新型冠狀病毒肺炎疫情中心地區(qū)檔案收集工作研究

文/交通運輸部長江航務(wù)管理局檔案中心 劉俊玲

發(fā)生在2019年底至今的新型冠狀病毒病疫情是新中國成立以來在我國發(fā)生的傳播速度最快、感染范圍最廣、防控難度最大的一次重大突發(fā)公共衛(wèi)生事件。武漢處于此次疫情中心，自疫情發(fā)生以來，廣大檔案工作者牢記使命勇于承擔(dān)責(zé)任，在做好防控疫情工作的同時，始終踐行蘭臺人的本職擔(dān)當(dāng)，而隨著疫情持續(xù)蔓延，開展疫情期間各類檔案的收集工作成了檔案工作者工作的重點，也是挑戰(zhàn)。鑒于此，我們怎樣在疫情防控的同時，同步跟進(jìn)收集疫情期間產(chǎn)生的大量資料，做到疫情期間疫情防控與檔案收集齊頭并進(jìn)，保證檔案人員自身安全及疫情期間檔案資源的齊全完整是我們急需解決的問題。本文將就此方面展開探討。

一、落實疫情防控期間檔案部門疫情防控責(zé)任

（一）學(xué)習(xí)并落實各級疫情防控指揮部門要求及指示精神。自疫情發(fā)生以來，黨中央成立應(yīng)對疫情工作領(lǐng)導(dǎo)小組，習(xí)近平總書記親自指揮部署，全國上下萬眾一心、眾志成城，各級政府啟動重大公共突發(fā)衛(wèi)生事件響應(yīng)機(jī)制，采取了最全面、最嚴(yán)格、最徹底的防控舉措。在疫情暴發(fā)及蔓延的中心地區(qū)，檔案部門首要任務(wù)是學(xué)習(xí)并領(lǐng)會各級疫情防控指揮部門防控要求與指示精神，以堅定的信心、積極的態(tài)度、科學(xué)的視角、參與到疫情防控工作中去，切實落實各項防控措施及指示精神。與此同時，作為“為國守史，為黨管檔”的檔案工作者，應(yīng)在認(rèn)真學(xué)習(xí)及落實中央應(yīng)對疫情工作領(lǐng)導(dǎo)小組各項指示精神的同時，根據(jù)指示結(jié)合自身部門業(yè)務(wù)，將防控任務(wù)落實到本部門業(yè)務(wù)工作中去，做到嚴(yán)格防控、封控。

（二）全力參與并落實疫情防控各項具體措施。全力按照各級疫情防控指揮部門要求，積極參與開展聯(lián)防聯(lián)控機(jī)制，制定本部門疫情防控具體辦法，使之具有科學(xué)性及可操作性，切實保證本部門檔案工作者生命安全及檔案安全；參與本單位疫情防控各項措施的落實工作，認(rèn)真做好各項應(yīng)急措施；在做好本單位本部門疫情防控的同時，積極參與各基層單位疫情防控，下沉社區(qū)，切實做好各項群眾服務(wù)工作。確保本部門疫情防控各項具體工作落實到位。在疫情暴發(fā)高位運行階段，實行封閉館（室）的管理辦法，立即下發(fā)通知，暫停人員面對面交流的檔案進(jìn)館、檔案收集、檔案征集等各項檔案接收及移交工作，對檔案移交緩沖室、除塵室等場所進(jìn)行全面消毒，采取必要的科學(xué)的防護(hù)措施，確保檔案工作人員人身安全。

二、落實疫情防控期間對所屬部門檔案收集工作的指導(dǎo)責(zé)任

（一）迅速制定疫情期間檔案管理辦法，指導(dǎo)疫情防控期間檔案收集工作。學(xué)習(xí)上級檔案行政部門下發(fā)的有關(guān)疫情防控期間檔案管理的有關(guān)通知，根據(jù)通知要求，結(jié)合本單位疫情期間防控及產(chǎn)生檔案的實際情況，制定并下發(fā)本單位疫情防控期間檔案管理規(guī)定及實施細(xì)則。重點制定新型冠狀病毒肺炎疫情檔案收集范圍，新型冠狀病毒肺炎疫情檔案是指在防控疫情工作過程中形成的有價值的各種門類與載體的文件材料和數(shù)據(jù)等，包括黨和國家有關(guān)部門及領(lǐng)導(dǎo)的批示講話、重大決策部署、相關(guān)政策文件、會議紀(jì)要、協(xié)調(diào)機(jī)制、防控方案與措施、衛(wèi)生檢疫、醫(yī)院診治、科研攻關(guān)、物資保障、社會動員與捐贈、社會綜合治理、工作匯報與總結(jié)、檢疫監(jiān)測、疫情統(tǒng)計、輿情治理、媒體報道與宣傳、社會參與、國際合作等。這些檔案資料記錄了全國上下萬眾一心，眾志成城抗擊新型冠狀病毒肺炎疫情的過程，凝聚著各種一線救治經(jīng)驗，各類組織參與及各級聯(lián)防聯(lián)控具體舉措，科研攻關(guān)以及經(jīng)驗總結(jié)等各種智慧，既是歷史的見證，又可為今后應(yīng)對突發(fā)公共衛(wèi)生事件提供翔實的資料，能夠從廣泛的角度為應(yīng)對將來突發(fā)公眾事件提供經(jīng)驗支持。因此，經(jīng)過調(diào)研，了解本單位各部門產(chǎn)生和將要產(chǎn)生的疫情防控檔案資料，制定與本單位適應(yīng)的疫情防控檔案歸檔范圍，并使之具備直觀可操作性，是每個檔案部門首先要做的。將制定的疫情防控檔案歸檔范圍迅速下發(fā)到各部門，尤其是一線人員手中，對檔案歸檔范圍進(jìn)行宣貫，開展檔案歸檔范圍的精細(xì)化及內(nèi)容解釋工作，能夠加深一線人員檔案意識，將有利于疫情防控檔案的收集，實現(xiàn)收集工作的前端控制，從檔案資料產(chǎn)生源頭保障檔案資料的收集。

（二）開展多種收集方式，指導(dǎo)各單位針對疫情發(fā)展不同階段調(diào)整收集模式。先了解各單位所處位置疫情蔓延程度，針對各單位處于不同程度疫情地區(qū)，指導(dǎo)各單位開展差異化檔案資料收集模式，疫情“震中”地區(qū)以開展線上收集為主，線下收集為輔的模式，二者進(jìn)行互補；使疫情防控檔案歸檔范圍最大限度地被一線疫情防控人員所了解，使一線疫情防控人員意識上時刻保持檔案資料歸檔的敏銳性，通過線上線下協(xié)助一線業(yè)務(wù)人員對資料進(jìn)行歸檔，檔案人員要充分發(fā)揮主觀能動性，在做好自身防護(hù)的基礎(chǔ)上深入一線，現(xiàn)場幫助一線業(yè)務(wù)人員對疫情防控資料檔案的收集工作。對處于疫情較緩和地區(qū)的單位，檔案人員要與一線業(yè)務(wù)人員時刻保持一致，堅守疫情防控一線，實地開展檔案資料的歸檔及檔案征集工作，確保疫情防控檔案應(yīng)收盡收，應(yīng)歸盡歸。在檔案資料的收集過程中，要指導(dǎo)一線業(yè)務(wù)人員進(jìn)行檔案資料的全過程管理及全流程管理，力爭疫情防控工作做到哪里，檔案收集就跟到哪里，確保檔案資料歸檔的及時性，同時對一線業(yè)務(wù)人員進(jìn)行檔案規(guī)范收集的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，確保檔案資料收集的規(guī)范性、真實性。對于疫情暴發(fā)階段因采取線上收集方式，或因疫情防控利用需要，暫時不能收集歸檔的資料，要在疫情好轉(zhuǎn)時期或疫情結(jié)束后，及時補缺查漏，確保檔案資料不遺漏、不流失，做到檔案資料收集的完整性及成套性。在檔案資料收集過程中，注重指導(dǎo)檔案人員對各種渠道產(chǎn)生的多種形式的檔案資料進(jìn)行分辨及收集。檔案人員要熟悉產(chǎn)生疫情防控檔案的各類媒體渠道，例如新聞媒體在直播、采訪過程中的相關(guān)紀(jì)實資料，眾多網(wǎng)絡(luò)平臺、小程序及手機(jī)APP產(chǎn)生的諸如微博紀(jì)實、微信推送及發(fā)布等各類不同媒體渠道產(chǎn)生的檔案資料。對在各類平臺發(fā)布的屬于歸檔范圍內(nèi)的疫情防控資料及宣傳報道要進(jìn)行鑒定與分類收集。不僅要做好諸如工作筆記、總結(jié)、匯報等傳統(tǒng)紙質(zhì)資料的收集工作，還要注重對抗疫過程中軍民間涌現(xiàn)的感人事跡等標(biāo)志性材料的收集與歸檔，譬如對抗疫日記、請戰(zhàn)書、援鄂醫(yī)療隊相關(guān)涂鴉，志愿者工作記錄、特殊機(jī)票等的收集工作。同時還要注重對民間防疫抗疫的相關(guān)文化創(chuàng)作、文學(xué)作品、影視作品、故事，農(nóng)村地區(qū)防控疫情的做法與經(jīng)驗的資料收集。檔案資料收集要跳出思維局限性，要加強(qiáng)對各類媒體渠道產(chǎn)生的視頻資料、文字報道、錄音資料、數(shù)字圖片、口述資料以及實物等其他載體形式檔案資料的重點關(guān)注，并按照相應(yīng)的規(guī)范進(jìn)行分類收集。

三、落實疫情防控期間本級部門檔案收集主體責(zé)任

（一）落實本級檔案部門檔案收集責(zé)任。在疫情防控期間，在迅速制訂收集方案，落實指導(dǎo)所屬單位檔案收集工作的基礎(chǔ)上，要兼顧本部門新冠疫情防控期間業(yè)務(wù)資料和專題資料的收集與歸檔，要確保疫情期間常規(guī)業(yè)務(wù)資料收集不缺失，疫情防控專題檔案收集不缺位。對于本單位疫情防控期間產(chǎn)生的常規(guī)業(yè)務(wù)方面文件，在因疫情而全面封控時期，可通過線上OA系統(tǒng)進(jìn)行收集并自動歸檔，待疫情結(jié)束后再進(jìn)行紙質(zhì)檔案的補充收集。對于本單位產(chǎn)生的疫情防控專題資料，則要在做好自身防護(hù)的基礎(chǔ)上，盡可能與一線疫情防控人員進(jìn)行對接，深入一線進(jìn)行收集，對疫情初期因防控封閉需要，暫時不能完成的檔案資料收集可采用預(yù)立卷模式，進(jìn)行案卷位置預(yù)留及目錄打印，待疫情態(tài)勢向好或疫情防控結(jié)束后再進(jìn)行統(tǒng)一集中。

（二）根據(jù)疫情防控情況適時開展檔案征集活動。隨著疫情發(fā)展，要在審慎研判的基礎(chǔ)上，適時開展疫情防控檔案征集工作，對疫情期間涌現(xiàn)的各類具有代表性的，典型的，極為重要的檔案，可在確保安全的基礎(chǔ)上，進(jìn)行征集。征集以專題檔案、檔案展覽及紀(jì)念館籌備、檔案進(jìn)一步編研利用需求等方式進(jìn)行，征集檔案要多元化，不限于傳統(tǒng)形式紙質(zhì)檔案，還應(yīng)當(dāng)包括各種音頻、圖片、實物，譬如：各傳統(tǒng)媒體渠道及新媒體渠道產(chǎn)生網(wǎng)絡(luò)信息，微信公眾號及微博發(fā)布內(nèi)容；各類民間產(chǎn)生的大量資料，如戰(zhàn)地日記、個人自拍視頻、自述、見聞、記錄影像、充滿記憶的壁畫、紀(jì)念防護(hù)服等。確定合理的征集范圍，科學(xué)的征集方案，為檔案資源的進(jìn)一步優(yōu)化與整合奠定一定的基礎(chǔ)。需要特別注意的是，由于此次新冠肺炎疫情防控耗時長，蔓延范圍廣，因此期間產(chǎn)生的檔案資料浩瀚復(fù)雜，各級檔案機(jī)構(gòu)人員應(yīng)當(dāng)按照檔案征集相關(guān)規(guī)定，合理確定檔案征集范圍，既不可因征集工作不到位而造成檔案散落、遺失等安全問題，也不可任意擴(kuò)大檔案征集范圍，應(yīng)按照“以我為主”的原則，征集跟本單位相關(guān)或在本檔案機(jī)構(gòu)行政管轄范圍內(nèi)的檔案。

（三）及時進(jìn)行檔案收集過程的檔案管理，補充全宗卷內(nèi)容。此次新冠肺炎疫情，是我們面臨的前所未有的重大突發(fā)公共衛(wèi)生事件，新冠肺炎疫情防控工作規(guī)?？涨埃洚a(chǎn)生的檔案資料數(shù)量巨大、種類繁多、內(nèi)容豐富，相關(guān)文獻(xiàn)積累數(shù)量也日益龐大。總結(jié)疫情期間檔案收集經(jīng)驗，形成新冠肺炎疫情防控檔案收集管理的檔案，及時續(xù)編全宗卷，充實全宗卷及大事記等檔案檢索工具內(nèi)容；建立此次重大活動檔案獨立管理卷，對疫情防控檔案的收集工作進(jìn)行經(jīng)驗總結(jié)和資料匯總，進(jìn)而將文獻(xiàn)資料凝聚的經(jīng)驗及智慧更好的匯集，為今后應(yīng)對突發(fā)公共衛(wèi)生事件提供資料支撐。