新形勢(shì)下做好辦公室文秘工作的幾點(diǎn)思考

張新強(qiáng)

【摘要】辦公室處于連接領(lǐng)導(dǎo)和員工的關(guān)鍵位置，是公司的信息處理中心。辦公室工作需要明確領(lǐng)導(dǎo)的任務(wù)要求、記錄上層會(huì)議內(nèi)容、規(guī)范撰寫公文以及高效處理企業(yè)事務(wù)。因此，做好辦公室工作對(duì)公司的發(fā)展至關(guān)重要。本文站在辦公室文秘的角度，探討新形勢(shì)下做好辦公室工作的要求。

【關(guān)鍵詞】辦公室文秘工作;要求與思考;會(huì)議記錄與公文撰寫

眾所周知，在辦公室工作中，文秘人員發(fā)揮著重要作用。作為一個(gè)合格的秘書，要做的是在會(huì)議上準(zhǔn)確記錄領(lǐng)導(dǎo)的任務(wù)和要求，并整理下發(fā)到各個(gè)部門。同時(shí)，文秘人員能否做到規(guī)范撰寫公文和材料是判斷工作是否合格的標(biāo)準(zhǔn)。因此，辦公室文秘工作不僅僅需要優(yōu)秀的文字表達(dá)能力，更需要溝通協(xié)調(diào)能力，從而更好地進(jìn)行信息的傳達(dá)。

一、辦公室文秘工作的職責(zé)

新形勢(shì)下，辦公室文秘工作的主要職責(zé)是：組織會(huì)議并記錄會(huì)議內(nèi)容、上傳下達(dá)、負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)溝通、規(guī)范撰寫公文與材料，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)的工作、負(fù)責(zé)處理企業(yè)的日?；顒?dòng)。辦公室文秘工作的職責(zé)要求文秘人員具有綜合素質(zhì)，要求其具有成熟優(yōu)秀的文字表達(dá)能力、高效的理解溝通能力、與時(shí)俱進(jìn)的思考能力以及隨機(jī)應(yīng)變能力。同時(shí)，從企業(yè)文秘人員的職責(zé)中可以看出，對(duì)文秘人員的招聘要求越來(lái)越高。因此，文秘文員應(yīng)結(jié)合當(dāng)下新形勢(shì)，不斷提高自身綜合素質(zhì)，養(yǎng)成良好的職業(yè)道德。

二、辦公室文秘工作的思考

（一）創(chuàng)新服務(wù)方式，當(dāng)好參謀助手。如今我國(guó)科技水平不斷進(jìn)步，手機(jī)、平板、電腦等工具使文秘工作更加便捷，節(jié)省了大量的時(shí)間。因此，文秘工作的重心可以轉(zhuǎn)移到幫助辦公室領(lǐng)導(dǎo)處理日常事務(wù)性工作、協(xié)調(diào)溝通上下級(jí)關(guān)系、規(guī)范撰寫公文材料上。同時(shí)，為了更好地完成參謀助手的任務(wù)，辦公室文秘人員要找準(zhǔn)自己的定位，不應(yīng)該認(rèn)為文秘工作僅僅是記錄會(huì)議內(nèi)容、撰寫公文材料等文字性任務(wù)，應(yīng)該把文秘工作的定位上升一個(gè)高度，充分認(rèn)識(shí)到文秘在企業(yè)中的作用，在辦公室領(lǐng)導(dǎo)的大方針下合理安排工作，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)完成信息傳達(dá)和決策執(zhí)行，提高工作效率和質(zhì)量。

（二）超前籌劃，做好服務(wù)工作。眾所周知，企業(yè)對(duì)于文秘人員的要求越來(lái)越高，文秘人員是連接領(lǐng)導(dǎo)和員工的樞紐，需要時(shí)刻關(guān)注企業(yè)發(fā)展，對(duì)任何問題要提前思考，尤其是對(duì)領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注的問題要提前介入，充分發(fā)揮好參謀助手的作用。同時(shí)，文秘工作需要耐心和細(xì)心，例如在安排會(huì)議時(shí)要充分考慮好參加會(huì)議的人員，為領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)備好會(huì)議安排方案，簡(jiǎn)要概括會(huì)議內(nèi)容、明確會(huì)議時(shí)間，更要在會(huì)議結(jié)束后將詳細(xì)的會(huì)議內(nèi)容上傳至領(lǐng)導(dǎo)，下達(dá)至員工。辦公室文秘人員只有做到超前規(guī)劃，耐心細(xì)致才能保證工作不出錯(cuò)，才能做好服務(wù)工作，不斷提高自身綜合能力，成為合格的助手。

（三）規(guī)范撰寫公文，有效傳達(dá)工作任務(wù)。作為文秘人員，要系統(tǒng)學(xué)習(xí)公文的撰寫標(biāo)準(zhǔn)和要求，時(shí)刻關(guān)注國(guó)家下發(fā)的文件，及時(shí)了解公文撰寫的最新要求。同時(shí)，文秘人員要熟知不同種類的公文并做到詳細(xì)區(qū)分，在使用時(shí)要明確公文類別，不能錯(cuò)用、亂用。文秘人員一定要細(xì)致，撰寫公文時(shí)要認(rèn)真檢核對(duì)，全文圍繞核心內(nèi)容，“是什么，為什么，怎么做”來(lái)撰寫，不能存在邏輯問題，一定要條理清晰，語(yǔ)言通順，無(wú)錯(cuò)別字現(xiàn)象。并且要做到善于思考，與時(shí)俱進(jìn)，具有責(zé)任心，充分保證公文的準(zhǔn)確性、權(quán)威性、政治性。

（四）健全工作程序，合理安排人員配置。作為企業(yè)，要想不斷發(fā)展壯大，就要有規(guī)范的工作程序，優(yōu)秀的企業(yè)文化氛圍，使每一名員工都各司其職。眾所周知，辦公室工作繁雜瑣碎，若沒有規(guī)范的工作程序會(huì)使辦公室人員重復(fù)工作、毫無(wú)頭緒。因此，只有將工作程序和流程明確化，讓文秘人員按照流程工作，減輕工作任務(wù)，更完美地完成工作要求。同時(shí)，辦公室工作內(nèi)容多，文秘人員應(yīng)根據(jù)自己擅長(zhǎng)的領(lǐng)域和崗位分工合作，行政秘書、文件管理員等要各司其職，團(tuán)結(jié)合作。

（五）提高思想高度，主動(dòng)服務(wù)。每一家企業(yè)都有自己的企業(yè)文化，而良好的文化氛圍可以增加員工對(duì)企業(yè)的依賴感和貢獻(xiàn)度。因此，辦公室的工作人員要加強(qiáng)思想建設(shè)，提高對(duì)公司的依賴感，熱愛自己的工作，更好地服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)和員工。同時(shí)要增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)，明確文秘人員的工作任務(wù)，高要求高質(zhì)量完成，無(wú)論是撰寫公文材料還是傳達(dá)溝通時(shí)，都要實(shí)事求是、耐心細(xì)致。作為文秘人員，要主動(dòng)為領(lǐng)導(dǎo)和員工服務(wù)，充分了解員工的工作情況和最新資訊，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)詢問時(shí)，及時(shí)客觀告知，為領(lǐng)導(dǎo)的下一步?jīng)Q策提供有效的提案，并且撰寫文章時(shí)要實(shí)事求是，不能敷衍了事?？傊?，辦公室文秘人員應(yīng)該培養(yǎng)責(zé)任意識(shí)，愛公司、愛崗位，做好領(lǐng)導(dǎo)的助手，讓員工了解企業(yè)的發(fā)展前景，促進(jìn)企業(yè)的不斷壯大。

（六）不斷學(xué)習(xí)，提高綜合能力。無(wú)論是新入職的文秘人員，還是有一定的工作經(jīng)驗(yàn)的文秘，都要不斷學(xué)習(xí)來(lái)提高自身能力，與時(shí)俱進(jìn)，了解新形勢(shì)下對(duì)于辦公室文秘人員新的要求，更好地服務(wù)公司。首先，作為文秘人員要充分了解公司的產(chǎn)業(yè)鏈，明確公司的發(fā)展前景，只有這樣，才能在領(lǐng)導(dǎo)需要的時(shí)候提供值得參考的意見。其次，要努力學(xué)習(xí)科學(xué)文化知識(shí)，不斷提高文字能力，畢竟文秘人員是需要撰寫會(huì)議記錄和公文材料的。再次，了解領(lǐng)導(dǎo)的工作程序，更好地配合領(lǐng)導(dǎo)工作。因?yàn)槲拿厝藛T也可以稱為領(lǐng)導(dǎo)的助手，只有充分了解領(lǐng)導(dǎo)的工作特點(diǎn)，才能緊跟領(lǐng)導(dǎo)步伐，提高工作質(zhì)量和工作效率。最后，學(xué)會(huì)細(xì)致辦事，辦公室文秘人員不僅僅需要文字表達(dá)能力，更需要協(xié)調(diào)統(tǒng)籌能力，在安排會(huì)議時(shí)，要考慮參會(huì)人員的名單、座位、會(huì)議內(nèi)容和會(huì)議時(shí)間，提前安排好可以避免部分人員時(shí)間沖突造成不必要的麻煩。同時(shí)在安排領(lǐng)導(dǎo)出差時(shí)，也要充分考慮時(shí)間沖突問題，提前做好計(jì)劃，飛機(jī)等交通工具的使用，賓館、車輛的安排，路線的規(guī)劃等都可以看出你是不是一名合格的辦公室文秘人員。

（七）善于鉆研，找到工作規(guī)律。一個(gè)優(yōu)秀的文秘人員，要做的不僅僅是努力工作，更要學(xué)會(huì)在繁雜瑣碎的工作中找到規(guī)律。同樣的工作任務(wù)，有的人需要一天才能完成，而有的人只需要兩三個(gè)小時(shí)就可以做到。這時(shí)你要思考為什么我的工作效率比別人低？而不僅僅是悶頭苦干，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)詢問時(shí)覺得自己也完成了任務(wù)并且工作努力，殊不知這只是自我滿足，工作效率極低造成的。雖然辦公室工作大多是煩瑣的，但也要講究方式方法，從復(fù)雜的小事中找到共有的規(guī)律，這樣不僅僅可以節(jié)省時(shí)間，降低工作強(qiáng)度和難度，更能提高工作效率，更好地幫助領(lǐng)導(dǎo)完成工作。

（八）牢記職責(zé)，找準(zhǔn)文秘定位。各司其職，顧名思義，需要在不同崗位上的員工能夠清楚地認(rèn)識(shí)到自己的工作任務(wù)，并且按時(shí)保質(zhì)地完成工作。辦公室文秘人員的工作職責(zé)包括文字表達(dá)、撰寫公文材料以及會(huì)議記錄，協(xié)調(diào)溝通、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)完成決策和任務(wù)分配、傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)信息等。因此，辦公室文秘人員要找準(zhǔn)自己的定位，在做好自己本職工作的同時(shí)，要擺正自己的位置，不要越位工作，不要因?yàn)橐靶暮陀麙仐壜氊?zé)道德。

三、結(jié)束語(yǔ)

眾所周知，辦公室工作是企業(yè)正常運(yùn)轉(zhuǎn)的核心，而在辦公室工作中，文秘人員更是起著至關(guān)重要的作用，他們是連接上層領(lǐng)導(dǎo)和下層員工的紐帶，只有文秘工作圓滿完成，領(lǐng)導(dǎo)的決策才能夠及時(shí)有效地傳達(dá)給員工，及時(shí)準(zhǔn)確地開展下一步工作。因此，作為辦公室文秘人員，在新形勢(shì)下要及時(shí)了解國(guó)家下發(fā)的各種文件，不斷提高自身的綜合能力，在煩瑣的工作任務(wù)中找到正確的規(guī)律，從而更好地服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)和員工，成為合格的參謀助手。

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