文件工作的現(xiàn)實問題與對策研究

馬迪

【摘要】文件是社會組織和個人處理事務(wù)的主要手段和工具，但其現(xiàn)實工作中還存在諸多問題，這些問題一定程度上阻礙了文件作用的發(fā)揮。本文試圖探討當前文件及文件工作中存在的問題，剖析其產(chǎn)生的原因，提出一些針對性建議，以期對文件工作者有些許益處。

【關(guān)鍵詞】問題;原因;對策

文件是指社會組織或個人為處理事務(wù)而制作的、記錄有信息的材料，是人類記錄、固定、傳遞和存儲信息的一種工具。文件給人們的生活和工作帶來了諸多便利，但文件工作中存在的問題也給人們帶來了不少麻煩，如文件權(quán)威性下降、文件效力下降、實際工作無法有效開展等。這些問題有一部分是原本就存在的，諸如“文山會?！边@類頑疾，還有一部分則是隨著文件工作不斷優(yōu)化而暴露出來的，譬如文件工作者將所有電子文件一股腦打印下來移交給檔案室，美曰“有文必檔”。只有深入了解文件和文件工作中的現(xiàn)實問題、有針對性地克服其諸種弊端，才能維護文件的權(quán)威和效力、進而全面實現(xiàn)文件的價值、從而更好更高效地開展各種工作。

一、文件工作中存在的現(xiàn)實問題

（一）文件質(zhì)量問題。文件質(zhì)量問題主要包含以下兩個方面：文件內(nèi)在質(zhì)量問題、文件外在質(zhì)量問題。內(nèi)在質(zhì)量是指文件所蘊含思想意圖的質(zhì)量，這也是文件質(zhì)量中最關(guān)鍵、最重要的部分，文件內(nèi)在質(zhì)量問題具體表現(xiàn)為以下幾點：思想意圖本身就是錯誤的;思想意圖本身沒有錯，但卻缺乏支撐性材料或者說思想本身表述不明確、不系統(tǒng)、無歸納總結(jié)。外在質(zhì)量則主要指文件中的文字表達和文件制作，文字表達問題包括文字功夫不到位導致表達不清不楚、啰唆或出現(xiàn)錯字、漏詞等。文件制作則主要包括文件制作規(guī)范不符合相關(guān)規(guī)定、排版粗糙、紙張和字跡不合格等。

（二）文件數(shù)量問題。文件數(shù)量問題：一是指文件的份數(shù)（件數(shù)）總量大，人們習慣借助文件辦事，辦事就要產(chǎn)生文件，甚至只產(chǎn)生文件而不辦事，加之相關(guān)規(guī)定對文件數(shù)量的多少缺乏具體的、可以量化的標準，這就導致文件數(shù)量以極快速度增長，以O(shè)A系統(tǒng)為例，辦公室秘書離開片刻可能就會積累很多待處理文件。二是一份文件的字數(shù)量大，人們通常喜歡用長篇大論來講述一個問題，我們時常會發(fā)現(xiàn)一份文件有好幾十頁，無形中既增加了文件撰寫者的壓力也增加了文件閱讀者的負擔。三是文件中所包含的文件信息大，有時候一份文件中會包含多個信息，這就要求閱讀者既要找全文件中所蘊含的全部信息點，還要自行判斷不同信息點的重要性。

（三）文件運轉(zhuǎn)處理問題。文件運轉(zhuǎn)處理問題具體表現(xiàn)為以下三方面：一是文件撰寫速度，“慢工出細活”這句話沒問題，若只有百來字的通知也要反復斟酌數(shù)十天才能完成撰寫，文件運轉(zhuǎn)效率可想而知，把文件撰寫速度慢與文件質(zhì)量好掛鉤本身就存在問題。二是文件在空間上的傳遞，嚴格按照規(guī)定傳遞文件是件好事，但執(zhí)行過程中過于刻板反而會“誤事”，有時候一份文件需要傳遞到多個單位、多位工作人員手中，若同一地方的文件也要走機要通道傳送，等文件傳送到相關(guān)人員手中時間也過去很久了。三是文件處理速度，有些人手中往往積累了數(shù)十件待處理文件，甚至出現(xiàn)事件都結(jié)束了文件還未傳遞完的情況。

（四）文件效用問題。文件效用問題主要是指文件價值的實現(xiàn)情況，主要表現(xiàn)為以下三種情況：文件保值、文件增值、文件貶值。前兩種情況是文件價值發(fā)揮較好的表現(xiàn)，尤其是第二種情況更是文件價值發(fā)揮最為理想的狀況，而第三種情況則是文件價值發(fā)揮不理想的表現(xiàn)，也是人們應該竭力避免的情況。但實際上文件貶值是三種情況中最為常見的，尤其是在當今社會，雖然不至于出現(xiàn)“一紙空文”現(xiàn)象，但很多文件并不能得到全面貫徹和有效實施，甚至一份文件在短時間內(nèi)就會被另一份文件取代，譬如2020年2月24日武漢在發(fā)布《關(guān)于加強進出武漢市車輛和人員管理的通告（第17號）》3.5小時后，又發(fā)布了《武漢市新冠肺炎疫情防控指揮部通告（第18號）》（簡稱第18號文件），文件效用的發(fā)揮可想而知。

（五）其他問題。除了上述四種問題，還有文件關(guān)系問題、文件歸檔問題等。以電子文件歸檔為例，相關(guān)紅頭文件由辦公室整理后移交給檔案人員、而文件辦理過程中產(chǎn)生的材料則由相關(guān)部門移交給檔案人員，辦公室和相關(guān)部門互不通氣，導致辦公室秘書不確定哪些電子文件不需要歸檔、相關(guān)部門不確定哪些材料要移交、檔案工作人員更是要花費大量時間匹配文件材料、確定歸檔文件齊全與否，既浪費了人力、物力也浪費了時間。此外人們在文件工作中常常也會出現(xiàn)漏辦、錯辦、誤辦、越級辦理、或者是文件泄密甚至是丟失等情況。

二、文件工作現(xiàn)實問題存在的原因

（一）文件工作的思想認識存在偏差。文件是社會組織和個人處理事務(wù)的主要手段和工具之一，這并不意味著一定要有文件才能辦事，但在實際工作中人們往往依賴文件辦事——辦事一定要有文件，沒有文件既不主動做事也不積極配合他人做事，認為“師出無名”。曾遇到這么一位同事，他做任何事情不僅要有“文件”，其做事過程還要全部體現(xiàn)在OA系統(tǒng)中，即便是和對面同事的一句話，美其名曰“辦公留痕”。此外，人們習慣將文件撰寫及閱讀質(zhì)量和時間掛鉤，將撰寫時間長等同于斟字酌句、將閱讀時間長等同于逐字逐句，文件撰寫及運轉(zhuǎn)處理速度就在無意間降低了、可能事件都結(jié)束了文件才傳遞到所有相關(guān)人員手中，這一點在這個瞬息萬變的社會體現(xiàn)更為明顯。

（二）文件工作缺乏明確規(guī)定?！盁o紙化辦公”盛行的今天，文件數(shù)量不僅沒有減少的跡象反而越增越多，科學技術(shù)和社會經(jīng)濟的發(fā)展是原因之一，但缺乏對文件工作的強制性的明文規(guī)定也是造成這種現(xiàn)象產(chǎn)生的重要因素之一。從現(xiàn)有的提及文件工作的規(guī)定中，我們都只能看到“減少發(fā)文材料數(shù)量”這種比較寬泛的用句，“減少發(fā)文材料”年年都強調(diào)，但是減少到何種程度、怎么減并沒有一個明確的、可以量化的規(guī)定，仔細觀察我們會發(fā)現(xiàn)，實際產(chǎn)生的文件中有很大一部分是可以避免的甚至是完全沒必要的，譬如，我們會發(fā)現(xiàn)有些文件不僅講述的是同一件事件，內(nèi)容表述也幾乎是一模一樣，唯一不同的可能就是發(fā)文機構(gòu)、發(fā)文號和發(fā)文時間這類信息，也就是大家常說的“以文傳文”。另外“無紙化辦公”雖然是主流，但很多文件工作人員還是會將其紙質(zhì)化以便歸檔。此外，關(guān)于文件的字數(shù)、字跡、發(fā)文格式等規(guī)定也有待改進之處，筆者在整理疫情材料時曾發(fā)現(xiàn)疫情防控發(fā)文中會有一份或幾份的格式，比如文件紅頭格式和其他文件略有不同。

（三）文件工作機制不健全。這一點在電子文件中表現(xiàn)最為明顯，以電子文件歸檔為例：關(guān)于電子文件歸檔有《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）這類適用于所有類型的制度，也有《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》（DA/T46-2009）這類適用于單個類型的制度，但這些都是從普適性的角度出發(fā)，每個單位在進行電子文件歸檔時都應有自己的歸檔制度?，F(xiàn)實是很多單位并不能結(jié)合自身實際制定電子文件歸檔工作機制，大多數(shù)單位的文件工作人員都是每年年初將前一年產(chǎn)生的所有電子文件一股腦移交給檔案工作人員，這些文件里面有需要歸檔的、也有不需要歸檔甚至出現(xiàn)文件錯亂的情況，電子文件歸檔工作的主觀性和隨意性既不能保證電子文件資料的齊全完整，也給檔案工作帶來了難度。

（四）文件工作人員素質(zhì)有待提高。文件工作人員是文件工作的主體，無論是文件所要表達的意圖正確與否、準確與否，以及文體的選擇、文件的制作在很大程度上都取決于文件工作人員甚至是文件的歸檔速度、歸檔質(zhì)量等也離不開文件工作人員。這就導致文件工作者的個人素質(zhì)高低不僅直接影響文件質(zhì)量的好壞和文件價值的發(fā)揮，也影響檔案工作人員的工作效率。若文件工作人員對文件的歸檔范圍、方式有所了解，能從文件角度對歸檔文件進行事先鑒定，那么文件不管是以文件形式還是檔案形式都能盡可能發(fā)揮其價值。

三、對加強文件工作的思考

（一）強化文件工作意識。不僅是強化文件工作人員的意識，而應強化全體工作人員的意識。此外，文件工作意識應該包括文件質(zhì)量控制意識、文件質(zhì)量意識、文件快速處理意識以及文件歸檔意識等。如果可以，最好將文件產(chǎn)生的數(shù)量、質(zhì)量、處理速度等列入年終考核指標中，成為評價一個人、一個單位工作成績的參數(shù)之一，用獎懲方式來倒逼全體工作人員。

（二）制訂標準并定期評估實施情況。譬如，關(guān)于文件質(zhì)量就可以制定一個文件質(zhì)量控制標準，關(guān)于文件產(chǎn)生的數(shù)量也能有個范圍規(guī)定，對文件歸檔工作更是應該有個嚴謹客觀的標準，決不能出現(xiàn)為減少工作量而弱化文件鑒定工作的情況，即將全部文件移交給檔案工作人員。要注意的是，這些標準要盡可能量化，以便掌握和實際操作。此外，這些標準公布后要及時調(diào)查了解、分析評估其執(zhí)行情況和實施效果，并據(jù)此提出修訂意見，開展必要的“立、改、廢”工作，以提高這些標準的針對性、操作性和可評估性。

（三）建立健全文件工作機制。以前文提及的電子文件歸檔工作機制為例：相關(guān)單位可依據(jù)國家頒布的《電子文件歸檔與管理規(guī)范》《電子公文暫行管理辦法》等法規(guī)，結(jié)合自身實際制定《電子文件收集歸檔工作制度》，明確電子文件收集歸檔的范圍、方式、時間等，如果可以，最好能夠明確文件工作人員移交給檔案工作人員的文件應達到何種質(zhì)量，最起碼要做到有價值的文件不漏交、無價值的文件不移交，尤其是那些OA系統(tǒng)和檔案系統(tǒng)還不能有效銜接的單位，只有這樣才能確保電子文件歸檔工作有效開展并充分發(fā)揮文件的價值。

（四）對文件工作人員定期培訓。這里的培訓一方面是指文書業(yè)務(wù)方面的培訓：有些文件工作者可能是從其他崗位調(diào)過來的，并沒有系統(tǒng)學過相關(guān)文件課程，譬如缺乏對公文寫作課程的學習就容易造成撰寫文件時難以迅速、準確地選擇合適的文種、使用恰當?shù)膶懽黠L格;另一方面是關(guān)于現(xiàn)代技術(shù)的學習，現(xiàn)在的文書工作不再是一支筆、一張紙的事，它涉及很多現(xiàn)代技術(shù)且這些技術(shù)會不斷更新，這就需要工作人員對相關(guān)設(shè)備的使用要相當熟練，否則工作的效率、質(zhì)量都會下降。但現(xiàn)實是，技術(shù)設(shè)備更新了，但工作人員的技能沒有更新，這就需要單位制定相應的培訓計劃并有效的組織實施。此外，端正工作作風、更新技術(shù)手段、深化體制改革等也是應對文件工作中出現(xiàn)問題的有效措施。

文件對于各項工作的運轉(zhuǎn)確實必不可缺，也是人們辦事的一個重要工具。但不解決文件工作中存在的問題，發(fā)展到一定時間“文件”對人們而言則是弊大于利，如文件數(shù)量劇增而文件質(zhì)量卻呈下降趨勢，人們借助這樣的“工具”來工作無疑是用“鈍刀砍材”，甚至在一定程度上會影響單位的有效運轉(zhuǎn)。當然相關(guān)學者也可以積極研究新的文件工作理念、方法并著作說明，先進的理論方法在一定程度上可以推進文件工作更加科學高效地開展。

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