勞動(dòng)人事爭(zhēng)議仲裁檔案管理工作的革新方式分析

■肖國(guó)平／泰寧縣勞動(dòng)人事爭(zhēng)議仲裁院

一、前言

勞動(dòng)人事爭(zhēng)議仲裁之后的檔案管理工作是行政工作的重要組成部分，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)的改變，勞動(dòng)者維權(quán)意識(shí)的提高，勞動(dòng)人事爭(zhēng)議仲裁案件的數(shù)量也逐年上升，當(dāng)前的仲裁檔案管理方式已經(jīng)不能滿足于實(shí)際需要。這就要求我們立足現(xiàn)實(shí)，反思在過去很長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)，我們的行政工作者在勞動(dòng)人事爭(zhēng)議仲裁檔案管理中存在的缺陷與不足，努力完善工作流程，提高工作效率，切實(shí)有效地落實(shí)規(guī)范勞動(dòng)人事爭(zhēng)議仲裁檔案的管理，以滿足勞動(dòng)者與有關(guān)機(jī)關(guān)管理工作的需要。

二、勞動(dòng)人事爭(zhēng)議仲裁檔案管理工作中存在的問題

經(jīng)過考察與研究，我們發(fā)現(xiàn)，在目前的仲裁檔案管理工作中，還普遍存在以下問題：

（一）勞動(dòng)人事爭(zhēng)議仲裁檔案管理體系的不完善

一方面，雖然在現(xiàn)行的仲裁檔案管理體系中，對(duì)檔案的保存、內(nèi)容、借閱等方面都做了相應(yīng)的規(guī)定，但在制度設(shè)計(jì)、管理細(xì)節(jié)上依然存在不同程度的問題，導(dǎo)致檔案的收錄、保存存在誤差或錯(cuò)漏；或在檔案的借閱過程中，沒有相應(yīng)的制度約束，造成所借檔案遺失、身份信息泄露等不良后果。另一方面，在一些地方行政人員執(zhí)行仲裁檔案管理時(shí)，對(duì)制度理解還不透徹，導(dǎo)致檔案管理工作執(zhí)行不到位，同時(shí)，相關(guān)的監(jiān)督人員設(shè)置的不完善，也導(dǎo)致執(zhí)行工作發(fā)生錯(cuò)漏后，沒有及時(shí)發(fā)現(xiàn)并更正，給勞動(dòng)人事爭(zhēng)議仲裁檔案的管理工作埋下了隱患［1］。

（二）勞動(dòng)人事爭(zhēng)議仲裁檔案管理設(shè)備存在差距

隨著社會(huì)的發(fā)展，現(xiàn)代科技水平的提高，檔案管理的方式也在發(fā)生著改變。不少經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)的地區(qū)已經(jīng)采用全電子化檔案管理方式，以電子檔案取代了紙質(zhì)檔案。但是，在一些經(jīng)濟(jì)相對(duì)落后的地區(qū)，仍然固守著傳統(tǒng)的檔案管理方式，大面使用紙質(zhì)檔案，這不僅僅使自身的檔案管理工作變得繁復(fù)冗雜，出現(xiàn)檔案保存面積過大、工作效率低下、檔案容易丟失等問題，而且對(duì)檔案網(wǎng)絡(luò)化、共享化的趨勢(shì)造成了阻礙，不利于人事爭(zhēng)議仲裁檔案管理的發(fā)展。

（三）勞動(dòng)人事爭(zhēng)議仲裁檔案管理人員的水平參差不齊

檔案管理人員的水平在一定程度上影響著仲裁檔案管理的水平。由于地區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的不均衡，不少地區(qū)仍采用紙質(zhì)化檔案管理方式，檔案管理人員的信息化技術(shù)也不過關(guān)，不能與社會(huì)信息化大趨勢(shì)接軌，給檔案管理信息化的推廣帶來(lái)了難度。另外，一些地區(qū)的人事爭(zhēng)議仲裁檔案管理人員并非檔案管理專業(yè)出身，缺乏相關(guān)的專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，知識(shí)體系和工作執(zhí)行都存在缺陷，導(dǎo)致工作效率低下，工作結(jié)果也不盡如人意。

（四）勞動(dòng)人事爭(zhēng)議仲裁檔案管理工作未受到足夠的重視

勞動(dòng)人事爭(zhēng)議仲裁檔案管理的水平高低，在一定程度上反映了一個(gè)地區(qū)勞動(dòng)人事仲裁管理的水平，為之后的勞動(dòng)人事爭(zhēng)議仲裁案件提供了鋪墊與參考，良好的仲裁檔案管理，能夠使之后的人事爭(zhēng)議仲裁工作得到事半功倍的效果。但是，在具體的工作實(shí)踐中，不少檔案管理的工作人員甚至地方領(lǐng)導(dǎo)，都沒有對(duì)該項(xiàng)工作給予足夠的重視，只是把它作為一項(xiàng)后勤輔助工作來(lái)看待。對(duì)仲裁檔案管理的管理工作流于形式，在基礎(chǔ)設(shè)施配備、人員培訓(xùn)等方面也均未提供相應(yīng)的支持，使檔案管理工作陷入被動(dòng)。

三、勞動(dòng)人事爭(zhēng)議仲裁檔案管理工作的改革方式

上文我們提到了目前勞動(dòng)人事爭(zhēng)議仲裁檔案管理工作中存在的種種問題，針對(duì)這些問題，我們亟需尋找相應(yīng)的解決方法，以提高檔案管理水平。

（一）完善并加強(qiáng)仲裁檔案管理制度建設(shè)

目前，我國(guó)的勞動(dòng)人事仲裁檔案管理工作依然存在缺陷，檔案管理制度方面也有一些需要改進(jìn)與完善的地方。制度體系是對(duì)日常工作的規(guī)范，因此，人事仲裁檔案管理制度的制定，需盡可能做到嚴(yán)絲合縫、滴水不漏。

首先，對(duì)于現(xiàn)行制度中的缺漏之處進(jìn)行增加與修補(bǔ)，對(duì)于一些不完善的地方進(jìn)行及時(shí)修正。完善并加強(qiáng)勞動(dòng)人事爭(zhēng)議仲裁檔案管理制度建設(shè)，真正做到有法可依，有章可循，使仲裁檔案管理工作在收錄、整理、借閱等方面實(shí)現(xiàn)規(guī)范化，促進(jìn)檔案管理工作的有效推進(jìn)。

其次，在仲裁檔案管理工作中實(shí)行責(zé)任制，將每一環(huán)節(jié)的工作條分縷析，責(zé)任到人，確保相關(guān)行政人員嚴(yán)格執(zhí)行制度所規(guī)范的內(nèi)容，嚴(yán)肅工作紀(jì)律，端正工作態(tài)度。避免在檔案管理過程中出現(xiàn)材料缺失、程序錯(cuò)誤、信息泄露等問題，使管理工作陷入爭(zhēng)議與混亂。

此外，還應(yīng)當(dāng)在仲裁檔案管理制度體系中完善并加強(qiáng)監(jiān)督機(jī)制，設(shè)立專門的監(jiān)督人員。除定期進(jìn)行人工監(jiān)督檢測(cè)工作以外，還可以安裝使用調(diào)解仲裁業(yè)務(wù)軟件，實(shí)時(shí)監(jiān)督仲裁案件的進(jìn)展，提高檔案整合效率和材料記錄的正確度［2］。

（二）加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)備建設(shè)

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，當(dāng)代社會(huì)已經(jīng)進(jìn)入信息化時(shí)代。仲裁檔案管理工作，也應(yīng)當(dāng)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，與時(shí)俱進(jìn)，以電子檔案取代紙質(zhì)檔案，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理。

管理部門需加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)備的投入，包括計(jì)算機(jī)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、刻錄機(jī)等。這不僅能使檔案的保存和查閱更加方便，提高檔案管理工作的有序性和工作效率，而且還有利于實(shí)現(xiàn)仲裁檔案管理信息的共享，促進(jìn)勞動(dòng)人事爭(zhēng)議仲裁檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。

（三）提高檔案管理團(tuán)隊(duì)的整體水平

所謂“術(shù)業(yè)有專攻”，擁有專業(yè)人才是一項(xiàng)工作得以順利進(jìn)行的根本保證，這一規(guī)律，在勞動(dòng)人事爭(zhēng)議仲裁檔案管理工作中同樣適用。

事實(shí)上，檔案管理是一份專業(yè)針對(duì)性較強(qiáng)的工作，需要從業(yè)人員擁有較高的專業(yè)知識(shí)素養(yǎng)和一定的檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)。因此，仲裁檔案管理機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)部門要加強(qiáng)仲裁檔案管理人才的培養(yǎng)力度，邀請(qǐng)具有專業(yè)知識(shí)或行業(yè)經(jīng)驗(yàn)豐富的老師，對(duì)相關(guān)工作人員進(jìn)行專業(yè)知識(shí)和行業(yè)最新動(dòng)態(tài)方面的培訓(xùn)指導(dǎo)，使檔案管理工作人員改進(jìn)工作方式，提高自身的專業(yè)能力，順利開展并高效完成檔案管理工作。

在定期進(jìn)行培訓(xùn)的同時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)部門還應(yīng)當(dāng)注重引進(jìn)一些本身受過檔案管理專業(yè)知識(shí)教育或檔案管理經(jīng)驗(yàn)豐富的人才。對(duì)于在崗的仲裁檔案管理人員，需定期進(jìn)行多種形式的專業(yè)知識(shí)考核，幫助檔案管理人員查漏補(bǔ)缺，提高管理團(tuán)隊(duì)的整體水平。

另外，無(wú)論從事何種工作，工作人員本身的工作態(tài)度會(huì)在很大程度上影響其工作效果，仲裁檔案管理工作容易讓人覺得枯燥乏味，從而產(chǎn)生消極怠工的情緒。因此，我們需要培養(yǎng)從業(yè)人員對(duì)檔案管理工作的敬業(yè)精神，同時(shí)采取一定的激勵(lì)方式以保持他們對(duì)工作的熱情和積極性［3］。

（四）加強(qiáng)對(duì)仲裁檔案管理工作的重視

勞動(dòng)人事爭(zhēng)議仲裁檔案管理工作是仲裁工作的重要組成部分，盡管從表面上看，它并不會(huì)對(duì)仲裁案件的審理產(chǎn)生直接的影響，但是，從長(zhǎng)遠(yuǎn)看，良好有序的仲裁檔案管理，對(duì)仲裁工作具有事半功倍的效果。因此，相關(guān)部門應(yīng)看到仲裁檔案管理工作的重要性，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的思想教育。只有當(dāng)檔案管理人員明確了解仲裁檔案管理工作的重要性，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視程度，才能提高工作效率，取得更好的工作成果。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，勞動(dòng)人事爭(zhēng)議仲裁檔案管理工作現(xiàn)階段仍存在諸多不足。我們需要從思想上提高相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員對(duì)仲裁檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，推動(dòng)仲裁檔案管理制度的健全和完善，加大管理力度，培養(yǎng)專業(yè)的管理人才，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)備建設(shè)，促使勞動(dòng)人事爭(zhēng)議仲裁檔案管理工作規(guī)范化、程序化、共享化。