淺談信息時代高校檔案管理人才隊伍建設(shè)新要求

蔣麗林

摘 要：信息技術(shù)迅速發(fā)展，給檔案管理工作帶來新的發(fā)展契機(jī)，如何在信息化條件下創(chuàng)新高校檔案管理工作，已成為檔案工作者亟待研究的課題，然而首先應(yīng)該解決人才隊伍建設(shè)方面的問題。本文首先對高校檔案管理隊伍現(xiàn)狀進(jìn)行簡要概況，其次分析獲得信息時代對高校檔案管理人才隊伍建設(shè)的新要求，主要包括：改變思想觀念、創(chuàng)新管理思維，重構(gòu)知識結(jié)構(gòu)、提升專業(yè)素養(yǎng)，加強(qiáng)信息技術(shù)學(xué)習(xí)與培訓(xùn)、培養(yǎng)實踐操作能力，注重復(fù)合型人才建設(shè)、優(yōu)化隊伍結(jié)構(gòu)等幾個方面，以期為信息時代高校檔案管理隊伍建設(shè)提供一些參考。

關(guān)鍵詞：信息化? 高校? 檔案管理? 人才隊伍

高校檔案是高校在教學(xué)、科學(xué)研究、社會服務(wù)、招生等活動中形成的歷史記錄，是國家檔案的重要組成部分，它關(guān)系到高校建設(shè)、科研、人才培養(yǎng)與管理水平，對高校及社會都有著憑證、參考、教育、決策的價值?！陡叩葘W(xué)校檔案管理辦法》中規(guī)定高校應(yīng)將檔案工作納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃，設(shè)置專門機(jī)構(gòu)、配備人員、創(chuàng)造良好條件，切實加強(qiáng)檔案管理。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的高速發(fā)展，資源共享、數(shù)字檔案、交互式服務(wù)等“互聯(lián)網(wǎng)+”新技術(shù)新服務(wù)與高校財務(wù)、人事檔案管理工作關(guān)系越來越密切。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，財務(wù)檔案管理也開始向數(shù)字化轉(zhuǎn)變，讓管理工作更加簡單便捷。由于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案不容易保存，非常容易損壞，而數(shù)字化就沒有這種困擾，更加利于歷史檔案的保存，同時也能很好的提高工作效率和工作質(zhì)量。此外，讓檔案管理人員學(xué)習(xí)數(shù)字化管理方式還能提升其職業(yè)素養(yǎng)，輔助人事檔案管理人員解決各類難題，避免人才戰(zhàn)略實施中產(chǎn)生的不利因素。但是，在檔案管理人才隊伍方面，目前大部分高校檔案部門缺乏信息技術(shù)人才，面臨新技術(shù)不會用、老技術(shù)不管用以及職業(yè)技能禁錮、原有知識老化的情況。隨著大數(shù)據(jù)云計算技術(shù)的不斷融入也讓高校檔案管理發(fā)生了很多的變化，為了能夠培養(yǎng)出更加符合社會需要的人才，必須建立新型專業(yè)人才隊伍，只有這樣才能為信息時代的檔案管理提供更有利的保證。

一、信息時代高校檔案管理人才隊伍存在的問題

高校部分檔案管理人員屬于非專業(yè)人員，思想觀念陳舊，檔案管理職業(yè)道德素質(zhì)不高，工作責(zé)任心不強(qiáng)，例如，部分人事檔案管理工作人員依然采用傳統(tǒng)的觀念開展工作，把人事檔案看作是基本的材料和數(shù)據(jù)，人事檔案管理工作看作是簡單的資料收集、分類、整理和保存，沒有意識到新時期高校人事檔案的作用，沒有把人事檔案管理工作上升到人力資源信息管理層面。有些檔案工作者專業(yè)知識老化，接受新技術(shù)能力差，計算機(jī)操作能力低。多數(shù)檔案管理人員學(xué)歷層次低，職稱低，科研創(chuàng)新意識淡薄、積極性不高及能力不足，檔案管理人員中高級職稱人員很少，很多人員停留在中級職稱上，即使達(dá)到了履職年限也難以晉職。高校檔案管理隊伍組成結(jié)構(gòu)有待優(yōu)化，嚴(yán)重缺乏具備檔案管理知識且熟練計算機(jī)應(yīng)用技術(shù)等復(fù)合型人才。缺乏對檔案管理隊伍的有效激勵措施，導(dǎo)致隊伍工作積極性不高;由于檔案管理工作薪資和福利較低，崗位的吸引力相對較弱，加上該工作時間長、強(qiáng)度大，評職稱和晉升也比較困難，從而導(dǎo)致高校檔案管理人才異動頻繁，人員流失嚴(yán)重。

信息時代，高校檔案管理隊伍還存在以下問題：很多檔案管理人員沒有樹立起科學(xué)的管理意識，認(rèn)為信息技術(shù)應(yīng)用只是改變了檔案管理的工作模式，工作內(nèi)容并沒有發(fā)生太大的改變，導(dǎo)致信息技術(shù)在檔案管理工作中的作用無法充分發(fā)揮。很多工作人員并不具備檔案信息化管理技能，工作中力不從心，直接影響到檔案信息化管理工作的效率。針對檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)缺失，培訓(xùn)工作流于形式，缺乏實質(zhì)性內(nèi)容;很多檔案管理人員仍然需要在崗位上通過長期的摸索和實踐才能夠真正掌握檔案信息化管理的相關(guān)技能，由于各種原因愿意外出接受繼續(xù)教育學(xué)習(xí)的人員較少。此外，少數(shù)檔案管理人員信息安全、保密意識不足。

二、信息時代高校檔案管理人才隊伍建設(shè)新要求

1.改變思想觀念、創(chuàng)新管理思維

隨著大數(shù)據(jù)、云計算技術(shù)逐漸滲入各行各業(yè)，高校檔案管理也步入信息化建設(shè)時代，對相關(guān)人才隊伍建設(shè)提出新要求，隊伍建設(shè)首先應(yīng)該創(chuàng)新管理思維，改變傳統(tǒng)思想觀念，接受新技術(shù)新知識。主要培養(yǎng)檔案工作者開放思維，網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)是一個開放的平臺，只有積極致力于與各種社會信息系統(tǒng)互聯(lián)互通，才能獲取更多數(shù)字資源，發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢，提升檔案工作認(rèn)可度和社會影響力。培養(yǎng)人本思維，一方面以用戶為中心，以檔案利用者應(yīng)用度和滿意度作為信息化建設(shè)的出發(fā)點和歸屬點;另一方面高校檔案管理人才培養(yǎng)，尊重人才的性格特點。由于每個檔案管理人員都有自身特有的性格特點，存在個體差異性，這就導(dǎo)致了目標(biāo)結(jié)構(gòu)也會存在不同。因此，在培訓(xùn)過程中，必須掌握檔案管理人員的特征，根據(jù)人性的本質(zhì)來制定培訓(xùn)計劃，只有這樣才能切實提高管理人員的工作效率，為日后檔案信息化改革奠定良好的條件。培養(yǎng)憂患思維，檔案信息化建設(shè)者要居安思危、一手抓人防、一手抓技防，防止電子檔案信息失密、失效、失真，避免數(shù)字化災(zāi)難發(fā)生，造成毀滅性后果。培育辯證思維，檔案信息化會遇到數(shù)據(jù)存入與取出、信息共享與保密、文件有紙與無紙等許多矛盾的對立面和統(tǒng)一體，這就需要工作者用發(fā)展的眼光和辯證思維去處理對立統(tǒng)一的關(guān)系，避免非此即彼或顧此失彼的僵化思維方式。此外，檔案信息化行政領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)具備戰(zhàn)略思維，做好科學(xué)頂層設(shè)計，積極穩(wěn)步推進(jìn)檔案信息化建設(shè)工作，改變以往粗放型發(fā)展格局，領(lǐng)導(dǎo)的重視意識和相關(guān)措施也可以極大地促進(jìn)檔案管理人員自身的思想認(rèn)識，一方面使他們對自身工作的價值得到肯定而提高積極性和主動性; 另一方面也可以激發(fā)他們的危機(jī)意識和競爭意識，想辦法通過各種途徑來提高自身素質(zhì)。

2.重構(gòu)知識結(jié)構(gòu)、提升專業(yè)素養(yǎng)

高校檔案管理人員具備傳統(tǒng)檔案管理的理論知識和實踐經(jīng)驗，但缺乏相關(guān)信息、計算機(jī)、數(shù)據(jù)庫、系統(tǒng)開發(fā)等知識，因此，信息時代需要相關(guān)工作者補(bǔ)充專業(yè)知識，優(yōu)化其知識結(jié)構(gòu)，提升專業(yè)素養(yǎng)。信息時代的檔案工作者應(yīng)具備電子檔案內(nèi)容價值和技術(shù)狀況的鑒定知識，才能及時準(zhǔn)確地捕捉和收集具有價值的信息;應(yīng)了解部分軟件工程和系統(tǒng)開發(fā)方面的知識，學(xué)會用信息技術(shù)專業(yè)語言進(jìn)行溝通，準(zhǔn)確表達(dá)自己對信息系統(tǒng)建設(shè)的需要;還應(yīng)具備系統(tǒng)評價知識，從檔案管理角度評價檔案信息系統(tǒng)的效益，評價系統(tǒng)性能指標(biāo)，并對系統(tǒng)存在的問題提出改進(jìn)建議;此外，檔案信息化建設(shè)工作者應(yīng)具備需求分析知識，以用戶為中心，需求為導(dǎo)向，對檔案信息的現(xiàn)在用戶和潛在用戶、當(dāng)前需求和未來需求、本校內(nèi)部和社會大眾需求等，進(jìn)行分析。

以當(dāng)前高校財務(wù)檔案管理為例，隨著時代的進(jìn)步，傳統(tǒng)的檔案管理手段和方法已經(jīng)無法滿足當(dāng)下財務(wù)管理的需求，必須加強(qiáng)管理人員的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，做到與時俱進(jìn)，提高檔案管理人員的創(chuàng)新意識和專業(yè)水平，實現(xiàn)向信息化管理的轉(zhuǎn)變。首先，要創(chuàng)造性地加強(qiáng)財務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)。數(shù)據(jù)庫的建設(shè)需要利用技術(shù)手段才能實現(xiàn)，必須實現(xiàn)紙質(zhì)檔案管理向數(shù)字化檔案管理的轉(zhuǎn)變。同時也要根據(jù)檔案的類別進(jìn)行分類，讓傳統(tǒng)的檔案室直接搬到網(wǎng)絡(luò)上，建立檔案的數(shù)據(jù)采集中心。其次，要創(chuàng)造性地加強(qiáng)財務(wù)檔案信息化網(wǎng)絡(luò)平臺建設(shè)。網(wǎng)絡(luò)平臺的建設(shè)需要技術(shù)人員的支持，作為檔案管理人員必須掌握信息技術(shù)的專業(yè)知識，只有這樣才能保證財務(wù)人員能夠?qū)n案信息倒入數(shù)據(jù)庫。此外，也可以采取數(shù)據(jù)共享，讓檔案部門實現(xiàn)聯(lián)系查詢、遠(yuǎn)程檢索等功能操作，使檔案管理可以更加便利。再次，還要積極開發(fā)財務(wù)檔案信息分析系統(tǒng)。檔案信息分析系統(tǒng)的開發(fā)主要是為為各級領(lǐng)導(dǎo)、決策部門、財務(wù)人員決策提供數(shù)據(jù)支撐，切實把檔案室變成財務(wù)檔案信息控制中心。

3.加強(qiáng)信息技術(shù)學(xué)習(xí)與培訓(xùn)、培養(yǎng)實踐操作能力

信息時代高校檔案管理隊伍應(yīng)加強(qiáng)信息技術(shù)方面的專業(yè)學(xué)習(xí)，以提高信息檢索水平，能夠按照查檔要求正確選擇主題詞、關(guān)鍵詞等并正確組織檢索表達(dá)式，對檢索結(jié)果進(jìn)行下載、排序、轉(zhuǎn)發(fā)等操作;增強(qiáng)信息加工處理能力，使用檢索工具從網(wǎng)頁、服務(wù)器、脫機(jī)載體中采集檔案信息，按照相關(guān)特征分類或按照內(nèi)在聯(lián)系組件、組卷、組盤，并對檔案進(jìn)行著錄標(biāo)引，采集封裝和管理檔案元數(shù)據(jù)，還要掌握檔案多媒體編研技術(shù)，能圍繞特定主題，將編研素材編輯制作出檔案編研成果;信息時代，特別要求管理人員加強(qiáng)信息保護(hù)意識，防止信息泄露，管理隊伍應(yīng)掌握數(shù)據(jù)庫管理、數(shù)據(jù)加密、數(shù)據(jù)遷移、數(shù)字簽名、網(wǎng)絡(luò)訪問控制、數(shù)據(jù)容災(zāi)，以及電子檔案真實性、完整性、有效性和安全性等維護(hù)技術(shù)。

想要推進(jìn)檔案信息化工作的順利開展就必須加強(qiáng)人員的培訓(xùn)工作，除了要分批分次組織檔案工作人員培訓(xùn)外，還有簡化培訓(xùn)流程，采用理論與實踐相結(jié)合的形式不斷提升檔案工作人員的工作能力。就目前來看，很多高校的財務(wù)檔案管理人員都是由財務(wù)人員兼職來做，缺少一定的檔案管理知識，而且兼職人員也不夠穩(wěn)定，頻發(fā)的職位調(diào)動使得檔案工作人員沒有時間學(xué)習(xí)檔案管理、財經(jīng)知識、保密規(guī)定、信息技術(shù)等知識，無法進(jìn)一步提升檔案工作人員的實際操作能力。因此，作為上級財務(wù)機(jī)關(guān)對所屬的財務(wù)檔案管理人員必須負(fù)起應(yīng)有的責(zé)任，建立完善的培訓(xùn)機(jī)制，結(jié)合本單位的實際期情況來設(shè)計培訓(xùn)內(nèi)容，定期組織財務(wù)檔案管理人員學(xué)習(xí)新的管理知識，積累學(xué)習(xí)經(jīng)驗，提高本領(lǐng)。

4.注重復(fù)合型人才建設(shè)、優(yōu)化隊伍結(jié)構(gòu)

高校檔案管理要步入信息化行列，應(yīng)逐步優(yōu)化管理隊伍組成結(jié)構(gòu)，改變原來單一的工作人員架構(gòu)，檔案信息化建設(shè)人才隊伍至少需要管理型、操作型、研究型等幾類專業(yè)人才，特別應(yīng)該注重兼?zhèn)鋬煞N以上才能的復(fù)合型人才的引進(jìn)與培養(yǎng)。目前，大多數(shù)高校檔案館行政人員具備傳統(tǒng)檔案管理理論知識和實踐經(jīng)驗，但缺乏信息化技術(shù)與知識，接受信息技術(shù)繼續(xù)教育少，可能造成檔案信息化建設(shè)管理上的不足，而高校檔案信息化建設(shè)是一項系統(tǒng)性復(fù)雜工程，需要嚴(yán)格的目標(biāo)管理和精細(xì)的過程控制，因此，及時提升相關(guān)行政管理人員的信息化素養(yǎng)十分迫切。管理型人才工作職責(zé)是根據(jù)國內(nèi)外檔案信息化建設(shè)發(fā)展趨勢及相關(guān)進(jìn)展、組織相關(guān)人員制定本單位切實可行的實施方案，組織、指揮、指導(dǎo)本校檔案信息化工作，培養(yǎng)及合理使用人才資源。檔案信息化建設(shè)專業(yè)性要求高、涉及環(huán)節(jié)多、操作性強(qiáng)，因而需要一批既懂檔案管理業(yè)務(wù)、又熟練計算機(jī)操作技能，具備信息安全意識和高度責(zé)任心的操作型人才，保證檔案信息化管理有序高效開展。此外，信息化知識更新迅速，檔案信息化建設(shè)需要科學(xué)理論指導(dǎo)，因此需要少數(shù)專門從事檔案信息化方面的研究型人才，研究新技術(shù)探索新方法在檔案管理領(lǐng)域的應(yīng)用，開發(fā)先進(jìn)、實用、操作性強(qiáng)的管理軟件，探索電子檔案歸檔、遠(yuǎn)程利用、安全保管的方法。

5.其他方面

信息時代檔案管理還需要配備多媒體檔案編制人才，數(shù)據(jù)庫管理人才及律師等，如遇到知識產(chǎn)權(quán)、隱私保護(hù)、合同管理及網(wǎng)絡(luò)安全等問題，需要具備相關(guān)法律知識的專業(yè)人員提供支持與幫助，另外只有真正意識到網(wǎng)絡(luò)環(huán)境當(dāng)中蘊(yùn)含的風(fēng)險，并且通過各種手段去規(guī)避風(fēng)險，才能保證檔案不出現(xiàn)丟失、被篡改等危險。檔案從業(yè)者還需具有較強(qiáng)的適應(yīng)能力、應(yīng)變能力，互聯(lián)網(wǎng)時代，信息技術(shù)可謂瞬息萬變，對檔案工作人員提出了更高的要求，善于抓住機(jī)遇，運用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的也能更好的改變工作環(huán)境，同時信心技術(shù)的融入也能更好的拓展檔案工作人員的思維模式，為快速適應(yīng)工作形式的轉(zhuǎn)變奠定良好的基礎(chǔ)。

三、結(jié)語

總之，隨著信息技術(shù)的不斷普及，很多工作都在依靠信息技術(shù)來開展，為了能在檔案管理工作發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢，就必須對傳統(tǒng)的工作模式進(jìn)行改革，只有這樣才能從根本上提升檔案管理工作的效率。于此同時，依靠信息技術(shù)能更好拓展存儲空間，讓檔案記錄和管理形式可以更加簡單便捷。隨著高校檔案信息化建設(shè)的不斷完善，檔案工作人員在任務(wù)、環(huán)境、服務(wù)對象、管理方式上也在不斷發(fā)生轉(zhuǎn)變。在信息時代大數(shù)據(jù)背景下，高校檔案管理既面臨機(jī)遇也面臨挑戰(zhàn)，要求高校必需加大技術(shù)、設(shè)備等方面的投入，更要打造一支高素質(zhì)的檔案管理人才隊伍，創(chuàng)新管理思維，注重復(fù)合型人才培養(yǎng)，確保高校檔案事業(yè)適應(yīng)時代需求。高校檔案工作者要積極順應(yīng)信息時代發(fā)展的新要求，改變思想觀念，不斷加強(qiáng)思想政治和職業(yè)道德教育，樹立終身學(xué)習(xí)理念，增強(qiáng)業(yè)務(wù)能力和水平，為高校教育事業(yè)發(fā)展貢獻(xiàn)智慧和力量。

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（作者單位：玉林師范學(xué)院）