策略

（一）豐富館藏。在城建檔案信息資源框架建設(shè)過程中，應(yīng)該先打好基礎(chǔ)，也就是收集資料，更好地豐富館藏。根據(jù)現(xiàn)階段工程建設(shè)及相關(guān)技術(shù)的發(fā)展制定相應(yīng)的檔案歸檔內(nèi)容和要求。比如現(xiàn)階段技術(shù)已相對比較成熟，應(yīng)用相對比較廣泛的電子文件和已逐漸推廣并顯示出較大優(yōu)越性的BIM等。這些類型文件的接收還需要城建檔案館對整理、歸檔和利用等各環(huán)節(jié)的細節(jié)進行具體的規(guī)定，并且，還要結(jié)合城市發(fā)展情況，明確城建檔案信息的重點，對于歸檔范圍進行著重研究。同時，注重收集在這其中的一些散存于民間的工程檔案，比如一些舊老建筑和文物保護建筑的資料。只有保證不斷豐富資源，才能夠為城市信息資源框架建設(shè)提供基礎(chǔ)。

（二）加大城建檔案開發(fā)利用力度。城建檔案本身具有極大的經(jīng)濟價值，但只有通過對其合理開發(fā)利用，才能夠發(fā)揮城建檔案的作用，使之轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力，更好地為社會發(fā)展服務(wù)。城建檔案的合理利用在整個檔案工作中有著極大的意義，因此，城建檔案工作人員應(yīng)該深度研究城建檔案內(nèi)容，開發(fā)適用的城建檔案管理系統(tǒng)，爭取能夠最大程度上利用城建檔案。從一定程度上來說，只有城建檔案工作人員能夠認識到自身工作和城建檔案的重要性，才能夠有更加積極的工作興趣，自主學(xué)習(xí)相應(yīng)知識，讓城建檔案工作向更深層次方面發(fā)展，這樣在城建檔案信息資源框架建設(shè)時，才能夠有更好的效果。

（三）拓寬城建檔案服務(wù)范圍。隨著城市建設(shè)的發(fā)展和人民生活水平的提高，對城建檔案的需求也逐步增加。同時，信息技術(shù)的發(fā)展，也要求城建檔案部門改變傳統(tǒng)的檔案服務(wù)方式。必須了解用戶的相關(guān)需求，并根據(jù)自身的專業(yè)知識以及對所掌握的城建檔案的信息資源來滿足用戶的要求?，F(xiàn)階段，大部城建檔案部門主要的檔案服務(wù)范圍都集中在為工程項目新建、改造，為普通民眾辦理相關(guān)手續(xù)等提供資料。其實，這對檔案信息進開發(fā)利用遠遠不夠。城建檔案信息還可以做到更多，比如，對于城市某一建設(shè)項目來說，可以為其提供地下管網(wǎng)的現(xiàn)狀圖，讓建設(shè)項目更加合理。通過一定技術(shù)手段，對所有的檔案信息進行數(shù)據(jù)采集，整合入城市發(fā)展的大數(shù)據(jù)中。還可以根據(jù)一定的課題，對城建檔案進行編研，為社會提供文化成果等。

（四）加強交流。對于城建檔案的交流工作來說，是指相應(yīng)部門能夠通過將各類信息的有效交流，進而來加快信息傳播，和有關(guān)單位建立交流平臺，及時輸出或者是輸入有關(guān)城建檔案信息。通過交流所得的數(shù)據(jù)，可以更好地為城建檔案工作服務(wù)。如地理信息數(shù)據(jù)，就可以與檔案信息進行結(jié)合，實現(xiàn)城建檔案的二維查檔模式，可以極大地方便城建檔案的利用，提高城建檔案的查全率和查準(zhǔn)率。同時，城建檔案館輸出的相關(guān)數(shù)據(jù)，也可為其他部門的決策和行政辦公提供數(shù)據(jù)支持，讓政府決策更加合理，讓行政辦公更加高效。實現(xiàn)數(shù)據(jù)的交流，這也是檔案信息框架建設(shè)的目的之一。

（五）充分開發(fā)檔案信息資源。城建檔案信息的開發(fā)利用，是整個城建檔案工作的最終目的，體現(xiàn)著整個城建檔案工作的成果。在進行城建檔案利用工作過程中，必須要按照相應(yīng)的規(guī)定進行，采取合理的方法，來有效地開發(fā)，充分發(fā)揮城建檔案的社會效益和經(jīng)濟效益。對于城建檔案來說，自身是存在價值是毋庸置疑的，但是只有將其與特定的利用目的有效結(jié)合，并且將相關(guān)信息整合提取，其價值才能得到體現(xiàn)。城建檔案信息資源的開發(fā)工作，可通過直接為特定用戶提供相應(yīng)檔案，也可為社會提供編研成果。比如，對一些開放的，有歷史意義的檔案進行展覽，或者對館藏的照片、視頻、音頻檔案等進行匯編，以群眾喜聞樂見的形式對檔案信息資源進行傳播。

（六）加強對檔案工作人員的管理。對于城建檔案管理部門來說，如何做好自身的工作，保證工作質(zhì)量是一個值得深入研究的課題。這首先就得提高相應(yīng)管理人員自身的檔案意識。對于檔案專業(yè)人員來講，這可能不難，可就是現(xiàn)在這種跨學(xué)科合作日益深入的情況下，提高相關(guān)人員的檔案意識顯得尤為重要。只有具有相應(yīng)的意識，才能在工作中注意到各種問題所在及提出相應(yīng)的解決辦法。同時，在檔案管理過程中，應(yīng)根據(jù)相應(yīng)的法律法規(guī)，結(jié)合實際制定相應(yīng)的規(guī)章制度，并對所有的檔案人員進行培訓(xùn)，明確所有檔案工作人員的具體工作準(zhǔn)則，并且積極參與專業(yè)相關(guān)的各種各類培訓(xùn)，及時跟上最新的檔案工作發(fā)展形勢，甚至走到前沿，推動城建檔案事業(yè)的發(fā)展。

（七）做好檔案信息數(shù)字化工作。城建檔案信息化管理是大勢所趨，也是檔案信息資源框架建設(shè)的基礎(chǔ)。通過對現(xiàn)有館藏資源的數(shù)字化和接收新的電子文件，逐步建設(shè)成為數(shù)字城建檔案館。脫離檔案的數(shù)字化，檔案信息資源框架建設(shè)將無從談起。在檔案數(shù)字化過程中，應(yīng)該仔細研究相應(yīng)的規(guī)章制度，制定合理的數(shù)字化方案。并且與相關(guān)部門合作，在檔案系統(tǒng)建設(shè)過程中留下與其他部門進行數(shù)字交流的端口，并制定相應(yīng)的，可互相兼容的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。只有這樣，才能產(chǎn)出高質(zhì)量的，可供多部門聯(lián)合利用的檔案數(shù)字化成果，最終實現(xiàn)檔案信息資源的框架建設(shè)。

四、結(jié)語

總而言之，城建檔案從形成到歸檔案再到開發(fā)利用等各個環(huán)節(jié)之間有著非常密切的聯(lián)系，每個環(huán)節(jié)都可能影響最終的信息成果。檔案信息資源框架建設(shè)過程中，由于需要多部門多專業(yè)合作，還會受到各種因素的影響。因為，做好城建檔案建設(shè)，從數(shù)據(jù)開發(fā)到人員管理等細節(jié)，都不容忽視。相信在未來城市建設(shè)中，做好檔案信息資源框架建設(shè)之后，城建檔案信息一定會更好地發(fā)揮自身價值，為城市建設(shè)和民生保障服務(wù)。