現(xiàn)代化信息技術(shù)在大學(xué)生檔案管理中的應(yīng)用

王 軒／山東農(nóng)業(yè)工程學(xué)院

一、前言

大學(xué)生檔案管理已經(jīng)成為高校工作中不可分割的一部分，對(duì)高校教育、科研職能的實(shí)現(xiàn)產(chǎn)生重要影響。當(dāng)前的信息技術(shù)快速發(fā)展，高校在大學(xué)生檔案管理中紛紛轉(zhuǎn)變了傳統(tǒng)檔案管理模式，積極引入信息技術(shù)，并取得了一定成績(jī)，所以在未來工作中，應(yīng)該進(jìn)一步認(rèn)識(shí)信息技術(shù)對(duì)檔案管理的影響，尋找提高檔案管理能力的新方法。

二、大學(xué)生檔案管理研究

學(xué)生檔案是指高校在學(xué)生管理活動(dòng)中形成的，用來記錄和反映學(xué)生個(gè)人經(jīng)歷、德才能績(jī)、學(xué)習(xí)和工作表現(xiàn)、以學(xué)生個(gè)人為單位集中保存起來以備查考的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄［1]。

學(xué)生檔案管理已經(jīng)成為高校日常管理中不可缺少的一部分，對(duì)學(xué)校管理職能實(shí)現(xiàn)產(chǎn)生重要影響。我國(guó)在《中華人民共和國(guó)檔案法》、《學(xué)生檔案管理辦法》等權(quán)威規(guī)定中，對(duì)學(xué)生檔案管理的相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行了明確，在此基礎(chǔ)上，很多高校也積極完善傳統(tǒng)的檔案管理模式，并取得成績(jī)?，F(xiàn)階段，大學(xué)生檔案管理規(guī)定主要呈現(xiàn)出以下特征：（1）在校大學(xué)生的檔案管理工作由檔案管理中心統(tǒng)一負(fù)責(zé)。（2）學(xué)生檔案管理應(yīng)該兼顧完整性、真實(shí)性與安全性原則，采用歸口負(fù)責(zé)與集中管理的模式。（3）檔案管理應(yīng)該遵照保密原則，對(duì)于學(xué)生的檔案應(yīng)該科學(xué)、秘密的管理，避免學(xué)生檔案出現(xiàn)泄密、失散以及損毀情況。（4）做好檔案的防潮、防火、防盜等工作。（5）學(xué)生的檔案管理需要落實(shí)最嚴(yán)格的統(tǒng)計(jì)與審批制度，工作人員定期核對(duì)，每學(xué)年新生入學(xué)一月后對(duì)檔案進(jìn)行詳細(xì)對(duì)比，及時(shí)發(fā)現(xiàn)解決問題。

三、大學(xué)生檔案管理中存在的問題

（一）檔案材料不齊全

隨著網(wǎng)上招生等活動(dòng)深入開展，學(xué)生電子檔案產(chǎn)生，一些地區(qū)學(xué)生最為基本的紙質(zhì)檔案資料難以被有效收集，進(jìn)而引發(fā)了多種問題。例如，學(xué)生在高中時(shí)期的成績(jī)、政審表、入團(tuán)申請(qǐng)、保送生、在校期間的獎(jiǎng)懲情況等無法在第一時(shí)間收集，進(jìn)一步增加了高校學(xué)生檔案管理難度，也導(dǎo)致學(xué)校相關(guān)部門無法正確評(píng)估學(xué)生的綜合素質(zhì)情況［2]。

學(xué)生檔案資料中詳細(xì)記載了學(xué)生本人情況，但是很多信息的記錄相對(duì)簡(jiǎn)單，無法真實(shí)反映出學(xué)生情況，包括檔案經(jīng)常缺少曾用名、父母親屬情況、聲像特征等數(shù)據(jù)。例如在學(xué)生的醫(yī)保檔案管理中，若學(xué)生曾經(jīng)更換過姓名且沒有及時(shí)向相關(guān)人員反饋，可能會(huì)導(dǎo)致檔案管理中無法順利查找到該同學(xué)的信息，降低了檔案管理工作效率。

（二）學(xué)生檔案管理方法不規(guī)范

高校在學(xué)生檔案管理中的不規(guī)范現(xiàn)象屢見不鮮，主要表現(xiàn)為：

（1）一些省市中學(xué)來不及將學(xué)生的檔案寄往高校，而是由學(xué)生自行攜帶，這種行為本身就嚴(yán)重違反了規(guī)定。一些學(xué)生自帶檔案之后不及時(shí)上交，反而放在宿舍中；或者因?yàn)樽约旱暮闷嫘睦?，將檔案拆開，降低了檔案管理的嚴(yán)肅性。

（2）高校每年招收的學(xué)生數(shù)量逐漸增加，在學(xué)生中不可避免的會(huì)出現(xiàn)同名同姓的問題，若忽視了這個(gè)問題，將會(huì)進(jìn)一步降低檔案管理水平，經(jīng)常出現(xiàn)張冠李戴的問題［3]。

四、信息技術(shù)視角下大學(xué)生檔案管理新路徑分析

（一）發(fā)揮信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)，全面推動(dòng)檔案管理工作的開展

前高校每年招收的大學(xué)生數(shù)量眾多，對(duì)學(xué)校的檔案管理能力提出更高要求，導(dǎo)致學(xué)校在醫(yī)保等重要檔案管理工作中承擔(dān)更多負(fù)擔(dān)。除此之外，每年學(xué)校都會(huì)因?yàn)楦鞣N原因而出現(xiàn)學(xué)生調(diào)整專業(yè)、退學(xué)等情況，這些都需要檔案管理工作及時(shí)更新，工作程序復(fù)雜且繁瑣。。所以為了能夠避免問題發(fā)生，需要相關(guān)人員充分發(fā)揮信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)，通過信息技術(shù)來推動(dòng)檔案管理工作的開展?；诋?dāng)前經(jīng)驗(yàn)，高校應(yīng)該針對(duì)學(xué)生檔案管理建立相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)檔案庫(kù)房，通過網(wǎng)絡(luò)版的檔案管理軟件，完善檔案管理路徑。（1）隨時(shí)更新學(xué)生的個(gè)人信息檔案，正常情況下高校對(duì)更新學(xué)生的電子檔案都有明確要求，普遍為幾個(gè)月或者在期末做統(tǒng)一處理，而這種情況會(huì)導(dǎo)致檔案管理的滯后性。所以為了避免此類問題發(fā)生，應(yīng)該隨時(shí)更新學(xué)生的資料，保證學(xué)生檔案更新的頻率至少為1次/月，結(jié)合學(xué)生的身體檢查結(jié)果、醫(yī)保上繳等重要數(shù)據(jù)進(jìn)行更新，保證檔案信息資料的時(shí)效性。（2）及時(shí)形成電子信息檔案。為了能夠避免大學(xué)生檔案的滯后性發(fā)生，在檔案管理中需要在第一時(shí)間形成學(xué)生的電子信息檔案，在學(xué)生入學(xué)報(bào)道之后，應(yīng)該立即激活學(xué)生的個(gè)人檔案，不僅要將學(xué)生在高中時(shí)的檔案詳細(xì)登記在冊(cè)，也開始更新學(xué)生的一些個(gè)人信息資料，包括入學(xué)時(shí)間、入學(xué)模擬考成績(jī)等，確保檔案能夠真實(shí)反映大學(xué)生的基本情況。

（二）運(yùn)用信息技術(shù)整理系統(tǒng)

針對(duì)大學(xué)生的各種資料都需要進(jìn)行系統(tǒng)的整理，這樣才能保證檔案信息的權(quán)威性。（1）工作人員通過信息技術(shù)搭建學(xué)生檔案的基本框架，并記錄學(xué)生的基本信息。例如在醫(yī)保信息管理期間，需要按照《醫(yī)療保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）》等權(quán)威規(guī)定指導(dǎo)醫(yī)保信息系統(tǒng)建設(shè)工作，按“年度—險(xiǎn)種—業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)”方法進(jìn)行分類整理，并編制卷內(nèi)目錄、備考表，實(shí)時(shí)更新醫(yī)保檔案信息，在錄入學(xué)生的資料時(shí)，直接在計(jì)算機(jī)上創(chuàng)設(shè)相應(yīng)的文件下，并在文件夾下的案卷目錄中根據(jù)問題做好分類。除此之外，在案卷目錄還應(yīng)該與學(xué)生的醫(yī)保信息分目錄相互對(duì)照，方便查找。（2）通過信息技術(shù)整理基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。在檔案管理階段，需要通過excel 表格記錄每個(gè)學(xué)生的獲獎(jiǎng)情況，其中表格的項(xiàng)目越詳細(xì)，就能更好地滿足各類信息處理要求。例如在學(xué)生醫(yī)保電子檔案中，可以采用通過IC 卡識(shí)別身份，也可以通過指紋、二維碼技術(shù)等方式識(shí)別，有效利用可信技術(shù)，加強(qiáng)醫(yī)保檔案管理工作，提供更加便利的服務(wù)。同時(shí)在醫(yī)保檔案管理中，需要根據(jù)學(xué)生填寫的表格，及時(shí)錄入關(guān)鍵信息，期間可借助各種設(shè)備轉(zhuǎn)換醫(yī)保信息字符，實(shí)現(xiàn)了檔案關(guān)鍵中關(guān)鍵數(shù)據(jù)的編目、自動(dòng)轉(zhuǎn)化以及儲(chǔ)存管理等關(guān)鍵工作。

除此之外，在信息技術(shù)應(yīng)用階段必須要關(guān)注信息安全問題，需要通過系統(tǒng)安全模塊，對(duì)學(xué)生檔案管理過程的各項(xiàng)操作進(jìn)行監(jiān)控，及時(shí)發(fā)現(xiàn)各種異常行為后能夠監(jiān)控學(xué)生檔案管理行為，避免學(xué)生檔案泄露、篡改等情況發(fā)生。

（三）依托大數(shù)據(jù)優(yōu)化學(xué)生檔案管理路徑

目前高校學(xué)生數(shù)量越來越多，檔案的基礎(chǔ)數(shù)量越來越大，這也為學(xué)生檔案管理增添難度。例如上文介紹的問題，高校學(xué)生中容易出現(xiàn)重名的問題，導(dǎo)致檔案管理工作量增加。而為了避免上述問題發(fā)生，工作人員可以通過大數(shù)據(jù)技術(shù)來進(jìn)一步完善檔案管理路徑。例如，本校中有三位名字叫“王平”的男生，在這三名學(xué)生的檔案管理階段，檔案管理人員先將姓名作為第一個(gè)檢索標(biāo)準(zhǔn)，再依次錄入學(xué)生的院系、班級(jí)、學(xué)號(hào)，就能獲得三名同學(xué)的檔案，之后就可以對(duì)檔案進(jìn)行編輯。這只是大數(shù)據(jù)技術(shù)中一種相對(duì)簡(jiǎn)單的處理方法，在大學(xué)生檔案管理中還可以直接針對(duì)特定群體進(jìn)行檔案處置，例如檢索不同入校時(shí)間學(xué)生的檔案、檢索不同院系的學(xué)生檔案等，都可以通過數(shù)據(jù)識(shí)別完成。而針對(duì)一些學(xué)生檔案資料不完整的情況，也可以依靠大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行處理。例如，發(fā)現(xiàn)學(xué)生在“個(gè)人檔案”中的姓名與身份證不同的情況，大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠快速檢索學(xué)生資料，依靠自身的數(shù)據(jù)對(duì)比能力，在計(jì)算機(jī)上顯示學(xué)生的身份證姓名與檔案上的姓名，方便工作人員處理；或者通過大數(shù)據(jù)技術(shù)，對(duì)于學(xué)生檔案中“家庭成員”中填寫不完整的情況分別羅列出來，使工作人員能夠逐一核對(duì)。

五、結(jié)語(yǔ)

在信息技術(shù)快速發(fā)展的情況下，學(xué)生檔案管理進(jìn)入了新的發(fā)展階段，因此對(duì)于工作人員而言，應(yīng)該充分了解傳統(tǒng)檔案管理的不足，并采用多種方法，發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，使信息技術(shù)能夠成為提高檔案管理的重要推動(dòng)力，這樣才能更好的滿足未來檔案管理需求，為學(xué)生、為學(xué)校服務(wù)。