動(dòng)態(tài)控制原理在采購(gòu)計(jì)劃管理中的應(yīng)用

王律

摘要：我司承接EPC項(xiàng)目時(shí)只負(fù)責(zé)設(shè)備采購(gòu)環(huán)節(jié)，設(shè)計(jì)和施工都是外包，那么在起到承上啟下作用的三級(jí)計(jì)劃中，三級(jí)采購(gòu)進(jìn)度計(jì)劃是唯一一個(gè)能夠由完全自己掌控的計(jì)劃，它是實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)的重要控制手段。因此作者嘗試將動(dòng)態(tài)控制原理融入采購(gòu)計(jì)劃的管理中，并由此歸納總結(jié)出一套目標(biāo)值管理系統(tǒng)（PDCC），旨在系統(tǒng)高效的處理采購(gòu)計(jì)劃管理中可能出現(xiàn)的問(wèn)題。

關(guān)鍵字：動(dòng)態(tài)控制原理;三級(jí)采購(gòu)計(jì)劃;項(xiàng)目管理;目標(biāo)值管理系統(tǒng)

前言

采購(gòu)計(jì)劃管理是設(shè)備采購(gòu)管理的核心環(huán)節(jié)。所有的設(shè)備采購(gòu)都始于采購(gòu)計(jì)劃的制定，其最終目的也都是為了滿(mǎn)足現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)度的要求，保證項(xiàng)目的順利實(shí)施。然而，目前的采購(gòu)計(jì)劃管理方法不夠完善，尚缺乏科學(xué)、有效的工作體系，在計(jì)劃編制完成后容易處于不可控狀態(tài)。雖然有程序規(guī)定計(jì)劃下達(dá)需要的執(zhí)行和跟蹤，但是具體如何執(zhí)行、跟蹤，遇到問(wèn)題如何處理，卻沒(méi)有明確具體的操作方法。因此建立一套完整的計(jì)劃管理體系來(lái)更好的服務(wù)于設(shè)備采購(gòu)勢(shì)在必行，作者嘗試將動(dòng)態(tài)控制原理引入采購(gòu)計(jì)劃管理中，以期能夠高效系統(tǒng)地處理采購(gòu)計(jì)劃管理中可能出現(xiàn)的問(wèn)題。

1動(dòng)態(tài)控制原理介紹

1.1什么是動(dòng)態(tài)控制原理

動(dòng)態(tài)控制原理其實(shí)可以追溯到質(zhì)量管理中非常著名的質(zhì)量環(huán)（PDCA）管理方法，它是戴明教授在1950年提出的，主要用于持續(xù)改善產(chǎn)品質(zhì)量的過(guò)程。國(guó)人將此方法吸收并加以改進(jìn)后變成了動(dòng)態(tài)控制原理，它的定義是建設(shè)工程項(xiàng)目在實(shí)施的過(guò)程中在時(shí)間和空間上的主客觀變化而進(jìn)行項(xiàng)目管理的基本方法論。動(dòng)態(tài)控制原理廣泛運(yùn)用在整個(gè)項(xiàng)目周期的各個(gè)領(lǐng)域，特別是在進(jìn)度，成本和質(zhì)量控制三大控制領(lǐng)域，本文僅對(duì)該原理在采購(gòu)進(jìn)度方面的控制進(jìn)行詳述。

2采購(gòu)進(jìn)度計(jì)劃的管理

2.1 采購(gòu)進(jìn)度計(jì)劃的管理意義

項(xiàng)目計(jì)劃是項(xiàng)目管理的重要控制手段，是實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目進(jìn)度目標(biāo)的必要工具，動(dòng)態(tài)控制原理在進(jìn)度控制方面的應(yīng)用，就體現(xiàn)在對(duì)項(xiàng)目計(jì)劃的高效管理和監(jiān)控。采購(gòu)進(jìn)度計(jì)劃作為項(xiàng)目計(jì)劃一個(gè)非常重要的組成部分，如何高效的執(zhí)行、跟蹤和控制，與整個(gè)工程項(xiàng)目的進(jìn)度目標(biāo)息息相關(guān)。

在EPC項(xiàng)目中，進(jìn)度計(jì)劃的主線(xiàn)是根據(jù)項(xiàng)目總合同設(shè)立二級(jí)工程計(jì)劃，然后根據(jù)二級(jí)計(jì)劃分別建立設(shè)計(jì)三級(jí)進(jìn)度計(jì)劃，采購(gòu)三級(jí)進(jìn)度計(jì)劃和建安三級(jí)進(jìn)度計(jì)劃，分別對(duì)應(yīng)EPC的三個(gè)主要方面?？傮w來(lái)說(shuō)，三級(jí)采購(gòu)計(jì)劃是一個(gè)低級(jí)別但能夠指導(dǎo)工作的計(jì)劃。它的作用在固定總價(jià)的EPC項(xiàng)目中顯得尤為突出，因?yàn)檫@種類(lèi)型的工程項(xiàng)目，設(shè)備采購(gòu)（P）的時(shí)間和費(fèi)用占到整個(gè)項(xiàng)目相當(dāng)大的比例，遠(yuǎn)高于設(shè)計(jì)（E）和建安（C）。

2.2 采購(gòu)進(jìn)度計(jì)劃的管理方

三級(jí)采購(gòu)進(jìn)度計(jì)劃是一個(gè)承上啟下的環(huán)節(jié)（E?P?C），它包含了大量復(fù)雜的邏輯關(guān)系。從單一設(shè)備來(lái)說(shuō)，上游有項(xiàng)目節(jié)點(diǎn)和設(shè)計(jì)輸入的制約，下游有制造廠和現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)度的要求;從所有采購(gòu)來(lái)說(shuō)，除了上述的單線(xiàn)邏輯關(guān)系外，還有不同設(shè)備的交叉提資與反提資的問(wèn)題，設(shè)計(jì)進(jìn)度和現(xiàn)場(chǎng)需求之間的矛盾等等，這些所有問(wèn)題和矛盾，最后都需要通過(guò)三級(jí)采購(gòu)進(jìn)度計(jì)劃解決或者規(guī)避。在如此復(fù)雜的邏輯關(guān)系之下，現(xiàn)有的計(jì)劃管理方法顯得過(guò)于單一和靜態(tài)，往往只能夠出現(xiàn)一個(gè)問(wèn)題解決一個(gè)問(wèn)題，不夠系統(tǒng)。因此，我在動(dòng)態(tài)控制原理的基礎(chǔ)上，歸納總結(jié)出一套計(jì)劃管理辦法：管理循環(huán)（簡(jiǎn)稱(chēng)PDCC）。這個(gè)系統(tǒng)能夠?qū)τ?jì)劃進(jìn)行持續(xù)的動(dòng)態(tài)跟蹤和反饋更新，基本能夠解決上述出現(xiàn)的問(wèn)題和矛盾。

3新型的采購(gòu)計(jì)劃管理方法--PDCC

3.1 PDCC的定義

（PDCC）目標(biāo)值管理系統(tǒng)圖

目標(biāo)值管理系統(tǒng)（PDCC）總共分為4個(gè)階段，分別為P（Plan）→D（Do）→C（Control）→C（Check）。這4個(gè)階段組成一個(gè)循環(huán)，可以不斷重復(fù)、持續(xù)更新，以此保持計(jì)劃的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。下面對(duì)PDCC系統(tǒng)進(jìn)行詳細(xì)介紹：

3.1.1 Plan階段

這一階段的任務(wù)是根據(jù)項(xiàng)目目標(biāo)或者項(xiàng)目大綱編制三級(jí)采購(gòu)進(jìn)度計(jì)劃，也就是根據(jù)目標(biāo)值建立計(jì)劃值。采購(gòu)計(jì)劃的編制一般分三步：

第一步明確設(shè)備清單：設(shè)備清單來(lái)源有三種途徑，一是設(shè)計(jì)院提供，二是類(lèi)似項(xiàng)目的資料，三是以往項(xiàng)目的經(jīng)驗(yàn)。第二步設(shè)備訂貨交貨時(shí)間：訂貨和交貨時(shí)間基本采用倒推法。以項(xiàng)目大綱中的節(jié)點(diǎn)為基準(zhǔn)，減去合理的運(yùn)輸和生產(chǎn)制造周期，訂貨時(shí)間就倒推出來(lái)了，單個(gè)設(shè)備的訂貨和交貨時(shí)間點(diǎn)都是這樣得出來(lái)的。第三步邏輯關(guān)系：簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)就是綜合考慮人、機(jī)、料、法、環(huán)五大生產(chǎn)要素。人對(duì)應(yīng)人員安排和工作量分配的問(wèn)題，機(jī)對(duì)應(yīng)的是專(zhuān)業(yè)部門(mén)，料對(duì)應(yīng)設(shè)備資料的到達(dá)情況和先后順序，法對(duì)應(yīng)的是采購(gòu)包的分配，環(huán)則是指設(shè)備進(jìn)口受限問(wèn)題。綜合考慮上述的幾種情況之后，對(duì)設(shè)備采購(gòu)時(shí)間先后進(jìn)行調(diào)整，三級(jí)采購(gòu)進(jìn)度計(jì)劃就編制完畢了。

3.1.2 Do階段

在P階段中根據(jù)項(xiàng)目目標(biāo)編制了采購(gòu)進(jìn)度計(jì)劃，設(shè)置了計(jì)劃值。那么在D階段，執(zhí)行主體則需要不斷收集計(jì)劃執(zhí)行的實(shí)際情況，也就是實(shí)際值，并且與計(jì)劃值進(jìn)行比較，如有偏差，則進(jìn)入C階段進(jìn)行糾偏。

3.1.3 Control階段

控制階段，也可以稱(chēng)為糾偏階段。當(dāng)在Do階段發(fā)現(xiàn)實(shí)際值與計(jì)劃值發(fā)生偏離時(shí)我們需要采取糾偏措施，一般來(lái)說(shuō)糾偏措施分為：組織措施，管理措施，經(jīng)濟(jì)措施和技術(shù)措施。

經(jīng)濟(jì)措施和技術(shù)措施比較容易理解，項(xiàng)目出現(xiàn)偏差了，首先就是找技術(shù)，再來(lái)就是找錢(qián)，這是目前我們?cè)诠ぷ髦薪?jīng)常用到的兩種方法。管理措施主要指的是建立響應(yīng)機(jī)制，當(dāng)出現(xiàn)某種偏差時(shí)，需要有相對(duì)應(yīng)的處理方法和措施，不能不知道如何處理。下面主要談一談何為組織措施。所謂組織措施，是由于組織的原因而影響項(xiàng)目目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的問(wèn)題，并采取相應(yīng)的措施，如調(diào)整項(xiàng)目組織結(jié)構(gòu)、任務(wù)分工、管理職能分工、工作流程組織和項(xiàng)目管理班子人員等。這些方法粗一看，好像都是大動(dòng)作，不像是項(xiàng)目層面的事情，而是公司層面的事情。其實(shí)不然，組織論有一個(gè)很重要的結(jié)論：系統(tǒng)的目標(biāo)決定系統(tǒng)的組織，而組織是目標(biāo)能否實(shí)現(xiàn)的決定性因素。我們要非常重視組織措施在控制階段的作用，當(dāng)項(xiàng)目產(chǎn)生偏差時(shí)，人們往往首先想到技術(shù)措施或者經(jīng)濟(jì)措施，而忽略了組織措施。其實(shí)通過(guò)技術(shù)措施或者經(jīng)濟(jì)措施只能解決一個(gè)問(wèn)題，組織措施卻可以解決一類(lèi)問(wèn)題。例如DCS是K設(shè)備采購(gòu)的難點(diǎn)，公司高度重視DCS的采購(gòu)進(jìn)展。但是在進(jìn)入D階段后，因?yàn)樵O(shè)計(jì)提資和設(shè)備反提資的問(wèn)題導(dǎo)致實(shí)際進(jìn)度嚴(yán)重偏離計(jì)劃進(jìn)度，盡管DCS項(xiàng)目組成員不斷地采用各種措施去溝通協(xié)調(diào)，卻收效甚微。后來(lái)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)決定，改由主管付總和總顧問(wèn)主抓DCS進(jìn)度，充分調(diào)動(dòng)人力物力，很快提資和反提資問(wèn)題就基本解決，而且還找到了追趕計(jì)劃進(jìn)度的新突破口，一解燃眉之急。

3.1.4 Check階段

糾偏結(jié)束之后進(jìn)入check階段，這一階段主要討論的是目標(biāo)值。該階段主要分為兩種情況，第一種是實(shí)際值與計(jì)劃值相比偏差太大，即使通過(guò)Do階段的糾偏措施也不能夠滿(mǎn)足目標(biāo)值，因此目標(biāo)值不得不變動(dòng)，例如K項(xiàng)RII堆芯測(cè)量系統(tǒng)屬于科研設(shè)備，生產(chǎn)起來(lái)難度較大，但是二級(jí)計(jì)劃要求的交貨時(shí)間很早，制造廠表示無(wú)法完成，目標(biāo)值需要修改;第二種是實(shí)際值能夠滿(mǎn)足計(jì)劃值要求，但是目標(biāo)值因?yàn)槟承┣闆r發(fā)生了變動(dòng)。例如現(xiàn)場(chǎng)提前進(jìn)入某工程節(jié)點(diǎn)，那么節(jié)點(diǎn)所需的設(shè)備都需要提前交貨，目標(biāo)值不得不進(jìn)行修改。在兩種狀態(tài)下目標(biāo)值最終都發(fā)生了變動(dòng)，由此從新進(jìn)入P階段。

結(jié)論

EPC公司承包的項(xiàng)目大都是固定總價(jià)的模式，在這類(lèi)型的工程項(xiàng)目中，進(jìn)度和費(fèi)用控制尤為重要?？偝邪贤墓?jié)點(diǎn)是不可變更的，二級(jí)計(jì)劃是整個(gè)項(xiàng)目的基礎(chǔ)，也不適合頻繁改變，所以三級(jí)計(jì)劃作為一個(gè)承上啟下的環(huán)節(jié)，如何根據(jù)項(xiàng)目情況來(lái)合理變動(dòng)，是EPC項(xiàng)目管理的主要手段。

參考文獻(xiàn)

[1] Project Management Institute，項(xiàng)目管理知識(shí)體系指南，美國(guó)：電子工業(yè)出版社，第五版

[2]建設(shè)工程項(xiàng)目管理，中國(guó)建設(shè)工業(yè)出版社，第四版