淺談在企業(yè)檔案管理實踐中如何實施改革創(chuàng)新

張麗莉

摘 要：隨著大數(shù)據(jù)時代到來，企業(yè)掌握的數(shù)據(jù)越多，并且可以高效利用數(shù)據(jù)，就能夠在市場競爭中取得優(yōu)勢。檔案管理是企業(yè)管理中的重要數(shù)據(jù)，反映了企業(yè)運(yùn)行情況以及資源配置情況。因此企業(yè)在檔案管理中科學(xué)應(yīng)用檔案，能夠充分利用企業(yè)內(nèi)部資源，優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部資源配置與管理決策，促進(jìn)企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展。目前來看，企業(yè)檔案管理工作仍然存在著諸多問題，沒有充分發(fā)揮檔案管理數(shù)據(jù)價值。故此，文章將分析企業(yè)開展檔案管理工作意義，并研究企業(yè)檔案管理問題，提出創(chuàng)新改革措施，幫助企業(yè)在市場競爭中取得競爭優(yōu)勢。

關(guān)鍵詞：改革措施;檔案管理;企業(yè);檔案管理平臺

企業(yè)生產(chǎn)與經(jīng)營過程中受到內(nèi)部因素與外部因素雙重影響，經(jīng)營風(fēng)險比較高。尤其隨著2020年國際貿(mào)易收緊情況下，國內(nèi)市場競爭更加激烈，企業(yè)在外部因素不穩(wěn)定情況時，更應(yīng)該加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部管理，提高企業(yè)檔案管理工作水平，充分掌握內(nèi)部資源分布情況，并作出科學(xué)管理決策。目前，我國企業(yè)檔案管理問題主要體現(xiàn)管理方式滯后、資源開發(fā)有限、人員素質(zhì)不足等多個方面，不利于企業(yè)優(yōu)化內(nèi)部檔案資源管理工作。企業(yè)內(nèi)部在新形勢下，應(yīng)該應(yīng)用信息技術(shù)開展檔案管理工作，推動企業(yè)內(nèi)部檔案管理工作改革，為企業(yè)發(fā)展提供必要的數(shù)據(jù)信息基礎(chǔ)。由此可見，探究如何在企業(yè)檔案管理工作中應(yīng)用信息技術(shù)是十分必要的。

一、企業(yè)加強(qiáng)檔案管理意義

1.提供數(shù)據(jù)依據(jù)

企業(yè)決策需要多項數(shù)據(jù)作為依據(jù)，不僅要掌握會計工作報表，市場調(diào)查信息等內(nèi)容，還要關(guān)注企業(yè)內(nèi)部人事安排、歷史決策、生產(chǎn)信息、技術(shù)水平等多項內(nèi)容。企業(yè)檔案能夠為企業(yè)內(nèi)部決策提供必要的依據(jù)，讓企業(yè)掌握生產(chǎn)、管理、技術(shù)、人事等各項信息，在此基礎(chǔ)上做出科學(xué)決策。企業(yè)在決策時掌握的信息越多、越準(zhǔn)確，制定的決策愈加理性，讓企業(yè)在激烈的市場競爭中避免出現(xiàn)較大的決策失誤，降低企業(yè)運(yùn)行風(fēng)險，幫助企業(yè)獲得更大的經(jīng)濟(jì)優(yōu)勢，促進(jìn)企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展。

2.提升服務(wù)效果

傳統(tǒng)檔案管理工作信息化程度低，檔案利用者在查閱檔案時受到時間、空間限制，查閱檔案時十分不便。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員在下班后緊急調(diào)閱相關(guān)檔案資料十分困難，甚至貽誤商機(jī)。檔案管理工作不僅是一項檔案整理工作，還要為各個部門提供檔案管理服務(wù)，企業(yè)加強(qiáng)檔案管理工作，改變傳統(tǒng)檔案管理工作方式，讓其他部門獲取查閱權(quán)限后可以隨時查看檔案內(nèi)容，滿足企業(yè)檔案信息獲取需求。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員也可以根據(jù)企業(yè)管理需求，能夠隨時調(diào)閱相關(guān)檔案，突破檔案管理時空限制，提升檔案管理服務(wù)質(zhì)量。

3.優(yōu)化資源配置

企業(yè)檔案管理工作主要是整理企業(yè)成立后所產(chǎn)生的各項文件信息，不僅包括人事檔案、生產(chǎn)資料等，一切企業(yè)在運(yùn)行過程中所產(chǎn)生的資料均可以被納入檔案管理之中，全面反映企業(yè)內(nèi)部資源使用情況，也是評估企業(yè)發(fā)展情況、管理水平的重要依據(jù)。企業(yè)加強(qiáng)檔案管理工作，可以詳細(xì)了解企業(yè)各項生產(chǎn)、管理、人事資料配置情況，并以此為基礎(chǔ)進(jìn)行專項管理，合理配置各項資源。企業(yè)在進(jìn)行資金分配時，也可以根據(jù)企業(yè)資金、成本檔案管理情況做出科學(xué)的決策。

4.穩(wěn)定企業(yè)發(fā)展

在傳統(tǒng)企業(yè)管理認(rèn)知中，將檔案管理工作視為企業(yè)發(fā)展歷史資料記載工作，檔案管理也是屬于企業(yè)管理邊緣部門，企業(yè)在發(fā)展過程中也甚少考慮檔案管理對于企業(yè)發(fā)展的作用。其實不然，加強(qiáng)檔案管理需要企業(yè)各部門配合工作開展，可以整合企業(yè)內(nèi)部管理資源，整體提升企業(yè)管理水平，促進(jìn)企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展。在外部風(fēng)險因素加大、國際市場經(jīng)濟(jì)形勢尚不明朗的情況下，加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部檔案管理工作，可以讓企業(yè)管理水平穩(wěn)中求進(jìn)，降低企業(yè)運(yùn)行風(fēng)險，幫助企業(yè)渡過困難時期，保障企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。

二、企業(yè)檔案管理問題

企業(yè)檔案管理工作受重視程度不足，因此在各個方面上均有所不足，即使部分企業(yè)已經(jīng)開展信息化檔案管理工作，但仍然存在管理水平仍然不高，改革工作推行較為困難等問題，進(jìn)一步加大了創(chuàng)新實踐管理難度。目前，我國企業(yè)檔案管理工作主要存在安全意識不足、管理素質(zhì)有限、工作體制問題三個方面，具體情況如下。

1.安全意識不足

檔案是企業(yè)發(fā)揮中歷史記錄資料，具有極高的應(yīng)用價值，不僅包含了企業(yè)歷史決策，也涉及企業(yè)的商業(yè)機(jī)密。如果檔案管理資料出現(xiàn)泄漏、丟失，不僅會導(dǎo)致企業(yè)停產(chǎn)、停工，甚至造成一系列的連鎖反應(yīng)，導(dǎo)致不法分子利用信息進(jìn)行詐騙、造價，造成巨大的社會危害。目前，我國企業(yè)在進(jìn)行檔案管理時缺乏足夠的安全意識，企業(yè)檔案丟失、損壞現(xiàn)象嚴(yán)重，甚至出現(xiàn)檔案中機(jī)密信息泄露的情況。對于企業(yè)來說，運(yùn)營、生產(chǎn)機(jī)密被泄露，將會使企業(yè)喪失競爭優(yōu)勢，甚至被市場淘汰。

2.管理素質(zhì)有限

由于企業(yè)對于檔案管理工作重視程度不高，導(dǎo)致檔案管理工作邊緣化，甚至被視為企業(yè)“養(yǎng)老”部門，專業(yè)檔案管理專業(yè)畢業(yè)人數(shù)不多，導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部檔案管理工作效果受到影響。隨著檔案管理創(chuàng)新實踐改革工作推進(jìn)，企業(yè)檔案管理工作朝向信息化、科技化發(fā)展，檔案管理人員素質(zhì)明顯滿足不了企業(yè)新時代發(fā)展需求?，F(xiàn)有檔案管理人員法制意識不高，沒有從法律角度思考過檔案管理工作，并缺乏應(yīng)用信息技術(shù)開展檔案管理工作的能力，無法適應(yīng)新時期檔案管理改革新趨勢。

3.工作體制問題

（1）管理機(jī)制

目前，我國企業(yè)檔案管理機(jī)制還不夠完善，缺乏相應(yīng)的管理制度，管理人員在工作開展中并未按照要求開展各項管理工作。以人力為主的檔案管理模式，不僅在數(shù)據(jù)處理、檔案管理等工作上能力受限，并且工作水平不斷波動，容易受到主管因素影響，導(dǎo)致檔案管理工作效果受到限制。因此企業(yè)在開展檔案管理時不能夠僅是依靠人力開展檔案管理工作，還需要依據(jù)管理機(jī)制開展檔案管理工作，才能夠確保其安全性、可靠性、規(guī)范性，保障企業(yè)檔案管理水平。

（2）監(jiān)管缺失

企業(yè)檔案管理工作不僅是保存檔案與整理檔案，還需要為檔案利用者提供查閱服務(wù)，幫助檔案利用者錄入、更正部分信息，并根據(jù)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員要求，整理出相關(guān)檔案，為領(lǐng)導(dǎo)提供決策依據(jù)。但長時間以來，企業(yè)檔案管理工作缺乏必要的監(jiān)管，管理人員工作積極性不足，部分檔案內(nèi)容長期沒有得到更新，部分檔案管理工作甚至陷入混亂之中，不僅為企業(yè)內(nèi)部查閱檔案工作帶來困擾，容易出現(xiàn)檔案遺失的情況，給企業(yè)造成經(jīng)濟(jì)損失，檔案管理質(zhì)量難以得到保障。

（3）發(fā)展緩慢

企業(yè)檔案管理創(chuàng)新實踐工作改革十分緩慢，經(jīng)常會出現(xiàn)人員匱乏、資金不到位的現(xiàn)象，即使檔案管理部門認(rèn)識到了檔案管理改革工作的必要性，但由于缺乏資金支持，導(dǎo)致檔案管理工作進(jìn)展十分緩慢。檔案管理工作不受重視的原因，主要在于其無法產(chǎn)生直接經(jīng)濟(jì)效益，企業(yè)沒有正確評估檔案管理能夠產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)價值，導(dǎo)致檔案管理進(jìn)展十分緩慢。因此在開展檔案管理工作期間，企業(yè)如果無法樹立正確的檔案管理工作價值，將會影響檔案管理工作開展。

三、企業(yè)檔案管理實施創(chuàng)新實踐改革舉措

隨著檔案管理在企業(yè)內(nèi)部管理地位提升，企業(yè)應(yīng)該采用信息技術(shù)，實施創(chuàng)新實踐改革措施，真正促進(jìn)企業(yè)發(fā)展。結(jié)合企業(yè)在檔案管理中存在的問題，企業(yè)可以從管理平臺構(gòu)建、降低管理成本、創(chuàng)新服務(wù)工作、加強(qiáng)人才培養(yǎng)、優(yōu)化管理流程等多個方面開展檔案管理工作，真正提升檔案管理工作水平。

1.構(gòu)建管理平臺

檔案管理工作包含內(nèi)容較多，涉及部門較廣，更與企業(yè)的每名職工有著切身利益關(guān)系。因此企業(yè)在開展檔案管理工作時，要構(gòu)建檔案管理平臺，用信息技術(shù)作為平臺運(yùn)行基礎(chǔ)，科學(xué)整理各項檔案管理工作。具體方法如下：（1）采用OA辦公自動化系統(tǒng)構(gòu)建企業(yè)檔案管理平臺，通過開放式框架結(jié)構(gòu)納入檔案管理工作內(nèi)容;（2）結(jié)合企業(yè)檔案管理工作內(nèi)容，將其分為“數(shù)據(jù)收集”、“綜合管理”、“綜合整理”、“安全管理”、“檔案統(tǒng)計”六大模塊，全面處理企業(yè)檔案管理信息。

2.降低管理成本

企業(yè)開展檔案管理工作改革，必須投入一定的經(jīng)濟(jì)成本，會給企業(yè)造成一定的經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)，也是企業(yè)不愿意配合檔案管理工作改革工作的重要原因。企業(yè)在開展檔案管理工作建設(shè)時，一方面企業(yè)要正視檔案管理投入所帶來的長遠(yuǎn)效益，另一方面要找準(zhǔn)市場定位，降低企業(yè)檔案管理工作管理成本。具體方法如下：（1）明確階段化檔案管理工作改革內(nèi)容，確保投入管理成本與企業(yè)實際承受能力相符;（2）明確檔案管理工作服務(wù)理念，投入更多的精力核實檔案庫數(shù)據(jù)，彌補(bǔ)信息技術(shù)投入不足做造成的工作問題。

3.優(yōu)化管理流程

企業(yè)在開展檔案管理工作時，要設(shè)置明確的管理流程，確保檔案管理工作平臺能夠順利運(yùn)轉(zhuǎn)，提升管理工作規(guī)范性，保障檔案管理工作質(zhì)量。在優(yōu)化檔案管理流程時主要分為文件管理階段與檔案管理階段兩個部分，在文件管理階段時要優(yōu)化檔案生成、轉(zhuǎn)化、歸類、入庫等工作流程;在檔案管理階段時，要確保其準(zhǔn)確、安全、可靠，能夠隨時滿足企業(yè)內(nèi)部對于檔案管理工作的需求。

（1）文件管理階段

在文件階段時，可以采取以下措施：①面向企業(yè)基層、管理層、領(lǐng)導(dǎo)層提供不同的檔案管理工作流程以及檔案管理平臺權(quán)限，確保文件管理工作可以分類開展;②形成文件管理監(jiān)督與保障體系，對于原始數(shù)據(jù)、文件單、保留痕跡進(jìn)行控制與監(jiān)管，確保文件質(zhì)量;③構(gòu)建文件流轉(zhuǎn)控制機(jī)制，對企業(yè)內(nèi)部所有文件的辦理、流轉(zhuǎn)進(jìn)行監(jiān)控，確保文件信息在流轉(zhuǎn)過程中不失實;④構(gòu)建文件管理歸檔機(jī)制，對于重要信息文件及時進(jìn)行歸檔，促使文件轉(zhuǎn)化，豐富檔案庫內(nèi)容，讓其更具價值。

（2）檔案管理階段

在檔案管理階段時，可以采取以下措施：①樹立信息化服務(wù)理念，借助管理平臺開展檔案管理，盡量滿足企業(yè)職工的檔案管理服務(wù)需求;②運(yùn)用規(guī)范化管理方式開展各項工作，確保檔案管理工作能夠得到有效優(yōu)化，讓職工可以在最短時間內(nèi)得到準(zhǔn)確的檔案信息;③構(gòu)建監(jiān)督、安全管理機(jī)制，采取行政與技術(shù)兩項安全管理辦法。在行政上，制定安全管理制度，并讓檔案管理人員簽署崗位工作保密協(xié)議，并定期對檔案數(shù)據(jù)庫登錄情況進(jìn)行檢查;在技術(shù)上，設(shè)置管理權(quán)限、動態(tài)口令、密碼識別等各項密保機(jī)制，確保信息管理安全性、可靠性。

4.管理創(chuàng)新工作

（1）信息管理

構(gòu)建現(xiàn)代化檔案管理工作平臺，不僅需要用技術(shù)建立數(shù)據(jù)庫，呈現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)，還要利用信息技術(shù)全面開展創(chuàng)檔案管理工作。具體方法如下：①使用信息技術(shù)從各個部門收集檔案，除個別機(jī)密檔案信息內(nèi)容外，職工只要提交電子檔案信息或者原件掃描件即可;②利用信息技術(shù)進(jìn)行信息篩查、審核等各項工作;③借助信息技術(shù)提供突破時空的服務(wù)措施，讓企業(yè)檔案管理使用者在權(quán)限允許范圍內(nèi)，能夠隨時得到信息技術(shù)服務(wù);④通過防火墻技術(shù)手段進(jìn)行安全信息管理。

（2）人員管理

檔案管理工作必須由檔案管理人員執(zhí)行，因此加強(qiáng)人員管理，對于檔案管理創(chuàng)新實踐改革具有重要意義。具體方法如下：①設(shè)置人員管理制度，確保檔案管理工作內(nèi)容、管理責(zé)任、管理人員的一致性，避免出現(xiàn)管理遺漏現(xiàn)象;②設(shè)置安全責(zé)任管理人員，并對檔案管理緊急事件進(jìn)行處理;③對于數(shù)據(jù)庫管理等關(guān)鍵性內(nèi)容管理時，要設(shè)置管理權(quán)限，具備管理權(quán)限的人員要依照法律、法規(guī)開展管理工作;④開展績效管理，對于檔案管理創(chuàng)新實踐改革中人員工作情況進(jìn)行績效考核，并通過獎金方式激發(fā)人員參與積極性;⑥加強(qiáng)信息化人才管理培訓(xùn)，聘請技術(shù)人員、檔案管理專業(yè)人員對于現(xiàn)有人才進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，提升檔案管理人員工作水平，優(yōu)化檔案管理人力資源，節(jié)約成本投入。

5.服務(wù)創(chuàng)新工作

在新時代下，企業(yè)對于檔案管理工作時效性、服務(wù)性均提出了更高要求。檔案管理過程中，也應(yīng)該樹立新型工作理念。具體情況如下：（1）便捷性服務(wù)。檔案管理開展過程中要具有便捷性優(yōu)勢，方便企業(yè)職工查閱檔案信息，解決時空限制問題;（2）高效性服務(wù)。檔案是企業(yè)決策的重要依據(jù)信息，檔案內(nèi)容與時俱進(jìn)，涉及內(nèi)容愈加全面，其應(yīng)用價值也就更高，因此檔案管理工作也應(yīng)該更加高效，及時更新數(shù)據(jù)，滿足時效性需求;（3）共享性服務(wù)。部分企業(yè)規(guī)模大，并包含了多個子公司，因此在構(gòu)建檔案管理內(nèi)容時，應(yīng)該考慮企業(yè)之間的內(nèi)部聯(lián)系，建立共享資源數(shù)據(jù)庫，擴(kuò)大檔案輻射范圍價值。

結(jié)語

企業(yè)開展檔案管理工作必須從企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展角度出發(fā)，綜合企業(yè)發(fā)展需求、管理需求、使用需求，優(yōu)化檔案管理工作。企業(yè)在開展檔案管理時，要正視我國企業(yè)在開展檔案管理時存在的問題，并提出具體創(chuàng)新實踐管理舉措，從制度、人員、平臺、服務(wù)等多個角度著手，構(gòu)建現(xiàn)代化檔案管理體系，并借助信息技術(shù)提升企業(yè)檔案管理效果。文章中從企業(yè)角度分析了如何開展檔案管理工作，各企業(yè)在借鑒檔案管理工作方法時，仍要結(jié)合實際情況優(yōu)化管理方案，讓檔案管理工作更加有序、科學(xué)，發(fā)揮檔案管理價值，促進(jìn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

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（作者單位：山東興臨建設(shè)集團(tuán)有限公司）