利用思維導(dǎo)圖提高高校辦公效率初探

陳思燕 王庭槐 朱柳 李小梅

【摘要】將理念運用于高校辦公，有統(tǒng)領(lǐng)全局、理清工作步驟、突出工作目標(biāo)、提高工作效率和質(zhì)量的作用，本文從辦公實踐出發(fā)，探討利用思維導(dǎo)圖提升高校辦公效率的具體做法。

【關(guān)鍵詞】思維導(dǎo)圖;高校;辦公;效率

思維是一種簡單直觀、實用性較強的思維工具，充分體現(xiàn)出發(fā)散性思維的優(yōu)勢。思維導(dǎo)圖對人腦的神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)加以模仿，以圖文并重的方式將各級主題之間形成的隸屬關(guān)系清晰地展示出來，將各種復(fù)雜、抽象的事物層層分解，用圖像的形式表現(xiàn)出事物之間的內(nèi)在體系，為知識的整合、創(chuàng)新、鞏固等提供了有利條件。運用思維導(dǎo)圖能從宏觀層面理清工作的步驟，使重點與關(guān)鍵問題得以突出，工作結(jié)束之后，也能對整個流程加以回顧，為日后進一步完善做好準備。

一、思維導(dǎo)圖的基本概念

思維導(dǎo)圖也被稱為心智導(dǎo)圖、腦圖、樹狀圖、思維地圖等，就是采用圖形與文字相結(jié)合的方法，各個層級之間的隸屬關(guān)系用圖畫的形式予以表現(xiàn)，同時運用左右腦的機能，依據(jù)記憶與思維的發(fā)展規(guī)律使人類大腦的潛能得以激發(fā)，對人們的思維與思考起到一定的輔助作用。無論是文字、畫面、音符，還是食物、氣味、數(shù)字等，只要進入大腦之后都可以成為一個關(guān)節(jié)點，并迅速向外發(fā)散出多個關(guān)節(jié)點，思維導(dǎo)圖就是要以某一關(guān)鍵詞為中心，將其他一些與之相關(guān)聯(lián)的內(nèi)容進行圖解。思維導(dǎo)圖既是一種工具，也是一種思維方式。20世紀50年代，東尼·博贊發(fā)明了思維導(dǎo)圖，在學(xué)界掀起了一場軒然大波，他也因為這一創(chuàng)舉被稱為“大腦先生”。歷經(jīng)70年的發(fā)展，在培養(yǎng)人們思維能力、梳理信息結(jié)構(gòu)的過程中，思維導(dǎo)圖都發(fā)揮出不可估量的作用。思維導(dǎo)圖之所以能在多個領(lǐng)域得到廣泛應(yīng)用，就是因為它能使理解、記憶這兩大學(xué)習(xí)難題得到有效破解。如今，思維導(dǎo)圖被應(yīng)用于職場，應(yīng)用場景主要有四個：總結(jié)記錄、內(nèi)容大綱、計劃方案、思維探索。思維導(dǎo)圖同時發(fā)揮出圖像與文字的優(yōu)勢，將復(fù)雜的知識結(jié)構(gòu)進行了分解，使之以放射性、立體性的結(jié)構(gòu)呈現(xiàn)在人們面前，為人們的理解、記憶、思考等提供了方便，深度挖掘大腦潛能。

二、高校辦公利用思維導(dǎo)圖的可行性

要想靈活運用思維導(dǎo)圖，先要弄清為什么要學(xué)習(xí)思維導(dǎo)圖。對于高校辦公而言，思維導(dǎo)圖的應(yīng)用能起到如下幾方面作用：

（一）高校辦公中思維導(dǎo)圖的主要優(yōu)勢。在高校辦公中，合理利用思維導(dǎo)圖所體現(xiàn)出的優(yōu)勢體現(xiàn)在下列幾個方面：1.在思維導(dǎo)圖的輔助下能有效提高學(xué)習(xí)效率。在制作思維導(dǎo)圖過程中，先要把握住關(guān)鍵詞，這是強化記憶的重要前提，也是加深理解、避免遺忘的有力保障。思維導(dǎo)圖的運用能使工作效率得以提高，因為要想從眾多信息中準確無誤地提煉出關(guān)鍵詞，先要認真傾聽，后期繪制思維導(dǎo)圖的過程，實際上就是對所聽的內(nèi)容進行了回顧、梳理。聽得認真、及時復(fù)習(xí)、留存思維導(dǎo)圖，經(jīng)過這樣的流程之后，聽到的內(nèi)容自然會深刻地留在記憶中，從而強調(diào)工作的重要性，提示按期完成。2.將主要精力匯聚到關(guān)鍵工作點上。繪制思維導(dǎo)圖，實際上就是一個鞏固、記憶的過程，能將更多的精力用于關(guān)鍵性內(nèi)容上，不會為一些無關(guān)緊要的內(nèi)容浪費時間。可以從大量信息中捕捉到一些重點內(nèi)容，在這一環(huán)節(jié)就嘗試著提煉關(guān)鍵詞，以關(guān)鍵字的形式記錄重點內(nèi)容，不需要將每一點內(nèi)容都記錄下來。同時總結(jié)關(guān)鍵詞，能使自己在聽講的過程中始終保持注意力，充分調(diào)動思維能力，合理利用每一分鐘，不會為后續(xù)工作的開展留下更多的時間。久而久之，工作能力就會得到提高。在高校辦公中，辦公人員通過運用連接線將關(guān)鍵工作點連接到一起，會為深入思考起到一定的輔助作用，快速創(chuàng)建一個較為完整的工作流程體系，為工作的融會貫通以及工作要點的梳理做好準備，使自己的創(chuàng)新意識與創(chuàng)造性思維得到鍛煉。思維導(dǎo)圖運用于高校辦公工作，就是圍繞某一工作點進行發(fā)散與輻射，繪制思維導(dǎo)圖的過程，就是將復(fù)雜的工作變得具體而形象，能使自己的發(fā)散性思維得到鍛煉，無形之中培養(yǎng)創(chuàng)造力。3.思維導(dǎo)圖的可伸縮性與大腦思維模式相匹配。在繪制思維導(dǎo)圖的過程中，往往能通過圖形的方式表達自己的主觀意識，進而將新舊知識融合到一起。學(xué)習(xí)是一個漫長的過程，遵循由易到難、由粗到細的原則，能否實現(xiàn)新舊知識的無縫銜接，在整個學(xué)習(xí)過程中顯得十分重要。人們都理解“溫故而知新”的意思，如果沒有掌握a+b=c，則無法理解c-b=a。通過繪制思維導(dǎo)圖的過程，實現(xiàn)新知識與舊知識融合，用新知識來完善自己的認知結(jié)構(gòu)，將新知識同化到原有的知識體系中。所以，新舊知識之間的聯(lián)系成為學(xué)習(xí)中最關(guān)鍵的一環(huán)。4.促進使用者右腦的開發(fā)。圖形、文字成為構(gòu)成思維導(dǎo)圖的主要元素，但如果能加上一定的形狀與顏色，就能增添思維導(dǎo)圖的形象性與趣味性，長此以往，就能挖掘出右腦的潛能。科學(xué)家早就發(fā)現(xiàn)，人的大腦包括兩部分，左腦負責(zé)數(shù)字、詞匯、邏輯等內(nèi)容，而右腦則負責(zé)想象、創(chuàng)造、思維等。巴贊認為，在課堂中記筆記只是利用了大腦功能的一小部分，因為這種行為只是一種直線型的邏輯模式。由于圖像能對視覺產(chǎn)生一定的刺激作用，在圖像的輔助下，記憶力得到有效鍛煉。

（二）思維導(dǎo)圖對使用者的有效幫助。思維導(dǎo)圖對于高校辦公使用者自身而言，其幫助是十分顯著的。具體而言，對使用者主要具有如下幫助：1.有助于幫助使用者樹立起全局觀。借助于一張形象而生動的圖，就能理清各個工作點之間的聯(lián)系，將復(fù)雜的內(nèi)容進行分解，加深理解與記憶。繪制思維導(dǎo)圖，實際上就是從全局出發(fā)進行思考，將復(fù)雜的問題層層分解。如果能養(yǎng)成繪制思維導(dǎo)圖的習(xí)慣，每天都能以這種方式回顧一下工作中接觸到的新問題，有助于養(yǎng)成系統(tǒng)性思考的習(xí)慣，提高反應(yīng)速度。2.有助于促進使用者自身提高工作記憶效率。思維導(dǎo)圖的原理類似于大腦的發(fā)射性思維，如同用一面鏡子把大腦內(nèi)的知識反射到紙上，由于這些信息經(jīng)過了細化、精簡，能有效避免出現(xiàn)大腦過載的現(xiàn)象，可以分批進行記憶。導(dǎo)圖內(nèi)的所有圖形與文字都在深思熟慮的基礎(chǔ)上進行了簡化，能對工作起到輔助作用。3.有助于激發(fā)使用者的創(chuàng)造力。思維導(dǎo)圖具有無邊界性的特征，可以對其進行無限延伸，由一個點拓展到另一個點上，思維就不會被禁錮，再加上從全局觀思考問題，能將所有的工作點整合到一起，在這一過程中會產(chǎn)生新的想法，拓展思路。

三、思維導(dǎo)圖在高校辦公中運用實踐

由于思維導(dǎo)圖實際上就是對人腦思維形式的模擬，在工作、學(xué)習(xí)、生活等多個領(lǐng)域得到了廣泛應(yīng)用，能有效提高效率，提升思考的準確性、有效性，還能長久地將注意力集中到一點上，提高工作樂趣。怎樣運用思維導(dǎo)圖提高工作效率？筆者認為，應(yīng)該從四個模塊做起。

（一）制定有效的工作規(guī)劃，合理地進行任務(wù)目標(biāo)分解。工作規(guī)劃是否有效，將會對效率的提升產(chǎn)生直接影響。工作劃分包括兩種類型：一是短期規(guī)劃，二是長期規(guī)劃，可以通過兩個策略完成，即目標(biāo)分解法、時間分解法。目標(biāo)分解法就是像切西瓜一樣，將一個宏偉的目標(biāo)細分成若干個小目標(biāo);時間分解法就是按一定的標(biāo)準，將任務(wù)分派到不同的時間段之內(nèi)。具體如下：1.如果采用目標(biāo)分解法的策略，將大目標(biāo)細分成小目標(biāo)，再將這些具體的小目標(biāo)放在主干中，圍繞這些小目標(biāo)進行分散思維，應(yīng)考慮一系列問題：怎樣才能實現(xiàn)這一目標(biāo)？怎樣確定對接的人？以怎樣的步驟完成目標(biāo)？最終產(chǎn)生什么樣的結(jié)果？這些問題實際上就是對小目標(biāo)的深度挖掘（加一個實例）。2.采用時間分解法的策略，就是要以時間為標(biāo)準將工作進行切割。如，做好一天的工作規(guī)劃之后，將時間切割成上午、下午兩個部分，然后再進行二級分支，二級分支就是具體的目標(biāo)，是以時間段為標(biāo)準羅列的，實現(xiàn)這些小目標(biāo)的方法就是三級分支。這種方法也可以運用于每個月、每個學(xué)期、每個年度的切割上。

（二）合理運用四象限法則，分清工作任務(wù)的主次輕重。在規(guī)劃好工作之后，可以通過九宮格的形式將所要完成的目標(biāo)形象地羅列出來，再以時間四象限的形式理清各項任務(wù)的主次與輕重并進行排序。具體如下：1.既重要又緊急的任務(wù)應(yīng)馬上執(zhí)行。即，重要且緊急的事情首先處理，不可怠慢。2.雖然重要卻不緊急的任務(wù)，要制定計劃，有條不紊地進行，確保不會出現(xiàn)紕漏。3.那些緊急但不重要的事情，這些事情很緊急但并不重要，因此這一象限的事件具有很大的欺騙性，會占據(jù)人們的很多寶貴時間。4.既不重要也不緊急的任務(wù)：不需要做，或是安排其他人做?？傊?，象限法則是時間管理理論的一個重要觀念，是把主要精力和時間集中放在處理那些重要但不緊急的工作上，這樣可以做到未雨綢繆，防患于未然。在人們的日常工作中，很多時候往往有機會去很好地計劃和完成一件事。

（三）準確定位目標(biāo)與時間，促進辦公工作的高效開展。思維導(dǎo)圖在辦公中的高效運用主要需要經(jīng)歷四個步驟。具體包括：第一步，以九宮格的形式制定工作清單，盡量做到周密、詳細。第二步，采用時間四象限的形式對各種工作的輕重與主次進行排序。第三步，繪制思維導(dǎo)圖，關(guān)注細節(jié)。第四步，對各種不完備之處進行彌補，使之得以完善。借助于思維導(dǎo)圖進行工作規(guī)劃，能準確地把握住關(guān)鍵性的時間節(jié)點，準確定位目標(biāo)與時間，使任務(wù)得到落實，提高工作質(zhì)量。

（四）注重工作的有效落實和執(zhí)行。在高校辦公中，通過運用思維導(dǎo)圖，可以有效地開展辦公工作。而在規(guī)劃工作的過程中，需要采用兩大策略：一是量化工作，要從時間、任務(wù)量兩方面入手加以量化，具體到每一項任務(wù)在哪一個時間段內(nèi)完成。二是監(jiān)督機制，其中包括獎罰機制。如果計劃沒有得到有效落實該怎樣處理？如果能如期完成計劃應(yīng)該得到獎勵，也應(yīng)該按具體的時間節(jié)點進行監(jiān)督，并要公示檢查結(jié)果。

四、結(jié)語

總之，在高校辦公中，合理運用思維導(dǎo)圖，可以幫助使用者將存在內(nèi)在聯(lián)系的不同點，通過圖形聯(lián)結(jié)到一起，形成一張更細、更密的知識脈絡(luò)體系，在梳理這張知識網(wǎng)的過程中，就會理清各項事務(wù)之間的聯(lián)系。通過合理地利用思維導(dǎo)圖，將會有效地提升高校辦公人員的工作效率和工作質(zhì)量，為高校辦公工作的有序開展提供幫助。

【本課題為：國家高層次人才特殊支持計劃項目：《“逸仙新華班”四段式教學(xué)研究與實踐》，課題編號：50000-31910018，項目負責(zé)人：王庭槐;廣東省教育科學(xué)“十二五”規(guī)劃研究項目：《新媒體時代獨立學(xué)院學(xué)生自主學(xué)習(xí)能力培養(yǎng)研究》，課題編號：2013JK340，項目負責(zé)人：王棟慧】

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