高職院校農(nóng)村學(xué)生檔案管理工作中的數(shù)字化應(yīng)用

【摘?? 要】 農(nóng)村學(xué)生檔案管理工作是高職院校檔案管理數(shù)字化當(dāng)中的重點(diǎn)和難點(diǎn)。本文主要從高職院校農(nóng)村學(xué)生檔案管理工作存在的問題入手進(jìn)行分析，找出解決高職院校農(nóng)村學(xué)生檔案管理工作數(shù)字化的方法，對(duì)建檔立卡學(xué)生的心理檔檔案做好整理，希望能夠?qū)Ω呗氃盒５臋n案管理工作起到一定的促進(jìn)作用。

【關(guān)鍵詞】 高職院校;農(nóng)村學(xué)生;檔案管理;數(shù)字化

中圖分類號(hào)：G47?????????????? 文獻(xiàn)識(shí)別碼：A?????????????? 文章編號(hào)：2096-1073（2020）11-0071-72

[Abstract] the management of rural students' archives is the key and difficult point in the digitalization of archives management in higher vocational colleges. This paper analyzes the problems existing in the file management of rural students in higher vocational colleges， finds out the methods to solve the digital management of rural students' archives in higher vocational colleges， and arranges the psychological archives of students who have established archives， hoping to play a certain role in promoting the file management of higher vocational colleges.

[Key words]? higher vocational colleges; rural students; file management; digitization

1? 引言

推動(dòng)教育現(xiàn)代化和信息化離不開對(duì)檔案的妥善管理與數(shù)字化應(yīng)用。紙質(zhì)版的檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字資源進(jìn)行存儲(chǔ)，便于管理人員檢索、查閱和利用，是當(dāng)前檔案管理工作信息化進(jìn)程的重要手段。數(shù)字化的檔案資源較紙質(zhì)版具有安全性高、查閱方便、存儲(chǔ)空間小等優(yōu)點(diǎn)。目前高職院校的檔案管理工作逐漸向著數(shù)字化和信息化發(fā)展，這是大數(shù)據(jù)時(shí)代來臨對(duì)高職院校檔案管理工作的要求。目前，我國高職院校的農(nóng)村學(xué)生檔案管理當(dāng)中存在著一定的問題，檔案分類不科學(xué)、管理不規(guī)范，嚴(yán)重影響的著檔案數(shù)字化和管理信息化的發(fā)展。因此，高職院校及其檔案管理人員要加強(qiáng)對(duì)農(nóng)村學(xué)生檔案的數(shù)字化管理。

2? 高職院校農(nóng)村學(xué)生檔案數(shù)字化管理存在的問題

2.1? 農(nóng)村學(xué)生檔案完整度低

許多高職院校的檔案管理人員都面臨著這樣的問題，農(nóng)村學(xué)生檔案信息不完整，一些必要性信息缺少，為檔案整理和分類帶來了很大的困難。檔案信息的真實(shí)性和完整性是檔案管理工作的基本要求，然而，農(nóng)村學(xué)生的檔案由于受到農(nóng)村地區(qū)學(xué)校檔案管理辦公條件、人員素質(zhì)等因素的影響，未能按照檔案管理的規(guī)范進(jìn)行，很多檔案缺少信息，完整度不足，一些元氏的紙質(zhì)檔案無法錄入到數(shù)字化檔案管理的系統(tǒng)當(dāng)中，這也使得學(xué)校缺少參考資料，對(duì)學(xué)生的基本情況不了解，無法真正做到有針對(duì)性的培養(yǎng)，導(dǎo)致教學(xué)工作受到一定的阻礙。

2.2? 學(xué)生檔案分類管理不科學(xué)

檔案分類管理是檔案保存、后期利用的有效保障。檔案作為信息記錄和保存的重要媒介，只有通過真實(shí)錄入及科學(xué)分類才能夠進(jìn)行保存。高職院校的農(nóng)村學(xué)生檔案管理受到許多客觀因素的影響，分類科學(xué)性低，保存形式單一，容易受到外界因素而損壞，進(jìn)而使得檔案完整性、真實(shí)性降低，在錄入檔案信息管理系統(tǒng)時(shí)無法保證其真實(shí)性，為高職院校的檔案管理工作帶來了一定的困難。

2.3? 檔案管理理念缺乏

在信息化時(shí)代里，社會(huì)發(fā)展速度飛快，各行各業(yè)都需要大量的復(fù)合型人才。目前，許多高職院校農(nóng)村學(xué)生檔案管理工作的工作人員在檔案管理理念上還秉持著傳統(tǒng)的管理理念，對(duì)新技術(shù)、新制度、新方法在檔案管理當(dāng)中的應(yīng)用重視程度不足，一些工作人員的能力與水平不發(fā)滿足當(dāng)前檔案管理信息化、數(shù)字化的要求，不會(huì)錄入檔案信息、不會(huì)使用檔案管理文件進(jìn)行檔案的整理、分類，創(chuàng)新思維不足，導(dǎo)致當(dāng)前高職院校農(nóng)村學(xué)生檔案管理數(shù)字化存在著一定困難。

3? 高職院校農(nóng)村學(xué)生檔案數(shù)字化管理

3.1? 轉(zhuǎn)變思想觀念

高職院校農(nóng)村學(xué)生檔案數(shù)字化管理需要提高檔案管理人員的管理水平，轉(zhuǎn)變其思想觀念。數(shù)字化、信息化的檔案管理工作不僅需要檔案管理工作人員能夠熟練操作管理軟件，還需要其能夠?qū)n案管理整體系統(tǒng)有一定的了解，同時(shí)還需要掌握扎實(shí)的檔案管理知識(shí)。因此，高校需要加強(qiáng)對(duì)農(nóng)村學(xué)生檔案管理人員的培訓(xùn)，幫助其樹立起大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理的思想觀念和服務(wù)意識(shí)，改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，不斷學(xué)習(xí)、掌握新的檔案管理知識(shí)，做好檔案管理工作由紙質(zhì)版向數(shù)字化的轉(zhuǎn)型準(zhǔn)備，牢記保密制度，熟練掌握業(yè)務(wù)知識(shí)和計(jì)算機(jī)操作技巧，從而實(shí)現(xiàn)高職院校農(nóng)村學(xué)生檔案管理工作水平的提高，推動(dòng)數(shù)字化、信息化在檔案管理當(dāng)中的應(yīng)用，為高職院校的教學(xué)和人才培養(yǎng)提供精準(zhǔn)的信息支持。

3.2? 加強(qiáng)數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

高職院校農(nóng)村學(xué)生檔案管理工作的數(shù)字化應(yīng)用離不開基礎(chǔ)設(shè)施的支持。檔案管理數(shù)字化不僅僅是人們所認(rèn)為的對(duì)檔案信息收集和整理的軟件，而是包含了數(shù)字化數(shù)據(jù)庫處理系統(tǒng)、檔案信息管理系統(tǒng)、存儲(chǔ)系統(tǒng)、互聯(lián)網(wǎng)接入設(shè)備等。高職院校要提高對(duì)檔案數(shù)字化管理的認(rèn)識(shí)，對(duì)檔案管理數(shù)字化的基礎(chǔ)設(shè)施加大投入，重視數(shù)字化、信息化檔案管理軟件的開發(fā)，實(shí)現(xiàn)管理軟件的統(tǒng)一管理和操作，規(guī)范數(shù)據(jù)格式，確保檔案信息的真實(shí)性和完整性，優(yōu)先保存重要的檔案，如教學(xué)資源、學(xué)生檔案信息等，實(shí)現(xiàn)高職院校檔案管理工作的進(jìn)步。

3.3? 完善數(shù)字化檔案管理制度

高職院校農(nóng)村學(xué)生檔案數(shù)字化管理需要學(xué)校對(duì)檔案管理制度進(jìn)行完善。數(shù)字化背景下對(duì)檔案管理制度的完善需要學(xué)校關(guān)注以下幾點(diǎn)：首先，高職院校要從檔案管理工作的實(shí)際情況出發(fā)，對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理模式進(jìn)行改進(jìn)，修改其中不合理的地方。其次，建立起科學(xué)、合理的考核機(jī)制、監(jiān)督機(jī)制與執(zhí)行機(jī)制。最后，建立起檔案管理紙質(zhì)版與數(shù)字版雙套制度，實(shí)現(xiàn)調(diào)動(dòng)檔案管理人員積極性、提高其工作水平、加強(qiáng)檔案信息安全性的目的，推動(dòng)高職院校農(nóng)村學(xué)生檔案管理工作的進(jìn)步，提高高職院校的管理水平。

3.4? 做好建檔立卡學(xué)生心理檔案資料的數(shù)字化

建檔立卡是在2014年由國務(wù)院扶貧辦印發(fā)的《扶貧開發(fā)建檔立卡工作方案》正式提出，建檔立卡家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生是符合相關(guān)規(guī)定，并在全國扶貧開發(fā)信息系統(tǒng)中建立電子信息檔案。根據(jù)對(duì)近三年建檔立卡學(xué)生的信息統(tǒng)計(jì)及跟蹤調(diào)查，可發(fā)現(xiàn)相關(guān)學(xué)生普遍存在著一些心理問題，集中體現(xiàn)在消極情感在生活和學(xué)習(xí)中的狀態(tài)差異，比如部分建檔立卡的同學(xué)有著人際關(guān)系方面的壓力、學(xué)習(xí)壓力和抑郁焦慮壓力，人際關(guān)系和抑郁影響負(fù)面效果顯著。在檔案 工作中，可以為學(xué)生建立專門的心理健康檔案，關(guān)注他們心理變化中的穩(wěn)定性和動(dòng)態(tài)性的。

4? 結(jié)語

我國高職院校的農(nóng)村學(xué)生檔案管理當(dāng)中存在著檔案分類不科學(xué)、管理不規(guī)范等問題，嚴(yán)重影響的著檔案數(shù)字化和管理信息化的發(fā)展。高職院校及其檔案管理人員要加強(qiáng)對(duì)農(nóng)村學(xué)生檔案的數(shù)字化管理，完善檔案管理制度，對(duì)學(xué)生檔案當(dāng)中缺失、不標(biāo)準(zhǔn)的信息進(jìn)行整理與完善、加強(qiáng)檔案信息錄入與系統(tǒng)管理工作，提高檔案管理工作的規(guī)范性，加強(qiáng)制度建設(shè)，做好建檔立卡學(xué)生的心理健康檔案整理，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)高職院校農(nóng)村學(xué)生檔案管理工作數(shù)字化的目標(biāo)，為高職院校的發(fā)展提供信息支持，推動(dòng)高職院校向著信息化和數(shù)字化的方向進(jìn)步。

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[4] 杜月秀.農(nóng)村留守學(xué)生心理健康教育研究——以學(xué)生心理成長檔案為中心[J].山西檔案，2018，4.

（編輯：李曉琳）