加強信息化和標(biāo)準(zhǔn)化，推進(jìn)事業(yè)單位人事檔案管理的規(guī)范化

張欣

我國人事檔案起步較早，紙質(zhì)檔案材質(zhì)以及人工管理的模式，存在著檔案材料易損毀、丟失、造假等弊端，給人事管理工作帶來了較大的障礙。隨著近幾年國家對事業(yè)單位人事檔案管理工作的重視，對人事檔案管理工作也提出了更高的要求，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，信息化手段逐漸應(yīng)用到人事檔案管理工作中來，事業(yè)單位人事檔案的管理水平得到了較大的提高。

一、事業(yè)單位概況

事業(yè)單位不屬于政府機構(gòu)，是指由政府利用國有資產(chǎn)設(shè)立的，從事教育、科技、文化、衛(wèi)生等活動的社會服務(wù)組織?！吨泄仓醒腙P(guān)于深化黨和國家機構(gòu)改革的決定》指出，目前，我國有事業(yè)單位110多萬個、從業(yè)人員3000多萬人。

二、人事檔案的作用

人事檔案記錄了一個人一生的經(jīng)歷，既包括從求學(xué)到參加工作的經(jīng)歷，又包括入團(tuán)入黨的經(jīng)歷，還包括所得到的獎勵、所受的處分，如實客觀的反映了一個人的人生狀態(tài)。人事檔案對于單位和個人都具有十分重要的作用，加強人事檔案的管理顯得尤為重要，人事檔案管理規(guī)范得當(dāng)，不但可以發(fā)揮人事檔案的作用，也可以為人事管理提供良好的支撐。

三、事業(yè)單位人事檔案的特點

（一） 現(xiàn)實性

事業(yè)單位的性質(zhì)決定了很多工作結(jié)果都要記錄在人事檔案中，事業(yè)單位工作人員入職、調(diào)動、加/降薪、晉升、獎懲、考核、辭退、退休等整個過程，都需要與人事檔案資料緊密結(jié)合來進(jìn)行。因此可以說，人事檔案具有很高的現(xiàn)實意義。

（二）真實性

事業(yè)單位人事檔案資料要求真實客觀，檔案材料造假將作為很嚴(yán)肅的問題進(jìn)行追責(zé)。事業(yè)單位人事部門更是從人事檔案的材料收集入檔、檔案審核等環(huán)節(jié)進(jìn)行把關(guān)，通過檔案材料分析比對，甚至通過調(diào)查分析、綜合研判等工作來確保人事檔案資料的真實性。

（三）機密性

人事檔案全面客觀的反應(yīng)了一個人的真實情況，里面涉及個人的很多重要信息，很多信息都是不可泄露的。因此可以說，事業(yè)單位人事檔案管理工作安全性要求很高，具備很強的機密性。

（四）動態(tài)性

事業(yè)單位工作人員的職位、工資以及工作經(jīng)歷等情況都是處于不斷變化的狀態(tài)的，人事檔案管理不能僅僅進(jìn)行簡單的檔案材料歸檔，更需要通過人事檔案的動態(tài)化管理來客觀反映人員的成長。

四、事業(yè)單位人事檔案管理的現(xiàn)狀

事業(yè)單位人事檔案管理工作嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范，但隨著管理時間的不斷增加，人事檔案管理工作在很多事業(yè)單位管理實踐中都產(chǎn)生了很多的問題。

從事業(yè)單位內(nèi)部來看，以下因素都會加大了事業(yè)單位人事檔案管理的工作量：事業(yè)單位名稱的變更、隸屬關(guān)系的調(diào)整等的變化；單位人員的增多，要管理的人事檔案的冊數(shù)增加；個人檔案每年入檔材料的增加；檔案管理人員的調(diào)整變更等。

從事業(yè)單位外部來看，事業(yè)單位數(shù)量眾多，所屬行業(yè)類別差異大，事業(yè)單位級別有高有低，人員規(guī)模又大有小，再加上不同單位人事檔案管理人員素質(zhì)和管理水平參差不齊，導(dǎo)致了目前各事業(yè)單位之間人事檔案差異很大。

從總體而言，事業(yè)單位人事檔案管理水平已嚴(yán)重滯后于現(xiàn)實發(fā)展的需求，如果提高事業(yè)單位人事檔案的規(guī)范化水平，發(fā)揮檔案應(yīng)有的作用，已成為各事業(yè)單位當(dāng)前要解決的重點也是難點。

五、事業(yè)單位人事檔案管理工作存在的問題

在當(dāng)前大數(shù)據(jù)時代背景下，事業(yè)單位人事檔案管理工作存在的問題更加突出。通過對事業(yè)單位人事檔案工作的梳理及分析，當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理工作中存在的突出問題主要有以下幾點：

（一） 重視程度不高

事業(yè)單位雖然對于人事檔案管理工作的重要性有一定的認(rèn)識，但這種認(rèn)識往往只是表面上的認(rèn)識，重視的程度和認(rèn)識的深度未提到應(yīng)有的程度。很多事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)都存在著一種觀念：人事檔案管理工作只是簡單的材料入檔，在這種錯誤觀念的指導(dǎo)下，部分事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)人員往往安排一些文化水平不高、年齡偏大的員工主要負(fù)責(zé)甚至無專職人員從事人事檔案管理工作，因此更加劇了事業(yè)單位人事檔案管理工作效率的低下，也嚴(yán)重影響了人事檔案管理工作的質(zhì)量。

（二） 管理手段單一陳舊

目前很多事業(yè)單位多采用人工管理的方式，以滿足于紙質(zhì)材料的歸檔整理為主，信息化手段在人事檔案管理中的工作得不到落實和應(yīng)用。再加上人事檔案的嚴(yán)肅性和高度機密性，很多事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)人員從安全角度出發(fā)，對人事檔案信息化建設(shè)項目的重視程度不高，甚至人員規(guī)模小的單位更是認(rèn)為沒必要人事檔案上信息化項目。

（三） 標(biāo)準(zhǔn)化程度低

信息化意識較強的事業(yè)單位已經(jīng)開始逐漸實現(xiàn)了人事檔案的信息化，大大提高了工作效率，降低了人事檔案管理工作的壓力。但也存在著一個突出問題，很多事業(yè)單位人事檔案信息化項目各自建設(shè)，缺乏統(tǒng)一性、規(guī)范性。人事檔案管理信息化方面的標(biāo)準(zhǔn)化程度較低，多為滿足本單位或本系統(tǒng)人事檔案的電子化，對人事檔案信息的開發(fā)、共享和利用不足，滿足不了人事檔案管理工作規(guī)范化的需求。

（四） 外包模式存在弊端

有的單位由于人員數(shù)量少、工作任務(wù)重等方面的考慮，將人事檔案管理工作委托給了第三方進(jìn)行外包，外包模式雖然省心省力，但外包模式存在著一些難以克服的弊端：如人事檔案具有連續(xù)性和持久性的特點，外包容易使人事檔案管理缺乏連貫性；檔案原件易損毀或丟失，且存在泄密的風(fēng)險；外包模式嚴(yán)重影響了本單位人事檔案管理人員的培養(yǎng)和成長。

（五） 工作人員水平參差不齊，主動意識不強

各事業(yè)單位具體從事人事檔案管理工作的人員多為兼職，檔案管理能力和水平參差不齊，總體上來看，人事檔案管理工作人員雖然認(rèn)真負(fù)責(zé)，但普遍缺少主動管理的意識，僅僅進(jìn)行簡單的檔案材料入檔收集，只關(guān)心人事檔案材料是否完整齊全，這種“浮于表面”人事檔案管理的極大制約了人事檔案管理工作的規(guī)范化和創(chuàng)新。

六、加強信息化、標(biāo)準(zhǔn)化的必要性

眾所周知，信息化、標(biāo)準(zhǔn)化管理顯著的特征就在于規(guī)范化以及便捷化。針對人事檔案管理工作中存在的突出問題，要想提升人事檔案管理的質(zhì)量，提高規(guī)范化水平，就需要要采取信息化、標(biāo)準(zhǔn)化的技術(shù)手段來提升管理水平，讓人事檔案管理可以實現(xiàn)規(guī)范化，促進(jìn)人事檔案的利用，充分發(fā)揮出人事檔案應(yīng)有的作用。

事業(yè)單位人事檔案管理工作繁瑣而復(fù)雜，而且很多工作往往需要調(diào)取歷史資料作為參考，只有將信息化、標(biāo)準(zhǔn)化運用到人事檔案管理工作中來，建立人事檔案管理工作的相應(yīng)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，全面推進(jìn)人事檔案管理的信息化和標(biāo)準(zhǔn)化，才能從根本上減輕人事檔案管理人員的工作量，提高辦公效率。當(dāng)前大數(shù)據(jù)、云計算等新一代信息技術(shù)的發(fā)展，給人事檔案管理工作帶來的極大的便捷，也為人事檔案信息化建設(shè)提供了技術(shù)支撐。

七、推進(jìn)事業(yè)單位人事檔案管理工作規(guī)范化開展的措施

（一） 提高認(rèn)識為前提

要想實現(xiàn)事業(yè)單位人事檔案管理的規(guī)范化，就需要事業(yè)單位全面引入信息化、標(biāo)準(zhǔn)化的手段，全面引入業(yè)務(wù)管事、流程管人的管理理念，面向事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)人員、所有職工加大人事檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的宣傳教育，使得各個部門所有職工都能夠主動配合人事檔案管理工作規(guī)范化的開展。

（二） 依法依規(guī)為保障

人事檔案管理工作頭緒多、瑣碎繁雜，必須以制度來制約，否則就會無章可循、無所適從。事業(yè)單位要以《檔案法》為基礎(chǔ)，不斷完善人事檔案的各項管理制度，使人事檔案管理的更加科學(xué)、全面，提供真實準(zhǔn)確的個人信息，在人事檔案管理依法依規(guī)管理的軌道上，朝著規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的方向發(fā)展。

（三） 信息化技術(shù)為手段

在人事檔案信息化建設(shè)過程中要充分利用大數(shù)據(jù)、云計算等先進(jìn)信息技術(shù)，針對事業(yè)單位人事檔案管理工作要求和事業(yè)單位自身的實際情況，建立完善的電子檔案信息系統(tǒng)，實現(xiàn)分類建檔、全面動態(tài)管理，借助信息挖掘技術(shù)，能夠結(jié)合風(fēng)險點進(jìn)行查找問題及預(yù)警。

（四） 標(biāo)準(zhǔn)化為工具

運用標(biāo)準(zhǔn)化的思維和手段，對原有人事檔案管理工作業(yè)務(wù)流程進(jìn)行梳理和流程再造，在以后人事檔案管理操作過程中，基于統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的處理體系，提升人事檔案管理的效率與質(zhì)量。

（五） 網(wǎng)絡(luò)安全為支撐

人事檔案的特殊性，決定了網(wǎng)絡(luò)安全在人事檔案信息化建設(shè)的地位尤為重要。人事檔案信息化建設(shè)一定要把安全防范措施放在首位，同時要加強檔案安全意識，并采取有效措施和技術(shù)手段，建立檔案數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)機制，加強網(wǎng)絡(luò)安全管理工作等。

（六） 人員是關(guān)鍵

人事檔案工作是一項系統(tǒng)性的工作，不僅僅是人事部門的事情，涉及到每個人。人事檔案管理具體工作人員更是關(guān)鍵中的關(guān)鍵，其各方面的素質(zhì)要求都較高，事業(yè)單位要通過培訓(xùn)與再教育等手段，不斷提高人事檔案管理人員綜合素質(zhì)，提升其人事檔案管理業(yè)務(wù)能力，幫助其形成較強的服務(wù)意識，進(jìn)一步推進(jìn)人事檔案管理工作的規(guī)范化開展。

（七） 明確職責(zé)，加強監(jiān)督檢查

事業(yè)單位要明確涉及人事檔案管理工作相關(guān)人員的職責(zé)，并進(jìn)行規(guī)范化指導(dǎo)，實現(xiàn)合理分工。此外，事業(yè)單位除了要完成上級部門對本單位人事檔案的監(jiān)督檢查工作外，更要開展定期或不定期的自我檢查，進(jìn)行風(fēng)險點的排查。

八、結(jié)束語

信息化和標(biāo)準(zhǔn)化的管理模式，是人事檔案管理方式的進(jìn)一步升級，這種人事檔案管理的方式使得記錄的內(nèi)容更加豐富，完整。信息化、標(biāo)準(zhǔn)化的加強，必將更好地推進(jìn)事業(yè)單位人事檔案管理工作規(guī)范化的發(fā)展，全面提升人事檔案管理的效率與質(zhì)量。

作者單位： 山東省標(biāo)準(zhǔn)化研究院