衛(wèi)生計(jì)生行政許可檔案保管期限的設(shè)定分析

文/山東省巨野縣衛(wèi)生健康局 王玉玲

在國家檔案局所提出頒布的《檔案保管期限規(guī)定》中有明文規(guī)定，要求各地區(qū)應(yīng)該根據(jù)檔案文件的歸檔內(nèi)容以及保管期限做統(tǒng)一修訂，使得后期的檔案管理工作變得有跡可循，也為檔案保管期限的設(shè)定提供了科學(xué)依據(jù)。因此在這種情況下，衛(wèi)生計(jì)生行政許可檔案的管理也應(yīng)該做出相應(yīng)的改變。

一、衛(wèi)生計(jì)生行政許可檔案保管問題研究

衛(wèi)生計(jì)生行政許可檔案保管期限的設(shè)定是整個檔案管理工作的重要組成部分，保管期限設(shè)定的合理與否都會直接影響檔案管理工作的最終效果。在正常情況下，檔案各部門之間的不同專業(yè)劃分都會影響檔案管理的能力，體現(xiàn)在檔案管理的完整性、保管經(jīng)濟(jì)性以及查詢便捷性等方面，在這種情況下，為了能夠明確不同類別檔案管理期限的可操作性，工作人員需要在保障各部門相關(guān)機(jī)構(gòu)之間統(tǒng)一性的基礎(chǔ)上，最終全面提高檔案管理效率。而在正常情況下，在檔案保管期限合理運(yùn)用的基礎(chǔ)上，工作人員可以根據(jù)不同的檔案保管期限劃分情況來劃分不同檔案管理工作的細(xì)節(jié)，最終提高檔案管理效果。在工作中，確定檔案保管期限的重點(diǎn)評價標(biāo)準(zhǔn)就是文檔的價值，期間需要根據(jù)檔案的價值以及國家規(guī)定了統(tǒng)一確定檔案保管期限。整個工作過程的難點(diǎn)，就是對不同專業(yè)的文檔進(jìn)行分類，不同的分類結(jié)果，所獲得的檔案保管期限結(jié)束是不同的，這是相關(guān)人員應(yīng)該重點(diǎn)關(guān)注的內(nèi)容。

二、衛(wèi)生計(jì)生行政許可檔案保管期限的設(shè)定方法

（一）檔案保管期間設(shè)計(jì)的基本思路。為了保證衛(wèi)生計(jì)生行政許可檔案保管期限設(shè)定的合理性，工作人員需要正確鑒別、分析檔案管理內(nèi)容，在正視檔案現(xiàn)實(shí)作用與歷史作用的基礎(chǔ)上，精準(zhǔn)判斷檔案管理期限。正常情況下，檔案的劃分標(biāo)準(zhǔn)主要可以分為可歸檔與不可歸檔兩大類：1.可歸檔范圍。根據(jù)國家檔案局發(fā)布的相關(guān)條例，衛(wèi)生計(jì)生行政許可檔案可歸檔的內(nèi)容主要包括以下幾方面：（1）反映衛(wèi)生計(jì)生行政部門的主要業(yè)務(wù)與智能活動的檔案，并且具有憑證、保存以及參考價值的檔案數(shù)據(jù)。（2）衛(wèi)生計(jì)生行政部門在各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動中所產(chǎn)生的、有助于維護(hù)自身權(quán)益并具有證據(jù)價值的檔案文件。（3）涉及各部門之間且根據(jù)法律設(shè)定、更改、終止關(guān)系的協(xié)議文件。（4）其他有價值的文件，例如有歷史研究價值的文件、衛(wèi)生計(jì)生行政部門在維護(hù)百姓權(quán)益中的文件資料、能夠反映電子政府來往的各項(xiàng)協(xié)議文件等。2.不可歸檔范圍。主要包括：（1）上級機(jī)關(guān)單位所引發(fā)的一般文檔資料，具有普遍性特征，甚至不需要本部門辦理。（2）衛(wèi)生計(jì)生行政部門在業(yè)務(wù)活動中所產(chǎn)生的文件，這些文件沒有參考利用價值，也可以是部門之間相互抄送的文件材料。（3）下級單位所提供的文件資料，如僅供參考的簡報(bào)等。

（二）檔案保管期限的設(shè)計(jì)。在衛(wèi)生計(jì)生行政部門許可檔案保管期限的設(shè)計(jì)上，需要在上文可歸檔檔案的基礎(chǔ)上來進(jìn)一步細(xì)分檔案保管期限。根據(jù)目前的經(jīng)驗(yàn)可知，衛(wèi)生計(jì)生行政許可檔案保管期限的設(shè)計(jì)方案主要分為永久、長期、短期三種類型，這種劃分方法的優(yōu)點(diǎn)就是為后期的檔案管理、清理、保存等提供了余地，滿足衛(wèi)生計(jì)生行政部門的檔案管理要求，但是在細(xì)節(jié)上還是需要作出相應(yīng)的調(diào)整，因此本文的設(shè)計(jì)思路包括以下內(nèi)容：1.行政許可制度層次檔案的保存期限設(shè)計(jì)。（1）上級單位頒布的有關(guān)行政許可的政務(wù)法律文件或者標(biāo)準(zhǔn)文件等，一般永久保存。（2）上級機(jī)關(guān)單位有關(guān)行政許可政策的解讀文件與規(guī)范性問卷等，保存時間為20年。（3）上級單位提出的行政許可的命令，永久保存。（4）本機(jī)關(guān)草擬并被采用的行政政務(wù)文件的最終草稿，保存35或40年。（5）同級機(jī)關(guān)與下級機(jī)關(guān)對政務(wù)法律規(guī)定文件的解讀，重要的保存20年，一般的保存10年。2.行政許可業(yè)務(wù)層次的檔案保管期限設(shè)計(jì)。（1）上級部門以及業(yè)務(wù)主管部門的行政許可會議文件資料，重要的永久保存、一般的保存30年。（2）各級領(lǐng)導(dǎo)視察衛(wèi)生計(jì)生行政部門時發(fā)表的講話以及重要工作指示，重要的保存20年，一般的保存10年。（3）本機(jī)關(guān)的行政許可工作以及專題會議文件資料等，重要的（包括重要講話、總結(jié)以及通知）保存20年，一般的（包括簡報(bào)、交流材料等）保存10年。（4）本機(jī)關(guān)與上級機(jī)關(guān)、同級機(jī)關(guān)、下級機(jī)關(guān)簽訂的政務(wù)合同、協(xié)議、協(xié)定、議定書，重要的永久保存，一般的保存10年。

（三）檔案保管期限的起始點(diǎn)設(shè)計(jì)。一般情況下，衛(wèi)生計(jì)生行政許可審批過程中，檔案的保管期限起始點(diǎn)設(shè)計(jì)一直是相關(guān)人員關(guān)注的重點(diǎn)內(nèi)容。一般情況下，行政許可檔案的管理衛(wèi)生計(jì)生行政許可檔案保存的起始點(diǎn)應(yīng)當(dāng)從行政許可審批行為完結(jié)開始，即申請人對行政許可審批結(jié)論后無異議或產(chǎn)生異議后達(dá)成一致之日開始。同時其中還應(yīng)該考慮各種特殊情況，例如行政許可檔案移交執(zhí)法部門進(jìn)行歸檔交接后，應(yīng)盡量參考相關(guān)檔案保管規(guī)范或標(biāo)準(zhǔn)，依照建檔保管部門意見，重新確定保管期限。

三、結(jié)束語

在衛(wèi)生計(jì)生行政許可檔案保管期限的設(shè)定期間，在了解行政許可檔案重要性基礎(chǔ)上，應(yīng)該根據(jù)各種行政許可檔案的內(nèi)容來合理設(shè)定保管期限，這樣才能最大程度上提高檔案管理工作效率，這應(yīng)該成為未來工作的重點(diǎn)內(nèi)容。