工會(huì)及企業(yè)檔案管理改革評(píng)析

李花英

【摘? 要】工會(huì)及企業(yè)的檔案管理工作在企業(yè)運(yùn)營(yíng)中尤為重要，尤其是在當(dāng)下信息化、現(xiàn)代化檔案管理工作的大潮中，規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理工作更能凸顯企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力。同時(shí)，信息技術(shù)發(fā)展越來越快，企業(yè)各部門的工作也需要進(jìn)行信息化轉(zhuǎn)型。企業(yè)檔案管理工作必須要及時(shí)收集檔案數(shù)據(jù)，并對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行高效的整理，才能確保檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、可靠，能夠及時(shí)、有效地提供給相關(guān)部門。隨著檔案數(shù)據(jù)規(guī)模的不斷增長(zhǎng)，檔案類型也越來越復(fù)雜多樣，工會(huì)和企業(yè)檔案管理的相關(guān)人員更應(yīng)該適應(yīng)潮流，提升檔案管理信息化、科技化能力和效率。

【關(guān)鍵詞】工會(huì);檔案管理;改革

引言

企業(yè)所掌握的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)越詳細(xì)，做出的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)規(guī)劃就越全面具體，越有利于企業(yè)今后的發(fā)展。傳統(tǒng)的檔案管理工作對(duì)于檔案數(shù)據(jù)的利用不足，為企業(yè)發(fā)展所提供的有價(jià)值的信息也相對(duì)有限，無法發(fā)揮檔案管理工作的作用。而信息化檔案管理能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案數(shù)據(jù)的充分利用，并且也能確保信息傳遞的及時(shí)性、有效性，確保檔案發(fā)揮對(duì)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的積極作用。因此，對(duì)于現(xiàn)代企業(yè)來說，建立工會(huì)及企業(yè)的信息化檔案管理模式是企業(yè)檔案管理工作必須要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)。在企業(yè)信息檢索、資料整理、檔案收集、人才資源庫等建設(shè)和要求中，企業(yè)和工會(huì)的檔案管理系統(tǒng)化、信息化、數(shù)字化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)顯得尤為重要。工會(huì)及企業(yè)的檔案管理工作在企業(yè)運(yùn)營(yíng)過程中，既暢通了企業(yè)職工的個(gè)人履歷和晉升通道，又做到了工作留痕、隨時(shí)汲取，企業(yè)和工會(huì)合二為一，在檔案管理工作數(shù)字化、標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)程中相輔相成、相得益彰。

信息技術(shù)深入到各行各業(yè)，極大地改變了工作方式，提高了工作效率。對(duì)于現(xiàn)代企業(yè)來說，采用信息化辦公方式，不僅有利于提升辦公效率，確保各部門的工作內(nèi)容及時(shí)有效地銜接，提高企業(yè)運(yùn)營(yíng)效率。將企業(yè)工會(huì)檔案、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案等檔案管理系統(tǒng)同企業(yè)OA郵箱系統(tǒng)整合，由此提升檔案數(shù)據(jù)的收集、分類、處理、分析、歸檔及使用等環(huán)節(jié)的工作效率，是今后檔案管理工作的發(fā)展方向。

信息化背景的工會(huì)及企業(yè)檔案管理改革。建設(shè)工會(huì)及企業(yè)檔案管理工作主要包括收集、分析、整理、利用等環(huán)節(jié)，企業(yè)工會(huì)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)和企業(yè)進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)，就必須對(duì)這些工作內(nèi)容進(jìn)行優(yōu)化，使檔案業(yè)務(wù)能夠?qū)崿F(xiàn)現(xiàn)代化。首先，標(biāo)準(zhǔn)化改革優(yōu)化檔案信息的收集。在企業(yè)內(nèi)部OA郵箱的既有系統(tǒng)上面進(jìn)行優(yōu)化升級(jí)，實(shí)現(xiàn)信息化整合。在此系統(tǒng)中進(jìn)行檔案信息的下設(shè)和上傳，檔案管理工作人員在此系統(tǒng)中進(jìn)行信息的匹配和整合，提高工作效率，提升企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力。其次，優(yōu)化檔案信息的整理。檔案管理人員在系統(tǒng)中對(duì)于檔案信息作出劃分和歸類，統(tǒng)一按照時(shí)間、類別、項(xiàng)目、部門、黨建等內(nèi)容模塊進(jìn)行有效劃分，從而提高效率。最后，整合優(yōu)化檔案信息的利用。在系統(tǒng)中完成檔案的整合之后，在需要對(duì)檔案信息進(jìn)行提取的時(shí)候，做到高效可行，有的放矢。分類收納、填寫、完善時(shí)間和人員摘要信息等。

工會(huì)及企業(yè)檔案信息資源的收集和整合管理中，需要做好相關(guān)檔案信息的收集工作，通過規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的流程設(shè)置，令檔案管理系統(tǒng)信息實(shí)現(xiàn)正確、完整、條目清晰等特點(diǎn)。在企業(yè)的發(fā)展過程中，工會(huì)檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案、黨建檔案等十分冗雜，并且越來越龐大。面對(duì)越來越復(fù)雜的檔案信息整理工作，只有通過現(xiàn)代化、信息化、系統(tǒng)化的標(biāo)準(zhǔn)流程工作機(jī)制和系統(tǒng)，檔案管理人員的嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋n案收集工作態(tài)度，才能實(shí)現(xiàn)企業(yè)工會(huì)等所有模塊和部門的檔案收集完整、準(zhǔn)確。

當(dāng)下，企業(yè)檔案服務(wù)只是提供檔案信息的借閱和查詢，相關(guān)服務(wù)內(nèi)容有限，不能完全發(fā)揮檔案信息的作用，造成相關(guān)企業(yè)不重視企業(yè)工會(huì)等檔案管理工作。對(duì)于檔案管理工作人員的系統(tǒng)化培訓(xùn)，提供相關(guān)查詢、檢索、指引等服務(wù)已是迫在眉睫。在優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)的檢索模式和板塊區(qū)分的同時(shí)，加強(qiáng)相關(guān)工作人員的職業(yè)化培訓(xùn)，已是非常必要了。因此，必須優(yōu)化和提升檔案管理系統(tǒng)和人員的服務(wù)能力。

加強(qiáng)工會(huì)及企業(yè)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，保證企業(yè)內(nèi)和工會(huì)相關(guān)的檔案信息參照標(biāo)準(zhǔn)化體系進(jìn)行工作。首先，將企業(yè)和工會(huì)檔案信息化統(tǒng)籌整理標(biāo)準(zhǔn)說明說講解清楚，一并發(fā)送給企業(yè)各部門，并召開部門例會(huì)，講解清晰，完成標(biāo)準(zhǔn)化上報(bào)模式。然后，標(biāo)注相關(guān)檔案報(bào)備時(shí)間、報(bào)備人等信息，完善標(biāo)準(zhǔn)化上報(bào)體系。最后，嚴(yán)守檔案管理工作規(guī)范性和保密性。

信息化的工會(huì)和企業(yè)檔案管理工作對(duì)于相關(guān)檔案管理人員的綜合能力要求較高。目前隨著檔案管理工作信息化、現(xiàn)代化建設(shè)的進(jìn)步，對(duì)相關(guān)人員的綜合素養(yǎng)也有較高的要求。首先，對(duì)于高校應(yīng)屆畢業(yè)生的人才招聘提上日程，相關(guān)人才的招聘形成規(guī)范化模塊，搜集人才、尋找人才、轉(zhuǎn)化人才形成標(biāo)準(zhǔn)化方案。其次，加強(qiáng)對(duì)于檔案管理人員的綜合能力培訓(xùn)，每周一課制度，通過定向培訓(xùn)提高企業(yè)和工會(huì)檔案管理人員水平。最后，著力孕育學(xué)習(xí)氛圍，增強(qiáng)工會(huì)和企業(yè)檔案管理人員學(xué)習(xí)習(xí)慣、學(xué)習(xí)水平和學(xué)習(xí)能力，當(dāng)今現(xiàn)代化、信息化的檔案管理系統(tǒng)，需要相關(guān)從業(yè)人員不間斷的學(xué)習(xí)，才能實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)模塊的合理化運(yùn)用，成為企業(yè)騰飛的基石。也應(yīng)為工會(huì)及企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化、信息化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)聚力。