中職學校檔案管理的規(guī)范創(chuàng)新與信息化建設

何秀霞

摘 要：在中職學校，檔案管理與教學活動、研究活動、學校管理、學科教學等領域有著密切聯(lián)系。在新時代背景下，我國中職學校涌現(xiàn)出非常多的問題，傳統(tǒng)的檔案管理方案已難以適應當下的需求。因此，中職院校需要不斷加強檔案管理的規(guī)范性，對其內容不斷創(chuàng)新，并努力開展信息化建設，通過檔案管理工作的完善與健全來實現(xiàn)高效發(fā)展。本文就中職學校檔案管理的規(guī)范創(chuàng)新與信息化建設提出幾點對策，以期能夠為相關工作者提供一定的參考價值。

關鍵詞：中職學校;檔案管理;規(guī)范;創(chuàng)新;信息化;建設途徑

中職學校的檔案管理往往能夠體現(xiàn)學校各個階段的工作與活動，包括學校招生就業(yè)、人事變更、教育發(fā)展過程，是學校良好發(fā)展必不可少的環(huán)節(jié)，也是一項系統(tǒng)性、持久性工程。然而，隨著科技技術的日新月異，導致檔案管理的問題不斷凸顯，需要學習順應時代的發(fā)展要求來對檔案管理流程進行創(chuàng)新與規(guī)范，并落實信息化建設，進而實現(xiàn)檔案管理的實效性與高效性，中職學校檔案管理是檔案管理發(fā)展必要趨勢，需要相關人員給予足夠的重視與關注。

一、中職學校檔案管理信息化現(xiàn)狀

隨著信息化技術的不斷發(fā)展與普及，大多數(shù)中職學校逐漸開始部署檔案管理信息化，不過就目前而言，中職學校檔案管理的信息化建設現(xiàn)狀并不樂觀，很多學校并沒有實行檔案管理的在線檢索與查詢，其網絡范圍也只是局限于校園網內互通，信息系統(tǒng)鏈接與在線功能匱乏，離真正意義上的信息化檔案管理還存在較大的距離。該結論與2019年中職學校檔案管理信息化調查數(shù)據一致，詳情如圖1所示。

二、中職學校檔案管理信息化建設必要性

1.中職學校檔案管理信息化是時代發(fā)展必要需求

十八大以來，黨中央在以習近平為核心的基礎上牢牢把握住了信息化發(fā)展的歷史機遇，并出臺了一系列的信息化改革政策，積極推動基礎網絡設施建設，加快信息化服務的普及。尤其是5G技術的布局，使得信息技術得到了巨大創(chuàng)新成就，在這種背景環(huán)境下，中職學校的信息化建設就顯得尤為必要。所以，中職學校為了能夠更好融入到信息化時代中，需要對相關文字檔案、影像檔案進行數(shù)字化管理，并予以規(guī)范和標準，通過存儲、編碼等方式將復雜繁多的紙質資料與影像資料進行數(shù)字化存檔，能夠更好地推動數(shù)字化校園的建設。

2.中職學校檔案管理信息化是學校長遠發(fā)展的需要

中職學校的教育教學、學生管理、行政管理都與檔案管理信息化有著密切聯(lián)系，是學校長遠發(fā)展的必要條件。首先，針對學校有限的空間資源，檔案管理信息化是能將檔案本身所占有的資源最大程度的縮小，從而使得檔案管理所產生的成本大大降低;針對學生來講，不管是在校生還是畢業(yè)生，都可以通過信息化檔案管理來有效查找個人相關信息，不僅方便，而且非?？旖?，學生通過學習資源、生活資源的下載與預覽，能夠更好地促進自我成長;針對教師而言，檔案管理信息化能夠幫助教師更多用有教學數(shù)據庫資源，從而充分掌握發(fā)展軌跡，有利于教育工作的質量提升;針對管理者來說，可以通過檔案管理信息化的參數(shù)對比來清晰了解學校在發(fā)展過程中的不足與缺陷，并及時進行彌補與改進，能夠幫助學校更穩(wěn)定的發(fā)展。

3.中職學校檔案管理信息化是檔案管理者自我完善的需要

檔案管理人員的自我全面發(fā)展、自我素養(yǎng)提升是學校良好發(fā)展的重要因素，尤其是在互聯(lián)網技術日新月異的今天，檔案管理者的自我完善對檔案管理的質量提升有著直接聯(lián)系。信息化建設是能夠幫助工作人員從復雜、繁重的工作中解脫出來，從而使檔案管理者有更多的時間與精力去促進自我發(fā)展，而且檔案管理信息化建設能夠極大增加檔案管理的準確率，從而使得檔案管理人員的精神壓力降低，能夠為檔案管理者自我完善奠定好堅實基礎。

三、中職學校檔案管理信息化建設存在的問題

1.檔案管理體制陳舊

許多中職學校的檔案管理方式依舊以手工操作為主，檔案管理的信息化、現(xiàn)代化進程推進較慢，且檔案管理缺乏統(tǒng)一安排，存在各自為政的情況，從而極大的浪費了人力資源、財力資源與物理資源，不符合節(jié)約型社會構建原則。許多中職學校有著比較分散的檔案存放，如教務處、財務處、人事處等部門均有各自的檔案存放，檔案管理體制的陳舊會導致檔案管理工作難以落實規(guī)范化、科學化、統(tǒng)一化與標準化，且數(shù)據接口擴展性差，不利于實現(xiàn)資源共享。

2.檔案管理形式單一

信息化檔案管理建設與其形式、內容有著密切聯(lián)系，但目前大多數(shù)中職學校的檔案管理結構極為單一，缺乏個性化。比如，中職學校有著較大比重的文書檔案，但針對教學、科研以及畢業(yè)生狀況等方面的檔案占比較小，這種人事檔案結構會導致檔案信息的開發(fā)利用范圍變得非常狹小，難以滿足現(xiàn)代社會對檔案信息多樣化功能的需求與需要?！扒艘幻妗笔侵新殞W校檔案管理的通病，檔案記錄通常只注意教職員工的政治面貌、成長歷程與思想表現(xiàn)，很少有對個人道德、能力等方面的記錄，這種檔案管理形式缺乏個性化，不利于檔案管理信息化建設的深層次開發(fā)。

3.檔案管理開發(fā)滯后

中職學校檔案管理的信息化建設離不開檔案數(shù)字化，但目前大部分中職學校存在數(shù)字檔案資源少，開發(fā)利用率低的問題。究其原因，是因為該類中職學校依舊采取傳統(tǒng)的管理模式來運行檔案管理，不僅利用層次低，而且開發(fā)力度明顯不足，只注重檔案的收集整理與歸檔備查，使得檔案管理所提供的信息利用服務方式難以滿足當下需求。除此之外，檔案管理還普遍缺乏微機化管理，同時也缺少高效實用的信息化管理軟件，使得中職學校無法及時動態(tài)地分析教職工的年齡分布、專業(yè)構成與知識結構，進而導致領導決策與人事工作缺乏高質量數(shù)據支持。

4.檔案管理重視不夠

中職學校對檔案管理的重視不夠主要體現(xiàn)在資金投入方面，大多數(shù)中職學校相關設備嚴重老化，而且很多中職學校沒有專用的服務器，通常都是利用普通微機來代替。信息化檔案管理建設需要開發(fā)信息化軟件、建立數(shù)據庫系統(tǒng)，同時還需要進行人員配置、軟硬件設備購置等，而這些內容都離不開資金的支持。除此之外，存儲設備的容量性、穩(wěn)定性、安全性以及網絡設備的高速、穩(wěn)定都需要大量資金投入，而且電子產品生命周期較短，更新?lián)Q代速度較快，使得資金投入無法一勞永逸，需要連續(xù)不間斷的投入，再加上檔案管理工作不屬于一線工作，這也導致了學校對檔案管理信息建設缺乏足夠的重視，難以籌集資金。

5.檔案管理規(guī)范度低

統(tǒng)一化、標準化、規(guī)范化意識的缺乏是如今中職學校檔案管理普遍存在的問題。認識檔案信息化建設的最終目標是為了能夠在互聯(lián)網中共享檔案信息，使檔案資源能夠充分利用，而這種信息資源的共享，需要在各個檔案信息化系統(tǒng)之間建立起一個統(tǒng)一的標準，這種標準化規(guī)則的建立是實現(xiàn)數(shù)字化、信息化檔案管理的前提。但當前的中職學校檔案管理規(guī)范度低，相關標準缺乏通用性與實用性，使得檔案管理信息化建設缺乏保障。

四、中職學校檔案管理的規(guī)范創(chuàng)新途徑

1.完善檔案管理體制

中職學校檔案管理體制的完善與健全需要嚴格按照我國頒布的《歸檔文件整理規(guī)則》來執(zhí)行。首先，中職學校需要對檔案管理工作流程進行規(guī)范，除了要構建檔案管理工作網絡，同時還需要明確各個部門的相應職責，將工作內容落實到個人，并對工作中的矛盾與問題進行及時處理。其次，需要結合學校實際情況，有層次性、階段性的形成一個良好的檔案管理體制。比如，針對規(guī)模較小的學校，可以將人事檔案劃分為人事處或者檔案管理室，這樣能夠便于管理，并且能夠有效避免管理上的混亂;針對規(guī)模較大的學校，其檔案類別廣、數(shù)量多，短時間內無法對其進行改善，所以可以將重心傾向于工作流程的理順。最后，中職學校還應當建立其人員制度、轉遞制度、保存制度、安全保密制度等，使得檔案管理體制能夠充分發(fā)揮其本身作用。

2.提高檔案管理價值

為了避免檔案出現(xiàn)“千人一面”，缺少個性特點的情況，中職學校應當盡可能的提高檔案管理價值，除了要能夠反映人員的個人經歷、品德作風以及政治思想外，還需要能夠充分體現(xiàn)出專業(yè)特長、興趣愛好、科研水平以及知識結構等，重視人員的職業(yè)偏好與個性特征。檔案管理還需要定期的更新、鑒別檔案材料，促使檔案內容不斷更新，有利于為學校人事工作、領導決策提供高價值的信息參考。除此之外，中職學校還需要實現(xiàn)檔案載體的多樣性，對于有意義的事件與活動可以利用多媒體形式將其儲存，進而更好落實檔案管理的個性化[。除此之外，檔案管理還需要具備高效性、科學性，保證操作行之有效、流程合理合規(guī)，同時還需要與質量要求相契合，以此達到信息資料提取的便利性、提供的準確性。管理人員還需要對檔案信息進行不斷檢查與查漏，避免數(shù)據的缺失以及信息的漏洞，確保信息的最終匯總結果精準無誤。

3.推進檔案管理開發(fā)

在以往的人事檔案信息管理中，傳統(tǒng)紙質文檔資料工作模式較為復雜且繁瑣，在進行日常核實與查詢工作時，通常需要對大量文件資料進行翻閱，導致工作效率低下。隨著計算機網絡技術的興起與普及，人事檔案信息管理則可以將智能化信息技術利用起來，通過掃描的方式將紙制檔案轉化為電子文檔，以此來構建現(xiàn)代化的人事管理系統(tǒng)。管理人員在對相關信息進行查詢、核實以及修改、增刪時，都能夠通過電子文檔進行及時處理，不僅能夠大大降低工作難度，還能夠提高管理的效率與質量。這種檔案信息現(xiàn)代化管理模式，在對檔案資料信息進行統(tǒng)計與匯總時，是能夠轉變傳統(tǒng)的重復勞動和手工勞作，通過現(xiàn)代化計算機網絡技術來完成復雜工作，是能夠更好的滿足如今高校人事工資檔案信息管理的高效率、高質量要求。現(xiàn)代化管理形勢在不斷變化，高校應當順應時代的轉變而做出改變，通過對現(xiàn)代化管理手段的不斷提升來實現(xiàn)高效作業(yè)。首先，中職學校可以構建基本信息數(shù)據庫，建立過程中需要確保信息資料的真實性，一旦出現(xiàn)檔案與原始材料記載不一致的情況，就需要對其仔細審查。其次，在將紙質檔案轉變成電子檔案的過程中，需要保障檔案信息的準確性與完整性。最后，檔案資料內容需要全面詳實且準確。以此為前提對檔案管理進行開發(fā)，建立起變異查找、比較、分析以及統(tǒng)計的檢索工具，而且在開發(fā)過程中，要確保該系統(tǒng)有著較為良好的人機交互界面，同時還需要保證用戶信息導入、導出的便捷快速。檔案管理信息化建設還需要實現(xiàn)資源共享，在確保員工利用資源便利性的情況下，對資源調用的規(guī)范性進行明確，加強與相關學校、單位之間的信息交流與合作，實現(xiàn)檔案資源能夠面向全社會。同時，需要盡可能的消除資源共享所帶來的安全隱患，嚴格執(zhí)行內外網的分離，定時備份數(shù)據，提高相關工作人員的信息安全意識與網絡化意識。

4.加大管理資金投入

檔案管理信息化建設屬于資金密集型工程，其軟硬件設備、網絡設備以及相關基礎設備都需要花費大量資金，這就導致檔案管理信息化建設過程成為了一個高投入過程，這種情況在前期尤為明顯。所以，中職學校的領導層需要充分認識檔案管理信息化建設的重要性，并給予高度的重視，將檔案管理信息化建設所需要的資金投入納入到學校的財政預算當中，并盡可能的將其常態(tài)化、制度化以及專項化，只有這樣，才能夠將傳統(tǒng)的手工操作為主的工作現(xiàn)狀進行轉變，進而加快信息化檔案管理的整體進程。

5.規(guī)范檔案管理標準

為了更好的提高檔案管理信息化總體水平，檔案信息化建設過程中，中職學校需要重視相關標準規(guī)范的制定與推行，同時需要研發(fā)有著統(tǒng)一規(guī)范與標準的管理應用軟件。首先，需要對檔案管理標準進行規(guī)定、規(guī)劃、規(guī)范，通過統(tǒng)一的標準來促使電子數(shù)據整理、使用、轉發(fā)、保存的有序化，從而減少重復建設、各自為政的情況。其次，需要對系統(tǒng)軟硬件設施技術標準進行規(guī)范。比如，文件數(shù)據、檔案數(shù)據的壓縮，數(shù)據的交換、加密等。除此之外，還需要規(guī)范檔案管理工作規(guī)章制度，使其有章可循。

五、結束語

簡而言之，檔案管理信息化建設的前提條件是規(guī)范化與創(chuàng)新發(fā)展，需要中職學校樹立正確的認知，并不斷規(guī)范相關制度，創(chuàng)新管理內容，通過成熟的網絡技術與完善的軟硬件設備來提高檔案管理信息化水平，從而更好地為學?？蒲?、教學提高服務。

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（作者單位：菏澤市牡丹區(qū)職業(yè)中等專業(yè)學校）