從檔案管理到知識管理
——勘察設(shè)計企業(yè)知識庫建設(shè)的探索與思考

隨著信息科技的發(fā)展，社會正在向知識經(jīng)濟時代過渡，知識越來越成為一個企業(yè)的重要資產(chǎn)，知識管理的好與壞直接影響企業(yè)競爭力的強與弱。尤其是對于勘察設(shè)計企業(yè)這類提供專業(yè)服務(wù)的組織而言，企業(yè)核心競爭力的關(guān)鍵是人才和知識，知識可為其提供專業(yè)的參考依據(jù)，是其核心競爭力之一。檔案作為信息資源的一部分，是勘察設(shè)計企業(yè)知識成果的積累，是項目的借鑒資料，它的重要性以及對未來企業(yè)發(fā)展所能提供的動力是不可限量的。因此，要想推動勘察設(shè)計企業(yè)的發(fā)展，開發(fā)和利用檔案資源變得尤為重要。而結(jié)構(gòu)化項目知識庫正是基于這一考量，從檔案資源著手拆解、分析項目成果文件，使其由繁冗的檔案資料變成結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)；由隱性知識變成顯性知識、碎片化知識，為前端經(jīng)營及生產(chǎn)活動提供支撐素材及資料。

勘察設(shè)計企業(yè)項目知識庫開發(fā)的重要性

勘察設(shè)計企業(yè)的工作特點

勘察設(shè)計企業(yè)是以項目為基礎(chǔ)，為客戶提供咨詢、設(shè)計、項目管理、監(jiān)理等服務(wù)的人力資源密集型組織。隨著社會的發(fā)展，越來越多的勘察設(shè)計企業(yè)通過自身的設(shè)計優(yōu)勢，向綜合性工程公司轉(zhuǎn)變，為甲方提供更加全面的總承包服務(wù)。

項目執(zhí)行是勘察設(shè)計企業(yè)的生存之道，而項目執(zhí)行需要大量知識的運用，反過來知識的產(chǎn)生、利用、創(chuàng)新又源于項目，因此，勘察設(shè)計企業(yè)的知識管理活動應(yīng)圍繞項目的實施而展開。在此過程中，知識服務(wù)于技術(shù)加工，技術(shù)加工完善技術(shù)積累，技術(shù)積累又實現(xiàn)知識的形成，可以說它們的聯(lián)系貫穿于項目始終?？辈煸O(shè)計企業(yè)對整體知識和技術(shù)集成和加工的能力，將是其核心競爭力的重要體現(xiàn)，而這種能力必須通過企業(yè)內(nèi)部的技術(shù)和管理來體現(xiàn)。

勘察設(shè)計企業(yè)開發(fā)檔案資源的重要性

檔案資源是勘察設(shè)計企業(yè)項目知識庫的主要內(nèi)容，是組織有序、能夠快速被利用的信息資源?？辈煸O(shè)計企業(yè)檔案系統(tǒng)中收錄了各種以項目為單位的設(shè)計咨詢合同、發(fā)行的設(shè)計藍圖、設(shè)計文本、質(zhì)量記錄、各種批復(fù)文件等，是勘察設(shè)計企業(yè)經(jīng)營生產(chǎn)與職能管理的智慧結(jié)晶，記錄著項目運轉(zhuǎn)以及企業(yè)發(fā)展的全過程。以某勘察設(shè)計企業(yè)為例，其存檔的圖紙文本占全院全部信息資源的80%以上，而且由專門的機構(gòu)和專業(yè)人員（檔案室）進行有序管理，檔案資源形成之前有三級校審，保證交付甲方的圖檔質(zhì)量達標；交付過程中圖檔按照交付甲方的要求，多出一份交由企業(yè)內(nèi)部檔案室，之后由專業(yè)檔案人員經(jīng)過整理（鑒定、分類、著錄標引、編目）使其變得規(guī)范有序。因此，檔案資源更便于利用，也更容易轉(zhuǎn)化和生成知識，是勘察設(shè)計企業(yè)項目知識庫構(gòu)建的基礎(chǔ)。

但需要注意的是，文件、圖紙、圖片等添加的標簽有一定的局限性，不可能將其中所蘊含的知識全部表達出來。而項目知識庫就能很好彌補其中的短板。結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)庫——項目知識庫旨在通過對存檔的文件進行數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)化拆解，形成細顆粒的知識點，讓知識點彼此之間產(chǎn)生聯(lián)系、發(fā)生關(guān)系，從而形成強關(guān)系的集合。這樣一來，將可以讓搜索引擎提供更豐富的搜索結(jié)果和摘要展現(xiàn)，即為用戶的具體查詢提供幫助的詳細信息，讓用戶直接在搜索結(jié)果中看見項目的重要信息，如項目的名稱、規(guī)模、甲方名稱、關(guān)鍵技術(shù)指標等。

以檔案資源為依托的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)化項目知識庫開發(fā)

以檔案為依托的結(jié)構(gòu)化項目知識庫構(gòu)建原則

以信息化手段為支撐

目前，對知識管理可以用一個非常貼切的公式來解釋，如圖1所示。

其中“P”代表人，“K”代表知識，這兩者都客觀存在，兩者之間的密切聯(lián)系譜寫了上下五5000年的文明史。“+”代表技術(shù)要素，“S”分享代表管理和文化要素。要深入剖析知識管理，并在企業(yè)中尋求知識管理應(yīng)用之道，必須要從“IT”和管理兩個角度去認識知識管理。

將IT技術(shù)運用到項目知識庫中主要體現(xiàn)在以下三個方面：一是通過信息化手段將檔案資源進行解讀分析、共享資源；二是可以幫助勘察設(shè)計企業(yè)檔案管理人員提高信息資源開發(fā)、利用水平和工作效率，讓工作人員有更多的時間探究信息資源的開發(fā)；三是給勘察設(shè)計企業(yè)知識共享提供平臺，使設(shè)計人員可以隨時隨地找到專業(yè)人員，獲取到正確的信息。

以保證安全為前提

勘察設(shè)計企業(yè)的檔案資源包括項目合同、客戶信息、項目批復(fù)文件、與甲方就某一難題溝通的過程文件等，都具有一定的商業(yè)機密。若在使用過程中不幸泄露，或?qū)⒃斐善髽I(yè)核心技術(shù)的外泄，致使企業(yè)競爭失利；或失信于客戶、或?qū)е路杉m紛，如此種種都將給勘察設(shè)計企業(yè)帶來損失。尤其是在當(dāng)前信息技術(shù)發(fā)達、網(wǎng)絡(luò)自由的環(huán)境下，各種信息資源以數(shù)字形式傳播，更容易遭遇非法網(wǎng)絡(luò)技術(shù)攻擊。因此，項目知識庫平臺的構(gòu)建要以保證安全為前提，知識傳播應(yīng)采取有效措施，確保信息資源的安全。目前主要考慮設(shè)置項目知識庫平臺的項目權(quán)限以瀏覽為主，下載權(quán)限還是需要對接到檔案借閱系統(tǒng)，走內(nèi)部流程才能借閱下載。同時，采用統(tǒng)一身份認證系統(tǒng)管理權(quán)限，也便于追蹤管理。

圖1 知識管理公式

圖2 知識庫搜索界面設(shè)計示例圖

勘察設(shè)計企業(yè)項目知識庫的功能需求

項目知識庫作為知識庫的一種，構(gòu)建的目標是為生產(chǎn)一線提供支撐，為員工學(xué)習(xí)提供平臺，為勘察設(shè)計企業(yè)提高效率提供手段。因此，項目知識庫的構(gòu)建工作要以一線員工的實際應(yīng)用需求為導(dǎo)向，緊緊圍繞勘察設(shè)計企業(yè)的核心業(yè)務(wù)開展。

知識庫建設(shè)形式各異，筆者認為知識庫平臺功能中搜索是核心功能，知識庫搜索功能往往以大數(shù)據(jù)技術(shù)作為基礎(chǔ)，以行業(yè)知識圖譜為綱，以行業(yè)AI技術(shù)為用，為用戶提供一站式的良好搜索體驗（圖2）。

除了搜索功能外，作為勘察設(shè)計企業(yè)的核心知識庫，項目知識庫還應(yīng)該具備以下功能。

分析、集成功能

項目知識庫的意義在于通過機器讀取文檔、圖紙（包括咨詢報告、方案圖冊、施工圖、計算書以及其他項目資料）上的內(nèi)容，再以結(jié)構(gòu)化的表格展示出來，以便能使網(wǎng)站在搜索結(jié)果中更好地展示自己豐富的網(wǎng)頁內(nèi)容摘要，便于搜索引擎識別分類和判斷相關(guān)性。指標分類如圖3所示。

檔案資源是勘察設(shè)計企業(yè)員工開展業(yè)務(wù)經(jīng)營工作的主要依據(jù)。項目咨詢報告、圖紙、報告書、各種基礎(chǔ)文件及各種獲獎信息、各類會議匯報材料等，是勘察設(shè)計企業(yè)員工不可或缺的參考知識。但是，目前很多檔案信息仍處于沉寂混亂的狀態(tài)，致使員工在獲取檔案信息和使用資料時困難重重、事倍功半。很多勘察設(shè)計企業(yè)員工表示，查找檔案是一件耗時耗力的大工程，就算檔案找到了，能否對生產(chǎn)經(jīng)營工作起到參考作用也是未知的。因此，需要明確項目知識庫的定位是能夠分析集成的搜索工具。本著這一原則，進入項目知識庫的項目資料不能僅僅是完整的檔案資料，而必須是經(jīng)過甄別、篩選甚至是驗證過成功的項目經(jīng)驗。

另外，項目知識庫也不能僅僅立足于現(xiàn)已存儲的檔案?？辈煸O(shè)計項目的運行工序繁瑣，需要和各設(shè)計專業(yè)通力配合；需要甲方、設(shè)計單位、施工單位的精誠合作方能順利完成。檔案只是過程中的一小部分，記錄的是最終的成果，而過程中是如何合作的等隱形知識（比如設(shè)計各專業(yè)怎么互提的條件、甲方對設(shè)計院是怎么提的需求、為什么這么提需求、有什么現(xiàn)實意義等）在檔案中卻鮮有體現(xiàn)，所以我們寄希望于項目知識庫能夠分析出來，為同類型項目提供可施行的解決方案。項目知識庫的知識收集，絕不僅僅是等到項目結(jié)束，按照勘察設(shè)計企業(yè)內(nèi)部的存檔流程存一份檔案那么簡單，而是需要大量的專業(yè)的勘察設(shè)計及施工專業(yè)的專家，對各項目區(qū)分甄別，然后導(dǎo)入項目知識庫，再由項目知識庫進行分析集成，得出各項目的重要指標以及相關(guān)的知識圖譜。

高級搜索、檢索功能

項目知識庫作為查詢、參考的知識庫，需要具備強大、高效、界面友好的知識高級搜索、檢索功能。面對大量圖紙的檢索需求，企業(yè)知識庫不僅需要采用大數(shù)據(jù)技術(shù)建立檢索功能，且需要考慮行業(yè)應(yīng)用的特點，設(shè)計風(fēng)格獨特、方便易用的知識檢索方法。目前對項目知識庫高級搜索、檢索的功能，主要從以下兩個方面考慮：

一是將專業(yè)術(shù)語與自然語言相結(jié)合。勘察設(shè)計行業(yè)有太多專業(yè)詞匯，與自然詞匯的意思有出入，項目知識庫既然是為勘察設(shè)計企業(yè)專門構(gòu)建的系統(tǒng)，就應(yīng)該考慮添加勘察設(shè)計企業(yè)自己的詞庫，以使知識庫的檢索功能既能滿足專業(yè)用戶的需要又能方便普通用戶的使用（圖4）。

圖3 勘察設(shè)計企業(yè)項目知識庫項目指標表示例圖

圖4 勘察設(shè)計企業(yè)項目知識庫檢索功能示例圖

二是使用知識導(dǎo)航及行業(yè)知識圖譜功能?，F(xiàn)階段，主要是考慮對項目存檔資料進行拆解分析以及專業(yè)規(guī)范的拆讀，等到這些數(shù)據(jù)達到一定積累，即可利用行業(yè)知識圖譜功能，將隱藏于各類顯性知識中的隱性知識充分挖掘出來。通過知識圖譜將數(shù)據(jù)進行關(guān)聯(lián)，展示出來的結(jié)果往往會更直觀。另外，還可引進大數(shù)據(jù)分析技術(shù)，根據(jù)使用人工作場景分析其工作需要，從現(xiàn)有知識體系中自動組合該使用人當(dāng)前工作需要的知識（圖5）。

圖5 勘察設(shè)計企業(yè)行業(yè)知識圖譜示例圖

協(xié)同、共享功能

項目知識庫是以項目檔案為依托形成的知識庫，又是通過讀取分析圖紙、報告等材料形成的知識庫。其中除了項目信息以外，另一部分重要資源就是參與項目的人員信息，包括每個人所參與的項目，在項目中擔(dān)任的角色、職稱信息等。因此，每名員工都可以有一個自己的主頁，頁面中詳細記錄了員工參與項目的明細，這也為項目追蹤索源提供了便利。

同時，項目知識庫也為設(shè)計人員就項目技術(shù)溝通提供了便利，設(shè)計人員可就搜索到的某一張施工圖或某一個咨詢報告進行提問，對問答結(jié)果進行保存，后期可作為其他問答知識庫的數(shù)據(jù)資源，如圖6所示。

除此之外，項目知識庫還可以通過系統(tǒng)分析，給出經(jīng)營強項、地區(qū)優(yōu)勢（如項目分布地圖）等信息；通過大數(shù)據(jù)統(tǒng)計，根據(jù)員工搜索、檢索的內(nèi)容，推送給他其他相關(guān)類似的項目，不僅大大提高了檢索效率，也為商務(wù)投標工作提供了極大的便利。

圖6 勘察設(shè)計企業(yè)知識問答功能示例圖

對于項目知識庫而言，需求分析是一個漫長而艱巨的工作，知識管理工程師應(yīng)充分挖掘、分析，從用戶的日常使用過程中提取痛點，總結(jié)出改進思路。這一過程可能將不斷重復(fù)，甚至可以伴隨著項目的整個生命周期。

以檔案為依托的項目知識庫構(gòu)建難點

知識搜集困難

一是勘察設(shè)計企業(yè)屬于以人為本的智力型企業(yè)，絕大多數(shù)知識都儲存于電腦或人腦中，往往會因為機器的損壞、人員的流動而流失；二是勘察設(shè)計企業(yè)內(nèi)部流行著一句俗語叫“同行是冤家”，由于員工都害怕別人學(xué)會了就可以取代自己，所以分享的往往是一些不太核心的知識；三是企業(yè)各部門之間是競爭與協(xié)作的關(guān)系，由于職能不同，部門之間相對孤立，部門間的信息流動并不通暢，導(dǎo)致部門結(jié)構(gòu)臃腫、工作重復(fù)，企業(yè)知識資源配置難以實現(xiàn)最優(yōu)化。

缺乏專業(yè)人員

項目知識庫的構(gòu)建旨在通過系統(tǒng)拆解項目成果、分析集成，從而獲得更加直接有效的碎片化顯性知識供一線生產(chǎn)經(jīng)營參考。為實現(xiàn)上述目標，項目知識庫的構(gòu)建需要專業(yè)人才進行審核、甄別。但就現(xiàn)階段而言，勘察設(shè)計企業(yè)人員多設(shè)置于生產(chǎn)一線，絕大多數(shù)技術(shù)專家也在為生產(chǎn)經(jīng)營服務(wù)，難以參與到知識數(shù)據(jù)的審理工作中來。

項目知識難以傳承和優(yōu)化

勘察設(shè)計企業(yè)中的崗位一般相對固定，但人員卻不斷流動，尤其是近幾年國家產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)性調(diào)整，導(dǎo)致勘察設(shè)計企業(yè)人員流動頻繁。而勘察設(shè)計企業(yè)很多項目資料都是以經(jīng)驗的形式存在于員工的頭腦中，員工離職后其崗位知識、項目經(jīng)驗等也隨之被帶走。由于個人知識無法及時轉(zhuǎn)化為企業(yè)知識，相關(guān)項目知識也將得不到有效的固化及傳承。后繼者沒有可借鑒的信息資源，無法快速上手項目，更別說整合、優(yōu)化項目資源了。

對勘察設(shè)計企業(yè)項目知識庫構(gòu)建的建議

勘察設(shè)計企業(yè)項目知識庫構(gòu)建，可以通過技術(shù)手段收集、儲存、共享項目信息和經(jīng)驗，但這并不意味著知識管理成功了。知識管理的成功很大程度上是管理梳理和文化轉(zhuǎn)變促成的成功。項目知識庫作為知識管理工具，只有和企業(yè)管理目標相結(jié)合才能提高到管理高度，內(nèi)化為企業(yè)文化。

西方有句諺語：“不要重復(fù)發(fā)明輪子”，意思是企業(yè)中任何一項工作實際上都有人做過。知識管理要做的，就是要找到正確的人，同時給大家提供有效的平臺，通過建立科學(xué)的管理流程讓大家能夠并且愿意分享知識，最終形成愛學(xué)習(xí)、愛分享、善創(chuàng)新的企業(yè)文化。怎樣做好這件事情，筆者認為可以從以下幾個方面進行考慮：

第一，知識平臺應(yīng)記錄下那些愿意學(xué)習(xí)、教授和共享知識的人，由組織進行公開獎勵。以項目知識庫為例，可記錄下訪問及回答問題的人員排行榜，并以積分形式公布出來，按照周期清算。每周期清算時，給積分靠前的名次頒發(fā)物質(zhì)獎勵。

第二，通過知識管理平臺，定期舉行知識交流分享活動，加強員工之間的經(jīng)驗交流。針對勘察設(shè)計企業(yè)的特點，可以在項目知識庫中設(shè)置一個“挑戰(zhàn)專家”的頁面，該頁面可以定期請專家出題，既可以是審查難點，也可以是項目案例，不同的題目設(shè)置不同的分數(shù)，員工可以瀏覽所有的題目，選擇做答。每一版題目留存固定時間，期限到了清算答題情況，給予答題積分前幾名物質(zhì)獎勵。

第三，在日常工作中，形成各部門之間的聯(lián)系和共享機制，比如部門間定時走訪、路演，向其他部門介紹本部門最近工作內(nèi)容及需要其他部門協(xié)助的事項，打破部門間的壁壘、加強聯(lián)系，避免部門間出現(xiàn)工作的重復(fù)交叉。

第四，在知識平臺之外，定期組織經(jīng)驗分享傳播會，可借鑒“不忘初心、牢記使命”主題教育活動，由中高層組織并參加，帶動全員分享工作心得、感悟及專業(yè)領(lǐng)域的經(jīng)驗等，使全員看到組織建立知識共享機制的決心。

總之，知識管理不是一蹴而就的事情，需要組織上下一致、堅持不懈。項目知識庫作為勘察設(shè)計企業(yè)最核心、最重要的知識庫，能做的絕不僅僅是分析與集成的工作。希望勘察設(shè)計企業(yè)能從平臺出發(fā)，致力于分享型企業(yè)文化的建立，不斷實踐、不斷創(chuàng)新。有理由相信，在各參與方的共同努力下，勘察設(shè)計企業(yè)一定會在知識管理的道路上越走越寬，也最終會為提高企業(yè)核心競爭力提供新的思路和方法。