檔案管理制度改革對醫(yī)院檔案管理的影響

武增華 田玲芝

【摘要】本文簡要分析了醫(yī)院在運(yùn)行檔案管理制度時(shí)面臨的問題：模式單一性、制度不完善、人員不專業(yè)，對此提出了改革檔案管理體制的具體方式：優(yōu)化檔案管理的運(yùn)行模式、完善檔案部門的管理制度、加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)性培養(yǎng)，促進(jìn)醫(yī)院擁有運(yùn)行良好的檔案管理模式，推動(dòng)醫(yī)院經(jīng)營性體制有序運(yùn)行，為醫(yī)院各部門工作建立穩(wěn)定運(yùn)行的檔案管理制度。

【關(guān)鍵詞】檔案管理;指導(dǎo)性管理;醫(yī)院

在國內(nèi)社會(huì)公共性質(zhì)運(yùn)行體制中，醫(yī)院是其中較為關(guān)鍵的部門。醫(yī)院具有多重關(guān)鍵的作用，具體表現(xiàn)為社會(huì)服務(wù)能力、公共服務(wù)性質(zhì)等。在醫(yī)院眾多的科室中，檔案管理工作較為關(guān)鍵。此類工作具有數(shù)據(jù)的繁雜性、類別的多元化、資料的多重性等特征，導(dǎo)致檔案管理工作呈現(xiàn)無序的運(yùn)行狀態(tài)，引發(fā)相關(guān)工作效率問題，不利于醫(yī)療機(jī)構(gòu)良好發(fā)展。

一、醫(yī)院開展檔案管理面臨的問題

（一）模式單一性。醫(yī)院檔案管理制度，與傳統(tǒng)的管理體制存在著較大差別?，F(xiàn)行的醫(yī)院檔案管理體制，被要求在規(guī)定的管理體制中運(yùn)行，運(yùn)行中解決具有風(fēng)險(xiǎn)性的因素，防止造成經(jīng)濟(jì)損失。醫(yī)院檔案管理在日常運(yùn)行期間，尚未融合先進(jìn)的管理思想，并且未采納約束性的管理標(biāo)準(zhǔn)。由此運(yùn)行的檔案管理制度較為松散，不具有靈活性的管理模式，為多發(fā)性工作問題提供了發(fā)展條件。例如，部分醫(yī)院將檔案管理部門當(dāng)作資料查閱室，尚未充分發(fā)揮檔案管理的信息價(jià)值，難以在檔案管理中獲取有效信息，在一定程度上削弱了檔案資料的利用價(jià)值。

（二）制度不完善。醫(yī)院內(nèi)部的管理人員，忽視了檔案管理工作的關(guān)鍵作用，尚未發(fā)展相對成熟的檔案管理流程。在信息化科學(xué)力量持續(xù)性更新的背景下，部分醫(yī)院引進(jìn)相適應(yīng)的工作系統(tǒng)。與此同時(shí)，檔案管理系統(tǒng)被醫(yī)院引入，但是基于管理層的不重視，造成檔案管理系統(tǒng)尚未具有良好運(yùn)行能力，系統(tǒng)內(nèi)部的管理版塊不完善，相配套的工作流程未全面落實(shí)，在一定程度上降低了檔案數(shù)據(jù)信息的利用率，影響著醫(yī)院檔案資料的數(shù)字信息管理能力，為檔案資料紙質(zhì)老化、數(shù)據(jù)不清晰、資料不完整等不良現(xiàn)象埋下隱患。

（三）人員不專業(yè)。基于醫(yī)院內(nèi)部對檔案管理工作的漠視，造成醫(yī)院檔案相關(guān)工作存在諸多問題，比如說：其他科室護(hù)理人員輪班兼任、實(shí)習(xí)護(hù)士代理等問題，此類醫(yī)護(hù)人員不具有專業(yè)的檔案管理技能，在一定程度上造成檔案管理體系的運(yùn)行能力削弱，難以發(fā)揮其工作價(jià)值，為其混亂性、不完善問題等不良管理現(xiàn)象的發(fā)生埋下隱患。此外，加之部門投資力度不足，配套設(shè)施不完善，為其發(fā)展帶來了一定制約因素。

二、醫(yī)院開展檔案管理改革對策

（一）改善檔案管理運(yùn)行體制。檔案管理工作，是現(xiàn)代化管理體系在發(fā)展與運(yùn)行期間，逐漸衍生出來的極具專業(yè)性質(zhì)與管理能力的工作類別。在諸多行業(yè)中，有一部分?jǐn)?shù)據(jù)資料在科學(xué)管理的基礎(chǔ)上，有助于企業(yè)發(fā)展，并且為企業(yè)制定未來管理計(jì)劃提供參考依據(jù)，推動(dòng)企業(yè)制定的營銷計(jì)劃與管理制度，促進(jìn)企業(yè)發(fā)展具有前瞻性，獲取良好的發(fā)展態(tài)勢。為此，檔案管理的有序運(yùn)行較為關(guān)鍵。醫(yī)院應(yīng)調(diào)整自身的檔案管理模式，優(yōu)化其管理結(jié)構(gòu)，保障管理工作處于有序運(yùn)行狀態(tài)，發(fā)揮檔案管理工作價(jià)值。檔案管理工作的改革，應(yīng)依據(jù)時(shí)代發(fā)展需求，結(jié)合國家相關(guān)規(guī)定，逐一完善工作制度，實(shí)現(xiàn)管理制度細(xì)致化。醫(yī)療機(jī)構(gòu)的設(shè)備檔案，應(yīng)在醫(yī)院設(shè)備引進(jìn)期間提供相關(guān)資料，促進(jìn)醫(yī)院依據(jù)資料內(nèi)容，制定相適應(yīng)的決策。一方面，發(fā)揮醫(yī)療設(shè)備的工作效能;另一方面，有效防止醫(yī)院內(nèi)部存在較多的閑置醫(yī)療設(shè)備。此外，醫(yī)院設(shè)備如若在運(yùn)行期間發(fā)生故障，為設(shè)備維修人員提供設(shè)備的應(yīng)用檔案，以及設(shè)備相關(guān)的內(nèi)部資料（電路圖）等，為其設(shè)備維修工作提供參考依據(jù)，便于維修人員第一時(shí)間查找設(shè)備故障成因，準(zhǔn)確確定設(shè)備故障位置，采取有效措施，提升設(shè)備的運(yùn)行能力。與此同時(shí)，在設(shè)備維修完成時(shí)，邀請維修人員提供翔實(shí)的維修過程，并予以記錄，為設(shè)備后期保養(yǎng)提供檔案資料，降低設(shè)備損壞概率，延長設(shè)備的使用時(shí)長，減少醫(yī)院內(nèi)部維護(hù)設(shè)備的費(fèi)用支出，為提升醫(yī)院經(jīng)濟(jì)效益提供管理性工作。例如，濱州市陽信縣中醫(yī)醫(yī)院，建院多年，具有較為先進(jìn)的醫(yī)療技術(shù)，以中西醫(yī)結(jié)合為主要形式，其中中醫(yī)是其醫(yī)療特色。在其采購中醫(yī)藥材時(shí)，應(yīng)翔實(shí)記錄每種藥材的規(guī)格、種類、數(shù)量、采購日期等數(shù)據(jù)，便于在后期制藥期間，加強(qiáng)藥材管理。此類采購的檔案信息，應(yīng)加強(qiáng)管理，有助于減少醫(yī)院采購成本，提升財(cái)務(wù)物資的利用效率，減少采購物資的過期廢棄率，提升醫(yī)院經(jīng)濟(jì)效益。

（二）完善檔案的管理制度。檔案管理制度，在完善期間應(yīng)充分考量兩個(gè)因素：限制性條件、指導(dǎo)性管理傾向。由此可知，檔案管理制度，應(yīng)發(fā)揮此兩者的管理職能：一方面，有效管理檔案管理涉及的相關(guān)內(nèi)容，保障其處于有序運(yùn)行狀態(tài)，減少管理不善造成的不利后果;另一方面，借助管理制度，提升檔案管理人員、其他醫(yī)護(hù)人員的工作狀態(tài)，簡化其工作流程，有效緩解醫(yī)務(wù)人員的工作壓力，盡可能減少由于檔案管理不善引起的資料不全、藥材過期、設(shè)備損壞等不良問題，保障醫(yī)院處理高性能數(shù)據(jù)支撐的管理制度時(shí)，為醫(yī)院各部門提供實(shí)時(shí)有效的數(shù)據(jù)信息，加強(qiáng)醫(yī)院各部門協(xié)作能力，增強(qiáng)醫(yī)院的運(yùn)行能力。1.結(jié)合醫(yī)院科室的專業(yè)性質(zhì)、工作流程等因素，建立具有適應(yīng)性的檔案管理體系，確保檔案管理制度具有醫(yī)院科室的針對性，保障其在運(yùn)行期間，獲取醫(yī)院各科室的配合，為運(yùn)行檔案管理制度提供基礎(chǔ)條件。2.加強(qiáng)醫(yī)務(wù)人員與病患者的檔案資料管理，盡可能地減少檔案管理存在的嚴(yán)重失誤，有效避免難以估計(jì)的醫(yī)療事故發(fā)生。3.從各種角度入手，加強(qiáng)對管理體系的優(yōu)化與調(diào)整，針對較為普遍的檔案問題，采取具有針對性的管理措施，促進(jìn)檔案管理工作穩(wěn)定運(yùn)行，為醫(yī)院穩(wěn)定發(fā)展提供輔助性參考。案例1：建立病患資料卡，以此開展病患者的檔案管理。檔案管理流程：病患在掛號(hào)期間，為其建立病患資料檔案，依據(jù)其繳費(fèi)項(xiàng)目，將其病情數(shù)據(jù)傳遞給系統(tǒng)分配的主治醫(yī)生，此部分檔案信息由窗口收費(fèi)人員在收費(fèi)期間同時(shí)完成，將客戶資料保存在財(cái)務(wù)系統(tǒng)，建立財(cái)務(wù)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的關(guān)聯(lián)性，選擇同步上傳于檔案管理系統(tǒng)，即可在收費(fèi)期間完成檔案管理病患資料卡的建立;當(dāng)病患參加各項(xiàng)基礎(chǔ)檢查期間，每一項(xiàng)檢查結(jié)果出具，均以檔案更新的形式，上傳于檔案管理系統(tǒng)，由各檢測人員，上傳檢測結(jié)果，保障檢測數(shù)據(jù)與檢測人員的檔案編號(hào)相一致。病患拿著各項(xiàng)數(shù)據(jù)到醫(yī)院后，醫(yī)生在叫號(hào)期間，閱讀此病患的相關(guān)信息，檔案管理系統(tǒng)為主治醫(yī)生提供的材料應(yīng)包括：1.時(shí)間點(diǎn)，病患掛號(hào)，病患基本信息。2.時(shí)間點(diǎn)，病患參與的各項(xiàng)檢測，每項(xiàng)檢測以鏈接形式，點(diǎn)開即可查看檢測結(jié)果。待病患行至主治醫(yī)生面前時(shí)，醫(yī)生獲取其全面病情資料，開展詢問與診治。此檔案管理流程，結(jié)合信息化科技力量，建立醫(yī)院內(nèi)部的協(xié)作機(jī)制，實(shí)施檔案管理流程，為醫(yī)院經(jīng)營節(jié)省時(shí)間，提升醫(yī)院工作效率，減少人為失誤的發(fā)生頻率，提升各部門信息整合能力，保障醫(yī)院的運(yùn)行處于有序狀態(tài)。

（三）提升檔案管理工作的專業(yè)化。在案例1中，提及的是病患就診期間，應(yīng)具有的檔案管理流程。由案例可知，醫(yī)院檔案管理工作，需要各個(gè)部門的配合與協(xié)作，以此發(fā)揮檔案管理的工作效能，全面提升檔案管理的數(shù)據(jù)信息價(jià)值。為此，應(yīng)加強(qiáng)醫(yī)院各部門檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用能力，重點(diǎn)培養(yǎng)檔案管理人員的專業(yè)技能，促進(jìn)其具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)，并且能夠輔助各部門完成檔案管理流程，以保障醫(yī)院檔案管理工作全面落實(shí)。1.加強(qiáng)醫(yī)院內(nèi)部管理人員工作，強(qiáng)化其對檔案管理工作的重視，保障醫(yī)院內(nèi)部全員參與檔案管理流程，促進(jìn)醫(yī)院各部門工作處于良好的信息整合狀態(tài)，為檔案管理制度的順利運(yùn)行提供基礎(chǔ)條件。由管理人員主導(dǎo)檔案管理，促進(jìn)醫(yī)院全面落實(shí)檔案管理工作。2.建立檔案管理工作，招聘檔案管理相關(guān)專業(yè)人士，保障檔案管理工作流程的全面實(shí)施，為各部門協(xié)作與信息整合提供檔案管理工作基礎(chǔ)。此外，如若暫時(shí)無法有效獲取檔案管理相關(guān)人才，應(yīng)選擇具有檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)的人才，令其負(fù)責(zé)檔案管理工作，加強(qiáng)檔案管理相關(guān)知識(shí)的培訓(xùn)，保障其專業(yè)性能符合醫(yī)院檔案管理工作的需求。例如，在招聘檔案管理職位時(shí)，面試問題可設(shè)置為“請問您如何理解采、分、編、典、流的含義”，以此考查應(yīng)聘者檔案管理的專業(yè)能力。利用檔案管理的專業(yè)性問題，防止應(yīng)聘者投機(jī)取巧的心理，為醫(yī)院甄選具有檔案管理專業(yè)技能的人才，保障醫(yī)院的檔案管理工作處于專業(yè)化運(yùn)行狀態(tài)，有效減少檔案資料遺失事件發(fā)生，從根源上防止醫(yī)療糾紛事件發(fā)生，有助于維護(hù)醫(yī)院公共服務(wù)名譽(yù)，保障醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益。3.加強(qiáng)各部門對檔案管理工作的重視。鑒于醫(yī)務(wù)人員具有較高的學(xué)歷，具有較強(qiáng)的學(xué)習(xí)能力，在學(xué)習(xí)信息化檔案管理相關(guān)操作時(shí)，由檔案管理人員為各部門制定工作小手冊，以簡化檔案管理工作流程，對于醫(yī)務(wù)人員進(jìn)行學(xué)習(xí)能力認(rèn)可，以此保障檔案管理工作的全面落實(shí)。此外，小手冊或者操作流程畫冊放置在各科室，有效防止醫(yī)務(wù)人員在工作繁忙狀態(tài)下，疏忽檔案管理工作的落實(shí)，以此增強(qiáng)其對工作的重視，借助其發(fā)揮檔案管理工作的督促作用，全面提升醫(yī)院內(nèi)部檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)對醫(yī)院內(nèi)部檔案管理的改革發(fā)展。

三、結(jié)語

綜上所述，在社會(huì)發(fā)展的進(jìn)程中，醫(yī)療體系獲得與時(shí)俱進(jìn)的發(fā)展契機(jī)。醫(yī)院內(nèi)部的檔案管理制度，應(yīng)實(shí)現(xiàn)全面改革，融合信息化技術(shù)的科技扶持，為醫(yī)院運(yùn)行提供輔助，減少管理制度不完善帶來的諸多不利問題，保障公共服務(wù)部門處于優(yōu)質(zhì)有序的運(yùn)行狀態(tài)。為此，應(yīng)全面加強(qiáng)醫(yī)療機(jī)構(gòu)的檔案管理制度，促進(jìn)醫(yī)院在檔案制度運(yùn)行的輔助下，為社會(huì)提供實(shí)時(shí)準(zhǔn)確的醫(yī)療服務(wù)。

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