新形勢下如何加強高校機要檔案的管理工作嘗試

■譚 暢/吉林司法警官職業(yè)學(xué)院

在高校教學(xué)管理的過程中，檔案資料是非常重要的基礎(chǔ)與關(guān)鍵。只有充分做好檔案資料的管理工作，才能整體提升高校的管理水平以及教學(xué)質(zhì)量。在高校諸多的檔案資料中，機要檔案是非常關(guān)鍵的重要組成部分，有可能涉及高校的關(guān)鍵機密或者發(fā)展研究成果。因此，高校必須充分做好機要檔案的管理工作，結(jié)合機要檔案管理中突出存在的問題，積極運用科學(xué)的管理對策，綜合性提升機要檔案的整體管理質(zhì)量。

一、新形勢下高校機要檔案管理中存在的問題

在新形勢下，高校在教學(xué)管理的過程中，應(yīng)該充分做好機要檔案的管理工作，不斷提升機要檔案的整體管理成效。但在實踐過程中，尤其是在新形勢下，高校在機要檔案管理實踐中面臨著嚴峻的挑戰(zhàn)與競爭。機要檔案可能具備一定的保密級別和保密期限，可能事關(guān)高校的科研成果以及學(xué)術(shù)成果。在機要檔案的管理過程中，必須注重提升檔案管理人員的責任意識以及安全意識。但新形勢下，在社會經(jīng)濟激烈變革的過程中，高校檔案管理人員極容易受到多元文化以及價值理念的影響，甚至還容易被一些錯誤的思潮所影響和左右。若高校機要檔案管理人員同不法分子利益媾和，成為他們竊取機要檔案的橋梁和中介，勢必會影響機要檔案的整體管理水平。在新形勢下，伴隨著信息技術(shù)的全面快速發(fā)展，高校機要檔案的信息化程度越來越高。雖然依托于信息化管理系統(tǒng)，能夠在很大程度上提升檔案管理工作的效率，能夠便于檔案的傳輸以及高效共享。但也容易滋生一些不安全行為，比如網(wǎng)絡(luò)漏洞造成關(guān)鍵數(shù)據(jù)的丟失或者遭竊，亦或是信息系統(tǒng)遭遇黑客的攻擊等。在高校教學(xué)管理過程中，機要檔案發(fā)揮著關(guān)鍵性的作用。高校必須充分注重機要檔案管理中突出存在的問題，依托于科學(xué)完善的優(yōu)化解決對策，綜合性提升機要檔案管理的整體成效。

二、新形勢下高校機要檔案管理工作的開展對策

在新形勢下，高校機要檔案管理工作面臨著全新的問題以及嚴峻的挑戰(zhàn)。為整體優(yōu)化機要檔案的管理成效，不斷提升機要檔案的管理水平，應(yīng)該著重做好以下方面的工作：

（一）明確機要檔案的管理流程

在高校教學(xué)管理實踐中，機要檔案的類型是非常復(fù)雜的，機要檔案的內(nèi)容也是非常廣泛的。整體做好機要檔案的管理工作，必須依托于科學(xué)的管理流程，以此來實現(xiàn)機要檔案的精細化管理。因此，高校應(yīng)該審時度勢，充分結(jié)合新形勢下演變而來的新特點，從頂層設(shè)計層面著手，制定清晰明確的機要檔案管理流程以及管理制度，不斷提升機要檔案管理的整體規(guī)范性。在機要檔案的管理過程中，科學(xué)精準的管理制度是非常重要的前提條件。為整體優(yōu)化機要檔案的管理成效，必須結(jié)合實際情況來構(gòu)建完善系統(tǒng)的管理制度，以此來更好的指導(dǎo)機要檔案的管理實踐。當然，依托于清晰標準的制度體系，還能夠充分明確不同人員的管理職責以及管理任務(wù)，促使他們始終明確自身的崗位需求，充分明確自身的工作特點，全身心投身于機要檔案管理實踐中，綜合系統(tǒng)的優(yōu)化機要檔案管理的整體成效，避免產(chǎn)生不必要的資源消耗以及管理漏洞等。

在機要檔案的管理過程中，包含著不同的環(huán)節(jié)和工序，比如機要檔案的收集、整理、匯總等等。為優(yōu)化機要檔案管理成效，應(yīng)該結(jié)合不同環(huán)節(jié)的不同工作內(nèi)容等，制定清晰明確的工作流程和標準，促使檔案管理人員始終按照清晰準確的標準來科學(xué)作業(yè)，從源頭上來保障機要檔案管理的整體成效。機要檔案管理具有復(fù)雜多元等特點，為精準全面的做好管理工作，必須明確機要檔案管理的流程，以清晰高效的管理流程，明確獨立環(huán)節(jié)的管理要點，同時強化各個環(huán)節(jié)之間的高度配置，繼而形成一個完整的管理鏈條，確保機要檔案管理有序不紊的開展。同時，依托于清晰化的機要檔案管理流程，還能夠在很大程度上節(jié)約管理資源，提升管理效率，優(yōu)化管理成效。同時，在機要檔案的管理實踐中，收集工作是第一位的。為提升機要檔案管理的整體水平，有必要優(yōu)化它的收集工作。檔案管理人員要深入下去，要真正沉下去，注重機要檔案的全面收集和整理工作。

（二）積極構(gòu)建機要檔案管理系統(tǒng)

在高校檔案管理的過程中，應(yīng)該充分利用信息技術(shù)手段，科學(xué)構(gòu)建信息化管理系統(tǒng)，以此來綜合性提升檔案管理的整體成效。高校應(yīng)該把握機要檔案的特殊性，在條件允許的情況下，可以獨立構(gòu)建機要檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)專門化管理。在實踐過程中，高?？梢猿浞终细鞑块T的能力優(yōu)勢以及資源優(yōu)勢，科學(xué)構(gòu)建機要檔案的信息化管理系統(tǒng)，以此來更好的提升機要檔案管理工作的整體質(zhì)量。在信息技術(shù)全面快速發(fā)展的今天，高校在機要檔案的管理實踐中，必須構(gòu)建專門化的管理系統(tǒng)，實現(xiàn)機要檔案的電子化、信息化、數(shù)字化進程。當系統(tǒng)構(gòu)建完畢后，應(yīng)該盡可能實現(xiàn)紙質(zhì)檔案的電子化進程。對于部分核心機要檔案，為更好的提升管理效率，避免出現(xiàn)丟失遭竊等問題，有必要實行紙質(zhì)檔案與電子檔案并存的管理格局，做好充分全面的備份管理工作。

同時，在機要檔案管理的過程中，要注重強化安全管理成效，依托于安全管理技術(shù)，不斷提升安全管理等級。比如通過防火墻技術(shù)等來屏蔽非法訪問行為，或者依托于權(quán)限設(shè)置等，明確機要檔案管理以及利用的不同權(quán)限，從訪問環(huán)節(jié)著手來優(yōu)化安全管理成效。當然，在機要檔案管理過程中，還應(yīng)該依托于它的不同特點以及分類等，做好電子檔案的分類管理，以此來為用戶提供精準化的指引，不斷提升機要檔案的利用以及傳輸效率。機要檔案在管理過程中，只有切實提升它的應(yīng)用率，切實發(fā)揮它的應(yīng)用成效，才能夠更好的提升機要檔案管理的質(zhì)量。

（三）著重提升檔案管理人員的政治素養(yǎng)

在高校教學(xué)管理實踐中，機要檔案具有典型的特殊性。為整體提升機要檔案的管理成效，應(yīng)該重點提升檔案管理人員的政治素養(yǎng)以及職業(yè)素養(yǎng)。對于檔案管理人員而言，政治素養(yǎng)是非常關(guān)鍵的。他們只有具備較高的政治素養(yǎng)，才能自覺抵制不良思想的侵蝕，也才能自覺抵制暴利的誘惑。因此，高校應(yīng)該著重強化檔案管理人員的培訓(xùn)與教育，不斷強化和提升他們的政治站位以及政治素養(yǎng)。比如高?？梢酝ㄟ^常態(tài)化的培訓(xùn)教育以及座談會議等方式來提升他們的政治素養(yǎng)以及職業(yè)素養(yǎng)。同時，高校還可以組織檔案人員觀看警示教育片，觀摩反面案例等。與此同時，檔案管理人員作為機要檔案的管理主體，他們的政治素養(yǎng)以及從業(yè)素養(yǎng)等，直接關(guān)系著機要檔案的整體管理水平。因此，高校有必要依托于科學(xué)的績效考核體系、評獎評優(yōu)體系等，不斷激發(fā)檔案管理人員的工作積極性以及內(nèi)在驅(qū)動力，促使他們正視檔案管理工作，正視自身存在的不足和缺陷，自覺主動的投身于機要檔案管理的學(xué)習以及實踐中。

三、結(jié)語

機要檔案不同于普通檔案，它具有較高的保密等級，涉及到高校的核心資料以及科研成果。整體優(yōu)化高校檔案管理工作的成效，不斷提升高校教學(xué)管理水平，應(yīng)該充分做好機要檔案的管理工作。在機要檔案的管理實踐中，應(yīng)該把握各個環(huán)節(jié)的特點，制定清晰明確的管理標準，不斷構(gòu)建科學(xué)的管理體系，積極發(fā)揮信息技術(shù)的應(yīng)用成效，科學(xué)優(yōu)化管理人員從業(yè)素養(yǎng)，更好的提升檔案管理工作的整體質(zhì)量。