管理會計思想在物資集中采購管理中的應用探討

吳娟

集中采購管理在集團公司的推廣產(chǎn)生了明顯的經(jīng)濟效應，但在其實施過程中依然存在不少問題，影響了集中采購管理的效率。本文將管理會計思想引入集中采購管理中，利用管理會計的核心概念“兩個系統(tǒng)”來研究集中采購管理的各個關鍵環(huán)節(jié)及物資采購中主體之間的關系，為解決實現(xiàn)價值增值、提升集中采購管理效率提供建設性意見。

隨著集中采購管理思想的推出與優(yōu)化，越來越多的集團公司加入運用集中采購管理政策的行列，某集團公司也追隨其中，積極探索符合所屬行業(yè)的集中采購管理思路、理念和方法，在整個集團內(nèi)部成立子公司專門從事具體的重要物資和原材料的采購管理，有效的發(fā)揮了集團化、規(guī)?；蛯I(yè)化的優(yōu)勢，降低了運營成本，提高了采購效益。

集中采購管理存在的問題

當前某集團公司的物資集中采購管理運行時間較長，且充分利用行業(yè)的特殊性形成了專用物資集中采購的統(tǒng)一管理模式，對物資集中采購起到了良好的促進作用。但是在具體實施過程中還存在一些管理上的缺陷和不足。尤其是作為物資集中采購的牽頭單位，在處理和責任單位以及集團總部之間的關系，在實現(xiàn)物資采購的過程中存在或整體或局部方面的管理缺陷，在提高集中采購管理效率上還需要投入更多的資源和關注。

缺少物資采購的整體規(guī)劃

物資采購缺乏一個完整規(guī)范的采購制度，目前是直接由各責任單位根據(jù)自身生產(chǎn)進度提出的物資采購計劃，采購計劃存在臨時性和突然性。。在牽頭部門匯總采購計劃的過程中，物資采購計劃的合并度不高。

物資采購滿意度不高

由于采購物資種類的多樣化特征，某些物資的質量穩(wěn)定性不高，某些物資的采購渠道缺乏，影響集中采購的管理效果，另外各責任單位對物資集中采購管理效率存在疑義，對物資采購結果滿意度不高。

緊急采購需求響應速度慢

當出現(xiàn)采購需求時，由于責任單位須將采購計劃傳遞至物資采購單位，物資采購單位再和供應商訂立采購訂單，由于時間和空間上的距離，使物資采購單位對責任單位的緊急需求無法做到快速響應。在責任單位與物資采購單位之間的信息暢通度不夠，物資采購計劃傳遞出現(xiàn)錯漏和延誤，導致物資采購延誤。

資金支持力度不大

物資集中采購區(qū)別于分散采購，它綜合了眾多的物資采購計劃，實現(xiàn)物資的集中配置，需要的資金資源同樣需要集中管理。但是目前物資集中采購的資金分散到各責任單位單獨管理，物資采購單位的資金回籠效率與物資結算效率均處于較低的水平。

管理會計思想的應用分析

管理會計是通過財務信息與非財務信息的提供，形成便利于組織內(nèi)部之間的信息溝通與組織控制，增強組織的內(nèi)部控制能力和自我調整能力，進一步為管理者做出理性決策形成有效的控制系統(tǒng)基礎，從而達到企業(yè)價值增值的目的。簡單來說，管理會計可以歸結為“一個目標”和“兩個系統(tǒng)”，“一個目標”就是價值增值，“兩個系統(tǒng)”就是信息支持系統(tǒng)和會計控制系統(tǒng)。采購作為企業(yè)生產(chǎn)過程中的關鍵環(huán)節(jié)，運用兩個系統(tǒng)分析物資集中采購有重要意義。

集中采購的信息支持系統(tǒng)分析

集中采購是物流、資金流和信息流三種資源流動的過程，從責任單位的采購計劃傳遞開始，信息流的流動就開始產(chǎn)生。計劃傳遞至物資采購單位，經(jīng)過加工匯總傳遞給采購人員。采購人員根據(jù)詢價信息，制定采購計劃傳遞給供應商。供應商根據(jù)交貨期要求生產(chǎn)物資并交付。物資采購單位將物資交付責任單位，完成物資結算信息的傳遞。責任單位辦理物資入庫及資金支付，傳遞資金流支付信息，形成一個完整的信息支持過程。

物流的交付形成了集中采購的重要利益均衡。首先責任單位對物資的交付進度要求會促使物資采購單位對采購的時間性要求提高，計劃信息的傳遞速度將隨之加快。同樣，物資的交付進度要求會促使物資采購單位加強對前期物資采購結算信息及資金回籠信息的傳遞，以保證新物資采購的順利完成。責任單位和物資采購單位之間處于相對的利益均衡。其次，物資采購單位對物資的交付進度要求會促使供應商提高對物資生產(chǎn)的時間性要求，物資交貨時間及物資信息傳遞速度也將隨之加快。

集中采購的會計控制系統(tǒng)分析

管理會計控制系統(tǒng)一般通過預算管理等參與企業(yè)經(jīng)營管理過程的控制。但集中采購的會計控制系統(tǒng)具有其獨特的特征，從物資采購單位來看，要從三個關鍵環(huán)節(jié)進行控制與實施。

人力資源控制

人力資源控制從物資采購單位的計劃、采購人員開始。計劃人員負責整合外部物資采購計劃，要向采購人員及時下達采購計劃，是控制合理庫存水平的關鍵。實際存貨水平能考核計劃人員的工作效率。采購人員執(zhí)行采購計劃，并對供應商物資的交付管控，對物資采購的價格信息等應具有高度敏感性。采購人員應及時更新產(chǎn)品信息，保證物資采購進度。

物資交付控制

物資交付過程控制從采購計劃控制開始，物資采購單位通過采購計劃控制供應商的物資數(shù)量、金額和交貨日期，并對物資的質量進行過程控制，控制的關鍵是到貨合格率等。根據(jù)責任單位提供的物資采購計劃，物資采購單位與其簽訂完善的物資銷售合同，依據(jù)簽訂的物資銷售合同控制物資的交付，控制的關鍵是物資出庫交貨期等。

資金收付控制

資金的流動速度是反映集中采購效率的重要指標，資金收付控制主要在于資金的回籠和利用。集中采購所需要的資金規(guī)模受物資采購規(guī)模影響較大，從物資交付開始，相應發(fā)生資金的流動，物資采購單位根據(jù)物資交付單據(jù)要求責任單位支付資金，根據(jù)物資入庫單據(jù)向供應商支付資金。

集中采購管理的改善建議

管理會計的目標是價值增值，集中采購管理與管理會計思想的有機結合，有助于進一步理解集中采購管理中的各個環(huán)節(jié)，從以下方面提供改善建議，實現(xiàn)企業(yè)價值增值和集中管理水平的提升。

建立規(guī)范的集采平臺，保持“統(tǒng)一”

物資采購計劃是信息流傳遞的起點，形成規(guī)范的物資采購計劃平臺，規(guī)范采購計劃的提交，有助于采購計劃的匯總和分解。物資采購計劃經(jīng)過標準格式的編制，便于在信息傳遞過程的理解和信息交換，下達后也能得到物資采購單位的快速響應。通過規(guī)范的集中采購計劃編制形成數(shù)量集中的買方競爭優(yōu)勢，在物資采購談判過程中獲得優(yōu)惠的采購價格，形成直接采購成本的降低，提高經(jīng)濟效益。

完善采購運行體系，打好“地基”

物資采購單位搭建集中采購運營體系時，就明確了清晰的采購運作流程，正如總所周知的“默克模式”一樣，如蓋房子般在房頂引入了供應商的評估和選擇體系，以采購管理及內(nèi)控體系作為房子的梁柱支撐，然后左右各開一門，左邊一進為客戶的輸入，右邊一出為客戶的輸出。最后以合同管理體系和供應商績效管理體系作為房子的地基。

保證相對利益均衡，促進“溝通”

物資集中采購實質上是一種服務的供給，物資采購單位承擔這一職能過程中首先應獲取集團公司的資金支持，避免責任單位的資金擠占，其次要強化自身采購服務質量，主動與責任單位溝通生產(chǎn)進度需求，為物資采購提供優(yōu)化方案，從而在與責任單位物資采購交易過程中維持相對的利益均衡。只有在物資采購單位和責任單位之間形成良性的雙向溝通，才能促進集中采購穩(wěn)定健康的發(fā)展。

建立信息共享平臺，分享“收益”

集中采購管理以后，物資采購單位通過匯總的物資采購計劃進行物資采購，采購過程中所生成的各種信息流形成了一個巨大的信息集合。如果將這些零散的、不同系統(tǒng)、不同區(qū)域的信息快速整合處理，形成完善的物資采購信息庫;再通過進一步整合采購業(yè)務相關的產(chǎn)品信息、供應商信息、行業(yè)發(fā)展動態(tài)、行業(yè)競爭情況等，建立物資采購信息共享平臺，降低采購的信息成本。通過對物資采購數(shù)據(jù)的延伸利用，使責任單位及時知悉物資采購信息動態(tài)，為產(chǎn)品在設計選型時提供重要依據(jù)，達到降低成本的目的。

（湖北航天技術研究院計量測試技術研究所）